AD 2601 Plan for fastsetting av handlingsplan

Transkript

1 INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen, daglig leder, Kvarterstyret Til Kvarterstyret AD 2601 Plan for fastsetting av handlingsplan Formål: Bli enig om en overordnet plan, slik at hver enkelt kan utarbeide sine spesifikke tiltaksplaner. Etter sist Kvast møte ble sak A2503 om hvilke mål Kvast bør fokusere på kommende semester behandlet. Følgende fem mål ble bestemt at vi skulle jobbe videre med: KULTUR 1 Det Akademiske Kvarter skal være et nyskapende kulturhus som legger til rette for nye kulturtilbud og aktiviteter. ØKONOMI 1 Det Akademiske Kvarter skal forvalte studentenes penger bevisst og ansvarlig, og ressursbruken skal være bærekraftig med hensyn til miljø og kostnadsnivå. INTERNE PROSESSER 5 Det Akademiske Kvarter skal ha en lett tilgjengelig og oppdatert informasjonsstrøm, synlig både internt og eksternt LÆRING OG UTVIKLING 3 Det Akademiske Kvarter skal gjøre strategiutvikling og målstyring synlig på alle nivåer og styrende for utvikling og drift av organisasjonen. POLITISK 1 Det Akademiske Kvarter skal jobbe for å bedre studentkulturens rammebetingelser både regionalt og nasjonalt. For å kunne å kunne nærme oss disse målene trenger vi en helhetlig plan med delmål og ansvarsfordeling slik at vi kan løpende evaluere progresjonen vår i løpet av semesteret. Jeg har her skissert et utkast til hvordan denne planen kan se ut, og håper på gode innspill fra resten av styret. Etter å ha blitt enig om en overordnet plan trenger hver enkelt av oss å utarbeide en detaljert tiltaksplan for de spesifikke delmålene de har blitt tildelt, under er det foreslått en fordeling som er åpen for diskusjon på møte. Jeg håper alle har anledning til å se på sine tiltak og legge frem et utkast innen neste Kvast møte 11. august. Det er viktig at vi har fastsatt en handlingsplan tidlig i semesteret, og jeg håper vi har en helhetlig plan vedtatt innen 18. august. Mål KULTUR1: Det Akademiske Kvarter skal være et nyskapende kulturhus som legger til rette for nye kulturtilbud og aktiviteter. Formål Vi vil ikke bli forbundet med et ensidig kulturuttrykk, men være en tiltrettelegger for et mangfold av kulturformer. Delmål 1. Legge godt til rette for borger å arrangere på Kvarteret (ekstern) Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

2 Tiltak Evaluering 2. Henvende seg til studentorganisasjoner for å informere om vårt tilbud (leder og pr-ans). 3. Være synlige på alle fakultet og læresteder (pr-ans.). 4. Være fleksible med særavtaler for arrangører som trenger spesiell tilrettelegging (ekstern). 5. Legge til rette for et inkluderende internt miljø (intern). Den ansvarlige utarbeider tiltak for sitt delmål, se den enkelte tiltaksplan. Orientering av ansvarlig hver annen uke, oppfølging av daglig leder. Sluttrapport en uke før frist for GF innsending. Mål ØKONOMI 1 Det Akademiske Kvarter skal forvalte studentenes penger bevisst og ansvarlig, og ressursbruken skal være bærekraftig med hensyn til miljø og kostnadsnivå. Formål Delmål Tiltak Evaluering Få en stabil og solid økonomi med utgangspunkt i at vi er en bedrift som skal ha en sunt overskudd fra år til år, tilrettelegger for investeringer og en trygg egenkapitaløkning. Kvarteret trenger også et fokus på effektiv materialforbruk. 1. Jobbe for en aktiv og velfungerende økonomisk ressursgruppe (KØR) (leder og øko). 2. Løpende prognoseoppdateringer (øko). Den ansvarlige utarbeider tiltak for sitt delmål, se den enkelte tiltaksplan. Orientering av ansvarlig hver annen uke, oppfølging av daglig leder. Sluttrapport en uke før frist for GF innsending. Mål INTERNE PROSESSER 5 Det Akademiske Kvarter skal ha en lett tilgjengelig og oppdatert informasjonsstrøm, synlig både internt og eksternt. Formål Delmål Tiltak Evaluering Alle skal føle at de er en del av Kvarteret, og ikke bare tilknytning til den enkelte gruppen de er en del av. God informasjonsstrøm vil være et godt tiltak for å forhindre misforståelser og konflikter. Dette gjelder også eksternt, da borger får bedre informasjon om hvordan de skal forholde seg til oss. En lett tilgjengelig informasjonsstrøm er også et viktig tiltak for å nå være politisk mål (POLITISK 1) 1. Legge til rette for både allmenne og spesifikke møteplasser (leder og Kvast faddere). 2. Løpende oppdatert informasjon på nettsider, plakattavler (nye i Stjerne og Pub). 3. Alle Kvast medlemmer oppdaterer sine områder på Wikien så ofte som det er nødvendig. Den ansvarlige utarbeider tiltak for sitt delmål, se den enkelte tiltaksplan Orientering av ansvarlig hver annen uke, oppfølging av daglig leder. Sluttrapport en uke før frist for GF innsending. Mål LÆRING OG UTVIKLING 3 Det Akademiske Kvarter skal gjøre strategiutvikling og målstyring synlig på alle nivåer og styrende for utvikling og drift av organisasjonen. Formål Alle styrer på Kvarteret skal styres strategisk, slik at ansvarsfordeling Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

3 Delmål Tiltak Evaluering lettere kan delegeres nedover i organisasjonen. Mer ansvar i alle styrer er et godt tiltak for kompetanseheving i organisasjonen. På sikt kan dette gjøre det aktuelt for UiB å vurdere studiepoeng knyttet opp til frivillig arbeid. 1. Hver enkelt Kvast fadder følger opp sine grupper aktivt, sørger for at de har kontroll over rekruttering, medlemspleie, effektiv møteavvikling og målstyring på lik linje med vår egen målstyringsplan (alle Kvast faddere). 2. Legg til rette for at gruppestyrene kan brukes til å rådføre Kvarterstyret på sine områder (alle Kvast faddere). 3. Sørge for at rekrutteringsstrategien harmonerer med dette målet, dvs. rekruttere med basis i interesse og kompetansebygging i motsetning til ensidig fokus på interngoder (pr-ans og intern). Hver enkelt Kvast fadder lager en tiltaksplan skreddersydd sine arbeidsgrupper. Orientering av ansvarlig hver annen uke, oppfølging av daglig leder. Mål POLITISK 1 Det Akademiske Kvarter skal jobbe for å bedre studentkulturens rammebetingelser både regionalt og nasjonalt. Formål Vi må bli flinkere til å vise vår sentrale rolle som tilrettelegger for alle typer kultur til det offentlige, samtlige læresteder og strategiske samarbeidspartnere. Delmål 1. Være en synlig aktør for Bergen kommune og Hordaland fylkeskommune (leder) 2. Være en synlig aktør i universitets- og studentdemokratiet på de tre største lærestedene i Bergen (leder). 3. En aktiv deltager i både student- og regionalmedia (pr-ans og leder) 4. (Legge til rette for strategiske samarbeidspartnere) Tiltak Evaluering Daglig leder lager utarbeider en tiltaksplan. Orientering av daglig leder hver annen uke, oppfølging av nestleder. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

4 INTERNNOTAT Fra Eirik Høydal, pr-ansvarlig, Kvarterstyret Til Kvartertyret AD 2602 Rekrutteringskampanje - aksjer Hei! Eg har ein sak som eg gjerne vil ta opp, og det gjeld aksjane som vi har trykt opp og (til dels) levert. Vedtektsak om det let seg gjere. Verdien av dei symbolske aksjane. Formålet med dei symbolske aksjane er å gjere nye studentar oppmerksame på Kvarteret, gje dei ei form for eigartilhøyring, og, gjennom gratis te/kaffe, gje dei ein liten smak på livet som intern. Etter ein samtale med Kør før aksjane gjekk i trykken vart me einige om at kvar aksje skulle gjelde ein stk te/kaffe, og at tidsbegrensing og metode for å halde styr på det skulle avatalast ved eit seinare tidspunkt (stempel e.l.). No er det mi oppfatning at ein te/kaffe ikkje vil gje tilstrekkeleg smak på livet som intern, og vil difor endre det til heile fadderveka. Dette vil gje utslag i noko tapt inntekt på kaffesal denne veka (meiner kostprisen på kaffi er noko i retning av kr 0,33,- per kopp), men eg meiner at det vil ta seg inn på sal av andre varer, auka besøk og auka rekrutering. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

5 INTERNNOTAT Fra Til Sigrid Strand, eksternansvarlig, Kvarterstyret Kvarterstyret AD 2603 Fadderukeplan Fadderuken 2010 på Kvarteret uke 33 Slik ser programmet ut per dags dato. Forespørsler om mer utfyllende info er sendt ut og jeg vil oppdatere programmet og sende ut på nytt når jeg får det. Det er bare å si det rett ut at vi trenger all hjelp vi kan få hele uka! Jeg vil sterkt oppfordre alle grupper til å ta kontakt med gamle og pensjonerte kvarteretfolk til å spørre om hjelp! Det blir et hardkjør for alle grupper på hele huset. Men dette er kanskje den beste sjansen vi får til å engasjere de nye studentene og rekrutere nye pingvinspirer. Igjen vil jeg også oppfordre til å samarbeide med andre arbeidsgrupper for å få det til å strekke til. Skjenkeetaten vil trenge hjelp bak baren, vakt vil trenge hjelp til sine oppgaver og kraft kan helt sikkert trenge noen hender til å rigge de forskjellige dagene. I tillegg er det mer enn topp om noen kan hjelpe til ekstra i stengetiden slik at ryddingen kan gå så raskt som mulig, så folk kan komme seg hjem og få hvile litt mellom slagene. Kanskje er det mer aktuelt for noen å ta flere skift denne uka om de kan jobbe med litt forskjellige ting? Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Teglverket HF fest Tivoli Psyk. Fest SV fest HF fest HiB fest HF SV Pub MatNat pubcrawl pubcrawl pubcrawl Speilsalen HiB pubcrawl Maos Lille Røde Psyk pubcrawl HiB pubcrawl Stjernesalen NHH pubcrawl? MatNat og Psyk pubcrawl HiB pubcrawl SV pubcrawl Storelogen MatNatfest Matnat Stillhet fest Støy Halvtimen MatNat fest MatNat fest MatNat pubcrawl HiB pubcrawl HiB pubcrawl Juss pubcrawl 16 19

6 Alle fadderkoordinatorer har fått beskjed om dette: På de store festene setter vi stor pris på dersom fadderne kan hjelpe til å rydde opp etterpå. Våre arbeidere er frivillige og dersom de får litt hjelp slipper de å være der hele natten. Så de setter veldig stor pris på litt hjelp. Her er litt mer generell info: MatNat 3 rom til pubcrawl 17 22, 10 grupper med pax per gruppe SV 2 poster til pubcrawl 18 22, per gruppe?? grupper Psyk 17 22, pax per gruppe,?? grupper HiB Skal torsdag ha 5 poster på pubcrawl. Fredag skal de ha fest i tivoli. Er det mulig å vurdere en mobilbar under Eldorado også denne kvelden? De vil ikke få plass til alle sine der, så de skal også ha DJ i lobbyen i 3.etasje eller i Speilsalen. Kanskje best med lobbyen da det er naturlig å ha halvtimen åpen uansett? Men dette vil bli et lukket arrangement som de selv selger billetter til. I uke 34 har Noroff og NKS fadderuke og vil komme innom oss. Noroff skal bruke Tivoli til et åpningsarrangement på tirsdag 23.august fra I tillegg er de svært positivetil å bruke oss mer utover den uka. NKS kommer innom på bar til barrunde 26.august mellom kl.18 og 22. De er kun 2 grupper med ca 10 personer i hver gruppe. Siden de ikke er så mange tror jeg det er like greit å sette av noen bord til dem i Stjernesalen som allerede skal være åpen. Jeg har sagt at om de skal ha noen spesielle poster eller trenger litt mer boltreplass kan de bruke lobbyen utenfor.

7 Driftsorganisasjonsavtale mellom Det Akademiske Kvarter / Studentenes Kulturhus i Bergen AS og XXX Inngått xx.xx.xx

8 1. Parter Avtalen regulerer forholdet mellom Det Akademiske Kvarter / Studentenes Kulturhus i Bergen AS (DAK) XXX (DORG) Berørte tredjeparter Forkortelsene DAK og DORG er gjeldende gjennom avtalen og vedleggene. 2. Intensjoner 2.1 Formålet ved avtalen er å fastslå de respektive parters rettigheter og plikter i forbindelse med DORG sin regulære drift ved DAK. 2.2 Andre forhold mellom partene er regulert via statuttene til DAK. Statuttene er overordnet denne avtalen. 2.3 Avtalen omfatter alle arrangementer til DORG i samarbeid med DAK. 2.4 Særavtaler mellom DAK og DORG kan settes over denne avtalen. 3. DORG - Rettigheter 3.1 DORG har rett på lokaler og tider spesifisert i vedlegg 1: romfordeling. 3.2 DORG har fortrinn på videreføring av eksisterende romfordeling jfr. 3.1, gitt at søknad blir levert innen DAKs søknadsfrist hvert semester. Søknadsfrister er definert i vedlegg DORG gis fortrinnsrett til alternative lokaler på dager spesifisert i vedlegg 1, gitt at disse reserveres innen første søknadsfrist for romfordeling. 3.4 DORG har kun fortrinnsrett ved søknad om åpne arrangementer. Ved søknad om lukkede arrangementer kan DAK prioritere andre søknader om åpne arrangementer. 3.5 DORG har bruksrett på garderobe og bandrom/sminkerom tilhørende aktuelle lokale i forbindelse med arrangementer. 3.6 DORG har rett på billett- og garderobeinntekter i forbindelse med arrangementer og er ansvarlig for salg og drift av dette. 3.7 DORG kan ved søknad søke om prisendring på vareutvalget ved arrangement på DAK. 3.8 DORGs program skal inngå i samtlige av DAKs annonse- og markedskanaler hvor det felles kulturelle programmet ved DAK blir markedsført, gitt at DORG gir PR-materiale innen en gitt tidsfrist. 3.9 DORG gis tilgang til rabatter og goder via DAKs samarbeidspartnere der det eksisterer avtalefestet mulighet for dette DORGs aktive medarbeidere gis goder hos DAK definert i vedlegg 3: interngoder DORG gis rett til å opprette og disponere fond til bruk for innhenting av sponsormidler til Helhus gitt at evt. sponsoravtaler ikke er i strid med DAKs til enhver tid eksisterende avtaler med sine samarbeidspartnere. Alle penger gitt av sponsorer til Helhus skal brukes på åpne Helhusarrangementer og fordeles mellom hovedarrangører og evt. medarrangører. Sponsorer til Helhus skal kun promoteres i forbindelse med Helhus. 4. DORG - Plikter 4.1 DORG plikter å lokalisere sin regulære drift på DAK. 4.2 DORG plikter å avholde et fast, åpent og utadrettet tilbud til studentene i Bergen. 4.3 DORG plikter å overholde norsk lov og vedtekter fra Bergen Kommune i forbindelse med avvikling av arrangementer og markedsføring av disse.

9 4.4 DORG plikter å avholde arrangementer i de lokaler og på de tidspunkt beskrevet i Denne plikt frafaller ved mangel på lokaler eller begivenheter grunnet forhold utenfor DORGs kontroll. DAK skal ha fortløpende orientering om avlyste arrangementer. 4.5 DORG plikter å stille med hovedansvarlig og tilstrekkelig antall personell for å sikre en forsvarlig avvikling av arrangement. Dette skal inkludere brann- og glassvakter der dette er påkrevd. 4.6 DORG plikter å stille med skjenkere ved skjenkepunkt tilknyttet DORGs arrangementer. 4.7 DORG plikter å tegne forsikring for dekning av skader som måtte oppstå ovenfor DORGs medarbeidere, bidragsytere og utstyr i forbindelse med DORGs arrangementer. Dette gjelder også utstyr innlånt av DORG og ovenfor skader på publikum forvoldt av DORGs utstyr og/eller medarbeidere. Erstatningskrav mot DAK grunnet utilstrekkelig forsikring fra DORG dekkes av DORG. 4.8 DORG plikter å behandle huset, inventar og annet løst utstyr i henhold til vanlig aktsomhet og DAKs fastsatte husordensregler. 4.9 DORG plikter å erstatte de skader som skyldes DORG eller gjester på DORGs arrangement ved grov uaktsomhet eller forsett DORG plikter å gi samtlige medarbeidere godkjent opplæring i brann-, sikkerhets og skjenkerutiner før de kan jobbe på huset. Dette via DAKs interne kursrutiner DORG plikter å ikke profilere produkter eller leverandører som strider mot avtalene med DAKs hovedsamarbeidspartnere. Vedlegg 5 er unntatt offentlig innsyn av hensyn til den berørte tredjepart. 5. DAK - Rettigheter 5.1 Kvartermester/Organisasjonssekretær er Kvarterstyrets representanter ved driften på huset og har inspeksjonsrett på DORGs arrangementer. 5.2 DAK skal godkjenne evt. fremleie eller overdragelse av lokaler spesifisert i DAK har ved etterspørsel rett til innsyn i sist oppdaterte resultat- og balanseregnskap til DORG. 5.4 DAK gis status som hovedsamarbeidspartner og gis tydelig vederlagsfri profilering via DORGs nettsider, trykk- og promoteringsmateriell. 5.5 DAKs aktive medarbeidere gis goder hos DORG definert i vedlegg 3: interngoder. 6. DAK - Plikter 6.1 DAK plikter å stille rom spesifisert i 3.1 tilgjengelige for DORG i henhold til romplan. 6.2 DAK plikter å tilstrebe at arrangementer på dager og tidspunkt fastsatt i 3.1 ikke forstyrres fra konserter, lydprøver og lignende. 6.3 DAK plikter å stille med teknisk personell og utstyr fra egen stab og utstyrspakke som spesifisert i teknisk rider Nødvendig utstyr utover DAKs tilgjengelige utstyrspakke må leies inn for DORGs kostnad. DAK har intet ansvar for tap eller skade på disse. Om utstyr skal leies inn må dette skje med samtykke fra DORG DAK kan ikke stilles til ansvar for erstatning av utstyr ødelagt 48 timer eller mindre før arrangementsstart. 6.4 DAK plikter å stille med vakter under arrangement som krever dette. 6.5 DAK plikter å tegne forsikring for dekning av skader som måtte oppstå ovenfor DAKs medarbeidere, bidragsytere og utstyr i forbindelse med DORGs arrangementer. Dette gjelder også utstyr innlånt av DAK og ovenfor skader på publikum forvoldt av DAKs utstyr og/eller medarbeidere. Erstatningskrav mot DORG grunnet utilstrekkelig forsikring fra DAK dekkes av DAK. 6.6 DAK plikter å betale evt. TONO- og Gramo-avgift.

10 6.7 DAK plikter å informere om, og tilby, nødvendig opplæring for DORGs personale der dette er nødvendig (jfr. 4.10). 6.8 DAK plikter å stille et standardsortiment av varer ved alle skjenkepunkt. 7. Annet 7.1 Avtalen er ikke tidsbegrenset og løper på ubestemt tid fra tidspunkt for inngåelse. 7.2 Avtalen skal reforhandles innen 6 måneder dersom en av partene krever dette. Etter endt 6 måneder vil den gamle avtalen ligge til grunn dersom det ikke er oppnådd enighet. 7.3 Avtalen kan ensidig sies opp ved 6 måneders varsel. 7.4 Avtalen er ikke bindende uten godkjennelse fra styret i SKiBAS. 7.5 Ved vesentlig mislighold eller frafall av status som driftsorganisasjon kan den annen part heve avtalen med umiddelbar virkning. 7.6 Avtalen bortfaller automatisk ved frafall av lokaler for over 6 måneder grunnet omstendigheter som ingen av partene har kontroll over eller ekstraordinære omstendigheter,, og trer i kraft når huset åpner igjen. RS fungerer som ankeinstans. 7.7 Inndras skjenkebevilgningen grunnet brudd på alkoholloven fra den ene part, plikter denne part å svare for dokumentert tap den andre part blir påført begrenset opptil kr ,-. Ved tap av skjenkebevilgning grunnet brudd skal dokumentert tap fordeles på partene i henhold til hvor mange prikker den gjeldende part har forvoldt. 7.8 Økonomiske rammeavtaler er spesifisert i vedlegg Vedlegg er bindende ved inngåelse av avtale. Vedlegg kan reforhandles uavhengig av denne avtalen Vedlagte rutinebeskrivelse er gjeldende som permanent brukerkontrakt for bruk av lokaler ved DAK I tvistetilfeller fungerer DAKs Representantskap som ankeorgan. 8. Vedlegg 1) Romfordeling 2) Rutinebeskrivelse 3) Interngoder 4) Økonomisk rammeavtale 5) Orientering om BT-avtalen Vedlegg 1: Romfordeling Aktive Studenters Forening Dag Tidspunkt Lokale Fredag 16:00 02:30 Teglverket

11 Bergen Filmklubb Dag Tidspunkt Lokale Onsdag 18:00 24:00 Tivoli Kinomatografer Søndag 18:00 24:00 Tivoli Kinomatografer Bergen Realistforening Dag Tidspunkt Lokale Torsdag 16:00 02:30 Teglverket Studentersamfunnet i Bergen Dag Tidspunkt Lokale Tirsdag 17:00 22:00 Teglverket Onsdag 17:00 22:00 Teglverket Torsdag 17:00 22:00 Tivoli Kinomatografer Studentteateret Immaturus DAK stiller Tivoli Kinomatografer til disposisjon til hovedproduksjoner, også på de dager der Studentersamfunnet og Bergen Filmklubb vanligvis disponerer lokalet. Dette gjelder normalt sett to produksjonsperioder à 14 dager. Aktivitet utover dette avtales i samråd med eksternansvarlig og representanter for Bergen filmklubb og Studentersamfunnet. Datoer for neste semesters produksjoner må være klare innen frist spesifisert nedenfor. Immaturus gis fortrinn på leie av Storelogen, forutsatt at Immaturus har søkt om dette innen første romfordeling. Er rommet reservert ved senere søknad har Immaturus ikke fortrinnsrett. Immaturus kan søke om bruk av lokaler til øving. I forkant av hovedproduksjoner vil søknad om øvingslokaler være prioritert, med unntak av dager og lokaler tildelt andre driftsorganisasjoner. UiB UiB har forelesninger mellom 08:00 og 16:00 i Tivoli Kinomatografer alle hverdager med unntak av hovedproduksjonene til Immaturus. Søknadsfrister Frister for søknad om rom er: - 1. mai for høstsemesteret - 1. november for vårsemesteret Frister for søknad om Tivoli på ukedager mellom 08:00 og 16:00 er (gjelder primært Immaturus): - 1. april for høstsemesteret oktober for vårsemesteret Søknader sendes skriftlig til DAKs eksternansvarlig (ekstern@kvarteret.no) Frist for å søke om lørdager (helhus): - 1.april - 1. oktober Vedlegg 2: Rutiner Kvarterets ansvarsrekke

12 DAKs ansvarsrekke er i synkende rekkefølge: Hovedansvarlig for huset Organisasjonssekretær / Kvartermester (representerer Kvarterstyret) Etter dette følger de ansvarlige for de forskjellige rom. Rom Husets gang og vrimleareale Skjenkepunkter For andre rom Ansvarlig Vaktansvarlig Dagsansvarlig Dagsansvarlig, hovedansvarlig eller romansvarlig for gjeldende rom De ulike romansvarlige har ansvar for at lover og interne regler blir overholdt i sitt ansvarsområde. DAKs hovedansvarlig kan til enhver tid fatte de beslutninger som er nødvendige for å opprettholde sikkerhet og orden. Ved brann vil vaktansvarlig m/ vakter tre inn som ledd mellom hovedansvarlig og de ulike romansvarlige. DORGs hovedansvarlig er ansvarlig for at DORGs medarbeidere overholder rutiner og de instrukser som blir gitt fra DAKs hovedansvarlig eller vaktansvarlig. DORGs hovedansvarlig plikter å ikke innta alkohol eller andre rusmidler før og under arrangementet. Forkant Overholde gjeldende rutiner for bestilling av rom, teknisk utstyr, personell og mat. Teknisk rider og nødvendig informasjon for vakthold skal leveres senest fredag kl. 16:00 uken før arrangementet. All mat som skal serveres eller nytes på huset må godkjennes av DAKs kjøkkensjef. Mat fra kjøkkenet skal bestilles senest én uke i forkant. Ankomst Ved overtagelse av rom skal DORGs hovedansvarlig går runde med DAKs hovedansvarlig og sørge for at lokalet er ryddet og i henhold til romplan og husordensreglene. Påpekte mangler kan kreves utbedret fra DAK. Dersom rommene ikke blir utbedret kan DORG kreve ryddegebyr på opptil 500,-. DAKs hovedansvarlig skal åpne lokalet og DORGs hovedansvarlig skal kvittere ut nøkkel mot den til enhver tid gjeldende depositum. Ved manglende innlevering av nøkkel etter avsluttet arrangement skal DAK beholde depositum og fakurerere DORG for ny nøkkel. Lydsjekk skal avholdes innen kl. 19:00. Evt. avvik fra dette skal klareres med eksternansvarlig ved DAK. Gjennomføring

13 DAKs vaktansvarlig og hovedansvarlig har myndighet ovenfor maksimalt tillatte gjester i lokalet. Ved uenighet er det Kvartermesteren som tar endelig beslutning. Personer som serverer alkohol og/eller utfører vakthold (inkludert brannvakter) skal ikke ha inntatt alkohol eller andre rusmidler. Mindreårige skal ikke slippes inn i lokalet. Kvarterstyret eller Vaktansvarlig kan i enkelttilfeller gi dispensasjon fra forbudet, den mindreårige må i så fall være i følge med en edru, voksen person. Åpenbart berusede personer skal straks bes om å forlate lokalet, arrangør kan kontakte Kvarterets vakter for assistanse. Søl, oppkast, knust glass og lignende skal straks tørkes opp. Rømmingsveier må ikke sperres med bord, dekorasjoner o.l. Det er ikke tillatt å benytte brennbare materialer som dekorasjoner. Plakatopphenging på Kvarteret er forbudt. opphenging på tilviste plakattavler. Kvartermesteren kan likevel godkjenne Etter Arrangementet og alt salg skal være avsluttes senest ved skjenkestopp. Alle glass skal vaskes. Tallerkener, kaffekopper o.l. leveres til Stjernesalen eller Puben. Lokalet skal tilbakeføres og ryddes til i henhold til romplan og husordensreglene. Søppel skal ryddes og kastes i søppelspann i bakgården. Når lokalet er ferdig ryddet skal DORGs hovedansvarlig kontakte DAKS hovedansvarlig for godkjenning og låsing av lokalet. Lokalet skal være ryddet og tømt, og oppgjør for salg klart, innen en time etter skjenkestopp. DORGs hovedansvarlig er ansvarlig for rydding etter arrangementsslutt, og DAKs hovedansvarlig skal godkjenne rom før arrangementet anerkjennes som ferdig. DAK kan pålegge ryddegebyr opptil kr. 500,- ved mangelfull rydding og lukking av lokale uten godkjennelse. Ryddegebyr skal pålegges samme dag og må dokumenteres. DORGs hovedansvarlig kan pålegges å tørke opp søl, oppkast, knust glass o.l. i lokalets tilliggende toaletter og fellesareal. DORGs hovedansvarlig skal ikke forlate Kvarteret før DAKs hovedansvarlig gir tillatelse til dette. Vedlegg 3: Interngoder DORGs interngoder

14 1. DORGs aktive medarbeidere gis internpriser på salgsvarer og tilgang til DAKs internbar mot fremvisning av gyldig bevis. 1.1 Internpriser settes av DAKs prispolitikk. 2. Fortrinnsett og gratis inngang ved hovedinngang til Olav Kyrres gt. 49. Kan ta med en venn, men vennen må betale. DAKs interngoder DAKs aktive medarbeidere gis følgende rabatter mot fremvisning av gyldig bevis: 1. ASF: 50 kroner rabatt på alle arrangementer. 2. RF:? 3. Bergen Filmklubb: Gratis medlemskort mot semesterlig fakturering av SKiBAS på kr. 60,- pr. 100 første kort, deretter kr 40,- pr kort. Det forutsettes dokumentasjon på utstedelse av medlemskort til DAKs interne via registrering av navn, gruppe og dato. 4. Studentersamfunnet: - Medlemskort til Kvarterets interne mot semesterlig fakturering av SKiBAS på kr. 30,- pr. kort. Det forutsettes dokumentasjon på utstedelse av medlemskort til DAKs interne via registrering av navn, gruppe og dato. - Gratis inngang til Studentersamfunnets arrangementer på Kvarteret, forutsett at det er plass. Garantert gratis plass til de 20 første, men dersom det er stor pågang må de interne utover de 20 første betale for ordinær billett (kr 20). 5. Fortrinnsrett og gratis inngang ved hovedinngang til Olav Kyrres gt. 49 på helhusarrangementer til vanlig pris. Kan ta med en venn, men vennen må betale. 6. Kvarterstyret gis gratis adgang til samtlige arrangementer gitt at det ikke ser ut til å bli utsolgt. DORG vurderer før arrangementsdagen hvorvidt det kan bli utsolgt eller ikke. Kvarterstyret må gi beskjed i god tid i forkant av arrangement for å bli satt opp på gjesteliste.

15 Vedlegg 4: Økonomisk rammeavtale Vedlegg 5 Orientering om BT-avtalen For DAK: DAK skal tilrettelegge for at BTs abonnenter med BTkort får rabatt på billetter til konserter og arrangementer i regi av DAK og/eller dets tilknyttede organisasjoner, mot fremvisning av gyldig BTkort Annonsering i BT: kr. Ut over de avtalte volumer kan DAK kjøpe ytterligere annonseplass på arrangementssidene til 50 % rabatt. DORG kan bruke samme avtale gjennom å kjøpe via DAK. Frie midler til profilering av Det Akademiske Kvarter: kr. DORGene oppfordres til å søke om arrangementsstøtte fra BT. Det er ikke satt noe tak her, men estimert til opp til per år på henholdsvis få, store arrangementer. BT kort-arrangementer vil annonseres på nett og et begrenset antall i avisen. DAK skal prioritere å bruke annonsemidlene til å promotere det kulturelle programmet på huset. DAK eller samarbeidspartnerne leverer stoff om, og eventuelle bilder fra, de enkelte oppsetninger, slik at BT kan markedsføre dette til sine lesere i god tid før annonsering av oppsetningene starter, og slik at BT kan markedsføre tilbudet på Internett til sine faste abonnenter parallelt med markedsføringsstart. (se: For BT: BT får fast profilering gjennom alle markedsføringskanalene til DAK. Eksponeringsrettigheter. Kunderettigheter. På forespørsel kan BT tildeles flere billetter. Slike billetter kan for eksempel bli benyttet til premiering i konkurranser i avisen. DAK skal tilrettelegge for at BTs abonnenter med BTkort får rabatt på billetter til konserter og arrangementer i regi av DAK og/eller dets tilknyttede organisasjoner, mot fremvisning av gyldig BTkort: o 20 % rabatt (min. kr 30) på alle arr. til RF, ASF og Immaturus med billettpris på 75 kr eller høyere. Maks 2 billetter pr. BTkort. o DORG har rett til å begrense antall BTkort-rabatterte billetter til 30 stk. pr. arrangement. o BT-kortet gjelder som regulært medlemskort på Bergen Filmklubbs visninger o Gratis medlemskap i Studentersamfunnet. o Foruten rabatten får BT 2 billetter til hvert av arrangementene.

16 KVARTERSTYREMØTE REFERAT Møtenummer Dato/Tid/Sted Til stede , kl. 16:25 i Stillhet Kvarterstyret og Administrativ leder Møtt fra RS - Andre deltakere - Fraværende Ordstyrer Referent Anne-Lise Breivik, Linn Karlsen Lars Arnesen (leder) Martin Haram (organisasjonssekretær) 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden Det var ikke innvendinger mot innkalling og dagsorden. 2. Orienteringer Her refereres tillegg til skriftlig orientering (vedlegg) Adm. leder Sigrid: Kan man bruke tivoli som forelesningssal nå i høst? o Thomas: Nei men det skal testes ut, hvis det går bra kan det bli aktuelt i 2011 Pr-ansvarlig Har prøvd å få oversikt over hva vi skal bruke penger på, hvor mye vi har osv I fjor fikk man gratis kaffe og te hvis vi tok med aksjer, er det fortsatt aktuelt? o Leder: Tja, vi må se det i forhold til salgstall o Sigrid: må i så fall være innfor en viss periode Prosjektansvarlig Har jobbet mye med utemøbler Magnus er ikke konstituert prosjektansvarlig, men kan ta på seg småjobber

17 3. AD A2501 Til grunn: Ny modell for GLEM Skriv fra leder Det har vært et problem på tidligere glem at gruppelederne kun orienterer om ting som er urelevant for de fleste, eller at de har lite å si. Den nye modellen skal gå ut på å sette sammen de gruppene som har relevante problemstillinger i forhold til hverandre Utsetter endelig avgjørelse A2502 Til grunn: Kvastfaddere til arbeidsgrupper Skriv fra leder Endre adm. leders stillingsbeskrivelse så den inkluderer ansvar for kvartene. Inkluderes som vedtak. A2503 Til grunn: Mål for Kvast kommende semester Skriv fra leder Det må utarbeides et endelig skriv i form av handlingsplan for kommende semester. Denne må sendes ut i alle fora. Det er ingen innsigelser mot fokuspunkter inkludert i skriv fra leder. Adm. leder anbefaler inkludering av punkt 19 i langsiktig handlingsplan som spesifikt mål for leder. Leder utarbeider handlingsplan basert på tilbakemelding 4. Vedtak V2501 Godkjennelse av referat 21-10, 22-10, & Til grunn: Referater med endringer for å inkludere ekstraordinære møter. Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar referat 21-10, 22-10, & For 4 Mot 0 Avholdende 0 Vedtaket står

18 V2502 Til grunn: Egenbillettering 30. oktober Skriv fra Stine Henriksen (ikke inkludert i offentlige sakspapirer) Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å gi eksternansvarlig mandat til å inngå avtale med RF angående egenbillettering i Teglverket lørdag 30.oktober For 4 Mot 0 Avholdende 0 Vedtaket står V2503 Til grunn: Godkjennelse av avtale med Swedish Match Orientering fra leder Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne avtale med Swedish Match For 4 Mot 0 Avholdende 0 Vedtaket står V2504 Innkjøp av utemøbler Til grunn: Orientering fra økonomiansvarlig og skriv fra Jørgen Skjellevik (24-10) Det foreligger 4 forskjellige forslag henholdsvis fra Jørgen Skjellevik, Italian House, PKS og Black & White Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å gi økonomiansvarlig mandat til å gå til innkjøp av utemøbler fra Black & White For 4 Mot 0 Avholdende 0 Vedtaket står V2505 Til grunn: Kvastfadder til arbeidsgrupper Skriv fra Lars Andersen Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å fordele fadderansvaret til arbeidsgruppene i henhold til Leders skriv For 4 Mot 0 Avholdende 0 Vedtaket står