Komiteer i Con Amore

Transkript

1 Komiteer i Con Amore Styret kan oppnevne de komiteer det finner nødvendig for å ta seg av korets drift. Det kan dreie seg om ad hoc-komiteer eller mer permanente komiteer. Komiteene skal planlegge og organisere arbeidet innenfor sitt område, men kan ved behov benytte andre medlemmer av koret til å utføre enkelte arbeidsoppgaver. Komiteene bør utarbeide rutiner/sjekkliste for sitt arbeid for å sikre kontinuitet når nye medlemmer kommer inn. Styret oppnevner leder og medlemmer til komiteene etter forutgående konsultasjon i koret, med unntak for Musikkutvalget som velges på annen måte. Begge kjønn bør være representert i alle komiteer. Et styremedlem knyttes til hver komité og virker som bindeledd mellom komiteen og styret. Vedkommende skal ikke være leder for komiteen. For øvrig organiserer komiteene seg selv. I de permanente komiteene skal det holdes møter etter behov, men minst to møter pr. år. Det skal skrives referat fra møtene, og komiteene skal også utarbeide en årsrapport til styret innen påfølgende år. PR- og konsertkomité I samarbeid med styret finne oppdrag som gir inntekter for koret og organisere tiltakene. Medvirke til at koret blir positivt kjent blant publikum, sangere, organisasjoner og det offentlige. Være pådrivere for og gjennomføre vervekampanjer. Utarbeide og vedlikeholde PR-materiell og sørge for distribusjon av dette. Søke å få PR bl.a. ved redaksjonell omtale av koret i massemedia. Søke å skaffe økonomisk støtte i form av bidrag fra offentlige organisasjoner, firmaer og enkeltpersoner. Før konserter utarbeide markedsføringsbudsjett som skal godkjennes av styret. Utarbeide plakater, programmer, billetter og annonser. Sørge for distribusjon av plakater og programmer. Søke å skaffe økonomisk støtte i form av sponsorannonser i programmet. Bestille gratisannonser på "Oslo-Puls"-siden i Aftenposten Aften og andre aktuelle aviser. Legge ut konserter på korforbundets sider og våre hjemmesider. Lage invitasjonsmail som kormedlemmene kan benytte til venner og bekjente. Markedsføre konserten overfor andre kor i området. Forhåndssalg av billetter. I samarbeid med styret finne frem til de best egnede lokaler for våre konserter ut fra bl.a. program, forventet antall publikum og pris for å leie lokalet. Etter godkjennelse fra styret, inngå leieavtale for lokalet. Avtale tid for fremmøte til øving. Sørge for trabulanter hvis nødvendig. Bestemme antrekk for konserten. Sørge for praktiske detaljer rundt konserten, herunder eventuell utsmykning av lokalet, oppstilling, inn- og utmarsj, hvordan motta applaus, innkjøp av blomster til dirigent og eventuelle andre, hvem skal overrekke blomstene. Skaffe billettselgere, sørge for kassaskrin og vekslepenger i samarbeid med kasserer. Ta imot penger og sette dem inn på vår konto. Lage oversikt over billettinntektene til kasserer. Attestere fakturaer i forbindelse med sitt arbeid og sørge for at kasserer straks får fakturaene for utbetaling. Con Amore 1 av 6 Komiteer og arbeidsutvalg redigert

2 Trivselskomiteen Være pådriver for trivselsaktiviteter for kormedlemmene Ta imot nye sangere, registrere dem og presentere dem for koret og gjøre dem kjent med våre vedtekter, styrende organer og øvrige rutiner. (Peke ut en fadder i den aktuelle stemmegruppe.) Klargjøre lokaler før og etter øvelser og årsmøte. Rydde, slukke lys, låse. Koke kaffe og te og sørge for nødvendige innkjøp av kaffe, te, kopper og annet utstyr som måtte trenges i denne forbindelse. Innkjøp og servering til årsmøtet og andre medlemsmøter. Arrangere vinlotteri og gjøre nødvendige innkjøp til dette. Innhente ideer fra kormedlemmene om sosiale tiltak, selv komme med ideer, presentere ideene for koret og gjennomføre tiltakene. Ta initiativ til sosiale samlinger på byen etter konserter. Reisekomité og Trivselskomité samarbeider om oppgavene ved besøk av andre kor hos oss. Et eller flere styremedlemmer går inn i en felles komité. Con Amore 2 av 6 Komiteer og arbeidsutvalg redigert

3 Reisekomité Innhente signaler fra medlemmene om ønsker og behov for større eller mindre reiser/turer. Komme med forslag til turer/reiser ca. annethvert år. Utarbeide budsjett og presentere for styret. Etter godkjennelse fra styret presentere forslagene for kormedlemmene og planlegge og gjennomføre tiltaket. Dette gjelder alle praktiske detaljer som eksempelvis bestilling av billetter til dem som ønsker det, hotellreservasjoner, eventuell fellesbespisning osv. Reisekomité og Trivselskomité samarbeider om oppgavene ved besøk av andre kor hos oss. Et eller flere styremedlemmer går inn i en felles komité. Reisekomiteen skal sørge for lokaler, overnatting, fellesbespisning og eventuell felles transport ved utenbys korseminarer. Reisekomiteen skal planlegge dagsprogram som utflukter, konserter etc. Con Amore 3 av 6 Komiteer og arbeidsutvalg redigert

4 Musikkutvalg Musikkutvalget består av det antall medlemmer styret til enhver tid finner hensiktsmessig: Dirigent, en representant fra styret og representat(er) fra koret. Valg av korets representant(er) gjennomføres innen en måned etter årsmøtet, og mandatperioden er to år. Innhente signaler fra medlemmene om musikk de ønsker å synge. I fellesskap med dirigent komme frem til innstilling om repertoar for sesongen og konsertprogram. (Det skal tas hensyn til medlemmenes ønsker og dirigentens ønsker, dirigentens vurdering av korets stemmeressurser, tid for innøving, behov for profesjonelle musikere, samarbeid med andre kor m.m.) Ved forslag om fremføring av konserter skal Musikkutvalget lage en oversikt til styret over forventede kostnader. Det er dirigenten som har ansvaret for instruksjon/øving og musikalsk ledelse. Dirigenten og korets styre tar den endelige avgjørelse om repertoar/konsertprogram etter innstilling fra Musikkutvalget. For å motivere kormedlemmene bør Musikkutvalget sammen med dirigenten i forkant av hvert semester presentere repertoaret og si noe om helheten dette skal inn i. Det bør settes av god tid til å lytte til smakebiter fra repertoaret under presentasjonen. Con Amore 4 av 6 Komiteer og arbeidsutvalg redigert

5 Andre roller som ikke er del av noen komité Noteansvarlig Innkjøp og oppbevaring av noter og notemapper og løpende vedlikehold av notearkivet. Ved innkjøp av noter må det tas hensyn til årets budsjett. Overskridelse av budsjett må forhåndsgodkjennes av styret. Sørge for at nye medlemmer får aktuelle noter. Sørge for at originalnoter innleveres når noen i koret slutter. Fraværsfører (en for damene og en for herrene) Registrere fremmøte og rapportere til styret når noen har fravær mer enn fire ganger Stemmeansvarlig (en for hver stemme) Ha ansvar for å kalle inn til og gjennomføre stemmeøvelser. Con Amore 5 av 6 Komiteer og arbeidsutvalg redigert

6 Styret Dette er korets øverste organ (etter årsmøtet) med følgende oppgaver: Drive koret ut fra det som står i vedtektene og andre dokumenter som er vedtatt på årsmøter. Ha ansvaret for en økonomisk forsvarlig drift av koret. o Føre regnskap. o Kreve inn kontingent og andre utestående fordringer. o Ta imot og bokføre alle innkomne midler. o Sende inn søknader om økonomisk støtte aktuelle steder. o Forslå tiltak koret kan være med på for å tjene penger. Ha ansvar for utforming av dirigentkontrakt med utgangspunkt i korforbundets standardkontrakt og ha ansvaret for inngåelse og vedlikehold av dirigentkontrakten. Ha ansvar for alle avtaleinngåelser på vegne av koret. Avholde planleggingsmøter hver høst med Musikkutvalget, Trivselkomiteen og PR- og Konsertkomiteen. Ved starten av vårsemesteret skal det avholdes et status- og rapporteringsmøte. Ha ansvar for at det velges medlemmer til å sitte i de ulike komiteene i koret. Ha ansvar for at det finnes en leder og en styrerepresentant i hver av komiteene. Styrerepresentanten kan ikke selv være leder eller medlem av komiteen, og skal primært være observatør. Dette innebærer at de har møterett, men ikke møteplikt. Godkjenne forslag til repertoar sammen med Musikkutvalget. Ha ansvar for å ta kontakt med medlemmer som har mer fravær enn gjeldende grense. Sende inn oppmøtelister til korforbundet hvert halvår. Sørge for at årsberetninger skrives og at årsmøtet avholdes. Avholde styremøter, skrive referat fra disse og tilgjengeliggjøre disse for medlemmene. Ha webredaktøransvarlig som utarbeider og vedlikeholder våre hjemmesider. Ha ansvar for at det blir en sommeravslutning for kormedlemmene. Con Amore 6 av 6 Komiteer og arbeidsutvalg redigert