Focusportal brukerveiledning hovedleder SØNDAGSSKOLEN NORGE

Transkript

1 Focusportal brukerveiledning hovedleder SØNDAGSSKOLEN NORGE # 1 Innlogging # 2 Introduksjon # 3 Registrere nye barn/ledere # 4 Hvordan finne barn/ledere som tidligere har vært medlemmer # 5 Dubletter # 6 Avslutte/endre medlemskap # 7 Registrere kontingent # 8 Ta ut rapporter # 9 Sende e-post # 10 Politiattest # 11 Levere årsrapport # 12 Mine opplysninger # 13 Min gruppe # 14 Nedleggelse av en gruppe Kontaktinformasjon til din krets finner du her: Kontaktinformasjon til hovedkontoret: E-post: post@sondagsskolen.no Telefon:

2 #1 Innlogging: Du logger deg inn via sondagsskolen.no Velg Logg inn øverst i høyre hjørne Velg Logg inn Medlemssystem (Focusportal) Logg deg inn med ditt brukernavn/passord (sendt til deg per e-post). Hvis du mangler dette må du kontakte hovedkontoret eller søndagsskolekonsulenten i din krets. Ny bruker? Vi oppfordrer alle nye brukere til å endre passord ved første gangs innlogging Ditt nye passord skal bestå av små bokstaver og tall (minimum 6 tegn). Ditt brukernavn er alltid det samme - ditt personlige medlemsnummer. OBS! Du kan ikke logge inn med brukernavn og passord tilhørende tidligere hovedleder. Det er derfor viktig at du kontakter hovedkontoret dersom du blir ny hovedleder slik at du får tilsendt personlig brukernavn og passord. # 2 Introduksjon Forklaring til fanene: - Barn/ledere: Her kan du registrere nye barn/ledere, endre kontaktinformasjon på medlemmer, avslutte medlemskap, registrere kontingent, registrere politiattest på medledere eller sende e-post. - Rapporter: Her kan du ta ut lister over alle aktive eller utmeldte medlemmer. - Årsrapport: Her leverer du årsrapport for din gruppe. - Politiattest: Her ser du hvilke av dine medledere du har registrert politiattest på. - Mine opplysninger: Kontaktinformasjon om hovedleder. - Min gruppe: Opplysninger om deres søndagsskole/barnegruppe. Ordliste Medlem = Alle registrerte barn er medlemmer. Et medlem kan også være hovedleder, medleder eller kasserer. Kontingent = Alle grupper bør ta inn kontingent (medlemspenger) på alle medlemmer under 26 år. For å få offentlig støtte må kontingenten være på minst kr 50,- Dette genererer ca. 180 kr per betalende barn tilbake til gruppen. Årsrapport = Årlig rapport med oversikt over alle medlemmer i gruppen. Dette er grunnlaget for å få økonomisk støtte. # 3 Registrere nye barn og ledere Under fanen Barn/ledere får du en oversikt over alle medlemmer. Du kan velge å se: Aktive forhold = Nåværende medlemmer i gruppen Med sluttdato = Tidligere medlemmer Alle = Alle nåværende og tidligere medlemmer

3 Personlig medlemsnummer: Alle barn og ledere har sitt unike medlemsnummer. Du kommer inn på medlemmet ved å klikke på nummeret som står foran navnet. På infobildet du får opp på medlemmet kan du korrigere navn, kontaktinformasjon eller fødselsår. Tips! Du kan velge å dele ut et påmeldingsskjema ved oppstart ved høst og vårsemester til foresatte for å få registrert barna enklest mulig. Bruk så denne for registrering i vårt medlemssystem. Registrering av nytt medlem: Trykk på Nytt barn/leder Skriv inn følgende opplysninger: Fornavn og etternavn (Mellomnavn skal skrives på fornavn-linjen) Fødselsår Velg kjønn Velg medlemstype (barn, medleder, kasserer) Innmeldt dato (Datoen trenger ikke å være nøyaktig) Adresse, postnr. og poststed (Ikke bruk forkortelser, men hele adressen må fylles ut) Skriv inn e-post/mobil (viktig å registrere på medledere og evt. kontaktinformasjon til foresatte) OBS! Alle barn, medledere og kasserere må være registrert med fullt navn, adresse og fødselsår. # 4 Hvordan finne barn/ledere som tidligere har vært medlemmer Når et barn/leder har tidligere vært aktiv i din eller annen gruppe så kan du søke opp medlemmet. Trykk på Nytt barn/leder og skriv inn medlemmet sitt navn, fødselsår, kjønn, adresse. Du vil da få opp et forslag om Mulig dublett med navn og adresse. Trykk Velg og du vil komme inn på gjeldende person sin info-side. Skriv inn ny innmeldingsdato og lagre. # 5 Dubletter Dersom du prøver å registrere en ny person som allerede er registrert i vårt medlemsregister (dublett) så må du se på de mulig dublett -forslagene som kommer opp. Et barn kan være medlem i flere grupper.

4 Trykk Velg på den personen som har både navn, adresse og fødselsår som passer med den du prøver å registrere. Skriv deretter inn innmeldingsdatoen til medlemmet og trykk Lagre Dersom ingen av personene som kommer opp passer så må du ta kontakt med hovedkontoret. Det samme gjelder dersom du finner dubletter i din gruppe. Send en e-post til database@sondagsskolen.no med dublettens navn og nummer. # 6 Avslutte/endre medlemskap Det er viktig å avslutte medlemmer som ikke lenger er aktive slik at de ikke kommer feilaktig med i statistikken. Husk å gjøre dette før levering av årsrapport. Huk av de medlemmene du ønsker å avslutte Skriv inn hvilken dato de sluttet nederst i høyre hjørne i feltet Sett sluttdato og trykk på: Endre medlemskap på en person Dersom en kasserer for eksempel skal bli medleder, så går du inn på gjeldende medlem og endrer medlemstype: Husk å lagre # 7 Registrere kontingent Det er viktig at alle betalende medlemmer under 26 år blir registrert med kontingent betalt. De som ikke blir registrert med kontingent betalt vil automatisk bli registrert med kontingent ikke betalt. Når du leverer årsrapport vil du få opp en liste over hvem du har registrert med kontingent og hvem som automatisk vil bli registrert som ikke-betalende. Denne må du bekrefte før årsrapporten leveres. Kontingenten må være på minimum kr 50,- per barn per år for å få offentlig støtte. Huk av de du ønsker å registrere kontingent på. Skriv inn hvilket år kontingenten gjelder for i feltet Kont. Betalt for år. Det er viktig at korrekt år blir registrert. Kontingenten må være betalt innenfor perioden for inneværende år, XX til XX). Til slutt trykker du på Registrer kontingent på avkryssede

5 # 8 Ta ut rapporter Klikk på fanen Rapporter. Her kan du skrive ut lister over aktive og utmeldte medlemmer. Du velger uttak i nedtrekksfanen ved siden av Filtrer medlemstype Du kan også skrive ut adresse-etiketter over medlemmer og ledere. #9 Sende e-post Fra nå av kan du sende e-post til dine medledere eller barna sine foresatte. Legg inn e-postadresser på dine medledere eller foresatte til barna ved å klikke på medlemsnummeret og skriv inn adressen i feltet E-post. Husk å lagre For å sende e-post til en eller flere så huker du av for vedkommende og trykker Send e-post Da vil du få opp gjeldende adresser I et nytt vindu. Trykk send e-post når e-posten er klar. Tilslutt vil du få en bekreftelse på om e-posten er sendt eller ikke. # 10 Politiattest SØNDAGSSKOLEN NORGE har innført krav om politiattest fra alle våre frivillige. Hver enkelt hovedleder og medleder må selv få tak i en politiattest. Man kan søke om politiattest elektronisk eller per post og få den direkte tilsendt til folkeregistrert adresse. Se veileder for hvordan man søker om politiattest på våre nettsider Alle hovedledere må fremvise politiattesten til sin kretskonsulent på en samling eller sende den per post til hovedkontoret. Alle medledere må fremvise sin politiattest til hovedleder i gruppen. Deretter må hovedleder registrere dette i Focusportal. Se gjerne ofte stilte spørsmål om politiattest: NB: Politiattesten skal ikke skannes inn og sendes per e-post, men kun fremvises i original og ikke lagres hos andre enn eieren. Når hovedleder får fremvist en politiattest av en medleder så må den registreres i Focusportal: Sjekk først at politiattesten er uten merknader.

6 Gå inn på gjeldende person ved å trykke på medlemsnummeret. Trykk deretter på fanen Politiattest, helt til høyre. Da vil du få opp personen sitt medlemsnummer og navn. Skriv inn hvilken dato politiattesten er utstedt fra politiet. I feltet Kommentarer kan du skrive hvordan og når du fikk se attesten. For eksempel på en samling eller tilsendt per post. Til slutt må du trykke på Lagre. Dersom du har registrert politiattest på feil person kan du trykke Slett # 11 Levere årsrapport Klikk på fanen Årsrapport. Sjekkpunkter før du starter på innlevering av årsrapport: Du må ha: Registrert barn og ledere med fullstendig adresse og fødselsår Avsluttet medlemmer som ikke er aktive lengre Registrert kontingent på alle barn og ledere under 26 år som har betalt OBS! Dersom du har registrert feil i kontingent, kontaktinformasjon eller fødselsår kan du gå inn på gjeldende medlem og endre dette. Husk å lagre! Her er fanene du skal gjennom: Du kan ikke klikke på den enkelte fanen, men du blir ledet gjennom hver enkelt til årsrapporten kan leveres. 1. Fanen Info gir deg viktig informasjon om årsrapporten Her er en oversikt over leverte årsrapporter og status på årets årsrapport. Klikk neste for å begynne på årets rapport eller trykk Velg årets rapport for å fortsette på en som er påbegynt. Når status er levert, kan den ikke endres med mindre du tar kontakt med hovedkontoret. For å se på en tidligere levert årsrapport trykker du Velg foran det aktuelle året:

7 Du kan bla deg frem og tilbake i fanene i årsrapporten ved å trykke Du kan velge å gå ut av årsrapporten og fortsette senere. Alt du har gjort vil bli lagret. Avslutt ved å trykke på: 2. Fanen: Styret, årsmøte og samlinger Skriv inn det året som årsrapporten gjelder for. Skriv inn dato for årsmøte (dvs. det styret som sitter den i året årsrapporten gjelder for). Obs. Valg av styre må ligge i forkant av styreperioden. Dersom du er eneste leder fyller du inn den datoen du bestemte deg for å fortsette som leder. Skriv inn den perioden styre og hovedleder er valgt for. Styreperioden må starte enten samme dag som eller etter dato for årsmøte. Perioden kan vare i maks to år og må gjelde det styret som satt den (i året som årsrapporten er levert for). Kryss av for ja dersom du søker om støtte fra en annen organisasjon enn SØNDAGSSKOLEN NORGE. Velg organisasjonen fra nedtrekksmenyen til høyre. Du må skrive inn hvor mange samlinger dere har hatt gjennom året dere leverer årsrapport for. Dere må ha hatt minst en samling per år for at årsrapporten skal bli godkjent. 3. Fanen: Prosjektstøtte Det kan søkes om opptil kr 3.500,- i prosjektstøtte Frifond til SPRELL LEVENDE, BARNAS eller annet pedagogisk undervisningsmateriell. Du kan søke om prosjektstøtte uavhengig av om du har betalende barn eller ikke.

8 Til høyre vil du få opp hvilket abonnement gruppen din har. Søker du om prosjektstøtte? Kryss av for ja eller nei. Dersom du ikke ønsker å søke om prosjektstøtte, svarer du nei og går videre til neste fane. Du må ha et aktivt abonnement for å kunne søke om SPRELL LEVENDEstøtte. Da huker du av for SPRELL LEVENDE Du kan også søke om støtte til annet pedagogisk undervisningsmateriell. Blant annet abonnement på BARNAS. Skriv inn en kort redegjørelse for hva dere søker om, for eksempel spesifisert undervisningsmateriell eller BARNAS. Nederst skriver du inn beløpet dere søker støtte for, maks kr 3.500,- Du søker automatisk om generell støtte ved å levere en årsrapport med betalende barn. Den generelle støtten basert på betalende barn kan brukes til andre utgifter, f. eks hobbymateriell, mat, utflukter osv. 4. Fanen: Regnskap Alle grupper er pliktige til å føre et eget regnskap eller som et avdelingsregnskap i menigheten. Link til eksempel på føring av regnskap: Regnskapet må synliggjøre bruken av Frifondmidler eller andre inntekter samt hvilke utgifter gruppen har hatt på abonnement eller andre utgifter. Husk at gruppen lokalt må ha bilagsdokumentasjon som viser innbetalt medlemskontingent med innbetalingsdato og navn på medlemmet. Gruppen kan for eksempel levere ut en giro til medlemmer for betaling av kontingent. Hvert år trekkes et antall grupper ut i regnskapskontroll. Grupper trenger ikke å sende inn regnskap eller bilag med mindre de blir trukket ut I kontroll. 5. Fanen: Rapport om Frifond I denne fanen kan du se hvor mye din gruppe har fått tildelt av frifondmidler. Generell støtte viser hvor mye gruppen fikk tildelt av generelle midler for sist leverte årsrapport basert på betalende medlemmer. Prosjektstøtte viser det gruppen fikk tildelt til SPRELL LEVENDE, BARNAS eller annet pedagogisk undervisningsmateriell.

9 Skriv inn hva som er brukt iht. regnskap av de tildelte Frifondmidlene. Differansen vil da vise hvor mye som er igjen. Frifondmidlene må være brukt opp innen 30. juni i påfølgende kalenderår og dette må synliggjøres i regnskapet. Eventuelle resterende midler per må tilbakebetales til SØNDAGSSKOLEN NORGE til konto: Nederst skriver du inn en kort årsberetning om hva dere har brukt midlene til. F. eks: Kjøpt SPRELL LEVENDE og servert mat på samlingene. 6. Fanen: Lever årsrapport Dersom du er klar til å levere årsrapport så trykker du på: Dersom noe mangler vil du få en feilmelding. F. eks dersom en eller flere medlem mangler adresse eller fødselsår vil du få opp medlemsnummer på disse. Når dette er rettet kan du levere på ny. Ta kontakt med hovedkontoret dersom du fortsatt ikke får levert rapporten! Du vil få opp en liste over hvem du har registrert som betalende og hvilke medlemmer som automatisk vil bli registrert med kontingent ikke betalt. Du kan velge å skrive ut rapporten i pdf. Dette er kun for ditt eget arkiv. Årsrapporten skal ikke sendes inn til din krets eller SØNDAGSSKOLEN NORGE. Tusen takk for at du har levert årsrapport! # 12 Mine opplysninger: Her finner du all kontaktinformasjon om hovedleder. Vennligst oppdater denne siden med din kontaktinformasjon slik at du mottar all nødvendig informasjon fra oss - husk å lagre! Her kan du også endre passordet ditt Dersom en ny person skal overta som hovedleder må man kontakte

10 hovedkontoret. Vi trenger adresse, fødselsår, mobil og e-post og sender deretter personlig brukernavn/passord til ny hovedleder. # 13 Min gruppe: Denne siden viser informasjon om din gruppe. Kontonummer: Gruppens kontonummer som vi kan utbetale Frifondstøtte til. Dersom dere får et nytt kontonummer må dere kontakte hovedkontoret. Kontingentbeløp: Dersom din gruppe har høyere kontingent enn kr 50,- legg verdien inn her. Passord: Dette er passordet du benytter for å logge inn i Online Planleggingsverktøy dersom du er SPRELL LEVENDE abonnent. Kretsinformasjon: Her finner du kontaktinformasjonen til søndagsskolekonsulenten i din krets. # 14 Nedleggelse av en gruppe Hvis din gruppe blir nedlagt må du gi beskjed om dette per e-post eller telefon til din søndagsskolekonsulent eller hovedkontoret.