BRUKERVEILEDNING FO R

Transkript

1 BRUKERVEILEDNING FO R Noen av illustrasjonene i denne brukerveiledningen er hentet fra kommunens tilsvarende system. Virkemåten er imidlertid den samme. 1

2 Innholdsfortegnelse Innledning Logge inn i registeret Personer i registeret Styrerepresentanter og ansatte i kommunalt eide selskaper E-postgenerator for datafangst Velge mottagere Redigere e-postmeldingen Oppfølging av sendte e-postmeldinger Registrering av verv og interesser Registrere verv gjelder alle som skal registreres Spesielt for ansatte i kommunalt eid selskap Dersom du ikke har noen verv eller interesser Oppdatering og sletting av registrerte verv

3 Brukerveiledning - Styrevervregisteret Innledning Styrevervregisteret er opprettet av KS som et webbasert register der folkevalgte, ansatte og styremedlemmer kan registrere informasjon om sine verv og økonomiske interesser. Den praktiske registreringen av denne informasjonen gjøres i Kommuneregisteret, et eksisterende register over grunndata om kommunene. Kommuneforlaget står, på oppdrag fra KS, for den tekniske driften av Styrevervregisteret. Det enkelte selskap må utpeke en kontaktperson som får ansvaret for registering og oppdatering av opplysningene i styrevervregisteret. I større selskap kan man utpeke flere kontaktpersoner, men beskjed om dette må da gis Kommuneforlaget. Av sikkerhetsmessige hensyn kreves det at daglig leder i selskapet sender en e- post til registertjenester@kommuneforlaget.no og oppgir hvem som er selskapets kontaktperson. Det er viktig at vedkommendes e-postadresse er påført. Kommuneforlaget vil sende e-post tilbake til daglig leder, med kopi til kontaktpersonen, med bekreftelse på mottakelse og med bruker ID og passord. Dersom selskapets kontaktperson slutter, eller endrer funksjon, er det viktig at selskapet sletter tilgangen til Styrevervregisteret. Kommuneforl aget kan bistå. Ny kontaktperson må deretter utpekes. Det er utviklet en datafangstløsning i registeret som skal benyttes for å la hver enkelt vervinnehaver registrere sine verv og økonomiske interesser samt holde sine egne opplysninger oppdatert på anmodning fra selskapets kontaktperson. I tilknytning til denne datafangstløsningen kreves det at vervinnehaveren elektronisk samtykker til å la seg registrere. Samtykket kreves i henhold til personopplysningslovens 8. Når vedkommende har samtykket, skal den enkelte selv registrere sine verv og interesser. Spørsmål vedrørende den praktiske registreringen, ut over hva denne veiledningen dekker, kan rettes styrevervregisteret@ks.no. Spørsmål vedrørende tekniske drift av tjenesten samt innloggingsnøkkel kan rettes registertjenester@kommuneforlaget.no. 3

4 1 Logge inn i registeret For å registrere navn må du som selskapets kontaktperson logge inn med det brukernavn og passord du har fått tildelt fra Kommuneforlaget. Brukernavn og passord for innlogging i styrevervregisteret fås som nevnt tilsendt ved henvendelse til KF Kundesenter pr. e-post registertjenester@kommuneforlaget.no. Innlogging skjer gjennom din vanlige nettleser på adressen Etter innloggingen vil du komme til et skjermbilde som beskriver Styrevervregisteret. For å starte med registreringen, velg Selskap fra den blå menyen. 4

5 2 Personer i registeret Innlogget som kontaktperson i registeret kan du registrere navn på personer tilknyttet selskapet. Du kommer rett inn i det selskap du er kontaktperson for. Er du logget inn som kontaktperson for et kommunalt eid selskap kan du legge inn navn på styrerepresentanter og ansatte i selskapet. Før den enkelte person som vil la seg registrere kan legge inn opplysninger om verv og interesser, må vervinnehaveren først være registrert med nøkkelinformasjon som navn og organisasjonstilknytning. Avsnittet under gir en oppsummering av hvordan finne frem til personer i registeret, og hvordan legge inn nye personer slik at det senere kan registreres verv eller interesser på disse. Det er viktig at samme person ikke registreres flere ganger i systemet, selv om vedkommende har flere roller, som for eksempel folkevalgt og samtidig ansatt i kommune, folkevalgt og ansatt i selskap, osv. Systemet har funksjoner for å sjekke om en person er registrert tidligere. Det er viktig at denne funksjonen brukes, slik at det opprettholdes god kvalitet i systemet. Spesielt ved ny-registrering av personer er dette viktig. Fremgangsmåten med å la en kontaktperson lokalt registrere navn og organisasjonstilknytning før den enkelte kan registrere sine verv og interesser, er valgt av sikkerhetsmessige hensyn. Det er viktig at personer slettes fra styrevervregisteret dersom vedkommende slutter i selskapet. 2.1 Styrerepresentanter og ansatte i kommunalt eide selskaper Logget inn som kontaktperson for et kommunalt eid selskap har du kun anledning til å legge inn opplysninger om personer knyttet til dette selskapet. Styrerepresentanter og ansatte er listet på samme skjermbilde som informasjon om selskapet. For å registrere ny person, velg Ny person. 5

6 Registrer i dette bildet data om personen og dennes funksjon i det aktuelle selskapet. Det gjøres oppmerksom på at telefonnummer ikke vil bli synlig på men kreves av sikkerhetsmessige hensyn. E-post og kjønn vil heller ikke være synlig på Velg OK for å lagre registreringen. Det er i tillegg mulig å registrere flere personer av gangen basert på lister av e-postadresser. Dette gjøres ved å velge Mange personer. Ved å velge denne funksjonen kommer du inn i et skjermbilde der det er mulig å lime inn lister over e-postadresser og eventuelt navn, hvorpå disse personene blir registrert Velg OK for å lagre opplysningene. Systemet vil automatisk sjekke om adressene som limes inn ser ut som gyldige e-postadresser, og gi beskjed dersom en av linjene inneholder noe som ikke kan tolkes som en e-postadresse. Du er selv ansvarlig for å verifisere at adressene er korrekte og går til korrekte mottagere. Personene registreres nå i registeret kun med e-postadresse og eventuelt navn dersom dette angis, og listes i parentes for å angi at de mangler fullstendig informasjon. For å angi mer informasjon om personene, herunder deres funksjon i selskapet, må du velge blyantikonet i listen over personer for å redigere hver enkelt.. 6

7 3 E-postgenerator for datafangst Kontaktpersonen skal nå sende en e-postmelding til alle personer i organisasjonen som skal registrere seg med anmodning om at disse selv registrerer sine opplysninger. Dette forutsetter at alle personer på forhånd er registrert med gyldig e-postadresse i registeret, ved at trinn 1 og 2 er fulgt. I e-postmeldingen vil mottagerne få hver sin unike lenke som gir hver enkelt tilgang til å legge inn sine egne opplysninger i registeret, uten å behøve egen brukertilgang til registeret slik selskapets kontaktpersoner har. Ved å følge lenken skal mottager markere samtykke for registrering, for så å legge inn informasjon om egne verv/interesser. E-postadressen som er registrert på deg som kontaktperson i registeret vil bli stående som avsenderadresse på meldingen som sendes ut. Du bør derfor verifisere at denne er korrekt før det sendes ut e-postmelding med anmodning om registrering, slik at mottagerne kan svare dersom de har spørsmål. E-postadresse og andre brukerdata om din bruker kan du verifisere, og eventuelt endre, ved å trykke Din bruker i den blå menyen øverst på siden. E-postverktøyet for datafangst fra vervinnehavere finner du på fanen Styreverv. 3.1 Velge mottagere Det er mulig å velge grupper av personer som mottagere, eksempelvis alle personer som er beslutningstakere ved innkjøp. Listen over personer vil oppdatere seg med kryss for de som dekkes av den valgte gruppen. Det er i tillegg mulig å legge til flere personer ved å sette kryss ved disse i listen. Tilsvarende er det mulig å fjerne personer fra utvalget ved å ta vekk krysset. Lilla farge ved personer i listen indikerer at det ikke er registrert noen e- postadresse på personen. Det er viktig 7

8 å være klar over at disse personene ikke vil motta e-post. E-postadressen for disse personene registreres som beskrevet i kapittel Redigere e-postmeldingen E-posten som sendes ut vil inneholde noe fast tekst som beskriver Styrevervregisteret og dets formål. Det er i tillegg mulig å skrive inn egen lokalt valgt tekst som flettes etter den faste teksten. Bruk kalenderikonet for å velge en eventuell svarfrist på e-postmeldingen. 3.3 Oppfølging av sendte e-postmeldinger E-postmeldinger sendt ut fra systemet vil bli lagret slik at en på et senere tidspunkt har mulighet til å ta denne opp igjen med samme tekst og mottagere. Det vil her være markert hvem av mottagerne som har foretatt registreringer siden e-postmeldingen ble sent, slik at en har mulighet til å sende purremeldinger til de som ikke har foretatt registreringer. Bruk blyantikonet for å se detaljer om utsendelsen eller for å sende ut den samme meldingen på nytt, til de samme mottagerne som ble valgt ved opprettelse av meldingen. Søppelbøtteikonet sletter lagrede data om denne utsendelsen. 4 Registrering av verv og interesser Informasjonen i kapittel 4 og 5 bør videreformidles til den enkelte som skal registrere seg selv. Når du skal registrere dine verv og interesser, kommer du på bakgrunn av allerede innlagte opplysninger om navn og organisasjon lagt inn av kontaktpersonen i selskapet, direkte inn på deg selv ved å følge lenken i mottatt e-post. Ta vare på e-posten, lenken er gyldig i seks måneder. Har du mistet/slettet e-posten, må du selv ta kontakt med kontaktpersonen i selskapet for å få en ny e-post med lenke. Opplysningene dine vil automatisk bli slettet etter fire år dersom det ikke er foretatt endringer i løpet av denne fireårs perioden. Dette gjøres av hensyn til personvernet. 8

9 Ved å klikke på lenken vil du først få en informasjon om vilkårene for registrering. Du må alltid bekrefte at du har lest og akseptert vilkårene for å gå videre. registrert verv og andre interesser, vil disse likevel forbli lagret, men vises altså ikke før du igjen klikker Jeg samtykker. Ved at du klikker Jeg samtykker vil informasjonen bli tilgjengelig på Dersom du derimot klikker Jeg samtykker ikke, vil informasjon ikke lenger vises. Dersom du tidligere har Etter at du har akseptert, går du rett inn i skjermbildet for oppdatering av informasjon om deg selv. Dersom du legger inn eller endrer navnet ditt, vil systemet sjekke om det finnes allerede eksisterende personer som er registrert med samme eller nesten samme navn. Det er viktig at du merker av de registreringene som gjelder deg, slik at disse slås sammen til én registrering av deg som person, med flere roller, verv og andre interesser. Det kan her legges inn informasjon om verv og interesser. Allerede registrerte verv listes også opp i dette skjermbildet. 4.2 Registrere verv gjelder alle som skal registreres Ved registrering av verv/interesse velges først type interesse, og så tilknytning til organisasjon eller selskap. Selskap kan skrives inn som fri tekst, eller velges fra liste over kommunalt eide selskaper ved å trykke på listeikonet ved siden av tekstfeltet. Alle kommunalt eide selskaper skal være registrert i listen. Det er derfor viktig at du leter her før du eventuelt skriver fri tekst. Dersom du skal registrere verv eller interesser i andre selskaper eller organisasjoner, skriver du fri tekst. 9

10 Merk så av om det mottas godtgjøring for vervet, og fyll eventuelt inn størrelse på godtgjøring. Det er videre mulig å skrive en kort beskrivelse av godtgjøringen. Velg til sist OK for å lagre registreringen. Vervet vises i listen over registrerte verv og interesser. 10

11 4.2.1 Spesielt for ansatte i kommunalt eid selskap For ansatte i kommunalt eide selskaper er det i tillegg til registrering av verv og interesser angitt om du er beslutningstager ved anskaffelser/innkjøp. Du kan selv rette denne informasjonen om du mener den er gal Dersom du ikke har noen verv eller interesser Dersom du ikke har noen verv eller interesser som skal registreres i Styrevervregisteret, trykker du på knappen Avslutt. Dine roller og ansettelsesforhold vil da listes opp med teksten Ingen ytterligere verv/interesser registrert under. På denne måten gir du tilbakemelding om at du har oppdatert Styrevervregisteret, selv om du ikke har verv eller interesser. 11

12 5 Oppdatering og sletting av registrerte verv Du kan når som helst slette eller oppdatere opplysningene som er registrert om deg selv. Bruk den lenken du fikk i e-posten, eller kontakt selskapets kontaktperson for å få ny lenke. I skjermbildet for oppdatering av person listes registrerte verv og interesser under generell informasjon om personen. Ved å velge blyantikonet til høyre for vervet kommer du inn i registreringsbildet og kan gjøre endringer på informasjonen som er registrert. Velg søppelbøtteikonet for å slette vervet. Velg OK for å slette informasjon om vervet. Kommuneforlaget vil sende ut en e-post til selskapets kontaktperson to ganger i året med påminnelse om at styrevervregisteret bør oppdateres. 12