Global Future VENNEFORENING VEDTEKER. Global Future Vennerforening Vedtekter

Transkript

1 Global Future VENNEFORENING VEDTEKER

2 5.3. Medlemsåret skal være det samme som regnskapsåret, fra 1.januar t.o.m. 31. desember. 1 Navn Global Future VENNEFORENING 1. Foreningens navn er Global Future Venneforening Hordaland, heretter kalt Foreningen. 2 Adresse 2. Foreningens adresse skal være i Hordaland. 3 Status 3. Foreningen skal være en partipolitisk og religiøst nøytral Non-profit - organisasjon. 4 Formål Foreningen skal være et faglig og sosialt nettverk som skal bidra med å styrke mangfold i norsk næringsliv. Venneforeningen skal fremme formålet ved: Å bevare og forsterke kontakten mellom medlemmer Å sørge for faglig oppdatering av medlemmer Å utveksle og dele diverse perspektiver, ideer, kunnskap og muligheter Å bevare kontakten med NHO Global Future og støtte dets virksomhet 5 Medlemskap Vedtekter for Global Future Venneforening Hordaland, stiftet Medlemskap er åpent for alle som har deltatt eller deltar i NHOs Global Future program i Hordaland, samt dem som har bidratt aktiv til programmet Foreningen omfatter vanlige medlemmer og et styre valgt blant og av medlemmene Alle medlemmer skal betale kontingent årlig og rette seg etter medlemskapets betingelser Forskjellige kategorier medlemskap og tilsvarende størrelser på kontingentbeløp bestemmes av styret Styret forbeholder seg retten til å suspendere eller oppheve medlemskap og til å forandre medlemskapsbetingelser Styret har myndighet til å tildele enhver person eller gruppe, som etter styrets mening har utmerket seg, tittelen Æresmedlem. Ethvert medlem kan foreslå tildeling av Æresmedlemskap til en person eller gruppe. Forslaget må ha samtykke fra minst fire styremedlemmer. Æresmedlemmer betaler ikke medlemskapsgebyr. Avgifter for individuelle arrangementer vurderes av styret. 6 Styret 6 Styret for Foreningen, heretter kalt Styret, skal ha ansvaret for administrasjon og drift av Foreningen 6.1 Styret skal bestå av følgende fem roller: Leder Leder skal være Foreningens øverste leder Ved alle møter i Foreningen skal han/hun lede møtet, eller nesteleder i han/hennes fravær Lederen skal sammen med et annet styremedlem signere alle foreningens offisielle dokumenter som er vedtatt av styret Lederen skal på årsmøtet legge fram en årsmelding for siste års virksomhet Kasserer Kassereren skal være ansvarlig for Foreningens økonomi Kassereren er ansvarlig for at myndighetspålagte regler og forskrifter blir fulgt når det gjelder Foreningens regnskap Kassereren skal motta/kreve alle kontingenter og andre inntekter på vegne av Foreningen Etter styrets bestemmelse skal Foreningens midler settes inn på konto i offentlig godkjent (autorisert) bank Kassereren skal betale alle fordringer om er godkjent av Styret Kassereren skal føre et nøyaktig regnskap over Foreningens økonomiske transaksjoner. Regnskapet skal til en hver tid kunne kontrolleres av Styret.

3 Kassereren er ansvarlig for å presentere årsregnskapet på Foreningens årsmøte Kassereren skal opprettholde et oppdatert medlemsregister med navn og kontaktdetaljer til medlemmene i Foreningen Kassereren skal på kort varsel kunne frembringe en oversikt over hvem som til en hver tid har betalt kontingenten eller andre medlemskapsfordringer Kassereren skal varsle alle medlemmer når medlemskontingenten skal fornyes Sekretæren Sekretæren skal skrive møtereferat og holde arkiv over Styrets møter. Møtereferatene skal inneholde oversikt over deltakere Sekretæren skal ha med seg et eksemplar av vedtekter til Foreningens styremøter Sekretæren skal forberede en saksliste i samarbeid med lederen for hvert møte og distribuere denne til Styrets medlemmer og andre bestemt av Styret. Aktuelle saker skal sendes til Sekretæren minst en uke i forveien Sekretæren skal oppbevare gjeldende møteprotokoller (referater og møtedeltakelse) og holde Brønnøysund-registrene oppdatert Sekretæren skal på vegne av Foreningen føre korrespondanse og arkivere kopier av denne. Det forventes av Styrets medlemmer at de fører/ arkiverer sin del av korrespondansen som gjelder deres styreverv Sekretæren skal varsle medlemmene i Foreningen om kommende møter Aktivitetskoordinator Aktivitetskoordinator skal være ansvarlig for å koordinere virksomheter i samsvar med Foreningens formål og vedtektenes punkt Aktivitetskoordinator skal utarbeide en årlig aktivitetsplan for Foreningen Kommunikasjonskoordinator Kommunikasjonskoordinator skal ha ansvar for kommunikasjon til medlemmer og et bredere publikum/eksterne om Foreningens aktiviteter Kommunikasjonskoordinator skal ha ansvar for å oppdatere og utvikle Foreningens hjemmeside Kommunikasjonskoordinator skal ha ansvar for korrespondanse med media og skal arkivere samme korrespondanse Kommunikasjonskoordinator skal ha ansvar for å arkivere medias omtaler av Foreningen. 6.2 Vervet som nestleder skal besettes av et av styremedlemmene etter enighet i Styret og på første styremøtet etter Styret er blitt valgt Nestleder skal utføre lederens plikter når denne er fraværende. 6.3 Det er ønskelig at Styrets sammensetning gjenspeiler mangfoldet i Foreningen. 6.4 Ethvert styremedlem som opptrer i motsetning til Foreningen eller Foreningens formål kan bli fjernet fra sitt tillitsverv i styret av et to tredjedels flertall i et spesielt styremøte. 6.5 Et styremedlem som unnlater å møte på tre styremøter på rad uten en tilfredsstillende årsak skal fjernes fra sitt verv. Styret skal avgjøre om årsaken til manglende fremmøte er tilfredsstillende eller ikke. Styrevervet vil bli sett på som ledig og behandlet i henhold til vedtekt Styret kan etter ønske etablere et rådgivende organ (Advisory Board), for å få strategiske råd, veiledning og støtte i henhold til formålsparagrafen. 6.7 NHO kan utnevne en observatør til Styret. 7 Valg 7 Styremedlemmer må være medlem av Foreningen og velges etter en avstemning som er åpen for alle medlemmer i Foreningen. 7.1 Styremedlemmer velges for to år, og valget av styremedlemmer faseforskyves slik at to styremedlemmer velges ved ulike årstall (oddetall) og tre styremedlemmer velges ved like årstall (partall) Vervene som Styreleder og Aktivitetskoordinator skal velges i ulike år. Vervene som Sekretær, Kasserer og Kommunikasjonskoordinator skal velges i like år Styremedlemmer kan maksimalt gjenvelges suksessivt til samme verv tre ganger. 7.2 Valg av styremedlemmer skal avholdes på Foreningens årsmøte. 7.3 Kandidater til styreverv eller til valgkomiteen må varsle sekretæren skriftlig senest en måned før Foreningens årsmøte. 7.4 Kandidatene som får flest stemmer anses som valgt. Hvor resultat er likt, blir endelig resultat bestemt ved loddtrekning (mynt og krone). Kandidater uten motforslag (motkandidat) blir automatisk valgt. 7.5 Hvis et styremedlem fratrer eller fjernes fra hans/hennes stilling i løpet av valgperioden kan en begrenset omorganisering av roller finne sted i form av at styremedlemmer får ekstra ansvar inntil neste Årsmøte. Den nye omorganiseringen må være godkjent av styret. 7.6 Når det ikke er mulig å besette en ledig stilling i Styret ved omorganisering, må det holdes et Ekstraordinært årsmøte og den ledige stillingen lyses ut for valg blant medlemmene.

4 7.7 En valgkomité vil bli utpekt for å skaffe kandidater til fremtidige ledige styreverv og til den suksessive valgkomiteen Valgkomiteen skal bestå av tre medlemmer av foreningen Valgkomiteen velges på årsmøtet hvert år og vil ferdigstille sitt arbeid minst en måned før det påfølgende årsmøtet Ethvert foreningsmedlem er valgbart til valgkomiteen så sant det har vært et fullt betalende medlem av foreningen i minst seks måneder. 7.8 Undergrupperepresentanter velges med enkelt flertall av de av undergruppenes medlemmer som er til stede på et spesielt innkalt møte av undergruppen. Møtet holdes ved oppstart og deretter før Foreningens Årsmøte hvert år. Undergruppemedlemmer og sekretæren skal være informert skriftlig angående dato, tid og sted for dette møte minst en uke i forveien. Sekretæren skal informeres om resultat av valget. 8 Styremøter 8 Styret møtes ved behov for å ivareta Foreningens drift. 8.1 På alle styremøter er minst tre medlemmer et beslutningsdyktig antall. 8.2 Av et beslutningsdyktig styre er et enkelt flertall nødvendig for å vedta en beslutning. Ved stemmelikhet teller lederens stemme dobbelt 8.3 Hvis styremedlemmer ikke kan møte, skal de be et annet styremedlem å opptre på deres vegne. 9 Årsmøter 9 Årsmøtet skal avholdes innen utgangen av mai. 9.1 Regnskapet og årsmelding med sosiale og faglige høydepunkter fra det siste året blir presentert til alle medlemmene på årsmøtet. 9.2 Årsmøtet skal godkjenne regnskapene. 9.3 Sekretæren skal informere medlemmene skriftlig om tid og sted for årsmøtet senest tre uker før møtet. 9.4 Avstemning for nye styremedlemmer skal finne sted på årsmøte i samsvar med vedtekt Medlemmer kan legge frem forslag til resolusjoner for årsmøtet. Forslag til resolusjoner må være støttet av to andre medlemmer og sendt skriftlig til sekretæren senest en måned før Foreningens årsmøte. 9.6 Avgjørelsen om vedtektsendringer vedtas av et flertall av de frammøtte medlemmene. Ved stemmelikhet teller lederens stemme dobbelt. 10 Ekstraordinært årsmøte 10 Ekstraordinære årsmøter holdes når styret bestemmer det, eller når minst en tredjedel av de stemmeberettigede medlemmene krever det. 11 Økonomi 11 Foreningens økonomi skal behandles på en forsvarlig måte I nntekter og eiendeler tilhørende Foreningen av enhver art skal ene og alene benyttes til å fremme Foreningens formål Foreningens midler skal ikke utbetales som direkte eller indirekte honorar eller utbytte til noen av Foreningens medlemmer Utlegg for nødvendige utgifter i forbindelse med Foreningens drift, som for eksempel representasjons- og reiseutgifter, blir dekket med forhåndsgodkjenning fra Styret, og dokumentasjon av utgifter Kassereren skal være ansvarlig for en forsvarlig økonomisk drift av Foreningen Kassereren er ansvarlig for at lover og regler for regnskapsførsel blir fulgt Kassereren er ansvarlig for å legge fram årsregnskapet til Foreningen på årsmøtet Regnskapsåret og medlemskapsåret til Foreningen skal følge kalenderåret 1.januar til 31. desember Regnskapene skal godkjennes av årsmøtet. 12 Aktiviteter 12 Foreningens virksomhet skal inkludere aktiviteter i henhold til foreningens formål Styret skal arrangere aktiviteter som samsvarer med Foreningens formålsparagraf Formelle grupper av individuelle medlemmer med en felles interesse (heretter kalt Undergrupper ) kan bli etablert i Foreningen med formell godkjenning av styret Medlemmer som ønsker å etablere en Undergruppe, skal anmode Styret formelt om tillatelse. Styret vil vurdere henstillingen med hensyn til Foreningens stiftelses dokument og vedtekter Undergruppe medlemmer må også være medlemmer av Foreningen. Hver Undergruppe skal opprettholde et oppdatert medlemsregister Undergrupper kan organisere seg selv på en måte som passer best til deres behov Undergrupper skal holde Aktivitetskoordinator orientert om sine aktiviteter Styret har plikt til å rapportere til årsmøtet om aktivitetene i de ulike Undergruppene Alt finansielt som gjelder Undergrupper skal styres og kontrolleres av Kassereren. Noe finansielt ansvar kan bli delegert til Undergruppene på en individuell basis under forutsetning av at Styret har gitt tillatelse, basert på en anbefaling fra Kassereren.

5 Undergrupper kan ikke inngå avtaler eller representere Foreningen uten styrets godkjennelse Fysiske og finansielle eiendeler av Undergruppene tilhører Foreningen. Kassereren skal holdes skriftlig oppdatert om disse Undergrupper kan oppløses av Styret etter avsluttet aktivitet, eller hvis aktivitetene ikke er i henhold til stiftelsesdokumentet og vedtektene. 13 Vedtekter og endring av vedtektene 13 Foreningen skal drives i henhold til vedtektene. Foreningens vedtekter kan bare bli opphevet eller endret på Foreningens Årsmøte Forslag fra medlemmene om endring av vedtekter må være sendt skriftlig til sekretæren senest en måned før Foreningens årsmøtet Forslagene vil bli kunngjort for medlemmene i årsmøte innkallingen. BEGYNNER MED Å SE VERDEN ANNERLEDES 13.3 Forslag om endringer i vedtektene må ha to tredjedels flertall fra de fremmøtte medlemmene for å bli vedtatt. 14 Oppløsning av Foreningen 14 Oppløsning av Foreningen kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst to tredjedels flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte tre måneder senere. Hvis Foreningen er besluttet oppløst skal Foreningens eiendeler avvikles som bestemt nedenfor Hvis Foreningen oppløses og det finnes, etter all skyld og gjeld er betalt, noen aktiva, skal disse ikke utbetales eller bli fordelt blant Styrets medlemmer Et styre på seks tillitsmenn skal oppnevnes. Dette styret skal bestå av tre medlemmer som tidligere har fungert som styremedlemmer, og tre eksterne representanter Pliktene til dette styret av tillitsmenn skal inkludere innsamling på et sikkert sted av alle fysiske eiendeler til den oppløste Foreningen. En nøyaktig inventarliste skal utarbeides og eiendelene plasseres (oppbevares forsvarlig) på et sikkert lager i et tidsrom som ikke overskrider 90 dager Hvis intet forsøk på å gjenopprette Foreningen blir initiert innen et tidsrom på 90 dager, skal eiendeler selges og pengene gis til eller overføres til en annen eksisterende forening eller institusjon som har samme formål som den oppløste Foreningen. Dette kan bestemmes av det samme årsmøtet som oppløser Foreningen. Finnes det ingen forening eller institusjon med slikt formål skal penger gis til veldedighetsformål Skulle noen av de opprinnelige tillitsmenn ikke være tilgjengelig eller ikke kunne fungere, kan en annen representant fra samme organisasjon bli bedt om å fungere i hans/hennes sted Det er en forutsetning at funksjonen som tillitsmann i dette tilfellet er frivillig og ikke kompenseres økonomisk. Global Future Vennerforening Kommunikasjon Strategi 2016

6 Global Future VENNEFORENING