Veiledning for kursarrangører om avslutning av kurs vårsemesteret 2013

Transkript

1 Veiledning for kursarrangører om avslutning av kurs vårsemesteret 2013 Våren 2013 tar Musikkens studieforbund i bruk KursAdmin for søking og rapportering av voksenopplæringsaktivitet. Dette første semesteret utfører fylkesmusikkrådet deler av arbeidet kursarrangørene. Dette er en forenklet veiledning for kursarrangører som skal avslutte/rapportere kurs når: Fylkesmusikkrådet har opprettet kurset Fylkesmusikkrådet har lagt inn deltagere på kurset basert på liste som dere har sendt inn. Du har fått tilsendt brukernavn og passord til KursAdmin. Om du av ulike årsaker ikke kan bruke KursAdmin kan du fortsatt rapportere lagets kursaktivitet på papir. Ta kontakt med fylkesmusikkrådet for å få beskjed om hvordan dette skal utføres. Oversikt over trinnene ved rapportering av kurs 1. Innlogging etc a. Logg deg inn i Kursadmin, velg «Kurs» og finn fram rett kurs b. Sjekk at kurset har status «åpnet» 2. Foreta frammøteregistrering (en av to metoder) a. Alt 1: Forenklet frammøteregistrering i. Klargjør frammøtelisten på papir ii. «Last opp» frammøtelisten b. Alt 2: Elektronisk frammøteregistrering i. Generer kursplan (angir alle møtedager og -tider) (evt opprett en og en kursdag med antall timer) ii. Legg inn frammøte for hver kursdag, angi frammøte for hver deltaker i KursAdmin 3. Foreta avslutning av kurs a. Sjekk at opplysningene om kurset er korrekt (i kurssenteret) i. Antall gjennomførte timer kontrolleres b. Oppdatere repertoaropplysningene (fane 5 Læremidler) c. Avslutte kurset i. Steg 1: registrer antall timer for hver kursdeltaker ii. Steg 2: Dag/kvelde/kombinert kurs evt supplere kjønn for deltaker iii. Steg 3. Klikk «avslutt» du får først fram makstilskudd for kurset). Dette trinnet sender samtidig kurset til godkjenning til fylkesmusikkrådet

2 Første gangs pålogging Første gang du logger på til KursAdmin vil du bli bedt om å endre passord og legge inn et svar på et sikkerhetsspørsmål. Husk å notere ned passrodet. Ved pålogging til KursAdmin Om du har roller i KursAdmin for flere kursarrangører må du velge organisasjonsledd når du logger på. Kurssenter Klikk på Kurs i toppmenyen i KursAdmin: Bildet over kan være et typisk bilde fra et «kurssenter». Vi kan dele kurssenteret i 7 deler: 1. Du kan søke blant dine kurs. Søk med kursnr. (kurs-id) eller kursets navn. 2. Tilgjengelig kurs; «aktive kurs». Du kan velge hvilke kurs som skal vises ved å endre status i punkt 3 3. Ulike «filter» for bestemte kurs du vil se på eller arbeide med. Versjon

3 4. Eget menyvalg for «kurssenter». Punkt 5-7 framkommer når man har valgt et kurs i lista til venstre. 5. Kurs-ID (kursnummer), kursets tittel og kursets status. 6. Detaljer for kurset du har valgt. Nede til høyre finner du funksjonsknapper for å redigere detaljene, sende kurset til godkjenning og knappen Avslutt kurs når kursets sluttdato er passert. 7. Her kan du arbeide med kurset. Handlingene du vil utføre har egne faner. Våren 2013 har fylkesmusikkrådet gjort en stor del av arbeidet med kurset, slik at kurset skal være klart til avslutning når kurset sluttdato er passert. For et kurs som er klart for frammøteregistrering og avslutning vil kurssenteret se slik ut: På bildet over har kurset status Åpent. Om statusen ikke er åpnet må denne endres ved å klikke på rediger, og du kan endre status til Åpnet :

4 Påmeldte deltagere De deltagerne som er registrert på kurset fremkommer nederst til høyre i kurssenteret. Om du har sendt inn deltagerliste for kurset (i de fleste tilfeller medlemsliste) har fylkesmusikkrådet lagt inn deltagere på kurset. Om du ikke har gjort dette kan du lese mer om hvordan man registrerer deltagere i Kapittel 9 Brukerveiledning for musikkens studieforbund (Kan lastes ned fra MSFs nettsider: Frammøteregistrering Frammøte på kurset kan registreres på to ulike måte, enten fullstendig elektronisk eller ved å scanne en undertegnet frammøteliste på papir og laste den opp som fil til kurset. Alt 1: Forenklet frammøteregistrering Det er mulig å registrere frammøte manuelt. Man registrerer da frammøte på papir/excel-dokument i løpet av semesteret. Mal for frammøteliste kan lastes ned fra Frammøtelisten som dokumenterer antall timer deltagelse kan enten lastes opp som et vedlegg til kurset, eller sendes til studieforbundet pr. post. Opplasting av frammøteliste En frammøteliste (fil) som er ført elektronisk eller en frammøteliste på papir som er skannet kan lastes opp som vedlegg til kurset. Klikk Rediger i Kurssenteret.

5 Velg deretter last opp fil (Klikk på det grønne krysset): klikk velg fil: og velg deretter korrekt fil fra din PC og klikk Åpne : Når man avslutter kurset må samlet antall timer deltagelse for hver enkelt deltager legges inn.

6 Alt 2: Elektronisk frammøteregistrering Det er mulig å registrere frammøte elektronisk via KursAdmin. Ved innlogging med brukernavn og personlig passord gir man en personlig bekreftelse på hvem som har registrert frammøte, slik at dette erstatter underskriften/ signaturen på frammøtelista. Velg fanen Frammøtereg under kursdetaljene. Registrer nye kurskvelder/øvelser ved å trykke Ny dag. Registrer dato og varighet og trykk Lagre. Legg inn antall timer hver enkelt deltager har vært tilstede denne kursdagen (Trykk på alle for å registrere at alle deltagere har vært tilstede alle timene, og sett 0 på de som ikke har vært tilstede)

7 Etter at man har registrert frammøte er det mulig å se en oppsummering av hvor mange timer som er lagt inn: Dette må gjentas for hver enkelt kurskveld/øving. Det er også mulig å legge inn en kursplan og dermed opprette flere øvingskvelder i samme operasjon, se Kapittel 6.7 i Brukerveiledning for musikkens studieforbund (Kan lastes ned fra MSFs nettsider

8 Avslutning av kurs Når kursets sluttdato er passert (og status er satt til Åpnet og det er registrert deltagere på kurset) er det mulig å avslutte kurset. Før du avslutter kurset ber vi deg sjekke at opplysningene i kurssenteret er korrekt, og at det er registrert korrekt repertoar på fanen læremidler. Klikk Rediger i Kurssenteret: På steg 1 Kursfakta oppdateres antall timer på kurset og kursets avslutningsdato.

9 Klikk på Lagre og klikk på fane 5 Læremidler. Basert på søknadsskjemaet dere sendte inn før nyttår 2012 er det lagt inn opplysninger om repertoar og lærestoff på kurset i feltet Læremiddelinformasjon. Denne oversikten må oppdateres før kursavslutning med det repertoar og lærestoff som er gjennomgått på kurset: Klikk Lagre og avslutt Når det er registrert korrekte opplysninger klikker du på knappen Avslutt kurs i Kurssenteret for å starte avslutningsprosedyren

10 Kursavslutning steg 1 av 3 Her må det registreres hvor mange timer hver enkelt deltager har vært tilstede, og evt. fordelingen mellom timer med og uten lærer hvor dette er aktuelt. Foreløpig må dette også gjøres selv om man har ført frammøte elektronisk. Klikk neste for å komme videre til steg 2 Kursavslutning steg 2 av 3 Her må du registrere om kurset er arrangert på dagtid, kveldstid eller kombinert dag/kveld. Om deltagerne er registrert uten kjønn, må dette oppgis her. Klikk så neste

11 Steg 3 av 3 Her får du en oversikt over hvor mye tilskudd kurset ligger an til å bli tildelt: Når du klikker på Avslutt kurs kan du ikke lenger endre på noe på kurset. Om du er sikker på at alt er korrekt registrert klikker du Avslutt kurs. Etter at du har avsluttet kurset vil du kunne finne det igjen ved å klikke på Rapporter og velge fanen Avsluttede kurs. Du vil også kunne finne kurset ved å søke etter avsluttede kurs i kurssenteret: Når du har avsluttet kurset har du også sendt rapport til fylkesmusikkrådet. Det foretar så videre saksbehandling og tilskuddet vil utbetales som tidligere, ca november for kurs gjennomført i vårhalvåret og mai for kurs gjennomført i høsthalvåret. LYKKE TIL