Brukerveiledning for å legge inn Støtteordning, Rammer, Forenklet tilsagn, Endringer på tilsagn, Årsrapportering

Transkript

1 Brukerveiledning for å legge inn Støtteordning, Rammer, Forenklet tilsagn, Endringer på tilsagn, Årsrapportering For: Kommunale næringsfond og RDA-midler NB: Det kan brukes klipp og lim fra andre dokumenter inn i RF NB: Generelt om brukermanual og hjelp-funksjonen: Vi har tidligere omtalt brukermanualen, som inneholder mye nyttig informasjon, men vil også vise til mulighetene for å søke hjelp via knappen, som ligger til høyre for Logg ut-knappen i RF Hjelpknappen tar dere til et Brukerstøttesystem, som er under stadig utvikling. Brukerstøttesystemet inneholder blant annet en kunnskapsbase der dere kan finne nyttig informasjon om forskjellige temaer i RF Via siden kan dere også sende inn henvendelser elektronisk til Spine AS. Innholdsfortegnelse Hvordan opprette Støtteordning/tilskuddsordning og ramme... 2 Hvordan opprette støtteordning... 2 Beskrivelse av støtteordning... 3 Posteringstyper, bevilgning, overføring etc Alternativ til å IKKE legge inn føringer fra år til år for mer-/mindreforbruk... 6 Merk ifm innlegging av budsjettområder... 7 Dere kan finne flere tips ifm årsrapportering og bruk av budsjettår, støtteordninger og rammer via linken under:... 7 Hvordan opprette et Forenklet tilsagn... 7 Årsrapportering i RF Endringer på tilsagn Endre innsendt søknad, f.eks endring av prosjekttittel, eller søker på tilsagn Endring av f.eks KRD-kategori, finansiering, geografi mm Innsending av nyrapportering, når det er påkrevd eller ønskelig Side 1 av 19

2 Hvordan opprette Støtteordning/tilskuddsordning og ramme Hvis dere vil ha full tilgang til mye informasjon og bruksanvisninger om hvordan dere oppretter Støtteordning og Ramme, kan dere gå til Brukermanualen oppe i høyre hjørne (ev se vår egentilpassede bruksanvisning under). Her velger dere søk, og søker opp støtteordning, og ramme (i to forskjellige søk). For støtteordning velger dere følgende treff: Forvalter > Ramme/regnskap > Støtte-/tilskuddsordning For ramme velger dere: Forvalter > Ramme/regnskap > Rammeregister For STFKs kommuner har vi, for å prøve å gjøre det litt enklere for dere, laget en egen bruksanvisning over hvordan dere går frem. Hvordan opprette støtteordning Denne informasjonen viser hvordan forvalter oppretter en støtteordning. Vennligst merk følgende: - Forvalter må opprette minimum en stk. støtteordning, dette fordi alle søknader i systemet må være koblet til en støtteordning. Dette gjelder også kommuner som kun skal bruke RF13.50 for rapportering (Merk: denne ordlyden vil bli endret i brukermanualen i RF13.50) - Forvalter som ønsker å bruke søknadsmodul må i tillegg publisere en støtteordning sånn at den blir offentlig synlig for søkere Publisering av støtteordninger på har i prinsippet tre modus: 1. Presentasjon av offentlig tilskuddsordning det er mulig å sende inn elektroniske søknader på. 2. Presentasjon av offentlig tilskuddsordning, men som det ikke lenger er mulig å sende inn elektronisk søknad på. 3. Støtteordninger registrert i system, men ikke publisert for offentligheten. Side 2 av 19

3 Beskrivelse av støtteordning 1. Klikk på System (eller Ramme/regnskap, begge valg gir en mulighet til å finne støtteordning) 2. Klikk på Støtteordning 3. Klikk på Ny støtteordning Skriv inn tittel på støtteordning, og klikk på Legg til støtteordning Side 3 av 19

4 1. Dere må fylle ut de tre fanene som er merket med *. De øvrige fanene kan dere selv velge om dere skal benytte dere av. Disse kan også slås av og på 2. Dere kan aktivere og deaktivere de fanene som ikke er merket med *. Dersom dere lurer på hva andre kommuner har skrevet i sine støtteordninger, kan dere enkelt søke opp dette fra påloggingssiden i RF Gå til og se ute til høyre, der vil dere se følgende: Side 4 av 19

5 Bildet er fra startstiden til RF13.50, før dere logger på. Her kan dere enkelt søke opp alle støtteordninger i Norge som ligger offentlig publisert, og se hva andre kommuner etc har skrevet. Lykke til. Side 5 av 19

6 Posteringstyper, bevilgning, overføring etc. Bevilgning mottatt på ett år (f.eks KNF 2013), må registreres som posteringstype Bevilgning i Årsavslutning kan føres som vist under: Bilde er fra en bruksanvisning laget av Spine AS Når årsavslutning føres tilsvarende som vist over, vil saldo for tidligere år (2012 på bildet over) gå i null. Dersom det i etterkant foretas tilbakeføringer synes dette i live-regnskap fordi saldo for 2012 ikke lenger er i null. Det overførte mindreforbruket fra 2012, føres som Overføring i Se dialogboks over for mer informasjon. Alternativ til å IKKE legge inn føringer fra år til år for mer-/mindreforbruk Dersom midler ikke manuelt føres over til neste år og ut av forrige år, vil likevel live-regnskap totalt sett vise korrekte saldoer i RF13.50 så sant tallene er korrekt. Bilde er fra en bruksanvisning laget av Spine AS Side 6 av 19

7 Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. Revidert: Merk ifm innlegging av budsjettområder Ved opprettelse av et nytt budsjettområde, må dere for KNF huske på at det under fanen Egenskaper rapportering KRD, og valget KRD-midler skal merkes av for 04-Næringsfond, som vist under. Bilde er fra en bruksanvisning laget av Spine AS Dere kan finne flere tips ifm årsrapportering og bruk av budsjettår, støtteordninger og rammer via linken under: Hvordan opprette et Forenklet tilsagn NB: Fra og med 2015 blir det krav om at søker selv sender inn søknad elektronisk via RF Også her kan dere søke opp Forenklet tilsagn i brukermanualen, men jeg legger ved en bruksanvisning vi har laget til intern bruk. 1. Logg på RF Gå til fanen Søknader og velg (nederst på siden, litt til venstre) 3. Velg Støtteordning, og gi prosjektet et passende Tittel som har noe å gjøre med prosjektet, og som ikke er likt navnet på støttemottakeren. Trykk deretter på Opprett nytt tilsagn. Side 7 av 19

8 Dere kommer nå til flere faner som må fylles ut før dere kan innvilge det forenklete tilsagnet. 4. Beskrivelse: Husk å legge inn År 2013 øverst til høyre Legg også inn en Kort beskrivelse, og vis gjerne til vedtak (Merk: i dette feltet er det en begrensning på 500 tegn). NB: Husk å trykke Lagre og neste, evt Lagre og rediger før du går videre til neste fane, husk å gjøre dette i alle faner!!! 5. Kontaktopplysninger: Her legger dere inn: - Søker/prosjekteier: minst navn, org.nr (hvis det finnes) og postnr, men gjerne e- post og mobil også. NB: Kryss av nederst for at kontaktopplysningene skal kopieres til kontaktregisteret, så er opplysningene om kontakten tilgjengelig hvis den skal brukes igjen) Side 8 av 19

9 - Prosjektleder: Hvis samme som Søker, hent opp fra kontaktregisteret, hvis annen en søker legger dere inn: navn, e-post, mobil og postnr, og kryss av for kopiering til kontaktopplysninger. 6. Nasjonale mål: kryss av på det som er relevant, samt velg hvor prosjektet er geografisk konsentrert. 7. Økonomi (VIKTIG AT ALT LEGGES INN HER!): a. Kostnadsplan: legg inn minst en linje for totale prosjektkostnader, men legg gjerne inn flere linjer fordelt på hovedkostnadsgruppene b. Finansieringsplan: legg inn beløpet kommunen bidrar med til prosjektet, og legg evt inn øvrige medfinansiører i egne linjer. c. Finansieringskilder (se bildet under): Velg ny rad i finansieringskilder og fyll ut i. Ref.finansieringsplan: Velg Kommunen deres ii. Ramme: Velg aktuell ramme for aktuelt år (f.eks 2013) iii. Budsjettområde (det vi tidligere kalte innsatsområde): Velg budsjettområde fra det/de dere har lagt inn iv. Tilskuddsbeløp (ca midt i bildet): Legg inn innvilget beløp fra kommunen v. Søknadsbeløp (nede til høyre i bildet): Legg inn søknadsbeløpet (kan avvike fra det de får innvilget) vi. Posteringsdato: sett denne til en dato i rapporteringsåret, for 2013 kan det f.eks være Side 9 av 19

10 8. Geografi: velg kommunene det gjelder, (evt hele Sør-Trøndelag fylkeskommune, men ikke en kombinasjon av kommuner og fylket) 9. KMD: Velg den kategorien som passer best som hovedkategori, pluss evt Sekundærkategorier. Velg også utdypingskategorier der dette er aktuelt. Unngå bruk av kategori NB: Hvis kategori 0900 benyttes, MÅ beskrivelsesfeltet fylles ut. Side 10 av 19

11 10. Vedlegg og avslutning, her kan dere legge til vedlegg hvis det er aktuelt, dere kan nå også innvilge tilsagnet, evt kan dere gå til punkt 11, og gjøre ferdige alle de forenklete tilsagnene før dere «sender» inn og innvilger tilsagnene en og en. Side 11 av 19

12 11. Trykk lagre og neste, og trykk deg så tilbake til Søknadsregisteret via stien du finner over informasjonen du har lagt inn, se utklippet under. Når dere har gjort dette for alle aktuelle tilsagn, er dere klare til å «sende inn» de forenklete tilsagnene. NB: Alle forenklete tilsagn markeres med en stjerne til høyre for søknadsnummeret. «Send inn» Trykk nå Send inn. Da får dere sannsynligvis opp en liste over ting som mangler, men hvis dere har fylt inn alt dere har blitt bedt om å fylle inn i punkt 1-11 over, skal dere kunne se bort fra dette, og fortsette til boksen under. Under boksen med mangler, er det en boks for avkrysninger. Her må dere krysse av for Bekreft tilsagn ferdig utfylt etc, men dere trenger IKKE å krysse av for Send til arkiv. Tilsagnsnummer blir automatisk tildelt når forenklet tilsagn sendes inn Tilsagnene deres vil automatisk bli tildelt enten en standardnummerserie bestemt av systemet, eller den standardserien dere har bestemt ifm opprettelsen av støtteordningen, se side 3.. Vis dere har opprettet støtteordningen uten å ha opprettet en egen nummerserie, og vil lage dette i etterkant, kan dere gjør dette ved å gå til, og så ute til venstre. Da får dere opp en liste med den/de støtteordningene som er lagt inn i systemet, både de aktive, og de som er inaktive. Åpne den aktuelle støtteordningen ved å klikke på tittelen, og gå til fanen Tilsagnsnr. Her kan dere lage deres egen standardnummerserie den vil velge fra når dere innvilger forenklete tilsagn. Se eksempel under: Side 12 av 19

13 Årsrapportering i RF13.50 Det er en egen rutine for å sende inn årsrapport via RF Det må rapporteres innen fristen som er nevnt i tildelingsbrevet fra Sør-Trøndelag fylkeskommune (normalt rundt 1. februar). Sør-Trøndelag fylkeskommune går gjennom rapportene fra kommunene, og tar kontakt med de kommunene som må gjøre endringer før årsrapporten er klar for gjennomgang av Kommunal og moderniseringsdepartementet (KMD). Se her for å se mer om årsrapportering: Normalt legges det en veiviser for årsrapportering på forsiden av RF13.50 når det nærmer seg årsrapportering, så ta en titt på denne, dersom det også legges ut ifm årets rapportering. Endringer på tilsagn For å gjøre endringer på tilsagnene er det litt forskjellige fremgangsmåter for å endre på forskjellig informasjon. Se Brukermanual for mer detaljert informasjon, evt følg stegene under: Logg på RF13.50, gå til fanen, og velg. Du får nå opp oversikten over tilsagnene deres. Velg år f.eks 2013, og få opp alle tilsagn for valgte år. Side 13 av 19

14 Du kan sortere ved å klikke på de forskjellige oversiktene, År, Søknadsnummer, etc.. Evt kan du søke opp de aktuelle tilsagnene ved å søke dem opp med søkefeltet øverst. Endre innsendt søknad, f.eks endring av prosjekttittel, eller søker på tilsagn Hentet fra: Modified on: Mon, 9 Feb, 2015 at 10:09 am Saksbehandler har muligheten til å endre innsendte søknader uten å benytte "lås opp" funksjonen. Ved endring av innsend søknad vil det dokumenteres som en prosjektmerknad i historikken. Følg instruksjonen under for å lære hvordan det gjøres: For å endre innsendt søknad, gjør følgende: Gå til søknad og tilsagnsregisteret 1. Klikk på "hamburgermenyen" ved aktuell sak 2. Velg: Annet -> Endre innsendt søknad Siden "Redigere opprinnelig søknad" åpnes. 1. Kryss av for felter som skal redigeres 2. Klikk deretter på [Neste>>] Side 14 av 19

15 Sidene som er krysset av åpnes for redigering: 1. Gjør ønsket endring (f.eks endring av prosjekttittel) 2. Klikk på [Neste>>] Siste fane i "redigere opprinnelig søknad" åpnes: 1. Klikk på [Lagre endringer] for å fullføre redigeringen. Side 15 av 19

16 Endringen er dokumentert som en prosjektmerknad i historikken. NB: Ovennevnte fremgangsmåte er den enkleste for å endre f.eks prosjekttittel, men det er også mulig å gjøre endringer på forenklet tilsagn, eller tilsagn basert på en fullverdig søknad fylt ut av administrator i kommunen, men da MÅ søknaden låses opp for redigering. Alternativ fremgangsmåte: Legg merke til at alle forenklete tilsagn vil være merket i søknadsregisteret med en stjerne bak søknadsnummeret (se under). Hengelåsen,, betyr at søknaden som tilsagnet er basert på er låst for redigering. Tilsagn uten stjerne, er enten basert på fullverdig søknad fylt ut av administrator i kommunen eller det er basert på en elektronisk innsendt søknad fra søker. Side 16 av 19

17 For å låse opp en søknad/tilsagn, så du kan endre f.eks prosjekttittel, må du åpne Saksbehandling (gå inn via tannhjulet eller søknadsbeløpet, som nevnt over) og fjerne avkrysningen ved siden av hengelåsen for Søknad låst. Etter å ha fjernet avkrysning må du huske å trykke eller nederst på siden. Denne rutinen åpner for redigering av søknad/tilsagn uten å endre prosjektstatus. Dvs at prosjektstatus på tilsagnet fortsatt står som Innvilget. Tilsvarende som punkt 2. ovenfor kan søknad låses på nytt ved å krysse av i boks og deretter lagre. Nå kan du endre f.eks prosjekttittel ved å gå inn via Søknadsnummeret, se figuren under. Du får nå opp en redigerbar versjon av det søknaden/tilsagnet, der dere kan gå inn og endre f.eks prosjekttittelen, prosjektbeskrivelse, kontaktopplysninger, spesifikasjon mm. Trykk eller når dere har gjort de endringene dere skal gjøre. NB: Dersom f.eks prosjekttittelen som skal endres tilhører en søknad dere har mottatt elektronisk via RF13.50, er det muligheter for å åpne denne for redigering av søker selv, som da må sende inn søknaden på nytt, evt at dere som Administratorer kan endre f.eks prosjekttittelen. Se i brukermanualen for informasjon om dette, evt ta kontakt med Bjarne Bull-Berg. Endring av f.eks KRD-kategori, finansiering, geografi mm For å redigere f.eks KRD-kategori, finansiering og geografi klikker du enten på beløpet under Søkt, eller på (tannhjulet) ved siden av beløpet. Dette åpner Saksbehandling, og gjør det mulig å gjøre endringer på tilsagnet. Dere får nå opp saksbehandling knyttet til tilsagnet, og får opp oversikt over fanene: Side 17 av 19

18 Hvis dere skal gjøre endringer i flere faner bruker dere Lagre og rediger når dere er ferdig med endringene i en fane, og går videre til neste fane. Når dere har gjort alle endringer som krever trykker dere eller. Til de kommunene som har måttet bruke kategori 0900 Andre tiltak som hovedkategori Dersom det ikke er noen KMD-kategorier som passer til tilsagnet, og dere må bruke kategori 0900 Andre tiltak, må dere huske på at dere må fylle inn spesifiseringsfelt som ligger rett under primærkategorifeltet. Trykk eller når dere har gjort de endringene dere skal gjøre. Gjenta operasjonene på alle tilsagn med mangler/feil. Side 18 av 19

19 Innsending av nyrapportering, når det er påkrevd eller ønskelig Dersom dere har gjort nødvendige endringer i RF13.50, ber vi om at dere sender inn oppdatert årsrapport via RF Dette gjør det enklere for oss i fylkeskommunen å se når dere er ferdige med de endringene som skal gjøres. Det er enkelt å sende inn ny årsrapport, men det er en litt annen fremgangsmåte enn når dere sender inn årsrapport for et år for første gang. Når veiviser for årsrapport er fullført forsvinner knappen for dette fra startsiden og erstattes med tidspunkt for når dette ble utført. Men lenken for å rapportere ligger som permanent snarvei under "Ramme/regnskap", se bildet under. Trykk på Årsrapport til KMD, og kjør veiviser på nytt. Lykke til med bruken av RF Ta kontakt med Spine AS, eller Bjarne Bull-Berg dersom dere trenger hjelp. Side 19 av 19