Hvordan hente ut listen over et hagelags medlemmer fra Hageselskapets nye portal

Transkript

1 Hvordan hente ut listen over et hagelags medlemmer fra Hageselskapets nye portal Av Ole Petter Vik, Asker Versjon Beskrivelsene for hvert enkelt skritt er over hvert skjermbilde. Via Hageselskapets nye portal kan man hente ut lister over det lokale hagelagets medlemmer. Denne beskrivelsen viser hvordan man gjør dette og lagrer filen som et Excel regneark. Dette notatet tar for deg denne prosessen med Microsoft-produkter, og vil være forskjellig eller ikke virke med andre nettlesere eller andre regneark og tekstbehandlere. Først må man logge seg på lokallagets administrasjonsside (også kalt baksiden). Denne nås her eller en lettere å huske adresse som er baksiden.hageselskapet.no. Man får så opp hjemmenyen. Vi skal bruke en funksjon som heter Medlemsliste. Da er det to måter komme til denne funksjonen. Enten via toppmenyen eller via hjemmenyen. Alt er mulig å gjøre via toppmenyen (som er de valgene som vises i det svarte feltet øverst på siden, mens hjemmenyen (området under, med mange symboler) kan være forskjellig for hver bruker (det vil hvert hagelag).

2 Via toppmenyen: Klikk på Medlemmer (vist med rød ring under) og så Medlemmer i undermenyen (vist med gul ring under) og til slutt Medlemsliste i neste undermeny (vist med grønn ring under). Eller klikk på Medlemmer (vist med rød ring under) og bruk symbolet Medlemsliste på snarveimenyen (vist med grønn ring under). Følg så det som står etter overskriften Medlemsliste under.

3 Via hjemmenyen Hjemmenyen (den som man kommer til etter pålogging eller ved å klikke Hjem på toppmenyen (vist under med grønn ring)) viser de snarveien du eller andre har valgt for nettopp denne brukeren. Dette kan du helt styre selv. På hjemmenyen klikker du på Tilpass snarveier (vist under med rød ring) og får opp en liste over hvilke snarveier som finnes. Du krysser så av i det nedre høyre hjørnet på den rute som kalles Medlemsliste (vist under med rød ring). Lagre dette valget ved å klikke på Lagre innstillinger (vist under med grønn ring).

4 Du får opp den nye hjemmenyen med en ny snarvei (Medlemsliste). Klikk så på Medlemsliste (vist under med rød ring). Følg så det som står etter overskriften Medlemsliste under.

5 Medlemsliste Man starter med denne siden. Her krysser man bort den typen medlemmer man eventuelt ikke ønsker å ha med på (vist under i den grønne ringen). Hvis Vis medlemmer uten å søke er valgt (vist under med gul ring), vil da vanligvis medlemslisten automatisk vises under. Hvis dette ikke skjer, trykk på Søk (merket med rød ring under) eller kryss av i ruten etter Vis medlemmer uten å søke. Medlemslistene er anonymisert i eksemplene under. På dine lister vil det stå lesbare navn. Det kan tenkes at du (eller andre) har valgt å bare vise noen felter (som vist i en blå ringen over). Da må du velge alle feltene. Dette gjøres slik. I feltet Vis bare utvalgte felter ruller du til toppen og klikker på ID (som vist i den røde ringen under).

6 Rull så ned til slutten av listen til du ser teksten Grupper (som vist med den røde ringen under). Hold så nede skiftetasten (den som gir deg store bokstaver) og klikk på linjen hvor det står Grupper. Alle feltene blir nå valgt, som vist i den røde ringen under. Utfør valget ved å klikke på Utfør (vist i den grønne ringen under).

7 Listen er vanligvis på 50 medlemmer. Men vi ønsker å ha med alle medlemmene, så vi ruller oss helt ned til bunnen av siden og velger Vis Alle. Rull så opp til toppen av siden igjen og kryss av i feltet merket med rød ring under.

8 Da markeres alle medlemmene tilsvarende i linjene under. Rull så helt nederst på siden igjen. I nedtrekkmenyen velg en handling, velges Last ned CSV-liste. Det kommer så en knapp merket Utfør rett under dette. Klikk på denne.

9 Hva som så skjer avhenger i stor grad av hvordan nettleseren din er satt opp. Internet Explorer versjon 9 setter vanligvis opp et nedlastingsvindu nederst på skjermen, som vist under. Gå til avsnittet Hvordan lagre filer med andre nettlesere under for å se hvordan dette gjøres med andre nettlesere. Høyreklikk på Lagre og velg Lagre som. Du får så opp en vanlig dialogboks for fillagring. NB! Veldig viktig: Gjør eksakt som det står her. Hvis ikke vil resten av det vi skal gjøre bli feil. Velg filtype Alle filer (*.*) og skriv inn et passende filnavn. Filnavnet MÅ avsluttes med txt som vist under. Dette betyr at vi lagrer dataene som en tekstfil. Hvis du lar det står CSV, vil Excel gjøre en mengde ting helt automatisk (og for oss feil) og det ønsker vi ikke.

10 Start så opp Excel. Velg Åpne i filmenyen, naviger til riktig sted og under filtype (i den røde ringen) velg tekstfiler. Finn så den rette filen og klikk på Åpne. Vi skal nå gjennom en tre trinns prosess for å få dataene inn i Excel.

11 Du får først opp en oversikt over de første linjene i filen. Sørg for at valget Data med skilletegn er valgt (som vist i den gule ringen under). Klikk Neste (som vist i den røde ringen under). Velg så Data med Skilletegn (som vist i den gule ringen under). Klikk Neste (som vist i den røde ringen under). Velg Skilletegn Semikolon som vist i den gule ringen under.

12 Rull så visningen av kolonner i registeret, ved å trykke på den vannrette markøren (vist med grønn ring over), til du kommer til den som heter Postnummer (som vist med rød ring under).

13 Nå skal vi fortelle Excel at kolonnen med Postnummer ikke skal behandles som Standard, men som Tekst. Hvis det står Standard, ser Excel på dataene og gjør noen antagelser basert på hva som finnes i hver enkelt kolonne. Her vil Excel finne ut at denne kolonnen inneholder bare tall og si at denne kolonnen er tall. Å beholde dem som tekst er best, da dette er den enkleste måten å få postnummer til å være med fire siffer. Hvis man ikke gjør dette, blir ledende nuller i postnummerne (0010 i eksempelet vårt) borte hvis man senere skal lage etiketter fra medlemslisten. Da får du brevene i retur fra Posten. Klikk så på topplinjen der det står Standard og Postnummer (som vist med den røde ringen i bildet over), velg Kolonnedataformat Tekst (som vist med den gule ringen under). Da forandres overskriften fra Standard til Tekst. Klikk på Fullfør (som vist i den grønne ringen) for å fullføre denne veiviseren. Etter å ha klikket på Fullfør, får du opp medlemsregisteret i Excel.

14 Nå skal vi bare gjøre to små endringer, som hjelper oss senere når vi skal lage etiketter eller sende e-post. Klikk på toppcellen i kolonnen for poststed (vist under med rød ring) og endre innholdet fra Sted til Poststed. Dette gjør vi fordi Word da automatisk finner ut at denne kolonnen inneholder Poststed, hvis vi senere skal lage etiketter.

15 Tilsvarende endrer vi overskriften i kolonnen for epost. Den forandres fra Epost til Epostadresse. Dette gjør vi fordi Word da automatisk finner ut at denne kolonnen inneholder epostadresser, hvis vi senere skal sende e-post fra denne listen.

16 Så er det bare å avslutte det hele med å lagre medlemslisten som en Excel-fil. Velg Lagre som i Fil-menyen, velg filtype Excel-arbeidsbok og klikk på Lagre. Du har nå fått en komplett medlemsliste som en Excel-fil og kan senere bruke denne til forskjellige formål.

17 Det finnes egne beskrivelser for hvordan man kan benytte disse listene til å skrive ut etiketter eller sende e-post.

18 Hvordan lagre filer med andre nettlesere. Firefox versjon 10. Firefox lagrer ofte filene på ett sted (som oftest en nedlastingsmappe som heter Nedlastinger eller Downloads som ligger på brukerens område). For å få bedre kontroll på hvor filene lagres, anbefales det å fortelle Firefox at du selv ønsker å bestemme dette. Klikk på nedpilen i det oransje feltet øverst til venstre i Firefox. Velg så Innstillinger og så innstillinger en gang til. Klikk OK for å gå videre. Velg Alltid spør meg hvor filer skal lagres (vist med rød ring under).

19 Etter å ha klikket på knappen merket Utfør, som nevnt i bruksanvisningen over, kommer det i Firefox denne dialogboksen.

20 Sørg for at Lagre fil er valgt og klikk OK for å gå videre. Følg så standardprosedyrene for lagring som vist i bruksanvisningen over.

21 Safari 5 for Windows. Safari for Windows har begrensede muligheter for å styre hvor filene skal lagres og hvilket navn de skal ha. De lagres standardmessig i mappen Downloads, men dette kan endres i Valg, Generelt. Under Arkiver nedlastede filer i velger man det sted man ønsker å lagre filene.

22 Etter å ha klikket på knappen merket Utfør, som nevnt i bruksanvisningen over, kommer det i Safari denne dialogboksen. Klikk på Arkiver (som vist i den røde ringen under). Filen lastes så ned med standardnavnet users.csv til den valgte mappen. Nedlastinger-vinduet vises.

23 Etter nedlasting må filens navn endres manuelt ved å høyreklikke på den nedlastede filens navn i Nedlastinger-vinduet og velge Vis overordnet mappe. Dette vinduet åpnes.

24 Finn fram til den korrekte filen, høyreklikk på navnet og velg Gi nytt navn. Gi filen nytt navn.

25 Det er viktig at du endrer hele filnavnet (også filtypen). Windows vil normalt bare foreslå å endre filnavnet. Flytt bare markøren til etter filtypen (csv i dette tilfellet) og skriv inn nytt navn og filtype (som vist i den grønne ringen under). Du får en advarsel fra Windows, klikk Ja for å fortsette (som vist i den røde ringen under). Fortsett som nevnt i bruksanvisningen over.