Veileder til EO-fondet 2014/2015

Transkript

1 Veileder til EO-fondet 2014/2015

2 Denne veilederen er til for deg som søker om midler fra EO-fondet, og skal hjelpe til med søknadsprosessen. Går du systematisk gjennom denne listen når du skriver søknad, vil du stille sterkere når søknaden behandles. Husk å dobbeltsjekke med retningslinjene for EO-fondet før søknaden sendes inn! Hvem kan søke? Både elevråd og lærlingråd kan søke midler fra EO-fondet. De søker på likt grunnlag, og det foreligger ingen forskjeller i hverken søknadsprosessen eller saksbehandlingen. Det aller viktigste er at elevrådet eller lærlingrådet er medlem av Elevorganisasjonen. Dersom dere ikke er medlem, kan dere heller ikke søke penger. Hvor mye penger kan du søke om? Dere kan søke om midler til flere forskjellige prosjekter, men hvert lokallag kan ikke motta mer enn kr i prosjektstøtte hvert år. Det er da viktig at dere planlegger og budsjetterer godt, eller at dere prioriterer mellom prosjektene. Her er det tre kategorier som hver har en øvre grense: Inntil kr til sosiale prosjekter, for eksempel: Idrettsdag, der alle klasser stiller lag. Pengene kan gå til premie til vinnerne etc. Sosiale utflukter som skidag for hele skolen, hvor pengene kan gå til leie av buss og heiskort. Temadag for skolen, for eksempel grøtdag, fruktdag eller bolledag eller noe helt annet! Inntil kr til prosjekter tilknyttet Internasjonal Uke (IU), for eksempel: Konserter med lokale eller større band Foredrag av eksterne foredragsholdere. Kan koste litt mer, men kan være kunnskapsfremmende, nyttig og interessant. Internasjonal dag, der dere serverer mat fra prosjektlandet, pynter opp skolen og liknende.

3 Inntil kr til prosjekter som har som formål å øke elevmedbestemmelsen og elevdemokratiet på skolen, for eksempel: Fagseminar for hele skolen, med rettighetskurs, kurs i tale- og debatteknikk osv. Pengene kan da gå til foredragsholdere og materiell som plakater, infobrosjyrer og lignende. Skolering av elevrådet. Lei inn foredragsholdere, reis til en annen skole og lær av dem, eller inviter oss fra Elevorganisasjonen. Pengene kan brukes til mat, honorarer, leie av lokale eller transport. Viktig å vite Elevorganisasjonen bevilger ikke midler til pengepremier, men småpremier som sjokolade, blomster eller liknende er godkjent. Midler utbetalt av Elevorganisasjonen skal ikke gå til innkjøp av alkohol eller andre rusmidler. Det er heller ikke lov å innta alkohol eller andre rusmidler på arrangementer som er hel- eller delfinansiert av de utbetalte midlene. Elevorganisasjonen bevilger ikke penger til innkjøp av utstyr til for eksempel idrettsdag. Trinn for trinn: Hvordan søker dere? 1. Last ned søknadsskjema som dere finner på eller bruk det dere får tilsendt i skolestartpakken. 2. Fyll inn alle feltene i søknadsskjemaet. 3. Lag et grundig budsjett. Sørg for at resultatet går i null slik at dere ikke sitter igjen med overskudd. 4. Skriv en grundig beskrivelse av prosjektet - hva skal dere gjøre, hvordan skal det gjøres, hvor skal det gjøres, når skal det gjøres og hvem skal gjøre det? 5. Pass på at kontonummeret dere bruker ikke tilhører en privatperson. 6. Få elevrådsleder sin signatur på skjemaet. En viktig huskeregel: Skriv i blokkbokstaver! Dette vil gjøre behandlingen av deres søknad lettere for saksbehandlerne.

4 Søknadsfrist Søknadsfrist for å søke midler for prosjekter som skal gjennomføres i skoleåret 2014/2015 er 1. november Ved eventuelle endringer eller utsettelser vil medlemsskolene bli informert om dette fortløpende. Søknaden er sendt inn - hva skjer nå? 1. Søknad Når vi mottar søknaden vil den bli behandlet fortløpende. 2. Akseptskjema Hvis søknaden blir innvilget vil dere etter kort tid motta et akseptskjema hvor det står hvem i sentralstyret som har behandlet søknaden og hvor mye penger dere har fått innvilget. På samme skjema er det et felt hvor dere må føre på eieren av kontoen som pengene skal betales inn til. Om kontoen tilhører en privatperson vil dere ikke få penger. Kontoen må eies av elevrådet eller skolen. Akseptsjemaet må sendes inn til oss igjen for at dere skal få utbetalt de innvilgede midlene. 3. Rapportskjema Sammen med akseptskjemaet vil dere motta et rapportskjema. Dette skal fylles ut og sendes inn til oss senest en måned etter at prosjektet deres er avsluttet. Skjemaet må inneholde: Beskrivelse av hvordan prosjektet ble gjennomført Hva ble gjort, og når ble det gjort? Vurdering av i hvilken grad målsetningen med prosjektet ble oppfylt Regnskap for prosjektet Elevrådets og elevenes mening om prosjektet Hvis rapportskjemaet ikke blir sendt inn eller kommer for sent, vil skolen miste sin rett til å søke om midler fra EO-fondet det påfølgende året.

5 Rapportering I løpet av året vil Elevorganisasjonen utføre stikkprøvekontroller på 10% av alle skolene i hele landet som har fått innvilget midler, for å undersøke at pengene er blitt brukt på det de skal, og at alle bilag er til stede og regnskapet stemmer. Derfor MÅ elevrådet ta vare på alle regnskap og bilag for prosjektet EO-fond pengene ble brukt til i et år etter at prosjektet er fullført. Om det mangler bilag eller regnskap, eller pengene er blitt brukt til noe annet enn det de ble innvilget til, så vil skolen automatisk miste retten til å søke om midler fra EO-fondet det påfølgende året. I noen tilfeller kan det forekomme at vi krever pengene tilbakebetalt. Prosjektet er ferdig, men vi har penger til overs. Hva gjør vi? Om det skulle skje at dere bruker mindre penger enn det dere budsjetterte, så kan dere søke til Elevorganisasjonen om å få overført pengene til et annet prosjekt. Dette skal helst være et lignende prosjekt. Om ikke dette er mulig skal dere tilbakebetale de resterende midlene dere måtte ha til oss. For å gjøre dette kontakter dere Elevorganisasjonen sin generalsekretær på Lykke til!