Brukerdokumentasjon FrP-medlemsregister

Transkript

1 Brukerdokumentasjon FrP-medlemsregister

2 INNHOLDSFORTEGNELSE BRUKERDOKUMENTASJON 1. Innlogging Adresse og bruker 2 2. Administratorside Medlemshåndtering Søk medlem Vis medlem Registrere verv på et medlem Registrere nytt medlem Behandle innmeldinger Avslutte medlem Gruppehåndtering Søk gruppe Vis gruppe Endre opplysninger på gruppe Melde på en gruppe til et arrangement Opprett ny gruppe Innmeldinger Kurs/arrangementshåndtering Opprett arrangement Meld på arrangement Meld på arrangement som enkeltperson Meld på et annet medlem via medlemskortet Meld på via gruppesøk Meld på via et bestemt arrangement Send SMS Velg gruppering Velg filtrering på rolle Send melding Send E-post Send e-postmelding Rapporter Gjør utvalg Avgrense utvalget Vis rapport Min side Rediger mine opplysninger Betal kontingent Verv et medlem Meld på arrangement Diverse Notater 34 1

3 1.1 INNLOGGING ADRESSE OG BRUKER 1 INNLOGGING 1.1 ADRESSE OG BRUKER Medlemsregisteret: Som brukernavn kan du benytte både din registrerte e-postadresse og ditt medlemsnummer. Ved førstegangspålogging vil du motta en e-post med lenke til hvordan du aktiverer din bruker. Om du ikke har vært inne i applikasjonen på en stund, kan du oppleve at innloggingssiden står og jobber litt for å etablere alle forbindelser den trenger. Da vil en indikasjonslinje, samt et «ventehjul» komme frem på skjermen. 2

4 2 ADMINISTRATORSIDE 2 ADMINISTRATORSIDE Brukere med rettigheter utover vanlig medlem kommer til en administrasjonsside når man logger inn. Hvilke knapper og menyvalg som er synlige her vil variere med hvilken rolle og rettighet man har i organisasjonen. Ved å holde musepekeren over de ulike knappene, får du opp en kort beskrivende tekst om hva denne knappen kan hjelpe deg med. På toppen av siden ligger det alltid en meny tilgjengelig. Denne menyen gjenspeiler menyvalgene på administrasjonssiden. På denne måten har du alltid tilgang til de forskjellige funksjonene, også når du er inne på en bestemt funksjonsside. 3

5 2.1 MEDLEMSHÅNDTERING 2.1 MEDLEMSHÅNDTERING 4

6 2.1.1 MEDLEMSHÅNDTERING SØK MEDLEM SØK MEDLEM På siden «Søk medlemmer» kan du gjøre følgende oppgaver: 1. Finne et medlem du vil se medlemskortet til. Inne på medlemskortet kan du også endre et medlem. 2. Registrere nytt medlem 3. Gå til behandling av innmeldinger. Denne funksjonen er også tilgjengelig via administrasjonsside og menyen. Når du på søkesiden begynner å skrive, starter søket etter at du har tastet inn fire tegn. Søket søker fortløpende igjennom basen. Om du til slutt har skrevet inn hele navnet, men søkeresultatet er tomt, kan du med fordel ta en ekstra sjekk om systemet finner den du søker etter ved å trykke på selve forstørrelsesglasset. 5

7 2.1.2 MEDLEMSHÅNDTERING VIS MEDLEM VIS MEDLEM Når du har søkt opp et medlem og velger medlemmet i søkeresultatet via knappen «Vis person», kommer du inn på selve medlemskortet. Her finner du alle opplysningene som er registrert på medlemmet. Kontaktdata Øverst til venstre finner du kontaktdataen til medlemmet. Her finnes også knappen for å redigere et medlem. I redigeringsmodus har du mulighet for å endre opplysningene til medlemmet, samt melde et medlem på et arrangement. Når du har gjort de endringene du ønsker, må du trykke på «Lagre»-knappen. Om du vil legge til et verv på en person gjør du dette via fanen «Verv», se beskrivelse senere i dokumentet. Kommunikasjon Ønsker du å kommunisere med dette ene medlemmet, gjøres dette i kommunikasjonsseksjonen plassert til høyre. Her kan du sende både SMS og e-post. Du kan velge å sende SMS og e-post anonymt, eller med deg selv som avsender (den personen du er logget inn med). 6

8 2.1.2 MEDLEMSHÅNDTERING VIS MEDLEM VIS MEDLEM FORTS. Rediger Om du ønsker å redigere et medlem, trykk på knappen «Rediger» som ligger under profilbildet til venstre. Da blir feltene på medlemmet tilgjengelig for endring. Når du har utført ønskede endringer, må du huske å lagre med «Lagre»-knappen oppe til høyre. Faner I bunnen finner du en faneinndeling med opplysninger og funksjoner rundt økonomi, arrangementer til dette medlemmet, kontakter i medlemmets lokallag, hvilken korrespondanse som har vært med medlemmet, samt hvilke verv medlemmet har og har hatt. Økonomi Her ser du status hva gjelder økonomi til medlemmet. Status på medlemskontingent vises, om denne er betalt, hva som evt. er i rest eller om den ikke er betalt. Du kan også se hva medlemmet har utestående og betalt når det gjelder arrangementsavgifter. Arrangement Her finner du opplysninger om hvilke arrangementer medlemmet er påmeldt til og hvilke arrangementer vedkommende har deltatt på. Det er også mulig å melde medlemmet på et nytt arrangement fra denne fanen. Lokallag Her finner du kontaktpersoner til lokallaget som medlemmet er meldt inn i. 7

9 2.1.2 MEDLEMSHÅNDTERING VIS MEDLEM VIS MEDLEM FORTS. Korrespondanse «Korrespondanse» inneholder all kommunikasjon som har vært med medlemmet. Her loggføres automatisk alle SMS er og e-poster som blir sendt til medlemmet via systemet. Du kan også også loggføre telefonsamtaler med medlemmet her, samt at du kan legge inn notater om dette medlemmet. Ved loggføring av telefonsamtaler skriver du i tekstfeltet og lagrer oppføringen med knappen til høyre for tekstfeltet. Ønsker du å legge inn et notat, skriv ønsket tekst i det store tekstfeltet til høyre, for så å lagre de nye notatene ved å benytte «Lagre»-knappen. Alle notatene ligger lagret i det samme feltet, så om du sletter en linje som ligger der fra før, vil denne oppføringen bli borte. NB: Notatfeltet er kun tilgjengelig for FrP sine ansatte. Verv Alle aktive verv får du opp i fanen «Verv». Her kan du velge og avslutte aktive verv, legge til nye verv eller se historiske verv. Har medlemmet ingen aktive verv, vil denne fanen være tom. Når du vil avslutte et verv, trykk på den røde knappen «Avslutte», og oppgi dato for avsluttingen. Med knappen «Legg til verv» kommer du inn til en ny side hvor du kan aktivere et nytt verv for dette medlemmet. Se avsnitt Mange medlemmer har hatt verv tidligere og disse finner du en oversikt over på en egen side. Du kommer til denne siden ved å velge knappen «Vis registrerte verv». 8

10 2.1.3 MEDLEMSHÅNDTERING REGISTRERE VERV PÅ ET MEDLEM REGISTRERE VERV PÅ ET MEDLEM Når du skal legge til et verv på en person, går du inn på medlemskortet til personen og velger fanen «Verv». Her finner du knappen «Legg til verv». Den fører deg til en egen side hvor du må: 1. Søke opp gruppen/laget du vil tilegne et verv til. 2. Velge aktuell Gruppe/lag 3. Velge rollen i listen 4. Lagre oppføringen med knappen oppe til høyre 9

11 2.1.4 MEDLEMSHÅNDTERING REGISTRERE NYTT MEDLEM REGISTRERE NYTT MEDLEM Via knappen «Nytt medlem» på «Søk medlem»-siden, kan du registrere nye medlemmer. De feltene som må fylles inn er markert med stjerne (*). Når du skal fylle ut feltet «Adresse», fyll da inn bostedsadressen til det nye medlemmet. Systemet slår da automatisk opp adressen og kobler denne til rett lokallag basert på hvilken kommune postnummeret tilhører. I Oslo vil du få opp en ny boks hvor bydelsslag velges fra en nedtrekksliste BEHANDLE NY INNMELDING Se avsnitt 2.3 Innmeldinger 10

12 2.1.6 MEDLEMSHÅNDTERING AVSLUTTE MEDLEM AVSLUTTE MEDLEM Når et medlem slutter, og du skal avslutte medlemskapet, har du en egen knapp for dette inne på medlemskortet. Dette er en rød knapp til høyre for «Rediger», «Slett medlemskap». Når man trykker på knappen for å avslutte medlemskapet, må man skrive inn en beskrivelse for hvorfor medlemmet har sluttet. Når et medlemskap blir avsluttet, avslutter systemet samtidig alle aktive verv om det finnes noen på medlemmet. 11

13 2.2 GRUPPEHÅNDTERING 2.2 GRUPPEHÅNDTERING 12

14 2.2.1 GRUPPEHÅNDTERING SØK GRUPPE SØK GRUPPE På denne siden søker du opp et lag/gruppe du vil utføre oppgaver på, som for eksempel redigere informasjon. 13

15 2.2.2 GRUPPEHÅNDTERING VIS GRUPPE VIS GRUPPE På denne siden ligger informasjon om adresser, kontaktinformasjon, kontonummer og lokallagskontingent. Her kan du også: 1. Endre kontaktopplysninger 2. Melde på en gruppe til arrangement 3. Opprette nye undergrupper til denne gruppen 14

16 GRUPPEHÅNDTERING ENDRE OPPLYSNINGER PÅ GRUPPE Du endrer opplysningene på en gruppe ved å velge knappen «Endre» før du kan oppdatere de forskjellige feltene. Når du har gjort de endringene du ønsker å utføre, husk å trykke på knappen for «Lagre» MELDE PÅ GRUPPE TIL ET ARRANGEMENT Her melder du også på en gruppe mennesker på et arrangement. Først søker du opp arrangementet du ønsker og velger dette. Så trykker du på knappen «Velg personer» for å kunne plukke de personene du ønsker å melde på. Du får opp en liste over aktuelle personer (personer med et verv i den gruppen du har valgt i kapittel 2.2.1). Videre plukker du de personene du vil ha med ved å bruke knappen «Velg person». Når du har valgt de personene du vil ha med, bekreft personene med knappen «Bekreft person». Du kan så legge til flere personer dersom det er noen du har glemt, eller gå videre med knappen «Gå videre». I steget du så kommer til må du velge hvilken rolle de forskjellige medlemmene skal ha på det aktuelle arrangementet, det være seg deltaker, delegat etc. Dette velges per person i listen, via nedtrekks-menyen ved hvert medlem. I siste steg, må du angi hvilke deler av et arrangement en deltaker skal meldes på. Her kan det være alternativer som lunsj, middag, overnatting, seminar o.l. Dette varierer fra arrangement til arrangement. Ved påmeldinger via grupper, vil eventuelle arrangementsavgifter bli registrert inn i Mamut og fakturert aktuell gruppe OPPRETT NY GRUPPE Ønsker du å opprette en undergruppe til den gruppen du er inne på, gjøres det ved hjelp av knappen «Opprett ny gruppe». Her må du oppgi opplysninger som gruppenavn etc. Ikke alle felter er det behov for å fylle ut, da det avhenger av hva slags type gruppe man skal opprette. Man må velge type gruppe, eks Kommunestyregruppe, utvalg, nominasjonskomite etc. Når alle valg er tatt, husk å lagre. 15

17 2.3 INNMELDINGER 2.3 INNMELDINGER På denne siden kommer alle innmeldinger inn for godkjenning. Her kontrollerer du de innmeldingene som har kommet inn siden sist og velger om du vil akseptere eller avslå ønske om medlemskap. Når du har akseptert og eller avslått personene i listen, må du til slutt lagre med knappen oppe til høyre. 16

18 2.4 KURS-/ARRANGEMENTSHÅNDTERING 2.4 KURS-/ARRANGEMENTSHÅNDTERING 17

19 2.4.1 KURS-/ARRANGEMENTSHÅNDTERING OPPRETT ARRANGEMENT OPPRETT ARRANGEMENT På denne siden opprettes nye arrangementer som skal holdes i regi av FRP. I første seksjon angis generell info om arrangementet. Du får så videre opp en ny seksjon med mulighet for å koble dette arrangementet med andre arrangementer. Denne koblingen benyttes dersom dette arrangementet er en av flere deler til et annet arrangement. Koblingen skjer på den måten at du søker opp et annet arrangement og kobler dette via feltet «Tilhører» og knappen «Velg». Du kan også koble arrangementet opp til en bestemt gruppe som er ansvarlig for dette arrangementet. I siste seksjon legger du inn en eller flere aktiviteter den som skal melde seg på kan velge mellom, det være seg lunsj, middag, overnatting, foredrag etc. 18

20 2.4.2 KURS-/ARRANGEMENTSHÅNDTERING MELD PÅ ARRANGEMENT MELD PÅ ARRANGEMENT Du kan melde på et arrangement på tre forskjellige måter: 1. Melde på som enkeltperson via «Min side» 2. Melde på et medlem via medlemskortet til medlemmet 3. Melde på en eller flere personer via gruppesøk 4. Melde på via et bestemt arrangement. 19

21 KURS-/ARRANGEMENTSHÅNDTERING MELD PÅ ARRANGEMENT SOM ENKELTPERSON Når du som enkeltperson skal melde deg på et kurs, går du på «Min side» og velger knappen «Meld på nytt arrangement» ute til høyre i seksjonen «Arrangementer». Videre søker du opp arrangementet i den første seksjonen og velger rett arrangement i neste seksjon som kommer opp. I siste seksjon må du angi hvilke deler av arrangementet du vil meldes på. Her kan det være alternativer som lunsj, middag, overnatting, seminar etc. Det varierer fra arrangement til arrangement hvilke alternativer som finnes. Kurs som meldes på av den enkelte, vil du måtte betale med kort du registrerer deg. Her er ikke faktura et alternativ. Kortbetalingen blir registrert inn i Mamut MELD PÅ ET ANNET MEDLEM VIA MEDLEMSKORTET Her finner du en knapp for å melde på et arrangement i fanen «Arrangement». Fremgangsmåten for øvrig lik som i avsnitt

22 KURS-/ARRANGEMENTSHÅNDTERING MELD PÅ VIA GRUPPESØK Se avsnitt MELD PÅ VIA ET BESTEMT ARRANGEMENT Kommer 21

23 2.5 SEND SMS 2.5 SEND SMS 22

24 2.5.1 SEND SMS VELG GRUPPERIG VELG GRUPPERING Når du skal sende SMS til en gruppe mennesker, må du først ta stilling til om du vil finne frem til personer enten basert på geografisk filtrering (Lag), eller basert på et arrangement. Disse valgene gjøres via fanene i topp. Geografisk gruppering Når geografi er valgt og du velger et fylke, markeres alle lokallagene i aktuelt fylke. Dette ser du ved at alle avkrysningsboksene er valgt med en hake. Om du kun ønsker å sende til ett eller noen lag i fylket, trykker du på Fylkes-avkrysningsboksen en gang til og alle lokallagene blir avmerket. Videre markerer du så de aktuelle lokallagene en for en. Arrangementets gruppering Velger du denne tilnærmingen får du først mulighet for å søke opp et arrangement. Du kan enten søke på navnet til et arrangement, eller søke på arrangementer innenfor en tidsperiode. Når arrangementet er søkt opp, velges aktuelt arrangement i søkeresultatet. Veien videre på begge disse fremgangsmåtene er å velge hvilke medlemsroller du skal sende ut melding til, se neste avsnitt. 23

25 SEND SMS VELG FILTRERING PÅ ROLLE Her kan du velge om du vil sende til en bestemt gruppe av medlemmene, basert på definerte roller, eller du kan velge å sende meldingen til alle medlemmene i grupperingen. Vil du kun sende til et medlem, gjør man dette via Medlemskortet, se avsnitt og avsnitt «Kommunikasjon» SEND MELDING Siste steg i SMS-utsendingen er å forfatte og sende ut selve meldingen. Skriv inn meldingen i feltet «Skriv melding her» og trykk på «Send» knappen. 24

26 2.6 SEND E-POST 2.6 SEND E-POST Her er fremgangsmåten for å komme frem til en gruppe mennesker helt lik som utsending av SMS SEND E-POSTMELDING Siste steg før du kan sende e-posten, er å forfatte selve meldingen. Her må du skrive inn et emne på e-posten samt selve meldingen i feltet «Beskjed». Dette beskjedfeltet vil i neste versjon komme med støtte for rikt innhold, dvs. at man vil kunne formatere teksten utover vanlig ren tekst. Det siste man gjør er å trykke «Send», oppe i høyre hjørne. 25

27 2.7 RAPPORTER 2.7 RAPPORTER Å generere rapporter består av tre steg: 1. Gjør utvalg 2. Mulighet for å avgrense utvalget basert på tidsperiode (valgfritt) 3. Velg hvilken rapport som skal genereres og trykk på «Vis rapport» Generering av rapport kan ta noe tid, dette avhenger av omfanget på utvalget man har gjort. Det siste man gjør er å trykke «Send» oppe i høyre hjørne. 26

28 RAPPORTER GJØR UTVALG Når du gjør et utvalg på rapporter innenfor geografi, velges først fylke. Om du ikke ønsker å få ut informasjon om alle lokallagene i valgt fylke, kan man fjerne valget på fylke, for så å plukke de lokallagene man er interessert i AVGRENSE UTVALGET Her kan det velges en fra-dato og en til-dato for når du vil ha ut data i rapporten på. Her får du opp en kalender som du kan plukke ønsket dato fra. Det er ikke alle rapporter som det har noen effekt i å begrense på dato. Dette vil variere fra rapport ti l rapport. 27

29 2.7.3 RAPPORTER VIS RAPPORT VIS RAPPORT Når rapporten er generert, kan du velge å sortere de forskjellige kolonnene ved å benytte pilene ved kolonnenavnet. Du kan velge å få rapporten ut i PDF-format om ønskelig. Ønsker du å behandle rapporten videre og PDF ikke er det beste alternativet, er det bare og markere hele tabellen i nettleseren og lime den inn i Excel. Rapport-visningen skal være konstruert slik at denne er forståelig for innliming i Excel. Marker da fra kolonneoverskriftene og nedover. 28

30 3 MIN SIDE 3 MIN SIDE På denne siden finner du alle opplysninger om deg selv, samt muligheten for å endre dine opplysninger, administrere dine interesseområder, betale medlemskontingent, melde på arrangement og verve nye medlemmer. Kontaktdata / Mine interesseområder Øverst til venstre har du dine personalia. Her finner du også mulighet for å velge dine interesseområder. Målet med disse interesseområdene er at du i neste versjon vil kunne få opp nyhetssaker og informasjon på nettsiden som er tilpasset det du har valgt her. Dette vil med andre ord hjelpe oss i å kunne gi deg som medlem mest mulig relevant innhold. Denne muligheten åpnes opp i neste versjon og ligger ikke aktiv ved lanseringstidspunktet. Arrangementer Til høyre finner du opplysninger om hvilke arrangementer du er påmeldt til og hvilke du har deltatt på. Det er også mulig å melde seg på aktive arrangementet fra denne fanen. Se avsnitt3.4. Kontakter lokallag Her finner du viktige kontaktpersoner i ditt lokallaget. 29

31 3 MIN SIDE Verv Alle dine aktive verv får du opp i seksjonen til høyre, under kontaktene i lokallaget. Har du ingen aktive verv, vil denne seksjonen være tom. Mange medlemmer har hatt verv tidligere og dine tidligere verv finner du en oversikt over på en egen side. Du kommet til denne siden ved å velge knappen «Vis tidligere verv». Min profil Under seksjonen «Min profil» ligger kontaktinformasjon og detaljer om deg som medlem lagret. 30

32 MIN SIDE 3.1 REDIGER MINE OPPLYSNINGER Om du ønsker å redigere på noen av opplysningene dine, trykker du på knappen «Rediger» til høyre i seksjonen «Min profil». I redigeringsmodus har du mulighet for å endre i feltene. Når du har gjort de endringene du ønsker, må du trykke på knappen «Lagre». 3.2 BETAL KONTIGENT Om kontingenten din ikke er betalt, vil du ha en knapp tilgjengelig for betaling. Betalingen utfører du ved hjelp av et gyldig betalingskort, på helt vanlig måte som når man benytter kortbetaling over internett i andre sammenhenger. 31

33 3.3 MIN SIDE VERV ET MEDLEM 3.3 VERV ET MEDLEM Ønsker du å verve et medlem, kan du gjøre det via «Min side», og knappen «Verv medlem» som ligger under profilbilde og «Mine interesseområder»-funksjonen. Du kommer inn til en ny side hvor du må legge inn en del informasjon. De feltene som er påkrevd er markert med stjerne. Ditt medlemsnummer vil automatisk være fylt inn, slik at du blir registrert som verver. Når du kommer til feltet Adresse, fyller du inn bostedsadressen til det nye medlemmet. Systemet slår da automatisk opp adressen og kobler denne til rett lokallag basert på hvilken kommune postnummeret tilhører. I Oslo vil du få opp en ny boks hvor du må velge bydelslag fra en nedtrekksliste. 32

34 3.4 MIN SIDE MELD PÅ ARRANGEMENT 3.4 MELD PÅ ARRANGEMENT Når du som enkeltperson skal melde deg på et kurs, går du på «Min side» og velger knappen «Meld på nytt arrangement» til høyre i seksjonen «Arrangementer». Så søker du opp arrangementet i den første seksjonen og velger ønsket arrangement i neste seksjon som kommer opp. I siste seksjon må du angi hvilke deler av et arrangement du vil meldes på. Her kan det være alternativer som lunsj, middag, overnatting, seminar etc. Det varierer fra arrangement til arrangement hvilke alternativer som finnes. Kurs som meldes på av den enkelte, vil du måtte betale for med kort i registreringen. 33

35 4 DIVERSE 4 DIVERSE 34

36 5 NOTATER 5 NOTATER 35