Brukerdokumentasjon for registrering og rapportering beredskapsutstyr hos Post og Teletilsynet

Transkript

1 Brukerdokumentasjon for registrering og rapportering beredskapsutstyr hos Post og Teletilsynet

2 Innholdsfortegnelse Innlogging...3 Forside...4 Menyen...4 Oversikt over utstyret...5 Rediger utstyr...6 Opprett nytt utstyr...8 Søk etter utstyr...9 Rapporter utstyr Eksporter til XML / Import til Excel

3 Innlogging Brukeren logger inn med sitt personlige brukernavn og passord. Passord blir automatisk sendt på e-post til brukeren når en administrator har opprettet kontoen. Passordet består av forskjellige tegn og tall og kan pga sikkerhet ikke endres av brukeren selv. Fyll inn brukernavn og passord og trykk login. Du vil da bli logget inn. Hvis brukernavn og passord er feil vil du få en feilmelding. 3

4 Forside Når brukeren er logget inn så vil forsiden inneholde en velkomstmelding, dato for neste rapportering av utstyr, link til denne brukeradministrasjonen og en link til kontaktinformasjon. Gjør ditt valg i menyen. Menyen Forsiden tar deg alltid tilbake til hovedsiden. Vårt utstyr gir en oversikt over utstyr. Her kan du også endre utstyr. Nytt utstyr vil gi deg et skjema for utfylling og lagre et nytt utstyr i databasen Søk etter utstyr vil gi deg forskjellige kriterier for å liste opp utstyret i databasen. Her kan du også se på historikken for utstyret. Rapporter utstyr vil gi deg en liste med utstyr som skal rapporteres. Eksporter til XML vil lage en liste over alt lagret utstyr slik at det kan importeres i for eksempel Microsoft Excel Kontakt oss Her finnes telefonnr og e-post til en kontaktperson i PT. 4

5 Oversikt over utstyret Legg merke til hjelpefunksjonen på høyere side av skjermen. Her vil du til en hver tid finne relevant informasjon knyttet til oppgaven du skal utføre. Trykker du på «Vårt utstyr» vil du få en liste over alt utstyret. Utstyret er kategorisert og det vises kun serienummer og teknisk informasjon. Vil man se all lagret informasjon om et utstyr trykker man på rediger-ikonet. Da vil man bli videresendt til følgende side: 5

6 Rediger utstyr På denne siden redigerer man utstyret med ny informasjon. Man bekrefter ved å trykke «Endre» når man er ferdig. Det du da har skrevet inn vil være den gjeldende versjonen og den gamle blir lagret som historikk. Lokasjon er hvilken kommune utstyret er plassert. Utstyrskategori er hvilken type kategori det tilhører. Velg blant kategoriene i nedfellsmenyen i cellen. Hvis "annet" velges, beskriv i kommentar feltet. Det er kun Post og Teletilsynet som kan lage nye kategorier. Tilstand Velg blant kategoriene i nedfellsmenyen vedrørende kvaliteten på utstyret på rapporteringstidspunktet (utfira test eller bruk). Ved bruk av "Ikke tilgjengelig"-alternativene må nærmere beskrivelse gis i kommentar feltet Serienummer er nummeret som utstyret er merket med. Skriv din tilbyders egen interne IDdokumentasjon her. Teknisk informasjon vil være spesifikasjon på utstyret. F.eks. størrelse på nødstrømsaggregat, ekstrautstyr mm. Anskaffelses år Året utstyret er anskaffet ihht. avtale (4-sifret) Planlagt bruksformål Skriv her hvilke situasjoner er utstyret planlagt brukt i. Sist testet Dato hvor siste test av utstyret ble avsluttet (skrives i formatet (dd.mm.åååå)) Planlagt utfasingstidspunkt Skriv her utstyrets estimerte utfasingstidspunkt (på rapporteringstidspunktet) Brukt siden forrige rapportering Velg "Ja" hvis utstyret har vært brukt siden forrige rapportering eller "Nei" hvis det ikke er tilfelle. 6

7 Hvis brukt oppgi formål Hvis utstyret er brukt siden forrige rapportering, skal formålet for bruken føres opp her (kort situasjonsbeskrivelse) Hvis brukt periode fra Hvis utstyret er brukt siden forrige rapportering, skal fom dato utstyret er brukt føres opp (fom dato i formatet dd.mm.åååå) Hvis brukt periode til Hvis utstyret er brukt siden forrige rapportering, skal tom dato utstyret er brukt føres opp (tom dato i formatet dd.mm.åååå) Kommentar Skriv her eventuelle andre relevante opplysninger og kommentarer. 7

8 Opprett nytt utstyr Her kan man opprette et nytt utstyr. Feltene som er påkrevd er markert ved en *. Lokasjon er hvilken kommune utstyret er plassert. Utstyrskategori er hvilken type kategori det tilhører. Velg blant kategoriene i nedfellsmenyen i cellen. Hvis "annet" velges, beskriv i kommentar feltet. Det er kun Post og Teletilsynet som kan lage nye kategorier. Serienummer er nummeret som utstyret er merket med. Skriv din tilbyders egen interne IDdokumentasjon her. Teknisk informasjon vil være spesifikasjon på utstyret. F.eks. størrelse på nødstrømsaggregat, ekstrautstyr mm. Planlagt bruksformål Skriv her hvilke situasjoner er utstyret planlagt brukt i. Planlagt utfasingstidspunkt Skriv her utstyrets estimerte utfasingstidspunkt (på rapporteringstidspunktet) Anskaffelses år Året utstyret er anskaffet ihht. avtale (4-sifret) Kommentar Skriv her eventuelle andre relevante opplysninger og kommentarer. Når man har tastet inn all påkrevd informasjon må brukeren trykke «Kontroller Skjema». Da vil det bli kontrollert at alle påkrevde felt er fylt riktig ut. Hvis det godkjennes endres knappen til «Send inn» og brukeren trykker da denne knappen for å lagre. 8

9 Søk etter utstyr For å finne frem til utstyr uten å bla gjennom «Vårt utstyr» kan man søke spesifikt etter utstyr. Resultatet vil være basert på kriteriene man oppgir. Utstyrskategori Her kan man velge en kategori og all utstyr innenfor denne kategorien vil da være resultatet av søket. Dato sist rapportert fra og med og Dato sist rapportert til og med vil være når utstyret sist ble innrapportert. F.eks. kan du søke på utstyr som er rapportert fra til Dato registrert fra og med og Dato registrert til og med vil være når det sist ble registrert..eks. kan du søke på utstyr som er registrert fra til Lokasjon for utstyr er hvor utstyret er utplassert. Tilstand vil være hvilken tilstand utstyret er i, hvis man for eksempel vil ha en liste over alt utstyr som er defekt. Serienummer er nummeret som utstyret er merket med. Teknisk informasjon vil være spesifikasjonene for det aktuelle utstyret. F.eks. størrelse på nødstrømsaggregat, ekstrautstyr mm. Anskaffet år vil kunne gi deg en oversikt over alt utstyr som ble anskaffet oppgitte år (åååå). Bruksformål vil være planlagt bruksformål Sist testet fra og med og Sist testet til og med vil være når det sist ble utført en test av utstyret. F.eks. kan du søke på utstyr som er testet fra til

10 Rapporter utstyr Her vil alt utstyr som ikke er inn-rapportert vises. Fristen for å rapportere utstyret bestemmes av Post og Teletilsynet. Her må du først klikke på «Kontroller» og kontrollere informasjonen på hvert enkelte individ før du får muligheten til å rapportere utstyret. Knappen rapporter utstyr er ikke aktiv før man har trykket «Kontroller» på minst et utstyr. 10

11 Når du klikker på «Kontroller» knappen får du følgende skjermbilde: Her kontrollerer du og endrer nødvendige felter og klikker til slutt «Bekreft» knappen. Da blir du sendt tilbake til forrige skjermbilde og knappen «Rapporter utstyr» har blitt aktivert. Du kan da enten velge å kontrollere flere utstyr for rapportering eller rapportere det ene utstyret som du nettopp kontrollerte. 11

12 Eksporter til XML / Import til Excel Hvis man vil ha alt utstyret i databasen lagret som XML slik at man kan impotere dette i for eksempel Excel så trykker man på «Lag XML» for deretter og lagre lenken på egen maskin. Her må du trykke høyere musetast før man velger «Lagre lenke som» og lagrer den på pc-en på ønsket område. Legg merke til at vi bruker Excel 2007 for importering av XML dataene. Importering og utseende av selve data importert i andre versjoner av Excel kan være annerledes. Høyreklikk på XML filen som du nettopp lagret på din PC og åpne den i Excel. Klikk på «OK» om å åpne som XML tabell. 12

13 Klikk «OK» på neste Da har du importert dataene i Excel. Nå kan du lagre dataene i Excel format ved å velge «Lagre som» -- «Excel arbeitsbok» 13