HANDLINGSPLAN FOR ØKONOMISKE AVGJØRELSER FOR AKTIVE STUDENTERS FORENING 2014

Transkript

1 HANDLINGSPLAN FOR ØKONOMISKE AVGJØRELSER FOR AKTIVE STUDENTERS FORENING 2014 For å lede økonomien tilbake til et forsvarlig punkt for drift, ser Aktive Studenters Forening seg nødt til å legge strengere rammer på avgjørelsene som tas fremover. Grunnen er at det over lang tid har vært et fokus i ASF sin drift som har dreid bort fra det rent økonomiske perspektivet. Driften kan per dags dato karakteriseres som økonomisk uforsvarlig. Denne handlingsplanen utgjør dermed en strategi for hvordan foreningen skal sikre en forsvarlig økonomisk drift. Foreningen har fokusert på både en kortsiktig og en langsiktig strategi. Den kortsiktige strategien skal bestå av konkrete tiltak som vil ha direkte innvirkning på foreningens virksomhet for å sikre økonomisk levedyktighet gjennom tiden framover. Disse tiltakene søkes gjennomført med virkning allerede før utgangen av Den langsiktige strategien skal sikre at virkningen av disse tiltakene blir ivaretatt og bidra til en sunnere økonomisk vekst, samt at foreningens formål blir ivaretatt. ØKONOMI Aktive Studenters Forening skal driftes på en økonomisk forsvarlig måte. Økonomiansvarlig skal ha en løpende kontroll over økonomien innad i foreningen og kontantstrømmen. På denne måten kan man oppdage problemer i god tid. Den økonomiansvarlige og økonomigruppen skal ha en god og dekkende opplæring internt, og økonomigruppen skal på flere kurs eksternt som er aktuelle for videre forsvarlig drift av foreningen. Systemet må gjøres mindre personavhengig, og arbeidsmengden må fordeles over hele økonomigruppen. Kunnskapsoverføringen innad i foreningen må sikres gjennom gode interne rutiner rundt dette. Foreningen har to hovedkonti som er aktuelle: En driftskonto og en høyrentekonto. Driftskontoen brukes for å fortløpende betale forefallende fordringer og booke artister. Her vil også inntektene gå. Høyrentekontoen brukes for å holde en buffersum, som skal sikre betalingsmulighetene til foreningen i perioder. Et eksempel på dette kan være mellom betalingen av en stor artist og pengene fra konserten kommer inn på konto. Pengene som tas fra høyrentekontoen skal alltid returneres i sitt fulle til denne, og de skal ikke brukes til ordinær drift. Kortsiktig strategi - Økonomiansvarlig og økonomigruppen skal ha løpende kontroll over økonomien innad i foreningen.

2 - Økonomiansvarlig og økonomigruppen skal ha løpende kontroll over kontantstrømmen. - Økonomiansvarlig og økonomigruppen skal delta på kurs som er gode og aktuelle for bedre drift av foreningen, og kurs for bedre håndtering av kontantstrømmen. - Samle all gjeld hos én kreditor. - Tilstrebe å bygge opp kapital på høyrentekonto. - Kunnskapsoverføringen innad i økonomigruppen skal overføres og beholdes innad i foreningen. - Opprette høyrentekonto med minst kroner, men ideelt sett med kroner. BOOKING Foreningen kommer ikke til å hyre inn artister/band som med rimelig grunn kan antas å påføre foreningen store økonomiske tap. Dette vil innebære at 75 % av alle artistene som ASF booker i løpet av et år skal være lavrisikobookinger, der vi med rimelighet kan forvente å gå over break-even. Vi vil være åpne for at en lavrisikobooking kan være en rent kommersiell booking. Nullrisikobookinger inngår også i denne andelen. De resterende 25 % av bookingene vil være åpne for at booking kan handle innenfor en viss risiko. Disse bookingene kan sikre at aktuelle artister hentes inn til Det Akademiske Kvarter. Fokuset vil her være å tilby publikum et variert musikalsk kulturtilbud, og gjøre relativt ukjente artister tilgjengelig for en bred publikumsmasse. Det vil imidlertid være en viss sjanse for at slike arrangement går i underskudd. I og med at det kun åpnes for at 25 % av våre konserter er av slik risikokarakter, vil foreningen likevel kunne bevare en sunn økonomi. Konsertserien Lyden av Norden (LAN) og Helhus-konseptene StåOppJazz og ASF SUB vil ikke omfattes av prosentandelene. Dette er konsepter som har et lojalt publikum, i tillegg til at de representerer ASFs brede musikktilbud. Det ovenstående skal sikres ved at styret skal informeres av bookinggruppen om avtalene med artister og management før styret gir en endelig bekreftelse (taking). Praktisk vil dette si at styret deltar i bookingmøtene og gis innsyn i bookingmailen. I tillegg må alle takinger, selv de av lav sum, ha styrets samtykke før bookinggruppen kan gå videre med bookingen. På bookingmøtene skal bookinggruppen informere styret om hvilke avtaler de har gående, hvilke artister de forhandler med, og deres meninger om disse avtalene. Både styret og bookinggruppen kan komme med ideer og innspill, men styret tar de endelige avgjørelsene på eget styremøte. Bookinggruppen vil med andre ord miste retten til å inngå økonomisk bindende avtaler uten styrets samtykke.

3 En slik strategi vil også sikre at styret setter seg mer inn i foreningens musikalske profil og de valgene og vurderingene booking foretar. Samtidig vil booking tvinges til å måtte ta hensyn til økonomien. Bookinggruppen skal holdes fortløpende informert om foreningens prioriteter og mål, og skal jobbe for å imøtekomme disse. Kortsiktig strategi - Innføre en grense for risikobookinger, hvorav maksimalt 25 % av de totale bookingene i løpet av året kan klassifiseres som risikobookinger. - Innlemme styret i bookinggruppen, slik at alle er involvert i bookingprosessen fra start. - Gjennomføre flere og hyppigere nullrisiko-arrangement hvor kostnadene er null, for å senke de totale bookingutgiftene. - Revidere budmal og arrangementsbudsjett for å kunne føre strengere kontroll med faste utgifter ved arrangementene. - Etablere et godt økonomisk grunnlag gjennom økonomisk forsvarlige arrangement for å styrke det fremtidige kulturtilbudet. HELHUS Aktive Studenters Forening skal jobbe mot en Helhus-avtale som sikrer den økonomiske forsvarligheten av å gjennomføre Helhus. Avtalen bør sikre Aktive Studenters Forening sin frihet til å arrangere Helhus på den måten de ser seg best skikket til, men også sikre Det Akademiske Kvarter sitt ønske om å tilby studentene i Bergen kulturelle arrangementer av høy kvalitet. Ved å tilby publikum et bredere tilbud på våre Helhus-arrangementer ønsker vi å nå ut til flere, og gjøre at våre Helhus skal være et naturlig sted for studenter i Bergen å besøke disse lørdagene. Målet vil bli å tilby innhold av samme karakter som vi har gjort før, med StåOppJazz, ASF SUB og en større konsert i Teglverket, men også utvide tilbudet for publikum ved å involvere andre DORGer og eksterne aktører i større grad. Dette vil føre til at vi kan hente billettinntekter fra gjester som vanligvis ikke ville besøkt våre Helhus. Et annet tiltak vi alt har begynt å jobbe mot er å sette Helhus inn i en større sammenheng. 10. mai vil vi avholde et Grunnlovsjubileums-Helhus. Dette er litt etter samme modell som Studentersamfunnets Valgvake-Helhus, som vi vet har vært svært suksessfulle. Vi ønsker også å involvere oss i andre DORGer sine Helhus ved å tilby vår kompetanse ved arrangementer de ikke normalt avholder, og tjene kulturstøtte ved å bemanne skjenkepunkt under disse arrangementene. Aktive Studenters Forening skal ta sikte på å fylle alle rommene de disponerer med innhold som gjør at gjestene trives på bygget og blir til stengetid. Det blir et poeng for Aktive Studenters Forening å forsøke og beholde gjestene rundt våre skjenkepunkt. Dette for å øke vår egen

4 omsetning under våre Helhus-arrangementer og sikre oss større inntekter for videre drift. Dette vil også være gunstig for Det Akademiske Kvarter siden mange trekker mot Grøndahls og Stjernesalen uavhengig av hva som skjer ellers på bygget. Kvaliteten på Helhusene skal holdes på et høyt nivå, med mindre dette påvirker den økonomiske situasjonen i negativ retning i betydelig grad. ASF skal sammen med de andre DORGene og Det Akademiske Kvarter jobbe sammen for å styrke Helhus-konseptet gjennom arbeidet i Helhuskomiteen. Alt i alt vil Aktive Studenters Forening satse på å snu den tendensen som har vært, der vi har tapt penger på Helhus, til at vi må tjene større beløp ved disse arrangementene. Dette må vi gjøre ved å tilby et bredere innhold og et program som gjester ønsker å besøke. Det innebærer også at vi må ta hensyn til de gjestene som helst kun vil sitte sammen og snakke. Kortsiktig strategi: - Utarbeide ny Helhus-avtale slik at foreningen får en mindre økonomisk belastning som følge av det tidligere kravet til bruk av penger som kvalitetssikring. - Drifte Helhus slik at det skjer noe i alle våre rom, og ha flere tilbud som foregår samtidig med åpne sjenkepunkter for å øke inntektene våre under Helhus-arrangementene. Målet skal være å gå i overskudd bare gjennom billett- og garderobeinntekter. - Nå ut til flere gjester ved å bruke DORGer, BORGer og andre eksterne som kan tilby innhold under våre Helhus til liten eller ingen økonomisk risiko for oss. - Bruke promotering i sosiale medier mer målbevisst og bruke Helhus-merkevaren som et lavterskeltilbud mer målbevisst. - Styrke samarbeidet i Helhuskomitéen og samarbeide med DAK og DORGer for å styrke Helhus merkevare som et lavterskeltilbud. - Få en kontinuitet i foreningens Helhus-arrangementer som inviterer til besøk hos foreningens konserter og Helhus i regi av andre arrangører. - Gjøre Helhus til en økonomisk suksess for Aktive Studenters Forening som vil bidra til å styrke foreningens likviditet. SAMARBEID Det skal holdes jevn kontakt med andre lignende aktører (Hulen, Bergen Realistforening, Folken, Driv, etc.) om honorarer for artister, for å ha en trygghet i at agenter og management ikke presser prisene opp ved å avtale med andre. ORGANISATORISKE ENDRINGER Dagens økonomiansvarligverv skal deles opp i tre verv for å lette arbeidsmengde og arbeidet med å holde fortløpende oversikt over økonomien. Disse tre delene vil være:

5 Økonomiansvarlig: som skal sitte i styret og ha som oppgave å analysere økonomisk data ut i fra regnskap og budsjett. Vedkommende skal til enhver tid kunne orientere styret om den økonomiske situasjonen og passe på at foreningens drift er i tråd med forsvarlig økonomi. Har fullmakt over nettbank og visakort tilhørende aktivitetskontoen. Søknadsansvarlig: skal også sitte i styret og ha i oppgave å søke om driftsstøtte og prosjektstøtte, skrive rapporter om hvordan den tildelte støtten er blitt brukt, holde styret informert om denne prosessen, og undersøke nye kilder til støtte. Kasserer: skal ikke sitte i styret. Vil ha i oppgave å føre bilag, betale regninger, utbetale buy out-penger til artistverten, disponere over ICA-kortet, og føre arrangementsregnskap for hvert enkelt arrangement. Kassereren vil også ha fullmakt over nettbanken og visakort tilhørende aktivitetskontoen, og det vil i hovedsak være denne som bruker visakortet. AVSLUTTENDE KOMMENTAR Ettersom ASF kommer til å pålegge sitt eget styre å tilpasse bookinger og drift etter økonomiske forhold er det nødvendig at det føres løpende regnskap. Slik vil foreningen kunne ha en god oversikt over den økonomiske statusen i nærmeste og i fjern fremtid. En tredeling av økonomivervet vil redusere den akutte arbeidsmengden til økonomiansvarlig. Dette vil føre til at perioder med lav kontantbeholdning vil oppdages tidligere og gjøre det lettere for økonomiansvarlig å gi styret en økonomisk oversikt slik at styret kan ta bærekraftige økonomiske avgjørelser. En strengere kontroll med bookinggruppen vil i større grad enn tidligere sikre at både styret og booking får en større ansvarsfølelse overfor driften. Dette vil i det lange løp sikre en sunnere kultur innad i foreningen, samt øke engasjement og interesse, og dermed kompetanse. I tillegg vil kommunikasjonen være mye mer direkte med bookinggruppen, ettersom sentrale deler av styret også er med på bookinggruppens egne møter, samt at alle i styret får innsyn på mail som sendes til og innad i bookinggruppen. I konfidensialitet, Leo Larsen, leder for Aktive Studenters Forening,