BRUKERVEILEDNING Agrando AS Brukerveiledning oppdatert 12 November 2015

Transkript

1 BRUKERVEILEDNING Agrando AS Brukerveiledning oppdatert 12 November 2015

2 INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKSJON KALENDER VALG PÅ VERKTØYLINJEN KALENDERVISNING LEGG TIL NY AVTALE KNAPPENE I MARGEN TIL HØYRE (INNE I EN AVTALE) REDIGER AVTALE SLETT AVTALE KOPIER AVTALE SØK ETTER AVTALER ERSTATT RESSURS ETIKETTER OG FUNKSJON (DRA OG SLIPP) VIS AVTALER UT FRA RESSURSTYPE FILTER FAVORITTER KONTAKT- & GRUPPEMODULEN HOVEDSIDE KONTAKT- & GRUPPEMODULEN LEGG TIL NY KONTAKT/BRUKER LEGG KONTAKT(ER) I EN GRUPPE REDIGERE KONTAKT OPPDATER SIDEN LEGG TIL EN NY GRUPPE REDIGER GRUPPE FJERNE KONTAKTER FRA EN GRUPPE SLETTE EN GRUPPE SE KONTAKTENE TIL EN GRUPPE OG DENS UNDERGRUPPER SE PERSONENE SOM HAR STABSFUNKSJON EKSPORTER KONTAKTENE I EN GRUPPE TIL EN FIL IMPORTER KONTAKTER FRA EXCEL TIL EN GRUPPE VARSEL NÅR EN GRUPPE HAR VÆRT INAKTIV I SEKS MÅNEDER MELDING (E-POST) MED BESKJED NÅR EN KONTAKT BLIR TILDELT EN ROLLE MOTTA EN E-POST NÅR NOEN LEGGES TIL I EN GRUPPE SEND E-POST TIL MEDLEMMENE I EN GRUPPE SEND SMS ENDRINGER I KONTAKTLISTEN HUSKES SELV OM DU LOGGER AV DRA GRUPPER I GRUPPELISTEN FOR Å ENDRE PLASSERING PÅ DEM

3 3.21. SE ANTALL MEDLEMMER I EN GRUPPE SE ANTALL MARKERTE MEDLEMMER I EN GRUPPE ADMINISTRASJONSMODULEN ORGANISASJON FUNKSJON ETIKETTER BRUKEROVERSIKT Brukerrolle TAGS/EGENDEFINERTE FELT TILGANGSGRUPPE PÅMELDINGER FORESPØRSLER OM DÅP OG VIELSER BEHANDLING AV FORESPØRSLER SKJERMBILDE VED BEHANDLET FORESPØRSEL I DEN AKTUELLE AKTIVITETEN PÅ MEDARBEIDEREN VISNING I VALGT GRUPPE I MEDARBEIDEREN REGISTRERE DÅPSSAMTALE

4 1. INTRODUKSJON For å starte Medarbeideren åpner du en nettleser og går til nettsiden Her vil du få finne informasjon om hvordan installere og ta i bruk programmet. Når du har logget deg inn i Medarbeideren kommer du til dette kalendervinduet i Medarbeideren I den svarte margen til venstre finner du de forskjellige modulene. Kalendermodulen - i denne modulen kan du se din og andres kalender og opprette/redigere avtaler. Du kan også se hvilke ressurser (utstyr, grupper, lokale, brukere) som er opptatt/ledige slik at du enkelt kan booke det du trenger til møter og andre aktiviteter. Kontakt- og gruppemodulen - gir deg en oversikt over kontaktene og gruppene som er tilknyttet organisasjonen. Her kan opprette/redigere kontakter og grupper. Påmeldingsmodulen - denne modulen gjør dåpspåmeldinger og vigselsforespørsler enkelt å administrere. Denne modulen er kun synlig for de organisasjoner som har lisens på påmeldingsmodulen. Administrasjonsmodulen er kun synlig for brukere som har administrasjonsrettigheter i Medarbeideren. Her gjøres felles innstillinger og oppsett for organisasjonen. Hver modul er nøye gjennomgått i dokumentet og du vil få inn innføring i de forskjellige valgene og mulighetene Medarbeideren gir deg og din organisasjon. 4

5 2. KALENDER Trykk på kalenderen i margen til venstre. Bildet nedenfor er hovedbilde når du trykker deg inn i kalendermodulen. Øverst har du en verktøylinje. I margen til venstre kan du velge hvilken kalender du vil se, ved å markere organisasjonens kalender, i dette tilfelle Stornes menighet, vil du se alle hendelser som er tilknyttet organisasjonen. I margen til høyre får du oversikt over kalenderen. De datoene som har fet skrift er dager det er satt opp hendelser på. Alle valgene og mulighetene er forklart videre i seksjonen. 5

6 2.1. VALG PÅ VERKTØYLINJEN Egenskaper Denne knappen er kun aktiv når du er på en bruker. Enten deg selv eller en annen bruker. Ved å trykke på knappen kommer du inn på kontaktkortet til valgt bruker. Borte Brukes for å markere at du er borte fra kontoret. Velg varighet og skriv inn hva fraværet skyldes i feltet «nærmere informasjon», hvis dette er relevant for dine kollegaer. Klikk på «ok». Programmet blir låst mens du er borte. Trykk på «lås opp» når du skal åpne programmet igjen. 6

7 Finn status Her kan du søke opp en person, og se om brukeren er pålogget eller ikke. For å raskt komme til brukerens kalender, trykk på «Gå til kalender». Dersom brukeren har lagt inn sitt mobilnummer kan du ved å klikke på det sende SMS til brukeren direkte fra Medarbeideren. Det samme gjelder for e-post. Oppdater Oppdatering av skjermbilde. 7

8 Utskrift Her kan du ta utskrift av hendelser i kalenderen. Du kan velge mellom liste eller skjema, og velge hvilket tidsrom listen skal omfatte. Felles ICAL Felles ICal brukes brukes for å sette opp kalenderen til nettsiden som er felles for hele organisasjonen. Du kan også gjøre endringer på eksisterende Icaler for å endre hva som vises på hjemmesiden. Disse Ical-kalenderne er tilgjengelige for alle i organisasjonen. 8

9 2.2. KALENDERVISNING Her kan du velge om du vil se dagen i dag, og om kalenderen skal vise en dag, en uke, en måned eller flere dager. Ved å velge listevisning, vil kalenderen se slik ut: Da vil alle avtalene i valgt tidsrom (dag, uke, måned) vises i en liste, her kan du velge om det skal vise avtaler for en dag, en uke, en måned eller flere dager. Flere dager: Hvis du vil se flere dager, som for eksempel mandag, onsdag og fredag, kan du markere disse dagene i kalenderen til høyre ved å klikke på datoen og holde inne CTRL knappen på tastaturet. I margen til høyre har du en kalenderoversikt. Ved å trykke på pilene øverst, går kalenderen bak eller frem en måned. Vil du se hele uke 40, trykker du på ukenummeret, da vil hele uke 40 vise i kalendervisningen. 9

10 På «Avansert filter» kan du velge hvilke dager kalenderen skal vise, og i hvilken tidsperiode. Hvis du for eksempel kun vil se de neste fire søndagene, setter du DAG på søndag og velger rett tidsperiode. Vis flere kalendere samtidig Hvis du vil se flere kalendere samtidig, for eksempel i forbindelse med planlegging av et møte, kan du markere de brukerne, gruppene, lokalene og utstyret du ønsker å se kalenderen til. Du kan markere flere ved å holde inne CTRL knappen mens du trykker på dem. Gå til dato Når du klikker på «Gå til dato», får du opp vinduet nedenfor, så kan du velge hvilken dato kalenderen skal vise. 10

11 2.3. LEGG TIL NY AVTALE For å opprette en ny avtale i kalenderen trykker du knappen opp til høyre. Da vil vinduet der du legger inn avtalens detaljer komme opp. Detaljer knyttet til avtalen Øverst til høyre finner du knappen «ny avtale». Emne: Hva avtalen gjelder. Dette feltet er obligatorisk. Etikett: Fargekode som gjør det lettere å se i kalenderen hvilken avtaletype det er. Du kan velge flere etiketter på en avtale. Privat avtale: Settes avtalen som privat, vil andre bare se at du har en privat avtale, de kan ikke se tittel eller innhold. Overvåk spesielt: Gjør avtalen lett å finne igjen, hvis du filtrerer kalenderen med «vis avtaler med spesielle merknader». Dette utropstegnet viser på avtalen i kalenderen hvis du har valgt «overvåk spesielt» Eier: Her skal navnet på den som er ansvarlig for avtalen stå. Om du ikke legger inn noe annet her er det den som oppretter avtalen som legges til her. 11

12 Avtalens status: Her kan du sette avtalen som bekreftet, foreløpig eller under planlegging. Dersom ikke annet blir valgt legges avtalen som standard med «Bekreftet» som status. Start og slutt: Tidspunkt for avtalen. Påminnelse: Varsling i forkant av avtalen, du setter selv hvor lenge før avtalen du skal varsles. Heldagsavtale: Hvis avtalen gjelder hele dagen. Beskrivelse: Nærmere spesifikasjoner i forbindelse med avtalen. Interne kommentarer: Kommentarer til avtalen som ikke skal publiseres på nettsiden. Publiser på nettside: Avtalen publiseres på nettsiden til menigheten. Det som er skrevet i «interne kommentarer», vil ikke publiseres på nettsiden. Legg ved dokument: Her kan du legge inn et dokument fra din datamaskin. Dette krever en egen lisens. 12

13 Link avtale: Denne funksjonen kan brukes til å linke avtalen du lager mot en annen avtale. For å gjøre det klikker du på den grønne krysset. For å slette en eksisterende link kan du trykke på det røde krysset i listen over avtaler som er linket opp mot den avtalen du er inne i. Dette kan for eksempel brukes til å linke (koble) en avtale om dåpssamtale med dåpsgudstjenesten. Når du har trykket på det grønne plusstegnet, kommer vinduet nedenfor opp. Her kan du søke etter avtaler. Sett inn kriteriene du ønsker å søke etter og trykk på «Søk». Relevante avtaler kommer dermed opp i en liste, når du har funnet avtalen du var på jakt etter, trykk på for å lage en link mellom avtalene. Har du behov for å redigere avtalen du har søkt opp (før du lager en link mellom dem), trykk på blyantegnet foran den aktuelle avtalen. Når det er opprettet en link mellom avtaler, vil dette vise i avtalen i kalenderen. Markerer du avtalen i kalenderen vil du få opp informasjon om avtalen i margen til høyre. Du kan enkelt gå inn på avtalen som er linket opp mot avtalen du har markert, ved å trykke på den gule boksen. 13

14 Regelmessighet Du kan sette opp regelmessighet i avtalen hvis det er en avtale som gjentar seg. Du kan velge mellom ukentlig, månedlig og årlig. Du kan også sette opp «Periode for regelmessighet», her kan du velge når avtalen skal starte og når avtalen slutter å gjenta seg. Velger du «Skjer hver 1 uke på», vil avtalen gjenta seg hver uke på valgt dag. Velger du «Skjer hver 2 uke» legges avtalen til annenhver uke. Ressursplanlegging Her kan du velge hvilke ressurser du vil legge til avtalen. - Kontakt - Lokale - Utstyr - Gruppe - Organisasjon - Bruker Skal du legge et lokale til avtalen velger du det under «ressurstype». Skriv inn navnet/starten på navnet på rommet og søk. Huk av på ønsket rom og trykk «legg til». Du kan legge til flere ressurser, avslutt med å trykke ok. Trykker du på «søk» uten å ha skrevet noe, kommer alle alternativene opp i margen til venstre. 14

15 «Ressurser med funksjoner» brukes hvis du skal legge en bruker til i avtalen med en funksjon. Du kan også legge til «funksjon» - Diakon - Kateket - Kirketjener - Kirkevert - Organist - Pedagog - Prest - Trosopplæringsmedarbeider Hvilke funksjoner som kan velges er avhengig av hvilke funksjoner organisasjonen har opprettet. For å lage nye funksjoner må du inn på administrasjonsmodulen. - «Legg til» knappen gir deg mulighet til å hente opp ressurser som er lagret som favoritt. - «Legg til i favoritter» knappen kan brukes for å lagre ressurser (person, rom, utstyr, gruppe) som en favoritt. Denne kan være nyttig for hendelser som gjentar seg og gjør det enklere å definere aktiviteten senere. - «Rediger favoritter» gjør at du kan gå inn på en lagret favoritt og endre denne. Tilgangsrettigheter Her kan du legge til brukere/grupper som skal ha tilgang til avtalen. Andre kan se tittelen, men vil ikke kunne åpne avtalen. Under «velg handling» kan du velge hvor mye de forskjellige brukerne skal ha tilgang til. Husk å legg til deg selv for at du senere skal kunne endre avtalen. Hvis du ikke benytter denne funksjonen, er avtalen åpen for alle brukerne. 15

16 Påmeldinger/utvidelser (krever tilleggs lisens) Hvis avtalen du oppretter i Medarbeideren skal inneholde dåp, dåpssamtale eller vielse legges det til her. Skriv inn antall plasser og trykk «legg til». Hvis det er ledige plasser vil det automatisk vises på nettsiden i påmeldingsmodulen. Dette gjør det mulig for dåpsforeldre å selv melde barnet opp til dåp og føre inn alle nødvendige opplysninger. Når en påmelding er registrert vil den dukke opp i modulen «Påmeldinger» i Medarbeideren. Når en påmelding er bekreftet i påmeldingsmodulen, vil det vise i avtalen i Medarbeideren. Dåpssamtale fungerer litt annerledes. Her kan ikke foreldrene selv melde seg på via nettsiden. Dette må gjøres av brukere av Medarbeideren. Du kan søke opp avtaler med ledige plasser til dåpssamtale og legge til personer inne i påmeldingsmodulen. 16

17 Sjekkliste Her kan dere opprette egne sjekklister knyttet til den konkrete avtalen. For eksempel kan dere legge inn en huskeliste i forbindelse med et arrangement KNAPPENE I MARGEN TIL HØYRE (INNE I EN AVTALE) Når du åpner en ny avtale, eller er inne på en avtale for å redigere den, vil du se disse knappene i margen til høyre. Lukk (X) Lagre og lukk Lagre Skriv ut Send SMS Send E-post Vis logg : Avtalen lukkes, endringer lagres ikke : Endringer lagres, avtalen lukkes : Lagrer endringer : Skriv ut avtalen : Send SMS til brukerne som er knyttet til avtalen : Send E-post til brukerne som er knyttet til avtalen : Avtalelogg Veiledning til hvordan en kan sende SMS og E-post finner du i punkt 2.18 og

18 2.5. REDIGER AVTALE Når du markerer en avtale i kalendervisningen, vil informasjonen om avtalen vises i feltet nederst til høyre i margen. Hvis du klikker på det blå blyanttegnet kan du redigere avtalen. Du kan også redigere en avtale ved å dobbeltklikke eller høyreklikke på avtalen i kalendervisningen. Hvis det er en avtale som gjentar seg vil du få opp en forespørsel på om du vil redigere kun denne hendelsen, eller hele serien SLETT AVTALE Når du markerer en avtale i kalendervisningen, vil informasjonen om avtalen vises i feltet nederst til høyre i margen. Hvis du klikker på det røde krysset kan du slette avtalen. Du kan også slette avtalen ved å høyre klikke på avtalen og velge slett. Hvis det er en avtale som gjentar seg vil du få opp en forespørsel på om du vil slette kun denne hendelsen, eller hele serien. Hvis avtalen som skal slettes er knyttet til ressurser, må du først velge hvilke ressurser som skal fjernes fra avtalen. Er det en gjentakende avtale, kan du velge om ressursen/e skal fjernes fra kun denne avtalen eller hele serien. 18

19 2.7. KOPIER AVTALE For å kopiere en eksisterende avtale, kan du høyre klikke på avtalen og velge kopier. Da vil du automatisk få opp en kalender, her kan du velge hvilken dato du vil kopiere avtalen til. Du kan markere flere datoer ved å holde inne CTRL mens du velger dato. For å fullføre trykker du «lim inn». Alle ressurser du la inn på den opprinnelige avtalen, blir kopiert til de andre avtalene. Funksjonen passer godt til avtaler som ikke er regelmessig, eller der du ønsker å publisere på hjemmesiden med forskjellig detaljinformasjon om avtalen SØK ETTER AVTALER Her har du mulighet til å søke etter avtaler med ulike kriterier. Du kan også søke etter slettede avtaler. For å redigere en avtale kan du trykke på blyanttegnet foran avtalen. 19

20 2.9. ERSTATT RESSURS Her kan du erstatte en ressurs mot en annen i en valgt tidsperiode. Hvis du for eksempel har et rom som skal pusses opp, kan alle avtalene knyttet til dette lokale enkelt settes til et nytt rom ETIKETTER OG FUNKSJON (DRA OG SLIPP) Skal du legge en etikett eller en funksjon til en eksisterende avtale i kalenderen, kan du enkelt gjøre det ved å klikke på etiketten/funksjonen og dra den til avtalen i kalenderen. På denne måten kan du se avtalen ved visning av ulike Etiketter. Du kan også lage en visning av kalender på hjemmesiden som inneholder ulike typer hendelser (Gudstjenester, Konserter, Barn & Unge osv.) 20

21 2.11. VIS AVTALER UT FRA RESSURSTYPE Når du har valgt Organisasjonens kalender, kan du velge hvilke avtaler som skal vises ut fra hvilke ressurser som er knyttet til avtalene. Trykk på «velg ressurstype» i margen til» venstre. Hvis du ikke haker av for noen av valgene, vil kun avtalene som er direkte knyttet mot organisasjonen vise. Hvis du for eksempel vil se hvilke rom som er ledig/opptatt, kan du hake av for at kalenderen skal vise avtaler som er knyttet mot lokale. Du kan også hake av for flere ressurser samtidig. For å få full oversikt over alle avtaler haker du av på alle FILTER Her kan du velge hvilke avtaler kalenderen skal vise med å bruke filter. Funksjon: Velger du en funksjon, for eksempel kirketjener, skal kalenderen kun vise avtaler hvor kirketjener er lagt inn som en funksjon. Etiketter: Velger du dåpssamtale, skal kalenderen kun vise avtaler med etiketten dåpssamtale. Vis private avtaler: Er den haket av viser avtaler som er satt som private. Prostemodulen: Vis avtaler fra Prostemodulen. Vis avtaler med spesielle merknader: Haker du av her, vil kun avtaler hvor en har valgt «Overvåk spesielt» vise. Vis avtaler som mangler ressurser: Viser avtaler som har lagt inn en funksjon som ikke er knyttet mot en ressurs. For eksempel hvis en har lagt inn funksjonen kirkevert i avtalen og ingen brukere er blitt knyttet opp mot funksjonen. 21

22 2.13. FAVORITTER Her kan du definere dine favoritter for å få rask tilgang til enkelte grupper, lokasjoner og personer. Du kan for eksempel markere 3 brukere, høyreklikke og velge «Legg til i favoritter». Du velger selv navnet på «favoritten». Favorittene er personlige og vil kun vise for deg. 22

23 3. KONTAKT- & GRUPPEMODULEN Kontakt- og gruppemodulen ser ut som bildet ovenfor. Øverst finner du en verktøylinje som gir deg mange muligheter, disse gås gjennom steg for steg i seksjon 2.4. I margen til venstre kan du velge om du vil se alle kontakter, grupper eller personer med stabsfunksjon. Her ligger også knappene som gir deg mulighet til å legge en person til i en gruppe, eller lage en ny gruppe. I det store vinduet midt på skjermen finner du informasjon om de forskjellige kontaktene/gruppemedlemmene. 23

24 3.1. HOVEDSIDE KONTAKT- & GRUPPEMODULEN Søk etter kontakter En kan søke etter kontakter ved å skrive inn både tall og bokstaver i «søke» feltet (oppe til høyre). Dette gjør det mulig å søke både på navn, telefonnummer og gateadresse. Sortere kontaktene i kolonnene Kontaktene kan sorteres i en kolonne ved å trykke på overskriften til kolonnen. Velger du å sortere på etternavn kan du både sortere A-Å og Å-A. I kolonner med tall kan tallene sorteres synkende eller stigende. Endre rekkefølgen på kolonnene Rekkefølgen på kolonnene kan enkelt endres ved å klikke på overskriften til kolonnen og dra den til ønsket plassering. 24

25 Velg filter i kolonnelisten For å velge filter i en kolonne trykker du på den lille pilen bak navnet på kolonnen. Her kan du for eksempel velge å kun vise kontaktene med et spesifikt postnummer. Du kan bruke filter på alle kolonnene. Velg hvilke kolonner som skal vises ved å trykke på denne knappen Dette vinduet kommer opp, marker de du ønsker å ha synlige og klikk på lagre knappen i hjørnet. 25

26 Tilbakestill kontaktlisten Ved å trykke på tilbakestillknappen vil endringen i kolonnelisten bli tilbakestilt. Slett kontakt(er) Ved å markere en eller flere kontakter kan du slette dem ved å trykke på bilde av søppelbøtta. En bekreftelsesmelding vil vises. Kontakter kan også slettes ved å høyre klikke på kontakt(er) og velge «Fjern medlem». Vis relasjoner til kontakt(er) Relasjonene til en eller flere kontakter kan vises ved å markere kontakten(e) og trykke på «Vis relasjoner» knappen. Denne knappen finner du på verktøylinjen på toppen av siden. 26

27 Vis alle knappen Hvis du er inne på en gruppe som har flere undergrupper, kan du trykke på «Vis alle» knappen for å vise medlemmene i hovedgruppen og alle tilhørende undergrupper. Importer/Eksporter Denne knappen gir deg mulighet til å - Importere kontakter, forklart i punkt Importere brukere, forklart i punkt Overfør (overfører konfirmanter til kirkeboka i LabOra Menighet) - Hent fra SKMR Denne funksjonen er kun tilgjengelig når du er inne i en gruppe. Her kan du søke opp personer fra sentralt medlemsregister. Skriv inn søkekriterier og trykk på «søk». Trykk på «hent og lukk» for å legge valgte personer til i gruppen. - Eksporter, forklart i punkt

28 Vise kontaktene med de forskjellige tagene Når du klikker på «Tags» knappen vil følgende vindu vises. Du kan velge flere tags. Bruk og/eller knappene til å avgrense om du vil få opp kontaktene som har alle de valgte tagene, eller minst en av dem. Velger du for eksempel «Konfirmant», vil kun kontaktene som har fått en «tag» som konfirmant på seg, vise i kontaktlisten. For å sette tag på en kontakt, kan du enten gjøre det i kontaktkortet til kontakten eller ved å høyre klikke på kontakten og velge «Sett tag». Du kan også legge til egendefinerte felt for de forskjellige tag. Her har tag «Konfirmant» mange egendefinerte felt. Hvordan du lager nye tags og egendefinerte felt står det mer om i punkt

29 Utskrift Ved å trykke på utskrift kan følgende typer utskrift tas Liste Skjema Etiketter Du finner informasjon om layout til utskriftene ved å trykke på et av valgene. Informasjonen kommer automatisk på høyre side av vinduet. Du kan også se forhåndsvisning før du skriver ut. 29

30 3.2. LEGG TIL NY KONTAKT/BRUKER For å legge til en ny kontakt klikker du på den gule knappen til høyre i verktøylinjen. Du vil automatisk få opp et nytt vindu hvor du skal plotte inn ønsket informasjon til den nye kontakten. Legg til bilde av kontakten En kan laste opp et bilde av kontakten i bildeboksen. 30

31 Legg til kontaktinformasjon I neste seksjon kan du legge til kontaktinformasjon. Fornavn og etternavn er de eneste feltene som er obligatorisk. I feltene for telefonnummer kan kun tall og (+) og (-) benyttes. Epost adressene må være i et gyldig format. Gruppemedlemskap Skal kontakten være medlem i en av organisasjonens grupper, kan disse legges til ved å trykke på (+) knappen. 31

32 Da vil vinduet nedenfor komme opp, og du kan velge hvilke grupper du vil at kontakten skal legges inn i. Ved å trykke på en av gruppene kontakten er medlem av, vil de egendefinerte feltene for denne gruppen komme frem. Her kan du for eksempel krysse av for at kontakten har «betalt kontingent» hvis det er lagt til som egendefinert felt for gruppen. 32

33 Relasjoner Relasjoner (foresatt, kontaktperson, barn, ektefelle, fadder osv.) kan legges til en kontakt i seksjonen under. Skriv inn navn, velg relasjonstype og trykk på «legg til» knappen. Relasjonene som skal legges til, må være lagret som kontakter eller ligge som medlem i en gruppe. Relasjonene kan slettes ved å ta pilen bort til personen i relasjonslisten, det kommer da en liten boks med rødt kryss. Trykk på det røde krysset for å slette. Tag En tag fungerer som en merkelapp. Eksempler kan være konfirmantforesatt, konfirmant og døpte. Du kan søke opp alle med samme tag. Når du er inne på kontakt og gruppemodulen vil du øverst i margen finne en egen knapp som heter «Tags». Du finner mer informasjon om tags i punkt 2.4 Kontaktperson Hvis kontakten er kontaktperson for grupper, lokale eller utstyr vil det vises i en tabell i denne seksjonen. 33

34 Stabsfunksjon Stabsfunksjon kan legges til ved å velge organisasjon og stabsfunksjon. Dette angir hvilken stilling vedkommende har i organisasjonen. Kontakter med innlagt Stabsfunksjon, kan også vises på hjemmesiden. Disse kan slettes ved å ta pilen bort til den lagrede funksjonen, det kommer da en liten boks med rødt kryss. Brukerinformasjon Ved å trykke på «Opprett bruker» knappen i margen til høyre får du opp en ny seksjon som heter Brukerinformasjon. Her kan du knytte kontakten til organisasjon og legge til brukerroller i organisasjonen. Dette valget kun tilgjengelig for brukere som har administratorrettigheter i Medarbeideren. 34

35 Knappene i margen til høyre Lukk (X) : Kontakten lukkes, endringer lagres ikke Lagre og lukk : Detaljene som er skrevet lagres, vinduet lukkes Lagre : De detaljene som er skrevet inn lagres, men du blir stående i bilde Opprett bruker : Opprett en bruker for kontakten Fjern bruker : Fjern brukerrettighetene til kontakten Send SMS : Send SMS til kontakten Send E-post : Send E-post til kontakten Gulesider : Åpnes et nytt vindu med gulesider Søk i SKMR : Søk i sentralt medlemsregister 3.3. LEGG KONTAKT(ER) I EN GRUPPE Ved å merke en eller flere kontakter i kontaktlisten kan disse legges til i en gruppe ved å klikke på da vil følgende vindu komme opp, trykk på ønsket gruppe(r) og OK knappen nederst i vinduet. Du kan velge flere kontakter samtidig ved å benytte CTRL-tasten + merke de som skal legges inn i gruppen. Alternativt kan du også merke et intervall av kontakter med å merke første, deretter holde Shifttasten mens du velger siste i intervallet. En kontakt kan også legges til i en gruppe ved å høyre klikke på kontakten og velge «legg til i gruppe». 35

36 3.4. REDIGERE KONTAKT En kontakt kan redigeres ved å: Dobbeltklikke på kontakten Høyreklikke på kontakten Eller rett i kontakttabellen ved å sette den i redigeringsmodus. Da kan alle feltene som er forklart i seksjon 2.1 redigeres OPPDATER SIDEN Siden kan oppdateres ved å klikke på «oppdater» knappen LEGG TIL EN NY GRUPPE En ny gruppe kan lages ved å klikke på «Ny gruppe» knappen som ligger i margen til venstre. Ved å høyreklikke på en spesifikk gruppe kan du opprette en undergruppe til den gruppen. 36

37 Gruppedetaljer Det er ikke mulig å legge til nye kontakter hvis antall medlemmer overskrider det som er satt til «Maksimalt antall medlemmer». Prøver du å legge til nye medlemmer etter at maksimum antallet er nådd, vil du få opp en melding om det. Hvis gruppen skal være tilgjengelig på nettsiden, huker du av Gruppeledere/kontaktperson kan legges til ved å søke dem opp her, og trykke «legg til» Egendefinerte felt Her kan du legge til egendefinerte felt for gruppen. Navnet er valgfritt og du kan velge mellom 4 datatyper. Tekst Dato Tall (Da vil den kun være mulig å skrive tall i kolonnen) «Ja/Nei» - felt (avkryssing) 37

38 Du kan redigere innholdet i de egendefinerte feltene ved å: Gå inn på kontakten og se på seksjonen som heter gruppemedlemskap, trykker du på en gruppe som har egendefinerte felt vil disse vises og innholdet kan redigeres. For eksempel hvis et medlem har betalt kontingent, og dette er et egendefinert felt, kan du huke av for betalt. Du kan også gjøre det i kontaktlisten til gruppen ved å sette på redigeringsmodus og trykke på feltet du vil endre innholdet i. 38

39 Tilgangsrettigheter I utgangspunktet har alle brukere tilgangsrettigheter til en ny gruppe. Dersom du ønsker å begrense tilgangen til en gruppe gjør du det under «Tilgangsrettigheter». Det er kun de brukerne som legges inn i listen under tilgangsrettigheter som har mulighet til å redigere gruppen. Andre kan kun se navnet på gruppen. Hvis noen uten tilgangsrettighet klikker på gruppen vil de få opp en melding med informasjon om at de ikke har tilgang til denne gruppen. Huker du av at gruppen er privat, vil ikke navnet på gruppen vises i gruppelisten. Den er da kun synlig for de som har tilgangsrettigheter til gruppen. Kan benyttes til grupper bare du i organisasjon har behov for å ha kjennskap til. Hvis du ikke legger inn noen navn på tilgangsrettigheter, vil alle brukere kunne se og redigere gruppen. 39

40 Gruppehistorikk Under gruppehistorikk kan du se hvem som har redigert gruppen og hva de redigerte. Du kan velge om du vil se historikk fra: Siste uke Siste måned Siste tre måneder Siste år 3.7. REDIGER GRUPPE En gruppe kan redigeres ved å høyre klikke på gruppen i gruppelisten og velge «rediger». Alle detaljene som er forklart i seksjon 2.6 kan redigeres her FJERNE KONTAKTER FRA EN GRUPPE Kontakter kan fjernes fra en gruppe ved å klikke på kontakten(e), og klikke på søppelbøtten oppe til høyre. Du vil da få opp et vindu som ber om bekreftelse på handlingen. Du kan også fjerne en kontakt fra en gruppe inne på kontaktkortet til kontakten SLETTE EN GRUPPE For å slette en gruppe må gruppen være tom (ingen medlemmer), og kan ikke inneholder undergrupper. Høyreklikk på gruppen i margen til venstre og velg slett. Du vil da få opp et vindu som ber om bekreftelse på handlingen. 40

41 3.10. SE KONTAKTENE TIL EN GRUPPE OG DENS UNDERGRUPPER For å se kontaktene i en gruppe trykker du på den spesifikke gruppen i gruppelisten. For å se undergrupper må du trykke på plusstegnet foran gruppenavnet. Hvis du vil se alle kontaktene i en gruppe og dens undergrupper i en liste, trykker du på gruppen og «Vis alle» knappen. «Vis alle» knappen ligger i verktøylinjen på toppen av siden SE PERSONENE SOM HAR STABSFUNKSJON Kontaktene som har stabsfunksjon kan ses under gruppen «Stabsfunksjon» i gruppelisten. 41

42 3.12. EKSPORTER KONTAKTENE I EN GRUPPE TIL EN FIL Ved å klikke på en gruppe, kan du eksportere kontaktene til filer (Excel, Word og XML) ved å velge filformat IMPORTER KONTAKTER FRA EXCEL TIL EN GRUPPE En Excel fil som har kontaktdetaljene kan importeres til en gruppe i dette vinduet. Trykk på «Velg fil», finn filen på din data og last den opp. 42

43 3.14. VARSEL NÅR EN GRUPPE HAR VÆRT INAKTIV I SEKS MÅNEDER Hvis en gruppe har vært inaktiv i 6 måneder, vil administratoren og kontaktpersonen for gruppen, motta en melding hvor en blir spurt om å deaktivere gruppen. Du kan velge å se bort ifra meldingen eller deaktivere gruppen. Du kan aktivere gruppen igjen ved å høyre klikke på gruppen i gruppelisten og velge «Aktiver» MELDING (E-POST) MED BESKJED NÅR EN KONTAKT BLIR TILDELT EN ROLLE Når en kontakt blir tildelt en «rolle» vil denne kontakten motta en beskjed om dette på E-post hvis E-postadresse er registrert på kontakten MOTTA EN E-POST NÅR NOEN LEGGES TIL I EN GRUPPE Når en kontakt legges til i en gruppe, vil kontaktpersonen(e) til den gruppen få melding om det på E-post. 43

44 3.17. SEND E-POST TIL MEDLEMMENE I EN GRUPPE Du kan sende E-post til medlemmer i en gruppe ved å klikke på gruppen og markere medlemmene en vil sende til. Hvis du klikker på E-post ikonet uten å ha markert noen medlemmer i grupper, vil alle kontaktene i gruppen automatisk legges til som mottakere. Hvis du høyreklikker på gruppenavnet i gruppelisten, kan du velge å sende E-post til gruppens kontaktpersoner. E-post Kontaktene som mangler E-postadresse vil ha en tom boks foran navnet. Hvis du skal legge til E- post adresse på dem som mangler, kan du klikke på linjen under «E-post». Du kan også registrere nye E-postadresser manuelt der det står «Legg til E-post». Hvis du haker av på «Vis bare listen over manglede E-postadresser», vil kun mottakerne som mangler e-postadresse vise i listen. Legg ved dokument Her kan du legge dokument til i eposten. 44

45 Mangler E-postadresse Her kan du se hvilke kontakter som mangler E-postadresse. Har du for eksempel markert alle kontaktene i en gruppe for å sende en felles E-post, vil de som mangler E-postadresse legge seg i listen under. Du kan også eksportere listen over personer som mangler E-post adresse ved å trykke på i panelet til høyre. E-post historikk Du kan søke opp tidligere sendte E-poster innen ett visst tidsrom ved å angi tidspunkt fra og til. Du kan også eksportere E-post historikken ved å trykke på i panelet til høyre. Du kan også velge tidsrom selv ved å sette dato i feltene «fra» - «til» og trykke «utvid». 45

46 3.18. SEND SMS Du kan sende SMS til medlemmer i en gruppe ved å klikke på gruppen og markere medlemmene en vil sende til. Hvis du klikker på SMS ikonet uten å ha markert noen medlemmer i grupper, vil alle kontaktene i gruppen automatisk legges til som mottakere. Hvis du høyreklikker på gruppenavnet i gruppelisten, kan du velge å sende SMS til gruppens kontaktpersoner. SMS Kontaktene som mangler mobilnummer vil ha en tom boks foran navnet. Velger du «Vis bare listen over manglende mobilnummer», vil kun kontaktene som mangler mobilnummer vise i listen. Hvis du skal legge til mobilnummer på dem som mangler, kan du klikke på linjen under «MOBILNR». Du kan også legge inn nye nummer manuelt der det står «Legg til nummer» Rett over boksen med SMS tekst, kan du huke av på enten «send umiddelbart» eller «utsatt sending». Velger du utsatt sending kan du velge hvilken dato og hvilket klokkeslett SMSen skal sendes. 46

47 Utsatt melding Under utsatte meldinger kan du se de meldingene som er satt på utsatt sending. Du kan både redigere og slette utsatte meldinger, samt endre tidspunkt for sending. Knappen «oppdater SMS for alle», oppdaterer listen. Mangler Mobilnr. Her kan du se hvilke kontakter som mangler mobilnummer. Har du for eksempel markert alle kontaktene i en gruppe for å sende en felles SMS, vil de som mangler mobilnummer legge seg i listen under. Du kan eksportere listen over personer som mangler mobilnummer ved å trykke på i panelet til høyre. SMS historikk Meldinger som er sendt tidligere vil vises i SMS historikken. Du kan også søke opp tidligere sendte meldinger innen ett visst tidsrom med å angi tidspunkt fra og til. Du kan også eksportere SMS historikken ved å trykke på i panelet til høyre. Du kan også velge tidsrom selv ved å sette dato i feltene «fra» - «til» og trykke «utvid». 47

48 3.19. ENDRINGER I KONTAKTLISTEN HUSKES SELV OM DU LOGGER AV Hvis du endrer hva som skal vises i kontaktlisten, vil det automatisk være likt neste gang du logger på. Kontaktlisten kan endres ved å: Søke på kontakter Sortere kontaktene i kolonnene Endre rekkefølgen på kolonnene Bruke filter i kontaktlisten Velge hvilke kolonner som skal vises DRA GRUPPER I GRUPPELISTEN FOR Å ENDRE PLASSERING PÅ DEM I gruppelisten i margen kan du dra en undergruppe for å plassere den en annen plass. Det er 3 forskjellige muligheter her. Du kan legge undergruppen før en annen undergruppe Du kan legge undergruppen etter en annen undergruppe Du kan legge undergruppen inn som undergruppe under en annen hovedgruppe eller undergruppe SE ANTALL MEDLEMMER I EN GRUPPE Medlemstallet i en gruppe vises nederst til høyre SE ANTALL MARKERTE MEDLEMMER I EN GRUPPE Når du har markert noen medlemmer i en gruppe vil antall markerte medlemmer vises nederst til høyre. 48

49 4. ADMINISTRASJONSMODULEN Administrasjonsmodulen er det kun brukere som har Administratorrettigheter i Medarbeideren som har tilgang til. I denne modulen gjøre oppsett for organisasjonens brukere. I margen til venstre finner du Administrasjonsmodulen 4.1. ORGANISASJON Under organisasjon ligger det generell informasjon om organisasjonen. For å redigere klikker du på det blå blyanttegnet. Her skal det ligge generell info om menigheten. Tidspunkt for start og slutt av arbeidstid: I kalenderen vil det tidsrommet som her regnes som arbeidstid, vise i en annen farge enn resten av dagen. Avtalens status: Denne knappen gjelder for alle nye avtaler som lages. Er det valgt «foreløpig» her, vil alle nye avtaler i organisasjonen automatisk settes med statusen foreløpig. 49

50 4.2. FUNKSJON Her kan du lage nye funksjoner og redigere eksisterende funksjoner. Denne knappen setter siden i redigeringsmodus. Skal du endre navnet på en eksisterende funksjon trykker du på navnet og skriver inn det nye. Skal du slette en funksjon trykker på det røde krysset bak funksjonen. Trykk på «Ny» for å lage en ny funksjon. Du vil automatisk få opp et nytt felt hvor du skriver inn navn på funksjonen. Tillat publisering på nett: Hvis en bruker har fått funksjonen «Diakon» og det her er haket av for «tillat publisering på nett» vil brukerens kontaktkort vise på menighetens nettside under «kontakt oss». Når endringene er gjort trykker du på lagre, siden vil da gå ut av redigeringsmodus. Hvis du ikke vil lagre endringene trykker du på avbryt, siden vil da gå ut av redigeringsmodus. Funksjonsmal: Denne kan være nyttig til hendelser som gjentar seg som trenger flere funksjoner. Du kan for eksempel lage en funksjonsmal til Gudstjenester. Trykk på «ny» og skriv inn navn til malen. Funksjonene du ønsker å legge til malen drar du inn i feltet i midten. Avslutt med å trykke «lagre». 50

51 4.3. ETIKETTER Her kan du lage nye etiketter eller redigere eksisterende etiketter. For å sette siden i redigeringsmodus må du trykke på det blå blyanttegnet. Etter endringene er gjort, må du trykke på lagre for å komme ut av redigeringsmodus BRUKEROVERSIKT Her ligger en oversikt over brukerne. I margen til venstre er det en oversikt over brukerrollene brukerne fordeles i. Brukernavnet til en bruker er det som står i parentes etter navnet. Dersom det er sendt ut en invitasjon til en bruker som ikke har aktivert sin bruker enda vil det ikke stå noe brukernavn her. Når en ny bruker blir lagt til, vil brukeren få en e-post og må selv opprette brukeren. Her fra kan du som administrator også gi/fjerne brukernes tilgang til å sende SMS og til å motta SMS og e-post varsler. 51

52 Brukerrolle Her kan du avgrense tilgangen til de forskjellige brukerrollene, og opprette en ny brukerrolle. I en brukers kontaktkort kan du under Brukerinformasjon tildele brukerrolle til brukeren TAGS/EGENDEFINERTE FELT Her kan du lage nye tags med tilhørende egendefinerte felt. I eksempelet under har vi lagt en tag som heter «sanger». Da kan du i kontaktmodulen velge tag i verktøylinjen, haker du av på tagen «sanger» vil kun kontaktene med denne tagen vise. Du kan legge til egendefinerte felt for de forskjellige tagene. I eksempelet under laget vi et egendefinerte felt for tagen «sanger» som vi kalte tenor. Du velger selv hvilke datatype du vil ha. Trykk på «legg til» for å legge det nye egendefinerte feltet til. 52

53 Du kan sette tag på en person inne i kontaktkortet eller ved å høyre klikke på en person og velge «sett tag» TILGANGSGRUPPE Her kan du gi brukere tilgangsrettigheter til forskjellige ressurstyper. Du kan lage egne maler. Trykk på «ny» knappen og skriv inn ønsket navn. Velg ressurstype og skriv inn navnet på ønsket ressurs. I boksen til høyre velger du hvilke rettigheter (knyttet til ressursen) brukeren/ne skal ha. Du kan velge flere ressurser. Legg til alle brukerne som skal være i tilgangsgruppen. I dette tilfelle har vi laget en tilgangsgruppe som heter Menighetsråd. De brukerne som legges til i denne tilgangsgruppen vil ha tilgang til lokale «lekerom» og gruppen «Bergenstur2014». Husk å legg til deg selv hvis du skal ha tilgang til ressursene. 53

54 5. PÅMELDINGER I margen til venstre finner du påmeldingsmodulen. I denne modulen behandles forespørsler om dåp og vielser FORESPØRSLER OM DÅP OG VIELSER Her kan du velge lokale, type forespørsel (dåp, vielse, begge) og avgrense tidsperioden du vil se. Linjer med grønn ring er behandlet, linjer med rød ring er ikke behandlet BEHANDLING AV FORESPØRSLER - Velg aktuell forespørsel - Velg ønsket gudstjeneste til venstre på skjermen. - Trykk på «Bekreft plass». Er det en dåpspåmelding vil dåpspersonene nå finnes i kontakter i Medarbeideren i valgt gruppe for mottak av dåpsregistreringer. - Trykk på for å åpne Registreringsskjemaet for kontroll/videre arbeid. 54

55 5.3. SKJERMBILDE VED BEHANDLET FORESPØRSEL Til høyre på skjermen er skjermbildet slik det ser for en behandlet forespørsel. Øverst finner du informasjon om foreldrene/brudeparet. Eventuelle merknader som er notert i registreringsskjemaet dukker opp her. Det røde krysset fjerner reserveringen. Forespørselen får da status som ubehandlet. Oppdater opplysninger: henter oppdatert informasjon fra registreringsskjemaet. Overfør til LabOra Menighet: overfører registreringen til Døpte i LabOra Menighet. Dåpssamtale: Sett opp dato for dåpssamtale. Nederst viser eventuelt antall tilgjengelig plasser I DEN AKTUELLE AKTIVITETEN PÅ MEDARBEIDEREN. En behandlet/godkjent forespørsel vil nå også vise på den aktuelle aktiviteten i Medarbeideren under «Påmeldinger/utvidelser». 55

56 Her viser det at Gudstjenesten har 3 ledige plasser til dåp. Du kan herfra sende SMS/e-post til valgt dåpsbarn. Du kan også åpne kontaktkortet til barnet, mor og/eller far. Trykker du «fjern kontakt» vil forespørselen om dåp i Påmeldingsmodul endre status fra bekreftet til ubehandlet. Merk: Barnet tildeles mobilnummer og e-postadresse registrert på mor. Dette kan om ønskelige senere endres på barnets kontaktkort VISNING I VALGT GRUPPE I MEDARBEIDEREN Når en dåpspåmelding er bekreftet vil dåpsbarnet automatisk legges som medlem i valgt gruppe for «dåpspåmeldinger». Du kan enkelt få en oversikt over barnets relasjoner ved å klikke på «vis relasjoner» knappen. Ved å sette siden i redigeringsmodus kan du redigere feltene direkte i medlemslisten. 56

57 5.6. REGISTRERE DÅPSSAMTALE For å registrere en dåpssamtale må du gjøre følgende: o Opprett avtale i medarbeideren o Sett utvidelsen Dåpssamtale i avtalen o Registrer antall dåpsbarn samtalen har plass til o Knytt barn til avtalen De tre første punktene er forklart i seksjon 3.3 For å knytte barn til avtalen må du inn i påmeldingsmodulen, marker valgt barn og klikk på «velg dato» Følgende vindu vil komme opp. Avgrens søket med å sette «Fra dato» og velge «Organisasjon». Trykker du søk vil du få opp ledige plasser til dåpssamtale. Velg dåpssamtale i listen og trykk «ok». Valgt dato vil nå vises i Påmeldingsmodulen. Etter at barnet er knyttet til en dåpssamtale vil barnet også vises på den aktuelle avtalen i kalenderen. 57