1 Innledning Innlogging Startsiden Hovedoverskrifter Meny Tilbake til startsiden Profil...

Transkript

1 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Innlogging Startsiden Hovedoverskrifter Meny Tilbake til startsiden Profil Kalender Forespørsler Påminnelser Timeliste Banker Fravær Kompetanse Bytter Faste tillegg Tilgjengelighet Stillingsforhold Vaktbok Oppgaveoversikt Ukeliste Gjøremål Arbeidsplaner Navneliste Rapporter Lønnslipper Lønnsoversikt Side 1 av 19

2 1 Innledning Fra Gat 6.0 fremstår MinGat i ny utgave. I den nye løsningen er det lagt inn større fleksibilitet i forhold til å tilpasse MinGat med de funksjonene som benyttes hos organisasjonen. I tillegg kan du også konfigurere ulikt med «avdelingsoppsett» for å få tilpasset oppsettet til hver enkelt avdeling. 2 Innlogging På jobb er det to måter å komme inn i MinGat: via intranettet Innsiden, eller via snarvei på skrivebordet i Åpen sone. Du skal komme rett inn i MinGAT blir du bedt om brukernavn og passord må du kontakte din nærmeste leder som kan gi systemansvarlig beskjed. Når det gjelder pålogging hjemmefra er det utarbeidet egen brukerveiledning. Denne kan du få fra din nærmeste leder. Side 2 av 19

3 3 Startsiden Etter innlogging kommer du til startsiden. Hva som vises her er avhengig av hvilke innstillinger din bedrift og/eller avdeling har, og hvilke moduler som benyttes i din bedrift. Det kan for eksempel se ut som dette: 3.1 Hovedoverskrifter Øverst i bildet finner du hovedoverskriftene i MinGat: 1) Snarvei for å ta deg tilbake til Startsiden 2) Hovedmeny med tilgjengelige funksjoner: Menyen er delt inn i en seksjon for ansattmenyer som gjelder deg som bruker og en seksjon for avdeling som gir informasjon om avdelingen. Dersom du ikke finner alle menyvalgene, skyldes det at din organisasjon/avdeling har valgt å ikke benytte disse. 3) Informasjon om hvilken versjon av MinGat som kjøres og hvilken database du er koblet mot: Det kan være nyttig i forhold til supportsammenheng. 4) Hvilken avdeling du står på («Nivå»): Brukere med rettigheter til mer enn et nivå vil her ha mulighet til å endre nivå/avdeling. Det er mulig å vise informasjon fra «Andre avdelinger» Side 3 av 19

4 i tillegg til egen avdeling (avhenger av dine tilgangsrettigheter). Da vil det ligge 2 lister. Du kan da velge både en avdeling fra listen til venstre og en eller flere avdelinger fra listen til høyre. Dersom du har tilgang til mange avdelinger kan du søke etter ønsket avdeling i feltet over listen med avdelinger («forstørrelsesglasset»). Listen filtreres etterhvert som du skriver i søkefeltet. Det kan søkes både på avdelingskode og avdelingsnavn. 5) Navn på innlogget bruker 6) Link til hjelpesystemet for MinGat Logg av: Klikk på navnet ditt øverst til høyre. Nedtrekksmenyen vil inneholde et valg for å logge av. Det vil også være et valg for å logge av i menyoversikten. I noen visninger i MinGat vil du få nye knapper under hovedoverskriftene: Hyperlinker Dersom dette symbolet vises øverst til høyre på en side, ligger det lenker til andre websider som du kan åpne ved å klikke på symbolet. Velg den lenken du ønsker. Denne websiden vil da bli åpnet i ny fane eller ny side avhengig av hvordan nettleseren din er satt opp. Hjelpefil Dette symbolet ligger oppe til høyre i de fleste visninger i MinGat. Klikk på symbolet og du får tilgang til en webside med informasjon om den siden du startet fra. Utskrift Dette symbolet vil ligge øverst til høyre på noen av sidene, og gir deg mulighet til å skrive ut. Side 4 av 19

5 4 Meny På venstre side i startsiden finnes det flere snarveier til de mest brukte funksjonene i menyen. Ved å klikke på «Meny» i venstre hjørne vil du få opp alle aktuelle menyvalg. Hvilke valg du har tilgjengelige her avhenger av hvilke moduler bedriften din har, hvilke innstillinger som er lagt inn for bedriften samt avdelingsoppsett på egen avdeling. Menyvalg: 4.1 Tilbake til startsiden Ikonet fører deg tilbake til startsiden. Side 5 av 19

6 4.2 Profil I dette bildet kan du se på dine personalia, stillingsforhold, kontaktinformasjon og informasjon om pårørende. Det er også mulig å endre på informasjonen her dersom det er åpnet for dette i din bedrift. Side 6 av 19

7 4.3 Kalender Her vil du komme direkte inn i månedsvisning. Du kan også velge å se uke- eller dagsvisning. NB! Nattevakter vil her legge seg over to døgn fordi arbeidstid markeres på de timene vakten fyller i kalenderen. Dette ser du tydelig dersom du velger ukes- eller dagsvisning. Dersom dette ikke passer for deg kan du bruke visningen «Liste» som tilsvarer kalenderen i tidligere versjoner av Gat. Du kan selv filtrere hva du ønsker å se i kalenderen ved å klikke på tannhjulet øverst til venstre. Dersom din bedrift har en modul som tillater kommunikasjon mellom Gat og Outlook kan du overføre data herfra over i kalenderen i Outlook på din PC/mobiltelefon. Side 7 av 19

8 4.3 Forespørsler Her kan du registrere ny forespørsler, og se status på allerede registrerte forespørsler. For å registrere en forespørsel, velg «Ny forespørsel». Hvilke valg som blir tilgjengelig for forespørsel avhenger av oppsettet i din bedrift. Side 8 av 19

9 4.4. Påminnelser Her får du se systemmeldinger og andre autogenererte meldinger. Du kan filtrere meldingene ved å klikke på filtreringsknappen øverst til venstre. 4.5 Timeliste Her får du en oversikt over registreringer som skal gi lønnsutbetaling, og som ennå ikke er utbetalt. Visningen vises ubegrenset bakover i tid og begrenset 30 dager fremover i tid. Her signeres også timelista, og du kan følge med på om den er signert av leder. 4.6 Banker Her er oversikt om hva du har innestående i de forskjellige «bankene» i Gat. F.eks. feriebank som viser hvor mange feriedager du har til gode. Saldo pr :(siste dag forrige måned) Viser saldo på den aktuelle banken siste dag i forrige måned. Side 9 av 19

10 Saldo pr. "i dag": (dagens dato) Viser saldo på den aktuelle banken akkurat nå. Dette kan være kjekt å vite når det ligger fremtidige registreringer, for eksempel på avspasering og ferie. F.eks. når det er lagt inn feriedager for neste år. Da vil du lettere kunne se hvor mange feriedager du eventuelt har igjen inneværende år og hvor mange feriedager du har til gode totalt. Total saldo: Viser reell saldo i banken, også f.eks fremtidige feriefravær/avspasering som er godkjent. Historikk på opparbeidet Banksaldo: Det er mulig å se alle detaljene som ligger bak hver banktype ved å klikke på verdien på totalsaldoen. Du vil da få frem en dokumentasjon på innskudd/uttak i aktuell bank det vil si summen av alle innskudd (grønt) minus summen av alle uttak (rødt) som gir total saldo nederst på siden. 4.7 Fravær Her vil du få opp en liste som viser dine fravær sortert med det nyeste fraværet øverst. Dersom det er satt opp i din bedrift er det mulig å signere fravær og/eller levere fraværsdokumentasjon via MinGat, og da gjøres det i fraværsvinduet. 4.8 Kompetanse Her får du en oversikt over kompetanse som er registrert på deg. Krysser du av for «Vis alle» kan du se kompetanser som er gått ut på dato. Du kan også velge «Ny forespørsel» og sende lederen din en forespørsel om en ny kompetanse. Side 10 av 19

11 4.9 Bytter Her vil du få en oversikt over bytter som er gjort mellom deg og en medarbeider. Fane «Byttestatus» viser om du skylder vakter/timer eller har vakter/timer til gode 4.10 Faste tillegg Viser en liste med alle nåværende og tidligere overførte faste tillegg. Faste tillegg blir overført fra arbeidsplanen når planen er godkjent og danner grunnlag for hvilke tillegg du får til utbetaling hver måned uavhengig av ekstravakter/overtid etc Tilgjengelighet Her kan du registrere hvilke dager og vakter du er tilgjengelig/utilgjengelig for å arbeide utover planlagt arbeidstid. Listen viser aktuelle registrerte perioder med registrert tilgjengelig og/eller utilgjengelig etter vaktkategori. Registrert tilgjengelig vises med grønt, og registrert utilgjengelig vises med rødt. Registreringen vil vises i Gat for leder/bemanningsansvarlig som kan tildele vakter til ansatte som har meldt sin tilgjengelighet. Side 11 av 19

12 Nei Takk: Dersom det i oversikten over tilgjengelighet vises en blå farge er det fordi leder har vært i kontakt med deg og du har sagt at det ikke er aktuelt å jobbe den spesifikke vakten/vaktkategorien. Det skal behandles tilsvarende utilgjengelighet. Vaktkategori: Om du ønsker å legge inn tilgjengelig/utilgjengelig for ledige/vakante vakter så må dette gjøres for hver enkelte vaktkategori (NB: globale vaktkoder, er det ikke mulig å melde tilgjengelighet på). Du må klikke på den rubrikken som gjelder den dagen og vaktkategorien du skal merke. Da åpnes et vindu der du kan registrere deg tilgjengelig eller utilgjengelig, eller fjerne en tidligere registrering. Du kan eventuelt legge inn en kommentar, og så trykke «Lagre». Kommentar på din registrering vil leder kunne se via kommunikasjonssenteret i Gat. Merk! kommentaren er også tilgjengelig for alle fra Vaktbok dersom «Vis tilgjengelighet» er avkrysset. Hurtigregistrering: Her kan du legge inn tilgjengelighet/utilgjengelighet for en uke om gangen, eller du kan velge å legge inn tilgjengelighet/utilgjengelighet fra en dato til en dato ved å legge inn andre datoer i «Fra-Til-dato»- feltene. Videre huker du av i de rutene og den vaktkategorien som er aktuell, før du trykker «Lagre». Du kan registrere et ubegrenset antall perioder med tilgjengelighet/utilgjengelighet. Det er mulighet for «hurtigregistrering» av tilgjengelighet med avhukingsbokser i kolonnetittel og i første kolonne/rad av tabellen. Boksen øverst i første kolonne velger/velger bort alle kategorier og dager i hele tabellen. Side 12 av 19

13 Boksene i tittelen velger/velger bort aller kategorier som ligger under aktuell ukedag. Huker du av bokser i første kolonne velges alle ukedagene for den aktuelle kategorien. Registrert tilgjengelighet/utilgjengelighet vises med fargesymbol i tabellen «Visualisering av tilgjengelighet». Denne viser standard datoperiode fra dagens dato og 14 dager frem i tid. Dersom du ønsker å se andre datoer kan du velge en annen dato, eller bla bakover eller fremover i tid med piltastene. For å redigere på dine registreringer på enkeltdager kan du klikke på symbolet i visualiseringen. Her kan du endre fra tilgjengelig til utilgjengelig, og motsatt, eller du kan fjerne registreringen. Du kan også legge til eventuell kommentar. Merk! Registrering av både tilgjengelighet og utilgjengelighet i samme perioder medfører at disse registreringene må prioriteres opp mot hverandre. Har du registrert både tilgjengelighet og utilgjengelighet på samme dag på samme vaktkategori, vil utilgjengelighet bli gjeldende. Dersom det er registrert tilgjengelighet på flere vaktkategorier på samme dag, og det har blitt tildelt en vakt på en av dem, vil du ikke lenger bli vist som tilgjengelig på de resterende vaktkategoriene Stillingsforhold Viser en liste med dine stillingsforhold, både aktive og historiske stillingsforhold. Fremtidige endringer vil også bli vist i listen. Listen er gruppert slik at stillingsforholdene ligger samlet under enten aktive, fremtidige eller avsluttet. Side 13 av 19

14 4.13 Vaktbok Her vil du se vaktbok på din avdeling, og den viser som standard dagens dato. Har du rettighet til flere avdelinger kan du se vaktboken til andre avdelinger ved å bytte nivå. Det ligger lenker på vaktkode og navn i vaktboken som tar deg direkte til kalender og navneliste ved å klikke på dem. Hvis fleksitidsmodulen benyttes, vises ansatte med fleksavtale med en grønn eller rød prikk foran navnet for å indikere innstempling/utstempling. Bruk kalender for å velge en annen dato eller benytt knappene «Forrige»/«Neste» på toppen av siden for å bla en dag frem eller tilbake. Det er også mulighet for å vise ansatte som har fri ved å sette huk på «Vis fri». Dersom «Vis tilgjengelige» er valgt, vil det vises en oversikt over hvilke personer som har meldt seg tilgjengelig for inneværende uke for aktivt nivå pr. vaktkategori. Dette gjør det enklere for f. eks. vakthavende på helg å finne aktuelle personer å ringe til ved uforutsett fravær. Ved å føre musepekeren over navnet, vil det vises informasjon om den tilgjengelige ansatte, samt eventuell kommentar. Personer som har registrert tilgjengelighet, men som allerede er på jobb vil ikke vises som tilgjengelig. Registrert utilgjengelighet vises ikke, men vil påvirke visningen av tilgjengelighet Oppgaveoversikt Dersom dere bruker oppgavetildeling på din avdeling vil du her få en «oppgaveorientert»-visning av vaktboken. Som standard vises vaktboken med oppgaver nedover og datoer bortover, hvor innholdet i cellene er navn på den/de personen(e) som skal ha oppgavene den dagen, og eventuelt klokkeslett. Dette kan endres i «innstillinger», slik at datoer kommer nedover til venstre og oppgavene ligger på toppen. Side 14 av 19

15 Kommentarer på oppgave eller vakt: En blå trekant øverst i høyre hjørne indikerer at det ligger en kommentar på oppgaven eller på vakten. Hold musepekeren over for å se kommentar i hint. Pasientavtale: Enn rød prikk indikerer at det er registrert pasientavtaler på denne oppgaven. Hold musepekeren over for å se pasientavtaler i hint. Det vises kun antall pasientavtaler og eventuelt klokkeslett for avtalene. Hvis en ansatt som ligger i oppgaveoversikten blir fraværende kan oppgaven vises som «ledig» og med det klokkeslettet på vaktkoden den fraværende ansatte var satt opp på. Knappen «Vis innstillinger» gir tilgang til å endre visningsinformasjonen på siden. Her kan du endre på visningsform, filtrere bort oppgaver som ikke er dine, filtrere oppgavene slik at du kun ser oppgavene som tilhører en gruppe, eller gjøre om visningsformatet. For at visningen skal huskes til neste innlogging på du velge å lagre oppsettet. Side 15 av 19

16 4.15 Ukeliste Ukeliste eller ukeoversikt er en spesialvariant av oppgavevisningen. Benyttes gjerne der det er behov for å skille mellom hvem som har vakt, og hvilke oppgaver de ulike personene i tjenesteplanen skal løse. Ved å holde musepekeren over en ansatt, vises navnet på den ansatte, vaktkode med klokkeslett og evt. oppgavekode med klokkeslett og kommentar Gjøremål Her vil du se gjøremål som er registrert på din avdeling. Kolonner som viser involverte, viser både ansatte og instanser. De ansatte vises med initialer, men dersom du holder musepekeren over initialene, så vises hele navnet. Gjøremål kan f.eks. være avdelingsmøter eller spesielle oppgaver som skal utføres. Side 16 av 19

17 4.17 Arbeidsplaner Viser alle arbeidsplaner som er publisert ved valgt avdeling. Listen viser: Plan: Navnet på arbeidsplan Type: Arbeidsplan, kalenderplan, hjelpeplan etc. Starter: Når arbeidsplanen starter Gyldig til: Hvor langt frem arbeidsplanen er gyldig/godkjent Uker: Antall uker arbeidsplanen rullerer over Ansattlinjer: Antall personer som er knyttet til arbeidsplanen Godkj. status: Viser status for elektronisk godkjenning av arbeidsplan Klikk på planens navn for å åpne og se detaljer: Etter linjenummer og navn vises kolonner for stillingskategori, stillingsprosent og avdeling som linjene er knyttet til Fravær og perioder du ikke er tilgjengelig, vises med grå bakgrunnsfarge i cellene. Dersom arbeidsplanen er iverksatt vil fraværsførte vakter også ha et utropstegn foran koden Utjevningsvakter vises med en understrek. Dersom det finnes utjevningsvakter i planen, så vil det bli vist et hint når du holder musepeker over vaktkoden Inaktive linjer vil ikke vises som standard. Sett kryss i boksen dersom du ønsker å vise disse i planen. Inaktive linjer vises med grå bakgrunnsfarge Når du åpner en arbeidsplan vises det en forklaring på de vaktkodene som er benyttet i arbeidsplanen i en egen tabell nederst på siden Personlig arbeidsplan: For å se personlig arbeidsplan må du klikke direkte på navnet. Viser også eventuelle faste tillegg og UTA (utvidet arbeidstid). Kun for din plan. «Vis hjelpelinje»: er kun tilgjengelig dersom arbeidsplanen har en hjelpelinje. Når du krysser av her skal den personlige arbeidsplanen vises med hjelpelinje. Da skal vaktene fordeles på linje 1 og 2 som de står i arbeidsplanen, og hvis det står noe på linje 2 så skal linje 1 skal ha grå skrift og være streket over. Side 17 av 19

18 4.18 Navneliste Her vil du se en liste med alle som er ansatt ved din avdeling (brukere med rettighet til flere avdelinger vil kunne se ansatte fra flere avdelinger avhengig av hvilket nivå du står på). Over alle listevisningene er det et eget felt der du kan søke etter den ansatte du ønsker informasjon om. Listen filtreres ettersom du skriver inn informasjon i søkefeltet. Markerer du en ansatt, vil du få frem informasjon (og eventuelt bilde) om den ansatte til høyre for listen. Informasjonen vises i to faner. En for kontaktinfo og en for stillingsforhold. Klikker du på «Vis kalender» vil du se valgt ansatte sin kalender. Det er samme visning som du har i egen kalender, men med noe mindre informasjon. Navnelisten kan vises på 3 alternative måter i tillegg til standard (Ansattsøk): Ansikt: Viser evt. bilde, navn og stillingskategori (forutsetter at det er lagt inn bilder) Kortvisning: Viser visittkort-visning av alle ansatte. Viser bilde, navn og stillingskategori Listevisning: Viser etternavn, fornavn, stillingskategori, stillingsprosent, avdeling, telefonnummer privat, mobil og arbeid, annet, epost og om den ansatte er vikar. Du kan sende en epost til ansatte ved å klikke på epost-linken. Side 18 av 19

19 4.19 Rapporter Dette valget er ikke tilgjengelig for alle. Rapporter som ligger her er egendefinerte og tilsvarer visninger/rapporter som ligger på ekstrainfo-fanen i Gat. Det kan f.eks. være alternative visninger av vakbok Lønnslipper Denne benyttes ikke av alle kunder og kan derfor være utilgjengelig. Listen viser en oversikt over dine lønnslipper, evt. årsoppgaver og lønns- og trekkoppgave. Den nyeste Lønnsslippen ligger øverst/på toppen i listen. Klikk på «Vis» for å se lønnsspesifikasjonen din. Du har også mulighet til å laste ned lønnsslippen over til din datamaskin Lønnsoversikt Viser en liste over dine siste lønnsoverføringer, nyeste dato vises på toppen. Oversikten viser hvilke dato lønnsoverføringen ble foretatt, hvem som overførte lønnen, periode fra - til og fra hvilken avdeling lønnen ble overført fra. For å se detaljer for den enkelte lønnsoverføringen klikker du på datolinken under kolonne «Overført». Side 19 av 19