PBU medlemsregistrering. Brukerveiledning 2015

Transkript

1 PBU medlemsregistrering Brukerveiledning 2015

2 Innholdsfortegnelse ÅRSRAPPORTERING FOR GRUPPE INNLEDNING 1. INNLOGGING 2 2. OPPRETT ÅRSRAPPORT 3 3. MEDLEMMER 3 4. REDIGERE GRUPPE 4 5. INNSENDING AV RAPPORT 5 6. SØKE OM OPPSTARTSSTØTTE OG PROSJEKTSTØTTE 6 REGISTRERE MENIGHETSINFORMASJON 8 MENIGHET 8 KONTAKTPERSONER 9 FLERE ANSATTE 9 HELT KONGE 10 HJELPEFUNKSJONER FOR DIN GRUPPE 10 OPPRETT ÅR SÅ TIDLIG SOM MULIG 10 KONTINGENT 10 FELLESLISTEN 10 ENDRE ADRESSE 11 RELASJONER 11 VERV OG MEDLEMSKAP 12 OPPMØTE 12 SAMLING FOR EN GRUPPE 13 ANNEN SAMLING 13 LAGRE ANTALL OPPMØTTE 13 RAPPORTER 14 BRUKERE 15 Årsrapportering for gruppe Innledning For å gjennomføre årsrapportering for din gruppe gjennomfører du de neste 5 trinnene. 1. Innlogging Du logger deg inn via siden: login.pbu.no eller følg link fra Brukernavn er mobiltelefonnummeret ditt, og passord har du fått tilsendt per SMS. Dette passordet kan du endre etter at du har logget deg inn første gangen ved å trykke på Endre mine innstillinger nederst på siden. Deretter må du gjennomføre de neste 4 punktene for registrere årsrapporten. 2

3 2. Opprett årsrapport For å opprette en årsrapport på din gruppe trykker du først der hvor det står Grupper i hovedmenyen (linjen øverst). Da får du opp et vindu som ser slik ut: Du skal her finne din gruppe i listen over grupper i menigheten. Trykk på Opprett år for å lage årsrapport for din gruppe. Det vil da komme opp flere valgalternativer på linjen for din gruppe. Pass på at det står riktig år i feltet for gjeldende år. Hvis ikke endrer du årstall og trykker OK. Gjeldende år er det året du skal rapportere for. Det kan være at det allerede er opprettet år for din gruppe, da vises allerede menylinjen for din gruppe. 3. Medlemmer Det neste er å legge til medlemmene i gruppen. Trykk på der det står Medlemskap på linjen for din gruppe. Da kan du legge til medlemmer ved å trykke på Legg til medlem - knappen. Du vil da ha 2 valg: 1. Du kan velge en person fra listen hvor det står Velg. Dette gjelder dersom personen allerede er medlem i en annen gruppe eller har vært medlem tidligere (registrert tidligere år). Du skriver så inn beløpet personen har betalt i kontingent og trykker Lagre. 2. Du kan skrive inn opplysningene til personen inkludert hvor mye den har betalt i kontingent. Det er viktig at dere sjekker om personen ligger inne i registeret fra tidligere før en registrerer en ny person. MERK: Tellende medlem / ikke- tellende medlem Det er en gevinst både for dere som gruppe og for PBU som organisasjon at både tellende og ikke- tellende medlemmer innrapporteres. Alle som har blitt registrert i gruppen som medlemmer tidligere år, men ikke betalt kontingent for gjeldende rapporteringsår, overføres til medlemslista med 0,- i kontingent. Medlemmer over 26 år er heller ikke tellende, men dere kan registrere eventuell kontingent for disse, og også søke refusjon etter bl.a. Led Nasjonalt. For at personen skal være tellende som medlem i årsrapporten MÅ det være registrert: navn, adresse, fødselsår og kontingent på minst 50 kr. (Trenger kun fødselsår og ikke fødselsdato) Dersom du mangler opplysninger til å fylle ut skal du likevel registrere personen. Bruk da eventuelt fødselsår 1900 og postnummer Personen blir da registrert som ikke tellende. Vinduet når du registrerer et medlem ser slik ut: 3

4 Etter hvert som du lagrer medlemmer i gruppen vil de komme opp i listen på siden der hvor du legger til medlemmer. Vinduet vil se slik ut: På hver person er det tre linker, deriblant Kontingent og Endre type. Kontingent : her kan du endre kontingenten som er registrert på personen. Endre type : Her kan du redigere personen fra å være medlem til å være leder i gruppen. Dette gir en oversikt over hvem som er ledere og hvem som er vanlige medlemmer. Alle medlemmene dere lagrer i gruppen vil en også finne i en fellesliste som heter Kontakter helt øverst i hovedmenyen. Her finner dere en oversikt over alle personene i alle gruppene i din menighet. Til senere år trenger dere ikke skrive inn opplysningene om en person på nytt, men kan bare hente navnet fra denne felleslisten jmf. alternativ Redigere gruppe Trykk igjen på Grupper øverst for å komme til gruppe- oversikten for din menighet. Gå inn på Rediger gruppe for din gruppe. Her kan du legge inn informasjon om styre, styrevalg, kontaktperson, hjemmeside og økonomi. Før inn så mange styremedlemmer som gruppen har. Regnskapsbiten er ikke obligatorisk. 4

5 MERK: 1. Kontonummer og navn på kontoen er viktig at stemmer, ellers får vi ikke utbetalt pengene. Er du usikker så sjekk med banken hva som er korrekt. 2. Gruppekontakt, velg den personen dere ønsker skal få tilsendt informasjon angående deres gruppe. Husk å registrere/oppdatere epostadresse for denne kontakten. 3. Styrevalg og styreperiode er obligatoriske felter for at rapporten skal godkjennes. Styreperiode merkes med "1år" eller "2år". 4. Husk å trykke Lagre nederst når du er ferdig. Slik ser vinduet for å redigere gruppe ut: 5. Innsending av rapport Når du er helt ferdig med å legge inn alle opplysninger; medlemmer, kontingent, styre, styrevalg, kontonummer/navn må du låse rapporten for at den skal bli registrert. Dersom det fremdeles er en farge på linjen for din gruppe er det noe av gruppeinformasjonen som ikke stemmer og dette må rettes opp før du låser rapporten. Før du låser rapporten anbefaler vi også at du trykker på Rapporter øverst i hovedmenyen. Velg deretter din gruppe i listen og trykk på der hvor det står Årsrapport. Da får du opp en 5

6 oversikt over all informasjonen du har lagt inn. Det er denne informasjonen som blir oversendt PBU og blir grunnlag for Frifond- midler. Sjekk at informasjonen stemmer og at ingen navn er oppført to ganger. MERK: I rapporten får du opp en liste over medlemmene som er lagt til gruppen. Helt til høyre på medlemslisten ser du om medlemmene er tellende eller ikke tellende. Sjekk denne for å se om det er gjort eventuelle feil ved registrering. Krav for at et medlem skal være tellende: - betalt min. 50 kr i kontingent - navn, fødselsår og postnummer er registrert - personen er under 26 år Gå så tilbake til gruppe- oversikten ved å trykke på Grupper i hovedmenyen. Du låser rapporten ved å trykke på Lås rapport for din gruppe. All informasjon for det året vil da være låst og kan ikke endres. Rapporten regnes som innsendt, og personen som har fullmakt har da signert for at informasjonen er korrekt. Du vil få tilsendt en SMS til det telefonnummeret som ble brukt til innlogging om at rapporten er registrert. Husk at elektronisk signatur er det samme som skriftlig signatur. Bruker du en annens innlogging for å levere årsrapport, er dette tilsvarende å forfalske en signatur, noe som er forbudt. Skal dere endre person som har tilgang til å administrere gruppene, må fullmaktsskjema fylles ut og sendes til post@pbu.no. Går du tilbake til fanen Frifond i hovedmenyen, ser du at det på de ulike gruppene står Se flat tildeling. Ved å trykke her, ser du hvor mye gruppen har fått utbetalt i grunnstøtte foregående år. Vinduet ser da slik ut: MERK : Et lokallag må ha minst 5 tellende medlemmer for å være et tellende lokallag. Satsene for utbetalt støtte per medlem varierer fra år til år, men tilsvarer kr. 6. Søke om oppstartstøtte og prosjektstøtte Fra og med 2015 endres leveringsfristen fra 15. september til 15. juni, og alle søknader skal fra 2014 leveres elektronisk. For å levere søknaden elektronisk må du gjøre følgende: 6

7 OPPSTARTSTØTTE 1. Klikk deg inn på "Frifond". Sett gjeldende år til 2015 og trykk OK 2. Trykk på der det står Søk støtte på linjen for din gruppe. Vinduet ser slik ut: 3. Fyll inn dato for oppstartsmøte der styret og vedtektene ble valgt, budsjetterte inntekter, utgifter, disponible midler og søknadssum. Du kan søke om ,- og du kan søke for grupper som er etablert fra og med august Gi en generell beskrivelse av gruppens aktiviteter, målgruppe og målsetninger i feltet Prosjektbeskrivelse og målsetning. Før inn et utkast til halvårsplan i feltet Halvårsplan 4. Trykk Send PROSJEKTSTØTTE 1. Klikk deg inn på "Frifond". Sett gjeldende år til 2015 og trykk OK 2. Trykk på der det står Søk støtte på linjen for din gruppe. Du får da opp tilsvarende vindu som i foregående bilde. 3. Endre Søknaden gjelder til Prosjektstøtte 7

8 4. Fyll inn budsjetterte inntekter, utgifter, disponible midler og søknadssum. Du kan søke om inntil ,- men ikke større sum enn at det tilsvarer halvparten av kostnadene til prosjektet. Beskriv prosjektets hensikt og målsetning. Vil du søke for flere prosjekter, gjenta fra punkt 2. Hver gruppe kan søke om inntil 4 prosjekter. MERK : Det går ikke an å søke om støtte til utenlandsturer eller til bygg/ inventar som er integrert i bygg. Når søknadsfristen er gått ut og søknadene er behandlet, kan du enkelt se statusen på søknaden din ved å gå til fanen Frifond og trykke Søk støtte på linjen til den gruppen du har søkt for. Da får du opp en oversikt over alle prosjektene gruppen har sendt søknader for. Registrere menighetsinformasjon Dersom du trykker på Hjem i hovedmenyen får du opp generell informasjon om din menighet. PBU ønsker til enhver tid at viktig informasjon skal komme frem til riktig person, og det er derfor viktig med mest mulig oppdaterte kontakt- lister. Menighet Du kan endre kontaktinformasjon for din menighet når du går til Hjem i hovedmenyen og trykker på Endre menighetens innstillinger nederst på siden. Her kan du redigere adresse og kontaktinformasjon til menigheten. Vinduet ser da slik ut: 8

9 Kontaktpersoner Du kan også her legge til hvilke personer som skal kontaktes i forbindelse med barn og ungdom. Legg også til hvem som menighetsleder. Huk av om personene er frivillig eller ansatt, og eventuell stillingsprosent. Det er mulig å legge til samme person flere steder. Pass på at alle tre kontaktpersonene er lagt til, også dersom det er samme person flere steder. MERK: Dersom personen du skal legge til ikke finnes i Velg - listen, må du først gå inn på felleslisten i hovedmenyen som heter Kontakter og legge til personen der. (Se lenger nede under punktet Felleslisten for framgangsmåte). Denne personen blir da kun registrert på kontaktlisten for menigheten og ikke i noen av gruppene. Det er viktig at du noterer korrekt epost- adresse. Etter at du har gjort det vil personen komme opp i Velg - listen når du skal legge til kontaktpersoner. Husk å trykke Lagre for å lagre endringene du har gjort. Flere ansatte På Hjem i hovedmenyen vil du også under hovedkontaktene finne en link hvor det står Andre ansatte. I noen menigheter er det gjerne flere som er ansatt i barne- og ungdomsarbeidet, eller det kan være to personer som deler en stilling. Under denne linken kan du legge til flere som er ansatte i barne- og ungdomsarbeidet. 9

10 Helt konge På Hjem i hovedmenyen hvor en finner menighetsinformasjonen vil en også i midten finne en oversikt over antall Helt Konge permer som er bestilt til deres menighet fra oss. Etter at vi har flyttet nettbutikken vår til hermon.no, vil ikke denne informasjonen være oppdatert. Hjelpefunksjoner for din gruppe Opprett år så tidlig som mulig Vi vil sterkt anbefale at du allerede nå opprette året du befinner deg i. Du går til gruppeoversikten, velg Grupper i hovedmenyen, og skriver inn dette året som Gjeldende år og trykker OK. Dette gir muligheten til å legge inn informasjonen for i år allerede nå, i stedet for å vente et helt år. Dere vet nok allerede nå hvem som sitter i styret, kontonummer og annen informasjon. Du kan også legge til medlemmer i gruppen etter hvert som de betaler kontingent, eller dere kan legge dem til i gruppen uten å registrere kontingent for senere å redigere dette. Dette gjør at årsrapporten for neste år vil være tilnærmet ferdig utfylt før januar neste år og det eneste en trenger å gjøre da er å låse rapporten. Det finnes også mange fine verktøy gruppen deres kan bruke gjennom året. Kontingent Mange grupper velger gjerne å samle inn kontingent to ganger i året. Dersom du går inn på Grupper i hovedmenyen og velger Medlemskap for din gruppe vil du se at det på hvert medlem er en link som heter Kontingent. Her kan du endre beløpet personen har betalt i kontingent så mange ganger som det trengs. Dersom gruppen din altså har to innbetalinger i året, er det bare å endre beløpet og en har hele tiden en oppdatert liste over hvem som har betalt og ikke. Husk : Under Rapporter i hovedmenyen kan en hente ut betalingsliste for din gruppe. Felleslisten Under det vi refererer til som felleslisten for menigheten, som står oppført som Kontakter i hovedmenyen, finner du automatisk en oversikt over alle personene som er medlem i de forskjellige gruppene i menigheten. En kan også legge til personer i denne listen som ikke er medlem i noen gruppe. Denne listen kan fungere som en kontaktliste for personer som er og har vært relatert til barne- og ungdomsarbeidet i menigheten. Vinduet til felleslisten ser slik ut: 10

11 Ved å trykke på Opprett ny kontakt kan du legge til en person i felleslisten. Dersom en ønsker å lagre en person uten å ha fullstendig kontaktinformasjon, en vil for eksempel bare lagre telefonnummer eller e- post adresse, gjør en da som beskrevet over og skriver 1900 som fødselsår og 9999 som postnummer. Dette må en gjøre fordi det er obligatoriske felt. MERK: Personen som en lagrer via felleslisten er ikke medlem i noen gruppe, men finnes kun i felleslisten over personer som er tilknyttet menigheten på en eller annen måte. For hvert navn i listen finner en 3 alternativer: Endre adresse Dersom du skal endre adresse eller navn på en person, enten i en gruppe eller en som bare er i felleslisten, må du gjøre dette via felleslisten. Trykk på linken som heter Endre på den personen du ønsker å endre informasjonen til og rediger. Husk å trykke lagre når du er ferdig. Relasjoner Dette er en funksjon spesielt ment for barnegrupper. Dette gjør at man kan lagre kontaktinformasjon til foreldre/foresatte. Rent praktisk fungerer det slik: Dersom forelderen ikke ligger i felleslisten fra før av, må de legges til. Så må du finne det barnet du ønsker å koble forelderens kontaktinformasjon til ved å bla gjennom listen, eller du kan søke ved å skrive inn navnet i de tomme feltene over listen og trykke på Søk. På linjen til hver person i listen er det en link som heter Relasjoner. Trykk på denne for det barnet du ønsker å registrere en relasjon til. Vinduet ser da slik ut: 11

12 Her kan du velge fra listene hvem du ønsker skal stå oppført som mor, far eller annen kontaktperson til barnet. Husk å trykke Lagre før du går videre. Det er da enkelt for dere å hente ut lister med navn på barna og foreldrene via en rapport som heter Relasjoner under rapporter i hovedmenyen. Verv og medlemskap Den siste linken du finner på personene i felleslisten er Verv og medlemskap. Her vil det automatisk bli registrert hvilke grupper personen har vært med i og om han/henne har hatt eventuelle styreverv. Oppmøte I Hovedmenyen finner du en link som heter Oppmøte. Her kan du registrere oppmøtestatistikk for din gruppe, eller andre samlinger dere har fast utenom gruppen. Feks. dersom dere har en konferanse eller møteuke kan dere føre inn oppmøte for å se hvor mange som kom på hver dag eller samling. Trykk på Opprett ny samling. Først skriver du inn navn på samlingen. Du vil så kunne velge mellom flere alternativer under Samlingstype. 12

13 Samling for en gruppe Dersom det er faste samlinger for en gruppe velger du alternativet Opprettet fra lokallag. Dersom du velger Opprett fra lokallag vil vinduet se slik ut: Det er da noen tilleggsfunksjoner en kan huke av for: 1. Om en ønsker å føre oppmøte ikke bare på hvor mange som var der, men også registrere hvem som vare på samlingen ut i fra medlemslisten. 2. Du kan i tillegg registrere hvem av foreldrene som var med på samlingen. Velg så varighet på samlingen og trykk Lagre. Du gjør deretter det samme som du gjorde med gruppen din, trykker Opprett år. Annen samling Er det en samling som ikke er knyttet direkte til gruppen velger du en av de andre alternativene i listen. Da vil du kun få beskjed om å skrive inn varighet på samlingene. Husk å trykke Lagre. Lagre antall oppmøtte Når du har lagt til en samling vil du få opp dette vinduet under Rapportering i hovedmenyen : 13

14 Du lagrer antall for en samling ved å trykke på Rapportering. Der taster du inn antall som var på samlingen, dato og ca. varighet. (Varighet kan være greit å registrere for å kunne sammenligne samlinger mot hverandre). Du vil da etter flere registreringer få opp en tabell og tilhørende graf som beskriver oppmøte for samlingene som er registrert Dersom du har registrert oppmøte direkte på personer i gruppen vil du få opp en liste over medlemmene hvor du kan huke av hvem som var der og ikke. Oversikten over samlingene vil da bli tilsvarende. Rapporter Dette systemet er også laget for at dere som gruppe skal kunne bruke det til å lagre informasjon om alle som har en relasjon til barne- og ungdomsarbeidet i menigheten deres. Under Rapporter i hovedmenyen er det mulig å hente ut forskjellige lister for hver enkelt gruppe. Disse kan også hentes ut som excel- ark. Dette gjør det mulig å sette sammen flere lister og bruke sorteringsfunksjonene i excel til å hente frem den informasjonen en trenger. For eksempel kan en sortere etter; fødselsdato, poststed, foreldre, leder/medlem osv. De rapportene som er tilgjengelige er: 1. Alle medlemmer : Liste med kontaktinformasjon til alle som er registrert i felleslisten. 2. Kontaktliste : Komplett liste over alle som er lagt til som medlemmer i en gruppe. 3. Relasjon: Liste over medlemmer i gruppen og navn og kontaktinformasjon til foreldre. 4. Betalingsliste : Oversikt over hvem av medlemmene i gruppen som har betalt kontingent, hvor mye hver enkelt har betalt og hvor mye det er betalt inn til sammen. 5. Årsrapport : Oversikt over den informasjonen som blir oversendt til PBU som grunnlag for tildeling av Frifond- midler. 6. Menigheten i tall: Statistikk over medlemmene i menigheten totalt 7. Samlet årsoversikt: Oversikt over gruppene med tilhørende hvor mange medlemmer de har, samt total medlemsliste. 14

15 Brukere Under linken Brukere i hovedmenyen finner du en oversikt over alle brukerne som har tilgang til din menighet. Dersom noen i din menighet glemmer passordet sitt kan en annen som er bruker i samme menighet sende nytt passord. Vinduet ser slik ut: Du sender nytt passord til en person ved å trykke der det står Nytt passord. Har du spørsmål så ta kontakt! Vi svarer gjerne på spørsmål! PBU, post@pbu.no,