Veiledning for kursarrangører om avslutning av kurs høstsemesteret 2013

Transkript

1 Veiledning for kursarrangører om avslutning av kurs høstsemesteret 2013 Våren 2013 tok Musikkens studieforbund i bruk KursAdmin for søking og rapportering av voksenopplæringsaktivitet. Denne veilederen beskriver hvordan man registrerer deltagernes frammøte og avslutter kurset for å rapportere om omfanget av opplæringen. Oppretting/kopiering av kurs/godkjenning av kurs (erstatter søknadsskjemaet) og hvordan man legger til deltagere på kurset er beskrevet i veilederne: For kursansvarlig - Veiledning søknad-kopiere-kurs eller For kursansvarlig - Veiledning søknad -opprette nye kurs Disse kan lastes ned fra Oversikt over trinnene ved avslutning og rapportering av kurs disse er forklart på side 2 14 i denne veiledningen: 1. Innlogging etc a. Logg deg inn i Kursadmin, velg «Kurs» og finn fram rett kurs b. Sjekk at kurset har status «åpnet» 2. Foreta frammøteregistrering (en av to metoder) a. Alt 1: Forenklet frammøteregistrering i. Klargjør frammøtelisten på papir ii. «Last opp» frammøtelisten b. Alt 2: Elektronisk frammøteregistrering i. Generer kursplan (angir alle møtedager og -tider) (evt opprett en og en kursdag med antall timer) ii. Legg inn frammøte for hver kursdag, angi frammøte for hver deltaker i KursAdmin 3. Foreta avslutning av kurs a. Sjekk at opplysningene om kurset er korrekt (i kurssenteret) i. Antall gjennomførte timer og start-/sluttdato kontrolleres b. Laste opp repertoar som fil/vedlegg til kurset c. Avslutte kurset i. Steg 1: registrer antall timer for hver kursdeltaker ii. Steg 2: Dag/kveld/kombinert kurs evt supplere kjønn for deltaker iii. Steg 3. Klikk «avslutt» du får først fram makstilskudd for kurset). Dette sender samtidig kurset til saksbehandling til fylkesmusikkrådet 1

2 Ved innlogging til KursAdmin Om du har roller i KursAdmin for flere kursarrangører må du velge organisasjonsledd når du logger på. Kurssenter Klikk på Kurs i toppmenyen i KursAdmin: Bildet over kan være et typisk bilde fra et «kurssenter». Vi kan dele kurssenteret i 7 deler: 1. Du kan søke blant dine kurs. Søk med kursnummer (kurs-id) eller kursets navn. 2. Tilgjengelig kurs; «aktive kurs». Du kan velge hvilke kurs som skal vises ved å endre status i punkt 3 3. Ulike «filter» for bestemte kurs du vil se på eller arbeide med. 4. Eget menyvalg for «kurssenter». Punkt 5-7 framkommer når man har valgt et kurs i lista til venstre. 5. Kurs-ID (kursnummer), kursets tittel og kursets status. 2

3 6. Detaljer for kurset du har valgt. Nede til høyre finner du funksjonsknapper for å redigere detaljene, sende kurset til godkjenning og knappen Avslutt kurs når kursets sluttdato er passert. 7. Her kan du arbeide med kurset. Handlingene du vil utføre har egne faner. For et kurs som er klart for frammøteregistrering og avslutning vil kurssenteret se slik ut: På bildet over har kurset status Åpnet. Om statusen ikke er åpnet må denne endres ved å klikke på rediger, og du kan endre status til Åpnet : 3

4 Påmeldte deltagere De deltagerne som er registrert på kurset fremkommer på fanen Deltagere Hvordan man legger til nye deltagere er beskrevet i veilederne: For kursansvarlig - Veiledning søknad-kopiere-kurs eller For kursansvarlig - Veiledning søknad -opprette nye kurs Disse kan lastes ned fra Frammøteregistrering Frammøte på kurset kan registreres på to ulike måter, enten fullstendig elektronisk eller ved å skanne en undertegnet frammøteliste på papir og laste den opp som fil til kurset. Alt 1: Forenklet frammøteregistrering Det er mulig å registrere frammøte manuelt. Man registrerer da frammøte på papir/excel-dokument i løpet av semesteret. Mal for frammøteliste kan lastes ned fra Frammøtelisten som dokumenterer antall timer deltagelse kan enten lastes opp som et vedlegg til kurset, eller sendes til studieforbundet pr. post. Opplasting av frammøteliste En frammøteliste (fil) som er ført elektronisk eller en frammøteliste på papir som er skannet kan lastes opp som vedlegg til kurset. 4

5 Klikk Rediger i Kurssenteret. Velg deretter ny fil (Klikk på det grønne krysset): 5

6 6

7 klikk velg fil: og velg deretter korrekt fil fra din PC og klikk Åpne : Når man avslutter kurset må samlet antall timer deltagelse for hver enkelt deltager legges inn. Alt 2: Elektronisk frammøteregistrering Det er mulig å registrere frammøte elektronisk via KursAdmin. Ved innlogging med brukernavn og personlig passord gir man en personlig bekreftelse på hvem som har registrert frammøte, slik at dette erstatter underskriften/ signaturen på frammøtelista. Om du opprettet kursplan når du opprettet/kopierte kurset vil kurskveldene/øvelsene være valgbare på fanen Frammøtereg i kurssenteret og du kan registrere frammøte på ved å velge dato fra nedtrekksmenyen: 7

8 Om du ikke opprettet kursplan kan du registre nye kurskvelder/øvelser ved å trykke Ny dag. Registrer dato og varighet og trykk Lagre. Legg så inn antall timer hver enkelt deltager har vært tilstede denne kursdagen (Trykk på alle for å registrere at alle deltagere har vært tilstede alle timene, og sett 0 på de som ikke har vært tilstede) 8

9 Etter at man har registrert frammøte er det mulig å se en oppsummering av hvor mange timer som er lagt inn: Dette må så gjentas for hver enkelt kurskveld/øving. 9

10 Avslutning av kurs Før du avslutter kurset ber vi deg sjekke at følgende opplysninger i kurssenteret er korrekte: Startdato (Første kurskveld/øvelse) Sluttdato (Siste kurskveld/øvelse) Antall timer m/lærer eller timer u/lærer. Dette er antall timer opplæring som ble gjennomført og kan endres i forhold til det du la inn når kurset ble opprettet. Deltagerens frammøteprosent blir beregnet i forhold til dette timetallet. At du har lastet opp repertoarliste At frammøte er registrert eller at du har lastet opp frammøteliste Klikk Rediger i Kurssenteret for å endre på opplysningene: 10

11 På steg 1 Kursfakta kan du endre antall timer på kurset og startdato/sluttdato: Klikk på Lagre og avslutt for å lagre endringene. Opplasting av repertoar/lærestoff Et dokument som viser hvilket repertoar/lærestoff som er brukt i opplæringen må lastes opp som fil til kurset. Klikk Rediger i Kurssenteret. 11

12 Velg deretter ny fil (Klikk på det grønne krysset): klikk velg fil: 12

13 og velg deretter korrekt fil fra din PC og klikk Åpne : Klikk på Lagre og avslutt for å lagre endringene. Når kursets sluttdato er passert, status er satt til Åpnet og alle påkrevde opplysninger er registrert er det mulig å avslutte kurset. Kursavslutning steg 1 av 3 13

14 Her må det registreres hvor mange timer hver enkelt deltager har vært tilstede, og fordeles mellom timer med og uten lærer hvor dette er aktuelt. NB: Dette må gjøres selv om du har registrert frammøte elektronisk! Klikk neste for å komme videre til steg 2 14

15 Kursavslutning steg 2 av 3 Her må du registrere om kurset er arrangert på dagtid, kveldstid eller kombinert dag/kveld. Om deltagerne er registrert uten kjønn, må dette oppgis her. Klikk så neste 15

16 Steg 3 av 3 Her får du en oversikt over hvor mye tilskudd kurset ligger an til å bli tildelt: Når du klikker på Avslutt kurs kan du ikke lenger endre på noe på kurset. Om du er sikker på at alt er korrekt registrert klikker du Avslutt kurs. Etter at du har avsluttet kurset vil du kunne finne det igjen ved å klikke på Rapporter og velge fanen Avsluttede kurs. Du vil også kunne finne kurset ved å søke etter avsluttede kurs i kurssenteret: Når du har avsluttet kurset har du også sendt rapport til fylkesmusikkrådet. Det foretar så videre saksbehandling og tilskuddet vil utbetales som tidligere, ca november for kurs gjennomført i vårhalvåret og mai for kurs gjennomført i høsthalvåret. LYKKE TIL 16