MinTid web brukerdokumentasjon

Transkript

1 5.4.0 MinTid web brukerdokumentasjon Logica Norge AS MinTid brukerdokumentasjon i

2 Innhold MinTid 1 Generelt... 1 Hvem skal bruke MinTid og hva kan gjøres?... 1 Standardfunksjoner i MinTid... 1 Logg inn... 2 Logg ut... 2 Registrering... 3 Resultater... 4 Akkumulerte resultater... 6 Rapporter under resultater... 6 Vedlikehold... 8 Registreringer detaljer... 8 Rediger tillegg... 9 Fraværsplan Prosjektfordeling Fordelingsstatistikk Min side ii MinTid brukerdokumentasjon

3 MinTid Generelt MinTid er en webapplikasjon hvor den ansatte selv kan logge seg inn via internett explorer. Her kan de ansatte registrere seg inn, ut og tillegg, melde fravær og overtid, legge inn planlagt fravær og korrigere egne registreringer. Med en webklient menes en applikasjon som kjøres på en klient enten via internett eller et intranett. Applikasjonen kjøres uten spesiell forhåndsinstallasjon. Kjennetegn på en webklient er: * Bra ytelse * Lett å starte opp og bruke * Kompatibel på forskjellig hardware og plattformer * Enkel funksjonalitet En link vil i prinsippet alltid ta brukeren til en ny side. Knapper i et skjermbilde vil i de aller fleste tilfellene utføre en spørring til databasen. Websiden vil så oppdateres. Kontrollerte feilmeldinger eller meldinger til brukeren blir presentert under hovedoverskriften på den gjeldende siden. Hvem skal bruke MinTid og hva kan gjøres? MinTid er laget for at den enkelte ansatte raskt og enkelt skal kunne administrere sin egen tid. Med funksjonene i webklienten kan den ansatte selv følge med på tiden sin uten å måtte spørre WinTid-ansvarlig. Standardfunksjoner i MinTid Registrering; Skjermbildet gir brukeren mulighet til å registrere seg inn eller ut av tidssystemet. Knappene inn/ut vil skifte avhengig av hva brukeren har registrert. I samme skjermbilde gis det mulighet for å registrere fraværskode, overtidskode, kostnadssted, jobb og variabelt tillegg MinTid brukerdokumentasjon MinTid 1

4 Fraværsplan; Skjermbildet viser en oversikt over det planlagte fraværet. Her har brukeren mulighet til å vedlikeholde planlagte fravær ved å endre, slette eller legge til nye fravær. Resultater; Her kan brukeren få opp en oversikt over resultater for den valgte perioden. Vedlikehold; Brukeren har i dette skjermbildet en detaljert oversikt over alle registreringer gjort på en gitt dag. Fra dette skjermbildet kan brukeren legge til nye eller endre på eksisterende registreringer. Når brukeren går direkte inn i dette skjermbildet er gårsdagens dato valgt. Min side; Skjermbildet viser oppsett og funksjonalitet som er knyttet opp mot brukeren og ikke direkte relatert til hva et tidssystem skal gjøre. Dette er ment til å være brukerens personlige side. Logg inn Logg inn-siden logger på brukeren ved å angi brukernavn og passord. De ansatte får tildelt brukernavn og passord av sin WinTid-ansvarlig. Brukeren kan bytte passord selv. Se mer om dette under min side. Systemet støtter også single sign on. Dette er beskrevet nærmere i system- og driftsdokumentasjonen. Logg ut Det er mulighet til å logge seg ut av tidssystemet fra menylinja. Dette gjelder kun når single sign on ikke er tatt i bruk. Det er også mulig å aktivere session-time-out i systemet. Systemet vil automatisk logge deg ut av MinTid når dette er aktivert. Du må deretter trykke logg inn for å logge deg inn på nytt. 2 MinTid MinTid brukerdokumentasjon

5 Registrering Registreringsbildet gir deg mulighet til å registrere deg inn eller ut av tidssystemet. I dette skjermbildet er det også mulig å angi fravær, overtidskode, kostnadssted, jobb og variabelt tillegg. Innregistrering Inn/ut-knapp registrerer deg inn eller ut av systemet. Hvis din forrige registrering var en utregistrering, vil knappen være aktivert for innregistrering. Trykk på inn og systemet viser klokkeslettet du blir registrert inn. Klokkeslettet hentes fra webserveren. Utregistrering For å registrere deg ut, trykker du på knappen ut. Klokkeslettet blir hentet fra webserveren. Fraværsregistrering Her registrerer du fravær. Knappen for å vise inn eller ut på fravær avhenger av hva din siste registrering var. Velg aktuell fraværskode i droppboksen og trykk deretter på knappen fravær inn/fravær ut. Systemet registrerer deg inn eller ut fra det valgte fraværet. Overtid For å registrere overtid, velger du aktuell overtidskode fra droppboksen og deretter trykker på overtid. Systemet registrerer hvilken overtidskode som er valgt og gir deg resultater ut fra hvilket beregningsskjema som ligger til grunn. Det er ikke mulig å registrere overtid uten at man har status inne. Ot-begrunnelse Her registreres en begrunnelse på hvorfor det registrers overtid. Bytt kostnadssted Her kan du registrere deg inn på et kostnadssted eller bytte til et annet kostnadssted. Velg aktuelt kostnadssted i droppboksen og trykk på knappen bytt kostnadssted. Tilgjengelige kostnadssteder er firmaets kostnadsstedsoppsett. Bytt jobb Her kan du registrere deg inn på en jobb eller bytte til en annen jobb i løpet av dagen. Velg aktuell jobb fra droppboksen og trykk på knappen for bytt jobb. Jobber som lastes fra droppboksen er hentet fra Produksjon-jobb informasjon i WinTid og viser de jobbene som den ansatte er tildelt. Vis/skjul tillegg MinTid brukerdokumentasjon MinTid 3

6 Viser eller skjuler tilleggsregistreringsfunksjonalitet. Variable tillegg Her registreres variable tillegg for den enkelte dag. De variable tilleggene skal knyttes mot mønstring, jobb/produksjon eller kostnadssted. Default avhukede bokser styres av oppsettet i WinTidg2-organisasjon-firma. Ved valg på jobb/produksjon og kostnadssted, må disse velges fra dropplister som inneholder de prosjekter/kostnadssteder som er aktivert den aktuelle dagen. Velg deretter antall timer og hvilket tillegg som skal benyttes. Det er også mulig å velge fra dato og klokkeslett og til dato og klokkeslett for når det variable tillegget skal gjelde og i tillegg skrive en kommentar. Vær obs på at dette er en online-registrering. Det vil si at du må velge dato fra kalender hvis du skal registrere tillegget på en annen dag enn dagens dato. Ved å kjøre rapporten Tilleggsregistrering med beskrivelse som finnes under menyen Resultater, vil den liste opp de variable tilleggene som er registrert for den perioden du henter rapporten. I tillegg kan det legges inn en tekst som beskriver hvorfor man skal ha tillegget. Dette kan være ifm reisetid utenfor arbeidstid. Når man har lagt inn det variable tillegget man ønsker, trykker man på knappen send tillegg. Mine saldi De saldoene som vises her er hentet fra den lønnsgruppen den ansatte er knyttet mot. Tabellen viser gårsdagens akkumulerte resultater. Hvis en nattlig beregning ikke er gjort, vil resultatene ha verdi lik null. I registreringsbildet MinTid vil Saldo gradert syk byttes ut fra fleksitidssaldo dersom det er satt opp til å bruke Saldo Gradert syk i konfigurasjon. Dette hvis den ansatte er Gradert syk (fast fravær) og dersom Fleksitid er en av Lønnsgruppesaldiene). Resultater Følgende skjermbilde viser en oversikt over alle registreringer og resultater til innlogget bruker for valgt periode. Nederst i skjermbildet vises en summert statuslinje for de enkelte kolonnene. I feltet for bytt periode vises automatisk inneværende periode. I droppboksen kan man bytte til tidligere perioder. For å kunne se nærmere på en enkelt dag, så trykker du på blyanten for valgt dag. Dette fører deg videre til skjermbildet for vedlikehold av registreringer og du kan gjøre endringer fra rediger dag. 4 MinTid MinTid brukerdokumentasjon

7 Forklaring til feltene: Dato; Viser ukedag og dato for perioden. Inn; Viser den første innregistreringen på dagen. Ut; Viser den siste utregistreringen på dagen. Fleks; Viser fleksitidsresultatet på dagen. Normaltid; Viser normaltidsresultatet på dagen. Overtid; Viser overtidsresultatet på dagen. Kategori sum overtid. Ikke ot; Viser tid som ikke er registrert på overtidskategorien sum overtid. Dette kan være pga at den ansatte ikke har registrert seg med overtidskode. Fravær; Viser fraværsresultater på dagen. Ugyldig fravær; Viser tid på ugyldig fravær på dagen. Tillegg; Angir om det er registrert tillegg på dagen. Status; Statuskolonnen viser tre verdier. Angivelse om dagen er prosjektfordelt. Gjelder for de som benytter prosjektfordeling. Angivelse om dagen er korrigert Angivelse om dagen er godkjent og eventuelt på hvilket nivå den er godkjent. Gjelder for de som benytter godkjenning MinTid brukerdokumentasjon MinTid 5

8 Blyant; Tar brukeren til vedlikehold av registrering der brukeren kan se mer detaljer på den valgte dagen. Summert; Viser summerte verdier for den valgte perioden. Forklaringspallett; Viser forklaring på de forskjellige verdiene som vises i statuskolonnen. Godkjenn periode; Den enkelte ansatte kan godkjenne sin egen periode. Dette bestemmes ut fra applikasjonsoppettet i Dashboard configuration. Når den ansatte godkjenner sin egen periode, vil godkjentstatus være blå. Akkumulerte resultater Skjermbildet viser en oversikt over akkumulerte resultater for den perioden som er valgt i resultatoversikten. I feltet for bytt periode kan du bytte til en annen periode. Listen viser kun inneværende og historiske perioder. Akkumulerte saldi; Viser resultater for den valgte perioden samt den totale verdien frem til siste dag i den valgte perioden. Akkumulert fravær; Viser resultater akkumulert frem til siste dag i den valgte perioden. Resultatene kan settes opp til å vises i timer, dager eller sum av total avhengig av type resultat. Overtid/tillegg; Viser akkumulert resultat i den valgte perioden. Rapporter under resultater Under resultater er det lagt inn 6 rapporter som raskt vil vise deg resultater for valgt periode. Tilleggsregistreringer med beskrivelse Rapporten viser hvilke tilleggsregistreringer den påloggede bruker har hatt i den valgte perioden. Tilleggsregistreringsrapport Tilleggsrapport er en rapport som viser alle variable tillegg som er lagt til en stempling og tillegg som genereres fra beregningsskjemaene. Under vises et eksempel på tilleggsregistreringsrapport 6 MinTid MinTid brukerdokumentasjon

9 Registreringskorreksjoner Rapporten viser hvilke registreringer den påloggede bruker har foretatt i den valgte perioden. Fravær Rapporten viser hvilke fravær den påloggede bruker har hatt og eventuelt skal ha i den valgte perioden. Overtid Rapporten viser registrerte overtidsresultater for pålogget bruker i den valgte perioden. Overtid med begrunnelse Rapporten viser registrerte overtidsresultater med begrunnelse for overtidsarbeidet for pålogget bruker i den valgte perioden MinTid brukerdokumentasjon MinTid 7

10 Vedlikehold Registreringer detaljer Skjermbildet viser en detaljert oversikt over alle registreringer som er gjort på en dag. I øverste del av vinduet er det opplysning om hvilken dag du er på, hvilken ukedag og hvilket beregningsskjema som ligger til grunn. I kolonnen for beregnet vil det være en hake hvis dagen er beregnet og en hake hvis dagen er godkjent. I skjermbildet vises alltid gårsdagens dato når skjermbildet lastes første gang. Du velger aktuell dato fra kalenderen eller trykker på for å komme til den dagen du ønsker å redigere. Du kan også godkjenne en dag eller sette i gang beregning. I den midterste tabellen vises de registreringer som er foretatt den aktuelle dagen. Er dagen korrigert vil dette vises med en hake i feltet for korrigert. Trykker du på Vis/skjul rediger dag vil følgende skjermbilde vises: Dvs at du på den samme siden kan gjøre korrigeringer på valgt dag. Skal du gjøre korrigeringer på flere dager, velger du bare aktuell dato fra kalender eller blar frem/tilbake med piltastene. Ved å trykke på blyanten på en av registreringene som er foretatt den aktuelle dagen du står, vil du også komme direkte til nevnte skjermbilde. 8 MinTid MinTid brukerdokumentasjon

11 I skjermbildet Vis/skjul rediger dag kan du endre en valgt registrering eller legge til nye. Det er også muligheter til å redigere/registrere kostnadssted og jobb for de som benytter dette. I feltet ot-begrunnelse skrives inn en begrunnelse for hvorfor det registreres overtid. Overtidsrapport med begrunnelse kan skrives ut. Se resultater overtid med begrunnelse. I feltet angi årsakstekst skrives årsaken til hvorfor du redigerer. Det er også mulig å slette en registrering ved å trykke på krysset. I skjermbildet som vises bekrefter du om du ønsker å slette registreringen og om du vil angi årsak til slettingen. I den nederste tabellen vises en oversikt over resultater på gitte kategorier. Resultater på mønstring, kostnadssted og produksjon kan ligge i denne tabellen. Det er egne kolonner for timer, dager og antall. Resultater fra de forskjellige kategorier vil plasseres riktig ut fra hva som er satt opp i kategorier i WinTid. Hvis det i WinTid er satt opp at kategorien ikke skal vises, vil det ikke vises resultater på denne kategorien i dette skjermbildet. Korreksjon viser hvor mange timer som er korrigert på den gitte kategorien. Dette gjelder når det er gjort en resultatkorreksjon i WinTid Rediger tillegg For å kunne redigere et variabelt tillegg, velger du rediger tillegg fra menyen på venstre side. Velg hvor det variable tillegget skal registreres ved å sette en hake for mønstring, jobb/produksjon eller kostnadssted. Deretter setter du inn antall timer og hvilket tillegg du ønsker. I feltet for fra dato angir man hvilken dato tillegget gjelder fra. Default dato som er valgt, er den datoen som er valgt i skjermbildet som åpnes. Fra den viste kalenderen velger man eventuelt den fra dato og til dato samt klokkeslett som tillegget skal gjelde for. I feltet generelt angir man hvorfor det variable tillegget registreres/redigeres. Når du trykker på lagre, vises en rad for hva som er registrert. Dette variable tillegget kan redigeres eller slettes MinTid brukerdokumentasjon MinTid 9

12 Fraværsplan Her legger du inn fremtidig fravær, endrer og eventuelt sletter et fravær. Skjermbildet viser de 10 siste planlagte fraværene. Ved å trykke på piltasten, vises de 10 foregående fraværene. Dette er kun hvis det er registrert noen. I feltet for velg fraværsnavn er det mulig å filtrere på planlagte fravær som skal vises. Droppboksen viser tilgjengelige fraværskoder. Default vises alle. Ved å trykke i droppboksen, kan du velge hvilket fravær du vil liste opp. Du kan når som helst korrigere et planlagt fravær som ennå ikke har begynt. Det planlagte fraværet redigeres ved å trykke på blyanten som vises i enden av raden. Det planlagte fraværet du vil endre vises i feltet vedlikehold av fravær og du kan eventuelt bytte fraværskode eller endre dato for fraværet. 10 MinTid MinTid brukerdokumentasjon

13 Skal du legge inn et nytt fravær, velger du aktuelt fravær fra droppboksen under vedlikehold planlagt fravær. Velg f.o.m-dato fra kalender når fraværet skal begynne og t.o.m-dato fra kalender når fraværet slutter. Fraværet følger tidssonene og fraværsregel som er satt inn i beregningsskjemaet. Når det er valgt riktig fraværskode og riktig dato, trykker du på lagre. Feltet for godkjenning av fravær er kun et visuelt felt. De ansatte skal ikke godkjenne det planlagte fraværet. Godkjenning av fravær gjør leder fra Management. Det planlagte fraværet som er lagt inn kan også slettes. Når det gjelder planlagte fravær, er det kun mulig å registrere nye/endre fravær som har en fradato større enn dagens dato. Det er kun mulig å korrigere f.o.m.-dato så lenge den er og forblir > eller = dagens dato. Man kan bare korrigere fraværskode så lenge f.o.m-dato er > eller = dagens dato og man kan bare korrigere t.o.m-dato så lenge den er og forblir > dagens dato. For å slette et planlagt fravær, trykk på det røde krysset i enden av raden. Meldingen som vises er en bekreftelse om du virkelig vil slette det valgte fraværet og du bekrefter dette ved å trykke på ja eller nei. Prosjektfordeling For de som benytter prosjektfordeling, vil menyvalget prosjektfordeling være tilgjengelig. Hva som skal prosjektfordeles er satt opp i et eget prosjektoppsett i WinTidg2 programoppsett. Dette oppsettet blir knyttet mot den enkelte ansatte i WinTidg2 alle som registrerer egen tid tilgang og rettigheter MinTid brukerdokumentasjon MinTid 11

14 Dette skjermbildet angir nedtrekksliste med prosjekter som brukeren kan velge å prosjektfordele på. Fordeling av prosjekt For å fordele tid på prosjekt, velger du uke ved å klikke i kalenderen. I feltet for legg til prosjekt henter du opp det prosjektet du skal registrere tid på. Klikk på knappen Legg til. Når prosjekter settes til ferdig i WinTid, vil det ikke lenger være mulig å gjøre endringer på prosjektet i MinTid. De vil heller ikke listes opp i oversikten over tilgjengelige prosjekter I valgte oppsett er det tilgjengelig å legge inn timer på valgt kategori. Default vises normaltid. Er det behov for å fordele på flere kategorier enn normaltid, trykker du på +-tegnet for prosjektet og en ekstra rad vises. Her er defaultkategorien overtid 50 %, men dette kan endres. Legg inn aktuelle timer i de ulike kategoriene. En ekstra blank rad under prosjektet gir deg mulighet til å legge inn fakturatekst. Ulike prosjektoppsett I prosjektoppsettet kan det velges hvordan prosjekter skal fordeles. Nedenstående skjermbilde viser prosjektfordelingsvalget; Fra resultatliste av søk på prosjektnavn og/eller pfelt-navn. - Viser felter man kan søke i til venstre, og resultater av søk til høyre. 12 MinTid MinTid brukerdokumentasjon

15 Nedenstående skjermbilde viser prosjektfordelingsvalget; Ved å sette sammen pfelter. Viser søkefelt for pfelter til venstre og en resultatliste for hvert søkefelt til høyre MinTid brukerdokumentasjon MinTid 13

16 Avlevering av timer Skriv inn forbrukt tid på ukedagene på de forskjellige prosjektene og klikk på knappen Lagre. Når uken er fordelt, klikk på knappen Avlever uke. Dette kan være avlever uke A eller B avhengig av om det i oppsettet er satt opp for splittuke. Når en uke er avlevert og det er nødvendig å foreta endringer, må man trykke på knappen Gjenåpne uke. Gjør de nødvendige endringene og lagre. For å slette et prosjekt, trykker man på det røde krysset til høyre for valgt prosjekt. Fordelingsstatistikk Under menyen fordelingsstatistikk gis det informasjon om hvilke prosjekter du har jobbet på i den rapportperioden du ber om. Legg inn datoer du ønsker å kjøre ut statistikken for og trykk på hent. Følgende fordeling vises. 14 MinTid MinTid brukerdokumentasjon

17 For å få frem hvor mye tid du har brukt på hvert enkelt prosjekt, trykker du på vis/skjul fordeling pr prosjekt i timer. Min side Skjermbildet viser oppsett og funksjonalitet som er knyttet mot innlogget bruker. Funksjonaliteten er ikke direkte relatert til hva et tidssystem skal gjøre. I dette skjermbilde kan du endre passordet som brukes for å logge inn i MinTid. For å endre passord, skrives først inn eksisterende passord i feltet for gammelt passord. Deretter legger du inn det nye passordet i feltet for nytt passord og deretter bekreftes nytt passord. Krav til passord angir bedriften i et eget passordoppsett i WinTidg2 systeminnstillinger passordregler. Dersom brukerens frist for å bytte passord har utløpt eller dersom en administrator har satt at passordet må byttes, vil brukeren automatisk styres til Min Side for å bytte passord MinTid brukerdokumentasjon MinTid 15

18 Dersom dette skjermbildet vises, er det imidlertid ikke mulig å navigere til andre sider i MinTid før passordet endres. 16 MinTid MinTid brukerdokumentasjon

19 3.1.0 MinTid brukerdokumentasjon MinTid 17