Slik bruker du MIN SIDE for tillitsvalgte i lokallagene.

Transkript

1 Slik bruker du MIN SIDE for tillitsvalgte i lokallagene. Her finner du en steg-for-steg-veileder for bruk av Min Side for tillitsvalgte i Norges Birøkterlag. Veilederen er laget for tillitsvalgte i lokallagene, men for de enkelte punkt som er aktuelle for fylkeslagene kan veilederen brukes for fylkeslagenes tillitsvalgte. På hvert bilde finner du informasjon om de ulike mulighetene i programmet. Øverst på bildet står en overskrift som forteller hva dette bildet handler om. I en tekstboks står en steg for steg forklaring og på selve bildet ser du hvordan skjermbildet vil se ut på Min Side. Det er satt ring rundt viktige knapper, tekstbokser osv. Hovedmenyen er limt inn på ulike bilder og det er markert hva du må trykke på i hovedmenyen for å komme inn på de ulike menyvalgene. Husk å lagre alle endringer!

2 Innlogging Gå inn på Norges Birøkterlag sin hjemmeside, Oppe i høyre hjørne finner du et ikon som heter Min Side, trykk på dette.

3 Innlogging Du har nå kommet inn på innloggingsmenyen for både medlemmer og tillitsvalgte. For å utføre dine oppgaver som tillitsvalgt trykker du på Innlogging for tillitsvalgt.

4 Innlogging Fyll inn brukernavn og passord og trykk logg inn. Dette finner du på fakturaen for kontingentinnbetaling. Du har samme brukernavn og passord som medlem og som lokal tillitsvalgt. Brukernavn og passord er personlige og må ikke lånes bort til andre. Ønsker du å endre passord må du logge inn som medlem, det nye passordet bruker du da både som tillitsvalgt og som medlem. På denne siden er det en funksjon for de som har glemt passordet sitt. Ved å trykke på denne kan du bestille passordet ditt til din egen e-postadresse. For å kunne benytte denne funksjonen må du ha registrert din e-postadresse tidligere.

5 I hovedmenyen får du en oversikt over hvilke muligheter du 2har i programmet. Ved å trykke på det enkelte menyvalget går du inn på de ulike alternativene. Oppe i høyre hjørnet står det hvem du har logget inn som, og ved siden av navnet kan du logge ut. Til høyre på siden står informasjon fra Norges Birøkterlag. Her vil du kunne finne tips og råd om hvordan systemet brukes, du vil også finne informasjon om nye funksjoner som kommer etter hvert. Hovedmeny

6 Medlemsoversikt Velg Rediger medlemmer i XXXXX i hovedmenyen. Du kommer nå inn på en liste over alle medlemmene i ditt lokallag. Her kan du bla i listen over medlemmer. Ved å trykke på knappen Eksport til excel vil du kunne overføre informasjon om dine medlemmer til en excel-fil. Trykk først på Eksport til excel, deretter får du et spørsmål om du vil åpne eller gå tilbake, her velger du åpne. I neste spørsmål kan du velge om du vil åpne filen eller lagre den på maskinen din. I en Escel-fil vil du få en bedre oversikt over informasjonen om medlemmene. Trykker du på navnet til et av medlemmene i medlemslisten kommer du inn på personkortet til medlemmet.

7 Rediger medlem På personkortet til medlemmet kan du endre informasjon om medlemmet. Her kan du blant annet forandre adresse, legge inn e-post og telefonnummer og legge til, endre og fjerne verv. Du kan også endre medlemskategori på medlemmet. Hvis medlemmet skal melde seg ut setter du medlemskategori til utmeldt og registrerer utmeldtdato, det er viktig å gjøre begge deler for at personen skal bli registrert som utmeldt. Hvis et medlem er død endres medlemskategori til død og registrer dødsdato, dette er for å sikre at det ikke blir sendt ut brev eller annen informasjon til disse. Hvis du har registrert et medlem to ganger skal du ikke bruke utmeldingsfunksjonen, da skal det ene medlemskapet slettes. Sletting av medlemmer gjøres av Norges Birøkterlags sekretariat. Ta kontakt med sekretariatet for assistanse. Husk å lagre alle endringer.

8 Nytt medlem Velg Rediger medlemmer i XXXX i hovedmenyen og trykk på + Legg til ny person.

9 Nytt medlem Legg inn informasjon om navn, adresse, epost, telefonnummer, medlemskategori osv i medlemskortet. Husk å lagre. Vi har flere ulike typer medlemskap: Ordinært medlem kurs/fadder (gratis ut året for nybegynnere som går kurs eller har fadder) familiemedlem (må ha samme adresse som et ordinært medlem) Æresmedlem (laget betaler medlemskapet) Støttemeldem (er kun lokallagsmedlem og har ikke stemmerett) Prøvemedlem (gratis for nybegynnere når de blir meldt inn etter august) Sukkeravgift (disse er ikke medlemmer, men ligger i registeret for at de skal kunne søke om sukkeravgift).

10 Tillitsvalgt Velg Rediger tillitsvalgte i XXXX i hovedmenyen. Du får da opp en liste med eksisterende tillitsvalgte. Ønsker du å legge til tillitsvalgte trykker du på + Legg til ny person.

11 Tillitsvalgt Finn personen du skal registrere som tillitsvalgt ved å legge inn forbokstav i etternavn og fornavn. Trykk deretter på søk. Velg personen du ønsker å registrere som tillitsvalgt i listen over medlemmer og trykk Velg person.

12 Tillitsvalgt Du kommer nå inn på medlemskortet til personen. Velg riktig type tillitsverv i nedtrekksmenyen. Husk å lagre. Dersom du ønsker å fjerne et verv gjennomgår du samme prosedyren og trykker deretter på Fjern verv til høyre for nedtrekksmenyen. Husk å lagre. Når du skal legge til eller fjerne verv på personkortet kan du også gå igjennom Rediger medlemmer i hovedmenyen.

13 Aktivitetskalender Velg aktiviteter for XXXX i hovedmenyen på forsiden. Velg enten knappen + eller klikk her for å legge til en ny aktivitet i kalenderen.

14 Aktivitetskalender Du får nå opp et skjema for aktiviteter. Fyll inn informasjon om kurs, møter eller andre aktiviteter. Husk å lagre. Det er lurt å ta med navnet på laget i tittelen slik at det blir enklere å finne fram i aktivitetskalenderen. Feks så gir ikke tittelen Årsmøte så mye informasjon, men hvis man kaller aktiviteten Årsmøte, Ullensaker birøkterlag så finner målgruppa mye lettere fram. Aktiviteter som registreres her vil komme fram i aktivitetskalenderen som ligger på Norges Birøkterlags hjemmeside.

15 Kontaktinformasjon Velg rediger kontaktinformasjon i hovedmenyen på forsiden. Velg primærkontakt for laget, og fyll inn informasjon om kontaktinformasjon til laget på denne siden. Denne informasjonen vil komme på hjemmesiden til Norges Birøkterlag. Fylket velges automatisk etter postnummer. Her legger du også inn kontonummer slik at ditt lokallag får refundert sin andel av kontingenten. Husk å lagre. Når du har lagt inn informasjon bør du sjekke at informasjonen er korrekt på hjemmesiden.

16 Foreningspresentasjon Velg rediger foreningspresentasjon i hovedmenyen på forsiden. Her kan du legge inn informasjon om ditt lag, du kan også legge inn bilder og linker til andre sider. Informasjonen her vises på hjemmesiden til Norges Birøkterlag.

17 Kontaktinformasjon og foreningspresentasjon Slik ser lokallagets side ut på hjemmesiden til Norges Birøkterlag ut uten kontaktinformasjon og foreningspresentasjon. Da vi gikk over til dette systemet ble lokallagslederen satt som primærkontakt, og står oppført med navn på hjemmesiden, det er opp til lagene selv å oppdatere og fylle på med informasjon.

18 Kontaktinformasjon og foreningspresentasjon Dette er et eksempel på et lag som har lagt inn foreningspresentasjon og kontaktinformasjon.

19 Kontaktinformasjon og foreningspresentasjon Dette er et eksempel på et lag som har lagt inn foreningspresentasjon og kontaktinformasjon.

20 Kontaktinformasjon og foreningspresentasjon Dette er et eksempel på et lag som har lagt inn foreningspresentasjon og kontaktinformasjon.

21 Kontingent Velg rediger medlemskontingent i hovedmenyen på forsiden. Du kommer så inn på oversiktssiden for priser. Trykk på prisen du ønsker å endre. For de lag som ønsker å sponse deler av kontingenten legger de inn det sponsede beløpet i feltet rabattsum, husk å lagre.

22 Kontingent Du kommer så inn på siden for kontingenttypen du skal legge til. Trykk på +. Tidligere års kontingent ligger inne på denne siden. De skal du IKKE endre eller slette.

23 Kontingent Du kommer nå inn på siden for å legge inn kontingenten. Her legger du inn kommende års kontingent. Du må også legge inn Fra dato ÅR slik at kontingenten blir gjeldende for kommende år. Husk å lagre. Hvis laget ikke registrerer ny kontingent vil fjorårets kontingent bli brukt ved utsending av faktura. Du må legge inn kontingent både for ordinære medlemmer og for støttemedlemmer. Familiemedlemmers andel av kontingenten blir automatisk regnet ut.

24 Kontingentinnbetaling Du kan sjekke hvem som har betalt og hvem som ikke har betalt under betalingsoversikt. Velg år og betalingsstatus (betalt, ikke betalt osv) og trykk filtrer. Det er viktig at lokallagene purrer på de medlemmene som ikke har betalt. De som ikke ønsker å være medlem lenger meldes ut.