Avtale for BUAordninger

Transkript

1 Avtale for BUAordninger mellom [Navn på avtalepartner org nr ] (heretter omtalt som «BUAordning») og BUA Org.nr: Bakgrunn BUA er en forening som tilbyr en tjeneste til idrettsforeninger, kommuner, frivillige organisasjoner og andre som driver utlån av sport- og fritidsutstyr til barn og unge. Foreningens formål er å å stimulere til økt aktivitet, og gjennom det å bidra til sosial inkludering og økt deltakelse i helsefremmende aktiviteter for barn og unge uavhengig av sosioøkonomisk status. BUAordningen driver eller skal drive utlån av sport- og fritidsutstyr til barn og unge. 2. Tjenesten BUA leverer Tjenesten består av følgende elementer: Web-basert IT-verktøy for administrasjon av utlån Kommunikasjon og synliggjøring Maler og markedsmateriell Nettverk og nettverkssamlinger Løpende støtte til etablering, drift og utvikling Statistikk og nøkkeltall 2.1 Åpningstider og kontaktpunkt Innenfor BUAs åpningstid, som er kl alle virkedager, kan BUAordningen ta kontakt om enhver sak som vedrører tjenesten. Dette kan gjøres via telefon, e-post eller administrasjonssystemet som beskrevet på BUAs nettsider. Ved eventuelle kritiske feil ved administrasjonssystemet kan BUA kontaktes uavhengig av åpningstider. 2.2 Web-basert IT-verktøy for administrasjon av utlån BUA tilbyr et web-basert IT verktøy som forenkler administrasjon av utlån. I tillegg tilbys en lokal nettside for BUAordningen. Funksjonaliteten som tilbys er beskrevet på BUAs nettsider. Driftsansvar BUA er ansvarlig for løpende drift, vedlikehold og videreutvikling av administrasjonssystemet. Dette gjøres i samsvar med den til enhver tid gjeldende SLA-avtale med BUAs IT-driftsleverandør. BUAordningen kan på forespørsel få innsyn i denne SLA-avtalen. 1 av 6

2 Nedetiden på administrasjonssystemet skal ikke overskride 2 timer. Med nedetid menes antall timer i løpet av en kalendermåned med kritiske feil i systemet (se under for definisjon). Brukerstøtte Ved behov for hjelp i bruken av administrasjonssystemet kan BUA kontaktes i åpningstidene (se kap. 2.1). BUA har som mål å gi svar innen 2 timer, og senest innen 36 timer. Innmelding og behandling av feil Hvis BUAordningen oppdager feil i administrasjonssystemet, kontakter de BUA (se kap. 2.1). BUA vurderer umiddelbart hvor alvorlig feilen er, etter følgende skala: Kritiske Feil: Feil som hindrer minst en bruker å bruke administrasjonssystemet Alvorlige Feil: Feil som gir redusert funksjonalitet for minst en bruker Mindre Feil: Feil som ikke medfører problemer av betydning for bruker Når feilen er vurdert starter BUA å behandle feilen innenfor følgende responstider: Kritiske Feil: Innen 1 time Alvorlige Feil: Innen 2 timer Mindre Feil: Innen 36 timer BUA holder BUAordningen godt informert om status på innmeldte feil, og gir beskjed når feilen er rettet eller avhjulpet. Idéer og endringsforslag BUA vil gjerne ha forslag og innspill til ny eller endret funksjonalitet i administrasjonssystemet. Alle endringsforslag behandles i dialog med BUAordningen, før BUA beslutter om endringsforslaget skal gjennomføres eller ikke. 2.3 Kommunikasjon og synliggjøring BUA skal styrke BUAordningens posisjon og betydning i samfunnet. BUA vil på sine nettsider, i sosiale medier og i sin øvrige eksterne kommunikasjon synliggjøre og henvise til BUAordningen som eksempel på utlånsordninger for barn og unge. BUA vil også profilere BUAordningen ved relevante arrangementer og aktiviteter. 2.4 Maler og markedsmateriell BUA tilbyr maler og markedsmateriell som BUAordningen fritt kan ta i bruk. Et eksempel er en informasjonspakke som utlånsordninger kan presentere for sin kommune. 2.5 Nettverk og nettverkssamlinger BUA tilbyr et nettverk av utlånsordninger for deling av erfaring og kompetanse. Det arrangeres nettverkssamlinger to ganger per år hvor kompetanseheving og erfaringsutveksling er fokus. BUA vil aktivt fremme nettverksbygging og erfaringsutveksling mellom BUAordningene. 2.6 Løpende støtte til etablering, drift og utvikling BUA tilbyr BUAordningen løpende støtte til etablering, drift og utvikling av utlånsordninger. Ved ønske om slik støtte tar BUAordningen kontakt, se kap Det er ingen begrensninger på hva BUAordningen kan be om støtte 2 av 6

3 til, og BUA vil bidra etter beste evne. BUA har særskilt kompetanse og kapasitet på noen områder og disse er beskrevet på BUAs nettsider. BUA har som mål å gi svar på henvendelser om støtte innen 1 arbeidsdag. 2.7 Statistikk og nøkkeltallsrapport BUA utarbeider og distribuerer månedlig nøkkeltallsrapport med oversikt over antall bruker og lån. 3. BUAordningens forpliktelser 3.1 Tilby utlån av sport- og fritidsutstyr til barn og unge Barn og unge skal kunne låne sport- og fritidsutstyr uten å betale. Utstyret skal være av god kvalitet og bli jevnlig vedlikehold, slik at sikkerhet ivaretas og opplevelsen av bruk er god. BUAordningene skal forsikre seg om at barns sikkerhet ivaretas og sørge for nødvendig samtykke av foreldre/foresatte. 3.2 Bruk av BUA merkevare BUA er en nasjonal merkevare bestående av navn, logo og grafisk profil for både BUA og BUAordningen. Å benytte merkevaren BUA skal være ensbetydende med kvalitet og imøtekommenhet. BUAordninger forplikter seg derfor til å etterstrebe å gi enhver som bruker ordningen en god opplevelse. BUAordningen forplikter seg til å bruke merkevaren i sin eksterne kommunikasjon. Som et minimum innebærer det: Dersom BUAordningen har egen webside, skal denne inneholde BUA-logo med lenke til lokal webside utviklet av BUA. Dersom BUAordningen ikke har egen webside, skal BUAordningen bruke lokal webside utviklet av BUA. BUAordningen skal plassere merke med BUA-logo på sine fysiske utlånslokaler. Merket utvikles av BUA. Ytterligere bruk av BUA grafiske elementer og grafisk profil kan benyttes mot en tilleggsavtale. 3.3 Dele beste praksis med andre BUAordningen forplikter seg til å dele sin praksis og sine erfaringer med drift av utlånsordning - både gode og dårlige - med andre BUAordninger og med BUA. 3.4 Gi innspill og tilbakemeldinger på hvordan BUA kan forbedres BUAordningen forplikter seg til å være aktiv i å gi innspill og tilbakemeldinger til BUA på hvordan BUA kan forbedres. 3.5 Deltaker i utprøving av nye og forbedrede tjenester fra BUA BUA har ambisjoner om å utvikle nye og forbedre eksisterende tjenester i løpet av avtaleperioden. BUAordningen forplikter seg til å på forespørsel gi innspill og synspunkter på dette arbeidet og vil etter beste evne delta i utprøvingen. 3 av 6

4 3.6 Delta på halvårlige samlinger for alle BUAordninger BUA har som mål å gjennomføre halvårlige samlinger med BUAordningene for å utveksle erfaringer og få tilbakemeldinger på planlagt og pågående utvikling av tjenesten. BUAordningen vil bestrebe seg på å delta på disse samlingene. 3.7 Tilby utlån til barn og unge også utenfor egen kommune BUAordningen vil med mindre saklige grunner tilsier det stille seg positiv til å låne ut utstyr også til barn og unge som bor utenfor egen kommune/bydel. Dersom BUAordningen har saklige grunner til å ikke tillate dette, skal BUA informeres. 4. Varighet Denne avtalen gjelder fra XX.XX.2016 til Partneren kan i avtaleperioden med tre måneders varsel ensidig og uten grunn si opp avtalen. Innbetalt beløp refunderes ikke ved oppsigelse. BUA kan ikke ensidig si opp avtalen i avtaleperioden uten særskilt grunn. Avtalen fornyes automatisk med samme betingelser for ett år av gangen med mindre annet er avtalt. Dersom BUAordningen ikke ønsker å fornye avtalen må BUA informeres og merkevare elementer fjernes i sin helhet. 5. Endringer Endringer av denne avtalen skal avtales skriftlig og undertegnes av begge parter. 6. Pris og betalingsbetingelser kr 5000,- pluss mva. for avtaleperioden Prisen endres ikke i avtaleperioden. Det utarbeides en prisliste for markedsmateriell det vil være mulig å bestille i tillegg. Fakturering skjer ved starten av avtaleperioden. Faktura skal betales innen 30 dager fra faktureringstidspunktet. BUAs reisekostnader som følge av denne avtale dekkes av BUA med mindre annet er avtalt mellom partene før reisen finner sted. BUAordningens reisekostnader som følge av denne avtale dekkes av BUAordningen med mindre annet er avtalt mellom partene før reisen finner sted. Dersom reise og diett dekkes av den annen part, skal dette skje etter statens satser. Ved automatisk fornyelse av avtalen vil prisen være den samme med mindre BUA har informert om ev. prisjustering senest to måneder før ny avtale trer i kraft. 7. Åpenhet Begge parter kan fritt informere åpent om denne avtalen. Dette inkluderer å bruke deltakende virksomheters navn i promotering av avtalen på websider, sosiale medier etc. Partene forplikter seg kun til å bevare taushet om informasjon som den annen part bringer inn fra egen virksomhet som er spesifisert som fortrolig. 4 av 6

5 8. Avtalebrudd Den som vil påberope seg at avtalen ikke er oppfylt, må umiddelbart reklamere skriftlig etter at vedkommende fikk kjennskap til avtalebruddet. Ved mangelfull tjeneste, skal BUA uten ugrunnet opphold gjøre det som er nødvendig for å sikre oppfyllelse av avtalens krav. Partneren har krav på prisavslag som svarer til prisen på den mangelfulle ytelsen, dersom det tross gjentatte forsøk ikke har lykkes BUA å rette opp i forholdet. Ved forsinket betaling, påløper forsinkelsesrenter i samsvar med lov om forsinket betaling. Betalingsmislighold utover 30 dager gir i tillegg BUA rett til å heve avtalen med 30 dagers skriftlig varsel. Tilgang til tjenestene i denne avtalen opphører i så fall umiddelbart etter utløpet av denne 30-dagers perioden. Erstatningskrav kan ikke fremmes. 9. Kontaktinformasjon Kontaktopplysninger for BUAordning: Navn avtalepartner: Navn hovedkontakt: Adresse: Epost: Telefon: Fakturamottaker: Kontaktopplysninger for BUA: Navn: Monica Vogt Postadresse: BUA Sentralen, Postboks 183 Sentrum, 0852 Oslo Besøksadresse: Øvre Slottsgate 3, 0753 Oslo Epost: monica@bua.io Telefon: Dato: Signatur: [Navn signatur] Monica Vogt (Daglig leder) 5 av 6

6 [Partner navn] BUA Avtalen er i to eksemplarer som begge har signert. Partene beholder ett eksemplar hver. 6 av 6