ORGANISERING AV STYRET ARBEIDE I NARVIK TURNFORENING

Transkript

1 1 Narvik 01. september 2014 ORGANISERING AV STYRET ARBEIDE I NARVIK TURNFORENING Det øverste organet i Narvik Turnforening er årsmøtet. Årsmøtet velger foreningens styre samt Turnhallfondets styre. Videre fastsetter årsmøtet rammer for styrets arbeid gjennom lover og vedtekter samt ved å vedta budsjett. Valgkomiteen skal finne kandidater til de forskjellige tillitsverv i foreningen. Valgkomiteen velges av årsmøtet og styret setter valgkomiteen i arbeide i god tid før årsmøtet. Valgkomiteen velges for ett år og består av leder samt to medlemmer Revisorene skal revidere foreningens regnskaper. De skal kontrollere at regnskapet er ført i henhold til god regnskapsskikk og skal innstille ovenfor årsmøtet om det framlagte regnskap skal godkjennes. Det velges to revisorer. Disse velges for to år av gangen, en hvert år. Turnhallfondets styre skal forsøke å forvalte fondets midler på en slik måte at midlene ikke forringes. Videre skal de påse at fondets midler ikke benyttes til annet enn hva de er forutsatt til. Turnhallfondet består av leder samt to medlemmer som alle velges for ett år. Videre er leder av turnforeningens styre automatisk medlem av Turnhallfondets styre. I tillegg velges to varamedlemmer, også disse for ett år. Styret i Narvik Turnforening består av 8-10 personer, inkludert 2 varamedlemmer som alle velges for to år av gangen. Formann, sekretær, styremedlem 1,styremedlem 3 og varamedlem 1 velges i partallsår. Nestformann, kasserer, styremedlem 2, styremedlem 4 og varamedlem 2 velges i oddetallsår.

2 2 Innhold 1 Styret skal: STYRET FORDELER SINE ARBEIDSOPPGAVER SOM FØLGER: Formann: Nestformann: Sekretær: Kasserer: Styremedlem 1: Styremedlem 2: Styremedlem 3: Styremedlem 4: Varamedlem 1: ARRANGEMENTSUTVALG: ØKONOMIUTVALG:... 6

3 3 Narvik Turnforening Årsmøte Valgkommite Revisorer Turnforeningens styre Turnhallfondets styre Underutvalg/ komiteer 1 Styret skal: Planlegge gjennomfører foreningens totale drift Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. Forestå foreningens daglige drift og representere utad Sørge for samarbeid med Narvik kommune, Idrettsrådet, krets og forbund samt andre foreninger det er naturlig å samarbeide med. Vurdere de økonomiske behov for foreningen. Søke tilskudd der dette er mulig Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver, og utarbeide instruks for disse ved behov Løse foreningens i henhold til NGTF og NIF s lover Styret er ansvarlig for å utarbeide årsmelding, revisjonsrapport og regnskap Avgående styre er ansvarlig for overføring av planer, driftsrutiner og materiell til det nye styret. Styret utarbeider budsjett Styret forvalter foreningens eiendeler Styret arrangerer konkurranser og stevner Styre er beslutningsdyktig når det er 5 styremedlemmer er til stede.

4 4 1.1 Styret fordeler sine arbeidsoppgaver som følger: Formann: Daglig ledelse av foreningen. Innkalle til styremøter samt sette opp sakslister til disse. Lede styrets styremøter og forhandlinger, samt andre av foreningens møter. Innkalle og sette opp saksliste til årsmøter sammen med sekretær. Påse at valg, adresseforandringer o. l. som har interesse for krets, forbund og andre meldes. Motta og gå igjennom foreningens post. Sammen med sekretær sette opp postliste og fordele innkommet post til øvrige styremedlemmer etter disses ansvarsområde. Sammen med sekretær føre foreningens korrespondanse. Være foreningens ansikt utad, forestå kontakt med media, og representere foreningen på krets- og forbundsting samt i Idrettsrådet Nestformann: Fungere som leders stedfortreder. Føre protokoll i sekretærs fravær. Være administrativ ansvarlig for oppfølging av alle grupper og partier samt trenere. Holde kartotek over foreningens trenere og lederes kompetanse. Kartlegge behov for kurs, informere om aktuelle kurs og være foreningens kursansvarlige. Være hovedansvarlig teknisk arrangør når foreningen arrangerer kurs og være foreningens kontaktperson mot krets og forbund for alt vedrørende kurs og leie av hall. Utarbeide års hjul i samarbeid med styret Være trenerne sin kontaktperson mot styret. Være styrets ungdomskontakt Sekretær: Føre protokoll over styrets møter, medlemsmøter samt andre møter hvor dette er naturlig. Være foreningens forsikringsansvarlig og sikre at alle trenere har politiattester. Sammen med formann føre gruppas korrespondanse. Ansvar for og ajourhold av foreningens arkiv og arkivrutiner Kasserer: Leder av foreningens økonomiutvalg Utarbeide budsjett i samarbeide med leder og andre øvrige. Føre foreningens regnskap i samarbeide med NIF s lover og regnskapsbestemmelser samt god regnskapsskikk. Sende inn Rapportskjema til kretsen. Motta instruktørenes timelister, og utbetale honorarer i forhold til disse. Betale foreningens regninger. Kreve inn medlemskontingent samt betale kretskontingent. Være foreningens representant i Idrettsbingoen.

5 5 Som leder i økonomiutvalget sammen med formann sørge for inngåelse av sponsor og samarbeidsavtaler med aktuelle partnere Styremedlem 1: Leder av foreningens arrangementsutvalg. Være foreningens hovedansvarlig i all form for arrangementer før, under og etter alle former for arrangementer. Har ansvar for gjennomføringene og tilretteleggingene for egne og besøkende foreninger. Arrangementskomiteen skal minimum bestå av 4 personer og det kan rekrutteres utenfor styret Styremedlem 2: Være nestleder i arrangementsutvalget. Være foreningens trenerkoordinator som skal sikre god utvikling av trenere før, under og etter sesong Styremedlem 3: Er foreningens medlemsansvarlig (ansvar for medlemskartotek sammen med Leder) og skal til enhver tid sikre at der er korrekte medlemslister etter partioppsett. Sikre at samtlige partier gjennomfører krysslistesjekk, oppdatere lister og krysse resultatene med medlemslistene i mysoft. Føre stikkprøver med medlemsantallet og sikre gode rutiner. Holde orden på hjemmesiden Styremedlem 4: Er foreningens nøkkelansvarlig og skal til enhver tid ha kontroll på alle NTFs nøkler. Sikre at nødvendige trenere til enhver tid har de nøkler som trengs for treningene. Sikre at andre ansvarlige har nøkler. Være foreningens sanitetsansvarlig sammen med andre utvalgte og legge til rette for kursing. Være foreningens dugnadsansvarlig (vedlikehold, lufting av grop, frittstående) og inngå som en del av Arrangementskomiteen ved større arrangementer. Koordinere dugnad/ vedlikehold med andre personer med ansvar som utstyrsansvarlige Styremedlem 5: Være foreningens ungdomsrepresentant Informere styret om barnas ønsker. Bidra til informasjonsflyt og positiv holdning mellom styret og gymnaster Varamedlem 1: Møte på styremøter når det er naturlig/eller når en av de øvrige styremedlemmer melder frafall. Holde seg løpende orientert om foreningens styre saker. Være foreningens sponsoransvarlig sammen med leder og andre utvalgte. Har medansvar tilknyttet foreningens lyd/ el anlegg.

6 6 Alle styremedlemmer har plikt til å tilby sin hjelp ovenfor andre styremedlemmer, sik at arbeidet vi utfører kan gå raskt og smidig. Kontaktpersoner for partiene fylles av de i styret som står de respektive partier nærmest. Styret Formann Nestformann Sekretær Kasserer Styremedlem 1 Styremedlem 2 Styremedlem 3 Styremedlem 4 Foreningens grupper og partier Trenere Økonomiutvalg Kasserer samt to personer Arrangemenstsutvalg Totalt 7 pers 1.2 Arrangementsutvalg: Har ansvaret for gjennomføring av alle stevner/arrangementer i foreningens regi, både teknisk og administrativt. Består av 7 totalt medlemmer eller flere. Styremedlem 1 er utvalgets leder og har hovedansvaret for alt det teknisk vedrørende arrangementer. Styremedlem 2 er utvalgets nestleder og har hovedansvaret for det administrative vedrørende arrangementer. Styremedlem 4 er en av utvalgets medlemmer. Utvalgets øvrige medlemmer velges for to år av gangen slik at to medlemmer velges i partallår og to i oddetallsår. Blant utvalgets medlemmer velges foreningens materialforvalter. 1.3 Økonomiutvalg: Har ansvaret for foreningens inntektsbringende tiltak, herunder medansvar knyttet til forhandlinger med sponsorer og samarbeidspartnere. Utvalget har ansvar for å søke på potensielle tilskudd og legge til rette for nødvendig dokumentasjon. Videre skal utvalget på vegne av turforeningen fremme søknader om økonomisk støtte der hvor dette er naturlig og mulig. Utvalget består av tre medlemmer. Skal til enhver tid samarbeide tett med foreningens leder og rapporterer direkte til styret. Foreningens kasserer er utvalgets leder og styremedlem 3 er en av utvalgets øvrige medlemmer. Det siste medlem av utvalget velges for to år og velges samme år som styremedlem 3. Økonomiutvalget har ansvar for utfakturering, egenandeler, utmelding av medlemmer ved bruk av mysoft. Økonomiutvalget skal utarbeide gode rutiner for god økonomiskikk. Økonomiutvalget må arbeide tett med arrangementsutvalget. En representant fra utvalget skal være til stede på stevner/arrangementer og gjøre opp reiseregninger samt ta hånd om billettinntekter, påmeldingsavgifter og lignende etter at dette er samlet inn av arrangementsutvalget.