SKY.FGDO.no. Brukerhåndbok for SKY lagringsløsning V1.2. Embetsmenn i Storlosje/Grunnlosje

Transkript

1 SKY.FGDO.no Brukerhåndbok for SKY lagringsløsning V1.2 Embetsmenn i Storlosje/Grunnlosje

2 Innhold: Retningslinjer for bruk av FGDO SKY lagrings system... 2 Logg deg på... 3 Hovedbildet... 4 Knapper og innstillinger... 5 Behandle mapper og filer... 7 Sletting av filer ved uhell... 8 Fildeling... 9 Administrere fildeling Endre passord Retningslinjer for bruk av FGDO SKY lagrings system Ordenens SKY system er et internett basert lagringssystem for dokumenter og annen informasjon som benyttes av Ordensledelsen, Storlosjer, Grunnlosjer i Norge og på Island Systemet er kun beregnet på lagring av Losjerelaterte dokumenter og informasjon. Det er et krav at man har et oppdatert antivirus system på den PC man benytter for å koble seg opp mot systemet Vi ønsker lykke til med systemet, og håper dette vil lette arbeidet ditt som embetsmann. 2

3 Logg deg på For å logge inn åpne en nettleser og gå til adressen: Før systemet kan tas i bruk vil du motta en velkomst e-post med brukernavn og passord. Standard brukernavn vil normalt være «embetes tittel - losjenavn» for eks.: ee-abaris Skriv inn tildelt brukernavn og passord. Hvis du har glemt passordet eller ønsker å endre det mottatte passordet, se kapitlet «Endre Passord» Hvis du av en eller annen grunn ikke har mottatt passord tidligere kan du allikevel gå til «Endre Passord» Hvis du av en eller annen grunn ikke har mottatt brukernavn og/eller passord tidligere kan du allikevel gå til kapitlet «Endre Passord» og følge anvisningene der for å få tilgang. Alle embetsmenn i FGDO har fått opprettet brukere på systemet. Brukernavnet er bygget opp på «embete forkortelse - losjenavn». eks: ee-abaris Hvis du har spørsmål eller opplever problemer ta kontakt på epost adressen: admin@fgdo.no 3

4 Hovedbildet Etter innlogging kommer da inn i hovedbildet til SKY lagrings løsningen, mappe navn og innholdet vil variere fra bruker til bruker alt ettersom hvilke roller og rettigheter du har i systemet. 4

5 Knapper og innstillinger Her kommer en kort beskrivelse av knappene på toppen av hovedbildet, merk at de fleste av disse handlingene kan alternativt utføres ved å klikke med høyre mustast i bildet eller på filer og foldere. Ved å trykke på knappen «Laste opp» får du opp en dialogboks hvor du kan velge enkelt filer for opplasting. Ved å trykk på knappen «Opprett mappe» kan du opprette for mapper. Ved å trykke på knappen «Handling» får du en rekke velg vedrørende den valgte filen eller mappen. Valgene vil variere avhengig av om det du har valgt er en mappe, undermappe eller fil. For nærmere beskrivelse se punktet «Behandle mapper og filer» 5

6 Ved å trykke på knappen «Verktøy» kan du administrere fil koblinger (linker), se kapitlet «Administrere fildeling» for mer informasjon. Ved å trykke på knappen «Innstillinger» er det mulig å sette opp/endre innstillinger vedørende fil kopiering etc. Anbefaler at man ikke gjør noen endringer her, dvs. beholder standard innstillinger. Ved å trykke på knappen markert med rødt kan man endre på hvordan filer listes opp i hoved vinduet, som en liste, som ikoner etc. Ved å trykke på knappen markert med rødt kan man endre på fil sorteringen, for eks. etter navn, dato, størrelse etc. 6

7 Behandle mapper og filer Ved å «høyre klikke» med høyre mustast på en underkatalog vil du få opp en under meny med en rekke valg som vist over, igjen så vil noen av valgene være avhengig av rettigheter du har i systemet. De fleste punktene på undermenyen er selvforklarende. For å kopiere og flytte filer og mapper er det mulig å dra disse fra skrivebordet å «slippe» dem der hvor du vil lagre dem i SKY systemet. Dra og slipp funksjonaliteten fungerer nå også med Microsofts nye nettleser EDGE (Windows 10). 7

8 Ved å «høyre klikke» med høyre mustast på en fil vil du få opp en under menyen med en rekke valg som vist over. De fleste punktene på undermenyen er selvforklarende. Punktet «Dele» får du mer informasjon om under avsnittet «Fildeling» Sletting av filer ved uhell Hvis du skulle komme i skade for å slette filer eller foldere kan disse gjenopprettes av en system administrator. Ta kontakt med administrator så fort det lar seg gjøre via e-post (admin@fgdo.no) med en kort beskrivelse hva som har hendt. 8

9 Fildeling Ved å høyre klikke på en fil med høyre mustast for så å velge «Dele» på undermenyen, får man opp bildet over. Her er det mulig å lage en link som kan sendes til eksterne brukere for kun å gi tilgang til en enkelt fil. Linken merket i rødt over vil da gi tilgang til den valgte filen i en nettleser hos personen(e) en ønsker å dele filen med. Husk å «Aktivere sikker deling» samt å angi et passord på linken som vist i bildet over. Anbefaler også at man klikker på knappen «Gyldighetsperiode» og setter opp en ikke alt for lang gyldighets periode på linken. For å sjekke å administrere fil koblinger se avsnittet «Administrere fildeling» 9

10 Administrere fildeling Ved å trykke på knappen «Verktøy» og velge underpunktet «Delt koblingsadministrator» får man opp vinduet som vist over. Her kan man slett eventuelt opprettede koblinger. Anbefaler at man fjerner delt koblinger så for det ikke er behov for disse lenger 10

11 Endre passord Hvis du har glemt passordet eller ønsker å endre det klikk på linken «Har du glemt passordet ditt» under «Logg deg på knappen» Skriv inn brukernavnet (for eks. ee-abaris) ditt å trykk på Send knappen. Bemerk at brukernavnet IKKE er epostadressen. Du vil deretter motta en epost til din FGDO e-post adresse med en link for å resette passord. E-posten ser ut noe slik ut som vist under. 11

12 Kjære bruker, Du kan klikke på koblingen nedenfor for å tilbakestille passordet ditt: jfcqhkwmqpiez7afx7ddarmcv0dxmczpzevu4v02mo6ccz1ykrr2yc96fnuzt6iobccllmripfa1x OROelWqTdbuzaj9RSqHeDJLNNPpJqQ9zeh48QITvEphTvHRNU8fEYw ojfcqhkwmqpiez7afx7ddarmcv0dxmczpzevu4v02mo6ccz1ykrr2yc96fnuzt6iobccllmripfa1 XOROelWqTdbuzaj9RSqHeDJLNNPpJqQ9zeh48QITvEphTvHRNU8fEYw Denne koblingen vil være aktiv i 24 timer. Hvis du ikke ba om å få endret passordet ditt, kan du ignorere denne meldingen. Med vennlig hilsen, Administrator FGDO Klikk på den nederste av de to linkene, merket med gult i eksemplet over. (den øverste linken gjelder for interne brukere). Linken kan kun benyttes en gang og er gyldig i 24 timer. 12