Rutinebeskrivelse. 1. Fremgangsmåte for registrering av søknader Som hovedregel registreres søknader om stillinger av post/arkiv

Transkript

1 Rutinebeskrivelse Registrere søknader Beskrivelsen inneholder: 1. Fremgangsmåte for registrering av søknader 2. Når en person søker på to eller flere stillinger i ett søknadsbrev 3. Registrering av CV/søkerliste A. Manuell registrering samt hvordan ta ut søkerliste B. Elektronisk registrering av CV samt hvordan ta ut søkerliste 4. Rutiner for behandling av søknader uten utlysning og til andre rullerende sekkepostsaker 1. Fremgangsmåte for registrering av søknader Som hovedregel registreres søknader om stillinger av post/arkiv Søk frem og åpne saken (oppskrift for å søke etter sak, se rutinebeskrivelse i Oppretting av ansettelsessak). Du står i registreringsbildet Redigere-Sak xx/xxxxx Fane 9 Stilling: høyre musetast (eller F5) og velg Ny søknad Du får opp registreringsbildet «Journalpost - Ny" Jourart- og type: er preutfylt med IS og I Fyll inn Hjemmel for gradering (unntatt offentlighet); ofl. 6 nr 4. Fyll inn Dok.beskr (innhold): Overskrift på søknaden, evnt. rediger tittel som er kopiert. Standard tekst: Søknad på stilling som Fane 1 Avs./Mott: Navn-Adresse-Postadresse til den søknaden er fra F6 kan brukes for å søke frem personer som har søkt annen stilling tidligere. Fyll inn Feltet Sendt som (brev, e-post, faks) Fyll inn Søknadens daterte dato i feltet Datert

2 2. Når en person søker på to eller flere stillinger i ett (eller flere) søknadsbrev. I slike tilfeller må post/arkiv først registrere søknaden på en av sakene. CV (Utd./Praksis = fane 9) eventuell elektronisk CV - må dernest være fylt ut før søknaden kan registreres også på andre saker. Hvis post/arkiv overlater til sekretær på enheten å registrere CV, må søknaden stemples for øvrige saker som det søkes på, og påføre aktuelle saksnr. Sekretær ved avdelingen må da fylle ut CV på første saksnr, og deretter registrere søknaden på øvrige saker som det er søkt på. Om søkerregisteret og F6-rutinen : Data om søkere legges automatisk inn i et søkerregister. Her legges opplysninger som er registrert på fanekortene Avsender/Mottaker, Søker og Utd./praksis. Dersom en person søker en annen stilling senere, eventuelt søker på flere stillinger samtidig, kan opplysningene fra forrige søknad hentes frem når man fra SAK-bildet velger Ny søknad ved hjelp av høyre musetast. Når man kommer inn i bildet for å registrere en ny søknad, plasserer man markøren i ett av de søkbare feltene (som er navnekode, navn, adresse på fanekortet Avsender/Mottager eller felt for fødselsdato på fanekortet Søker) og trykker F6. Du kommer nå inn i søkebildet «Søk etter søker» Fyll inn Søkerens navn eller del av navn valget «søk» valget «OK» når du har funnet den riktige søkeren Søkeropplysningene blir da overført til søknaden (og til journalposten IS) Hvis du må lete på nytt; klikk først på valget «Nullstill» Hvis du ikke finner søkeren i registeret; klikk på valget «Avbryt»

3 3. Registrering av CV/søkerliste På litt sikt vil en stor del av søkerne kunne legge inn sin CV via internett slik at dataene kan elektronisk konverteres (overføres) til ans-sak i Kontor Inntil dette er på plass, vil vi i mellomtiden operere etter to varianter: 1. Gammelmåten = registrering av CV på Kontor 2000 av merkantilt personale. Denne benyttes når kommunen mottar søknad med CV pr post 2. Når kommunen mottar søknad og CV pr mail, har vi innført en ordning der post/arkiv knytter søkerens elektroniske CV som et inngående tekstdokument knyttet til journalføring (registrering) av søknaden. Begge varianter omtales nedenfor. A. Manuell registrering: Søk frem og åpne saken. Du står i registreringsbildet Redigere-Sak xx/xxxxx. Gå inn på den søknaden («IS»-dokumentet) til den søkeren du skal behandle. Fane 9 Utd./Praksis: Fyll inn aktuelle felt. Høyre musetast brukes for å få opp valg i hver del av bildet (praksis øverst, utdanning nederst). NB! Husk riktig rekkefølge ved registreringen; dvs at du skal registrere den eldste utdanning og praksis først slik at den nyeste praksis og utdanning kommer sist på lista

4 NB! NB! Husk at du også registrerer nåværende praksis og utdanning her (og ikke bare i Fane 8) Husk oppdatering av dataene i søkerregistret (CV, nåværende utdanning og praksis, adresse m.v.). Dette er aktuelt når søkeropplysningene er hentet inn fra søkerregisteret (dvs når søkeren er registrert tidligere). Fane 8 Søker: Her fyller du aktuelle felt. Alternativt - ajourføre opplysningene - dersom søkeren er registrert tidligere og søkeropplysningene er hentet/kopiert fra søkerregistret. Husk Husk å krysse av for Fortrinnsrett for de som påberoper seg fortrinnsrett enten med bakgrunn i ønske om utvidelse i stilling med hjemmel i hovedtariffavtalen, eller ut i fra helsemessige forhold. å krysse av for Ikke offentliggjøres for søkere som ber om dette Søkerstatus: Feltet er preutfylt med mottatt søknad. Dette feltet kan oppdateres etterhvert som personer blir innkalt til intervju, innstilt etc. Må oppdateres til Ansatt på den person som ansettes i stillingen før man kjører ansettelsesbrev og beklagerbrev. Å ta ut søkerliste Søkerlisten viser fullstendig liste over alle søkere til en stilling. Mulighet for å ta ut offentlig eller utvidet søkerliste. Utvidet søkerliste tar med opplysninger om praksis og utdannelse.

5 Du må stå i selve saken («redigere sak xx/xxxxx») Velg Rapport fra verktøylinja, Ansettelse og Søkerliste på Søkerliste Velg om du skal ta ut lista på skriver, tekstbehandling eller forhåndsvisning. I tillegg kan du velge mellom offentlig og utvidet søkerliste, eller om du vil ha søkerlisten sortert på navn i alfabetisk rekkefølge B. Elektronisk registrering av søknader og CV: Denne operasjonen gjøres kun av post/arkiv, og utføres i stedet for å scanne inn søknad og CV. Innkomne elektroniske søknader med CV lagres alltid midlertidig på et eget dokumentlager hos post/arkiv. Søk frem og åpne saken. Du står i registreringsbildet Redigere-Sak xx/xxxxx. Gå inn på den søknaden («IS»-dokumentet) til den søkeren du skal behandle. Registrere søknaden: 1. Fane 4 om tekstdok 2. Høyre musetast i feltet Dokumentbeskrivelse 3. (velg) Nytt vedlegg 4. Gi dokumentet et navn = Søknad 5. på Lagre 6. på Tekstdokument i Kontor verktøylinja 7. (velg) Tilknytt fil 8. Hent fram Filnavn der aktuelle søknad er lagret på 9. Dobbelklikk 10. Svar OK Søknaden er nå lagret som vedlegg til IS dokumentet. Dette vises på journalposten. Dokumentet er låst dvs det skal og kan ikke redigeres (fordi det er et originaldokument fra søkeren). Registrere original CV: Gjenta punktene 1 til og med 9. Men gi dokumentet navnet CV 10. (huk av for) Lag ny versjon 11. Svar OK Original CV er nå lagret som vedlegg til IS dokumentet. Dokumentet er låst dvs det skal og kan ikke redigeres (fordi det er et originaldokument fra søkeren). Registrere søkerliste-cv Dette er en versjon av CV som redigeres og tilpasses slik at den kan brukes direkte som dokument i søkerlista. De opplysninger som skal være med er: - navn og adresse, evt. alder, utdanning og praksis Øvrige opplysninger (f eks personnr, mobilnummer, bilder etc) skal slettes.

6 Gjenta punktene 1 til og med 9 (under Registrere søknaden). Men gi dokumentet navnet Søkerliste-CV 10. (huk av for) Lag ny versjon 11. Velg Word 97 fra rullegardinen i Verktøy 12. Svar OK Søkerliste-CV er nå lagret som vedlegg til IS dokumentet. Dokumentet er ikke låst dvs det kan redigeres (fordi det ikke lengre er et originaldokument fra søkeren men som dokument som inngår i søkerlista). Skriv inn Fane 8 Søker: Denne må skrives inn som beskrevet over (ved manuell registrering) Fane 7 Kommentarer: Under Merknad: Elektronisk registrert CV er vedlagt (Denne merknaden kommer på Utvidet søkerliste når denne produseres som rapport fra Kontor 2000) Å ta ut søkerliste For søkere som er registrert manuelt, vil søkerliste for disse søkerne tas ut som beskrevet over (ved manuell registrering). For søkerne der CV er lagret elektronisk, tas utskrift av elektronisk registrert søkerliste-cv.

7 4. Rutiner for behandling av søknader uten utlysning og til andre rullerende sekkepostsaker. Dette er "sekkepostregistreringer" for midlertidig oppsamling av søknader som senere blir vurdert samlet eller enkeltvis - eller senere overført til ny sak. Slike søknader blir registrert av post/arkiv på riktig sekkepostsak, og med tydelig angivelse av hvilke stillingstype som søkes. Det vil fremgå av den opprettede ansettelsessak (sekkepostsak) hvilken saksbehandler (enhetsleder/avdelingsleder) søknaden skal sendes til. Etatene etablerer kontaktpersoner som informerer øvrige enhetsledere/avdelingsledere om innkomne søknader. Kurante (aktuelle) søknader: CV registreres inn på vanlig måte. Det opprettes manuell mappe hos kontaktpersonene hvor disse søknadene fysisk oppbevares. Kontaktpersonen informerer øvrige aktuelle enhetsledere/avdelingsledere om innkomne søknader. Hvis søkeren vurderes aktuell for en stilling, behandles søknaden videre ut i fra hvilken stilling/stillingstype som tilbys (f eks ved at søknaden flyttes til annen sak). Kontaktperson noterer på kommentarfeltet på søkerens registrering resultatet av vurderinger som er gjort (får tilbud/får ikke tilbud) Kontaktpersonen sender et foreløpig svarbrev til søkeren med orientering om videre behandling av søknaden (mal for denne type foreløpig svarbrev ligger på ans-sak i Kontor 2000 se også menypunktet Foreløpig svarbrev ) For stillinger der kommunen har rekrutteringsvansker, innføres som rutine at aktuelle kandidater ved intervju eller annen kontakt blir forespurt om de er aktuelle til andre stillinger - og i tilfelle hvilke. Hvis ja, kan disse registreres som en generell søknad med spesifikasjon. Ved hjelp av rutinene beskrevet ovenfor, skal disse kunne bli «fanget opp». Uaktuelle søknader: Søknaden returneres med orientering om at vi for tiden ikke har ledig stilling som det søkes om, og at vedk. kan søke når aktuelle stillinger blir lyst ut Kontaktperson noterer dette som kommentar på søkerens registrering Ved årets utløp, samles alle søknadene (som ikke er flyttet) og oversendes samlet til post/arkiv for avslutning og arkivering. Fortsatt aktuelle søknader overføres (flyttes) til ny sak som opprettes for nytt år.

8