KONTROLL INSIDE MSOLUTION

Transkript

1 KONTROLL INSIDE MSOLUTION Forandre renholdsteam eller renholdsdager på oppdrag

2 I denne brukerveiledningen skal vi bruke bytte renholdsdager. Det skjer jo at vi bytter renholdsdager eller team på kunder. Framgangsmåten for å bytte renholdsteam eller renholdsdager er den samme. Oppgave: Kunde Trondheim 2 har i dag Renholdsteam Thor Nielsen, kunden er kjempefornøyd, men grunnet strammere tider, vil kunden redusere renholdet til 3 dager i uken. Kunde Trondheim 2 har renhold fra mandag til fredag (5 dager i uken). Løsning: Vi må avslutte dagens oppdrag på 5 dager renhold i uken. Lage et nytt oppdrag med renhold på mandag, tirsdag og torsdag.

3 Når man skal bytte bruker i Kontroll Inside, må man logge på webløsningen Kontroll Inside. Man logger på Kontroll Inside ved å gå til en link til Msolution/Kontroll Inside ligger på samtlige sider på -> se nederst på siden i det grå feltet -> se etter linken som heter Msolution/Kontroll Inside. Eller gå til kundeportalen (se bildet nedenfor). Klikk på Kontroll Inside og man vil da komme til logg-inn siden til Kontroll Inside (se nedenfor), skriv inn brukernavn og passord som har blitt sendt til deg fra Insider hovedkontor -> klikk logg inn. Skriv inn brukernavn og passord

4 Man vil nå komme inn på Kontroll Inside (se bildet nedenfor), og sin egen forside som viser at man er logget inn som seg selv, i dette tilfellet er det Tone Askimdal (serviceleder Trondheim) som er pålogget. Hvis du har logget deg på å det er en annen person sitt navn som kommer opp er det skjedd en feil og du må da ta kontakt med oss i support, slik at vi kan rette opp feilen. Dette bildet er likt for alle serviceledere, driftsledere og daglig ledere i Insider. Du skal ha tilgang til følgende faner: Oversikter Ordre Rapporter Når man skal bytte bruker på et oppdrag eller dager på et oppdrag velger man fanen ordre. Fører man pil-musen over fanen ordre får man alternativet ordreregistrering, klikk ordreregistrering. Når man klikker ordreregistrering, kommer man til en ny side (se bilde på neste side).

5 Som bildet ovenfor viser har vi nå kommet til ordreregistrering. På denne siden skal vi finne kunden som vi skal forandre renholdsteamet eller renholdsdager for. I kundenavn skriver vi inn kunden vi skal forandre noen på i dette eksemplet er det Kunde Trondheim 2 som skal forandres. Søkefunksjonen her fungerer slik at når du har markert at du skal skrive noe i kundenavn f.eks bokstaven K, vil det automatisk komme en rullegardin rett under med flere alternative kunder som starter med K. Skriver man en bokstav til i vårt tilfelle vil det være naturlig å skrive bokstaven u, slik at det blir KU blir alternativene mindre i enkelte tilfeller når man gjør det sånn kan det hende at man finner kunden med en gang da det ikke er flere en 1 alternativ. Men som vårt eksempel viser (se bildet nedenfor) har vi mange alternativer, man kan nå bruke pil-musen å klikke på Kunde Trondheim 2.

6 Når man har valgt et alternativ fra rullegardin menyen, forsvinner rullegardin menyen og man har registrert en kunde i kundenavn (se bildet nedenfor) -> kundenummer legges automtisk inn når man velger en kunde. P.S: dette kundenummeret er spesifikt for Kontroll Inside og har ikke noe med Duett eller noe annet, bare Nå kan man klikke på søk knappen. Søket kommer da ikke overraskende med kunden man søkte på. Klikk + tegnet ved siden av kundenummer, alle ordre på kunden kommer da opp, se bildet under.

7 Som vi ser av bildet på forrige side kommer det da opp 3 ordre. Hvis vi klikker på + tegnet for hver av de tre ordrene forandres bildet som nedenfor: De nye linjene som kommer fram etter at vi har trykket på + tegnet er hva vi kaller OPPDRAG som vi har hos kunden for de spesifike ordrene. Vi kan se av bildet at ordre har 3 oppdrag (3 grå linjer) det er en fast ordre, tilhører avdeling Trondheim. Beskrivelse kan variere fra oppdrag til oppdrag, dato f.o.m og dato t.o.m viser hvor lenge et oppdrag vises på telefonen til det renholdsteamet som har ansvaret for renholdet. I Status feltet vil det enten stå avsluttet eller startet. Er det satt til avsluttet er det ingen som får oppdrag fra denne ordren på telefonen. Er det satt til startet mottar renholdsteam oppdrag på sin telefon. P.S det kan i enkelte tilfeller stå under status: kladd eller oppsagt, står det kladd har support glemt å aktivere oppdraget, si derfor i fra til support. Står det oppsagt vil det i løpet av maks 24 timer, forsvinne av seg selv og forandres til avsluttet. For ordre kan vi se at den har 2 oppdrag registrert hvor 1 oppdrag er avsluttet og 1 oppdrag er startet (oppdraget er aktivt) For ordre , er det ikke lagt inn noen ordre, dette vil ikke forekomme ofte og hvis det skjer er det som regel en bug som kom over fra versjon 2, har ingen betydning og vil ikke ødelegge noe i Kontroll Inside.

8 Feltet lokasjon ved siden av status, er navnet som er blitt satt på RFID brikken. For dette eksemplet skal vi forandre renholdsteam for det oppdrag som er aktivt, det er da oppdrag 2 som tilhører ordre Klikk på ikonet som ser ut som et ark med en grønn blyant. Du kommer da til en ny side (bilde nedenfor) Det øverste delen av denne siden skal du ikke gjøre noe med!! Den nedre delen som i grønt starter med Oppdrag for ordre nr er det som du skal konsentrere deg om. Som vi så på forrige side hadde ordre > 2 oppdrag, det ene var avsluttet og det andre var startet, på denne siden heter det ikke startet men klart istedet (hvorfor Msolution gjør det slik vites ikke), men uansett betyr det at oppdraget er aktivt. Du har en kolonne som heter Frekv. (betyr frekvenser ), på oppdrag 2 som er det oppdraget som er aktivt ligger det et ikon som ser ut som et ark med 3 notat punkter. Oppdrag som ikke er aktiv vil ikke ha det ikonet da oppdrag som ikke er aktive ikke heller har frekvenser lenger. Hvis man vil kan man klikke på det ikonet. Når man klikker på det vil et lite pop-up vindu komme fram (se bildet på neste side).

9 Her får vi litt informasjon om oppdraget vi ser at oppdrag vil være aktivt fra til Vi ser også at det skal utføres renhold 5 dager i uken (mandag til fredag) og at på alle disse dagene skal renholdsteamet Thor Nielsen utføre renholdet. Klikk den røde firkanten med det vite X bokstaven/tegnet for å lukke pop-up vinduet. Som vi vet skal vi bytte renholdsdager for dette oppdraget, vi klikker derfor på redigeringsknappen for oppdrag 2 -> klikk derfor ikonet som ser ut som et papir med en grønn blyant i linje 2 (linje 2 er oppdrag nr. 2). Når du trykker det ikonet vil et ganske stort pop-up vindu komme fram (se bilde på neste side).

10 Som vi ser i pop-up vinduet som kom opp, gjelder dette oppdragsdetaljer: kunde Trondheim ( henviser til ordre og 2 tallet til oppdrag 2). Det vi skal gjøre her er og si opp dette oppdraget pga forandringene vi skal gjøre. Vi må derfor gjøre 3 ting på denne siden: 1. sette oppdragsstatus fra klart til oppsagt -> trykk piltasten ned for å få fram en rullegardin meny -> velg oppsagt. 2. sett korrekt dato i dato t.o.m feltet (oppdraget kan sies opp med umiddelbart virkning eller lenger fram i tid, men den dato man setter i dette feltet vil bli den siste dagen renholder Thor Nielsen vil motta oppdraget på sin arbeidstelefon. 3. skriv ned kode eller navn på kontrollpunkt i eksemplet er det for kode eller navn på kontrollpunktet som er kunde trondheim 2 P.S det er også greit å skrive det samme som står i oppdragsbeskrivelse og intern kommentar da dette er informasjon som renholder får på telefonen og kunden får se når han logger seg på (ikke intern kom.).

11 Når man har gjort de tre punktene, skal det se ut som i bildet nedenfor for dette eksempelet. Oppdragsstatus = oppsagt Dato t.o.m. = (for dette eksemplet) Skrevet ned på en gul lapp = Kunde Trondheim 2 (som er navnet på RFID brikken hos kunden) Vi kan nå klikke lagre knappen. Pop-up vinduet forsvinner ikke men en liten beskjed under Oppdragdetaljer:... (i grønt øverst) Enten vellykket lagring eller feil. Som vi ser av bildet på neste side var det en vellykket lagring

12 Klikk bort pop-up vinduet -> hvitt X i hjørnet. og vi kommer tilbake til denne siden (se nedenfor).

13 Som vi kan se i bildet på forrige side, har oppdrag 2 også blitt grålagt og status er blitt forandret til oppsagt (som innen 24 timer vil automatisk bli forandret til avsluttet) Slik situasjonen er nå er det ingen renholdere som vil få oppdrag fra denne kunden opp på sin telefon, vi må derfor lage et oppdrag slik at det korrekte renholdsteamet får oppdraget hos denne kunden, på avtalte dager. Klikk knappen legg til -> ligger nederst rett under oppdrag 2 linjen, sammens med to andre knapper som heter rediger og slett. Når du klikker legg til knappen kommer et nytt stort pop-up vindu opp tilnærmet likt det forrige pop-up vinduet men denne gangen uten en del informasjon, se bildet nedenfor. De feltene som er merket med Oppdragstatus: Alltid klart (grønnfarge) er felter som du må legge inn selv, de er som følger: Oppdragstype: Alltid daglig renhold Dato t.o.m: Ikke skriv en dato i feltet, du skal bare flytte den grønne prikken ved siden av nei valget til ja valget istedet, dato kommer automatisk fram i t.o.m. Dimensjon: velg kontrollpunkt i rullegardin menyen (klikk pil ned i feltet som det står Adresse i) Kode - Navn - Adresse: kolonnen under vil forandres slik at Kode - Navn - Adresse kolonner kommer opp i stedet (se neste bilde på neste side). I kode eller navn skriver du navnet på RFID brikken som du skrev ned når du satte oppdraget til oppsagt på side 9 og 10, skriver du i navn kommer koden opp automatisk.

14 eller hvis du skriver koden kommer navn opp automatisk. Oppdragsbeskrivelse/fakturatekst: standard tekst er se renholdsplan iht avtale med kunden denne teksten vil dukke opp hos kunden når han logger seg på websiden, samt i beskrivelse på oppdrag på telefonen til servicemedarbeideren. Du kan selvsagt skrive noe annet, men er du usikker bør du uansett bruke samme tekst som det sto på oppdraget du nettopp satte til oppsagt (side 9 og 10). Intern kommentar: Her kan du skrive en tekst som bare servicemedarbeideren vil se på oppdrag ligger under oppdragsbeskrivelsen på telefonen for hvert enkelt oppdrag. Nyttig hvis renholderen bruker å sjekke beskrivelsen for hver oppdrag, ellers unyttig, bruk av dette krever at det er normalt for servicemedarbeider og sjekke hver oppdrag (gå inn på informasjon for hver oppdrag han/hun utfører) Feltene som er merket med (rødfarge) er felter som ligger inne automatisk. Avdelingskode og avdelingsnavn: bør være det samme som din avdeling. Hvis ikke kontakt support. Kundekontakt og kundens e-post: er det feil kan man forandre det selv for dette oppdraget, men si ifra slik at support kan forandre det på kundeinformasjonen. Enkelte ganger kan disse to feltene stå tomme men det har ikke noen betydning for oppdraget om det står noe eller ikke. Dato f.o.m: er dagens dato når man lager et nytt oppdrag, er det meningen at oppdraget skal starte om ei uke må man forandre dette til korrekt dato selv. Klikk knappen ved siden av og en kalender kommer opp. Bildet nedenfor illustrerer korrekt utfyllelse for Kunde Trondheim 2. Klikk lagre knappen.

15 Når du har klikket lagre knappen, vil du få en beskjed om vellykket lagring (nesten helt øverst). Ikke lukk vekk vinduet, helt øverst kan du se at du er på fanen oppdragsdetaljer på fanen ved siden av som heter Frekvens., du skal nå klikke Klikk fanen frekvens -> pop-up vinduet forandrer seg (se bilde nedenfor) Klikk knappen -> Legg til Pop-up vinduet forandrer seg igjen, se neste side.

16 I Frekvensmal navn skriver du daglig, du trenger bare skrive d for å få opp 4 alternativer for daglig frekvens (med frekvens mener vi dager for renhold). I systemet ligger det frekvenser for det meste, årlig, kvartal, tirsdag og torsdag, man-ons-fre osv. men det vi bruker mest er daglig (mandag til fredag eller mandag til fredag + lørdag). Velg daglig, det er raskt og enkelt og legge til eller fjerne dager, hvis den frekvens ikke er 100% korrekt for dine behov. Pop-Up vinduet forandrer seg igjen, se bilde nedenfor.

17 Det første vi gjør er å legge merke til at mandag til fredag er hakket av, vil man ha renhold på lørdag og søndag, hakker man bare av i boksen ved siden av de to dagene. I vårt eksempel skal vi ha en frekvens på renhold på mandag, tirsdag og torsdag. Det vi må gjøre er å hake vekk onsdag og fredag. Se forskjellen på bildet nedenfor og forrige side. Vi kan nå se at mandag, tirsdag og torsdag er haket av, dvs. vi er i gang med å lage et oppdrag som vil dukke opp på renholderens telefon hver mandag, tirsdag og torsdag. Vi må fylle ut følgende: Dato f.o.m: dato for start på oppdrag Dato t.o.m: sett dette til et år fram i tid Utførernavn: skriv inn renholdsteamet -> når renholdsteamet vises som eneste alternativ i kolonnen -> trykker du legg til knappen og renholdsteamet legges i en egen seksjon rett under. bildet nedenfor viser hvordan det ser ut før du trykker legg til knappen.

18 Bildet nedenfor viser hvordan pop-up vinduet ser ut etter at du har lagt til renholdsteamet ved å klikke på legg til knappen. Det du må gjøre nå er å henvise renholdsteamet til avhakete dager. hak av sett verdier boksene under dagene for mandag, tirsdag og torsdag, som i bildet under.

19 Deretter klikker du på SETT knappen som ligger på samme linje som utførernavn Nielsen, da ser du at utførerkode (TNI som er koden for renholdsteamet Thor Nielsen) blir lagt i utfører feltene, for valgte renholdsdager. Til slutt er det viktig å huske at du selv må fylle ut feltene estimert tid (m). Du skal alltid sette inn tallet 0 for de dagene du har valgt se ovenfor, hvor tallet 0 har blitt lagt til for mandag, tirsdag og torsdag. Nå kan du klikke lagre knappen. Pop-up vindudet forandrer seg se bilde nedenfor.

20 Du kan nå bare hake vekk dette pop-up vinduet, klikk det hvite krysset øverst til høyre på pop-up vinduet. slik at du kommer tilbake til ordreoversikten for kunde Trondheim 2. Se bildet nedenfor. Du kan nå se at vi har fått et tredje oppdrag (Nr. 3). Oppdraget er aktivt (ikke grålagt) det har status som klart, og gjelder fra til dato Dvs vi har nå laget et helt nytt oppdrag som vil dukke opp på telefonen til renholdsteam Thor Nielsen. Hvis du er litt usikker på om du valgte rett team, eller satt korrekte dager for dette oppdraget kan du klikke i kolonnen Frekvens på ikonet i linje 3 som gjelder oppdrag nr. 3. Et lite pop-up vindu vises som i bildet på neste side.

21 Du kan se i pop-up vinduet når oppdraget starter og slutter, hvilket renholdsteam som skal utføre oppdraget og hvilke dager renholdet skal utføres. Du er nå ferdig. Renholdsteam Thor Nielsen vil nå motta dette på sin telefon. Den framgangsmåten som vi har gjort nå kan man bruke vise man skal: Forandre renholdsteam Forandre renholdsdager Legge til et nytt oppdrag Disse tre oppgavene gjøres helt likt som det har blitt vist i denne malen.