KursAdmin. Veiledning 1 for Kursarrangører administrative oppgaver. Oppgaver. Vedlikeholde personopplysninger

Transkript

1 KursAdmin Veiledning 1 for Kursarrangører administrative oppgaver Oppgaver Vedlikeholde personopplysninger Vedlikeholde informasjon på eget organisasjonsledd 1 Illustrasjon av fanen «Navn og adresser» i KursAdmin 20.februar 2012 Brukeradministrator til versjon

2 Innhold Bruk av KursAdmin. side 3 Hva og hvem er «Kursarrangør». side 3 Komme i gang i KursAdmin.. side 4 Noen symboler du møter i KursAdmin side 5 Hjemsiden side 6 Sjekke og supplere egne personopplysninger.. side 7 Sjekke og supplere organisasjonsleddets data side 9 Legge til kursmedarbeider side 10 Om veiledning for kursarrangør... side 11 KursAdmin er et program for administrasjon og rapportering av kursaktiviteter i studieforbund tilknyttet Voksenopplæringsforbundet, VOFO. Programmet er utviklet av Senitel Consulting i samarbeid med en arbeidsgruppe nedsatt av VOFO. Arbeidsgruppa har bestått av: William Evans Espen Holm Sonja Jacobsen Birgitte Johnsen Trond Markussen Jørn Rosland Rolv Stokka Kjell Meek VOFO Folkeuniversitetet Bygdefolkets Studieforbund Aftenskolen Akademisk Studieforbund Funksjonshemmedes Studieforbund Musikkens Studieforbund AOF 20.februar 2012 Brukeradministrator til versjon

3 Bruk av KursAdmin KursAdmin er utviklet til bruk i alle studieforbund. Det inneholder derfor noen funksjoner som vi ikke er vant til. Kanskje vil dette vise seg å være nyttige verktøy som vi senere kan ta i bruk. Det er spennende å starte med et nytt administrasjonsprogram, og det er viktig å ha klart for seg at programmet ikke er ferdig utviklet. Nå er det viktigst at vi kan utføre de grunnleggende rutinene for å registrere og ferdigmelde kurs. Senere vil vi komme tilbake til effektive og arbeidsbesparende funksjoner i programmet. Du får tilgang til KursAdmin via en nettleser. Programmet skal virke i alle nettlesere, men vi anbefaler at du bruker Google Chrome eller Firefox. De kan lastes ned gratis fra nettet. Google Chrome krever stor datakapasitet, Firefox krever noe mindre. Her laster du ned Google Chrome Her laster du ned Firefox Dataskjermen bør ha en viss størrelse og vi anbefaler skjermstørrelse på 1280 x Det lønner seg å ha stor skjerm, men programmet kan tilpasses mindre skjermer. Hva og hvem er «Kursarrangør» Kursarrangør er den vanligste rollen i Kursadmin. Rettigheter og oppgaver til denne rollen er satt sammen av to programroller; brukeradministrator og kursadministrator. Vi bruker navnet kursarrangør. I KursAdmin ser dere at dere er tildelt de to nevnte rollene for å få tilstrekkelige rettigheter som en kursarrangør har behov for. Det er viktig at du bruker denne veiledningen før du starter med å opprette kurs. Det finnes egen veiledning for å opprette kurs (2) og gjennomføring av kurs (3). Denne veiledningen tar for seg noen administrative oppgaver i KursAdmin som du må utføre når du starter opp med programmet. I denne utgaven vil vi gi en generell innføring i programmet og se på følgende oppgaver: Vedlikeholde egne persondata Vedlikeholde informasjon på eget organisasjonsledd 20.februar 2012 Brukeradministrator til versjon

4 Komme i gang i KursAdmin Du får tilsendt en e-post med innloggingsopplysninger: Kontakt din organisasjon sentralt eller studieforbundet; jorn.rosland@funkis.no om du mangler denne. Klikk på linken; «du kan logge inn via» og du kommer til dette innloggingsbildet. Sett inn brukernavn og passord: Logg inn fører deg til bildet under. Her skriver du inn selvvalgt passord og velger et sikkerhetsspørsmål med ditt svar. Sikkerhetsspørsmålet brukes om du senere har glemt passord (se over) og ber om nytt. 20.februar 2012 Brukeradministrator til versjon

5 Du lagrer og kommer du til din startside Hjem i KursAdmin. Senere vil siden inneholde aktuelle gjøremål som venter deg når du logger inn. Vi kommer tilbake til hjemsiden, men først vil vi peke på noen symboler som du skal bli kjent med i KursAdmin. Noen symboler du møter i KursAdmin: mer informasjon-dette vil gi deg ekstra informasjon om emnet det er knyttet til. Søk/finn du klikker f.eks på denne for å velge studieplan til kurset ditt. Kalender velg dato for start på kurset ditt. Legg til (ny) f.eks legg til nytt kurssted. Slett/velg bort f.eks. ta bort en deltaker på kurset ditt. Velg f.eks velg studieplan til kurset ditt.. Rediger f.eks. gjøre endringer på timetallet på kurset ditt. Velg kommunikasjon/handling f.eks velg å sende en e-post til en deltaker. Favoritt f.eks. merk en studieplan du bruker ofte som din favoritt Primærvalg f.eks. vises den ved den e-posten som er din primære e-post som velges automatisk når det skal sendes e-post til deg. 20.februar 2012 Brukeradministrator til versjon

6 Hjemsiden Dette er en side som etter hvert skal inneholde nyttig informasjon og gjøremål for deg som bruker av KursAdmin. Siden er under utvikling og innholdet vil kunne endres. Meny-linjen viser fanene for de ulike sentrene i KursAdmin. Hjem er siden du ser over. Studieplan her finner du alle registrerte studieplaner i studieforbundet. Kurs her oppretter du kurs, legger til deltakere, fører frammøte og regnskap. Navn og adresser her søker du etter- eller legger inn opplysninger om nye personer Rapporter her kan du senere ta ut faste rapporter om kurs og lage egne rapporter. Administrasjon her vedlikeholder du opplysninger om ditt org.ledd med mere. Menylinjen høyre side Her finner du mer informasjon og muligheter du kan kjenne til: Brukernavn Welcome: ditt brukernavn synes øverst her. KursØve (Organisasjonsledd) her vil navn på ditt organisasjonsledd vises først på linjen. Mine detaljer her finner du brukerinformasjon om deg selv; du kan endre passord, se hvilke roller du er tildelt, legge inn et bilde av deg selv med mere. Feedback denne bruker du dersom du vil gi oss tilbakemeldinger om programmet. Logg ut når du er ferdig med en arbeidsøkt i KursAdmin klikker du her for å avslutte. 20.februar 2012 Brukeradministrator til versjon

7 Sjekke og supplere egne personopplysninger Når du får tilsendt brukernavn og passord finnes det allerede noe persondata om deg i programmet. Dette er lagt inn av en med en administratorrolle over deg. Nå skal du sjekke og supplere disse opplysningene selv. Du klikker på Navn og adresser. Skjermbildet under kommer fram. Her kan du søke etter person og velge ulike søkekriterier. Vi har valgt navn og telefon. Skriv navnet ditt i søkefeltet og klikk på Søk. Resultat av søket får fram navnet ditt. Nå klikker du på redigeringssymbolet Her fyller du inn dine personopplysninger. Det er viktig at du fyller inn mobiltelefon og e-post for seinere kommunikasjon i KursAdmin. 20.februar 2012 Brukeradministrator til versjon

8 Fødselsdato fylles foreløpig ut på formen dd.mm.åååå. Kalenderfunksjonen på plass etterhvert. Felt merket med rød stjerne må fylles ut. kommer Personnr xxxxx Dette feltet (x) skal ikke fylles ut. Vi har ikke behov for denne opplysningen i FS. Feltet under personopplysningene gir flere muligheter for data knyttet til en person. Du sjekker dine adresseopplysninger ved å klikke på adresse. Her ser du hva som er valgt som primær og aktiv adresse. Du kan redigere r ved å klikke på redigeringssymbolet. Du kan legge til ny adresse ved å klikke på tilhørende knapp. Du kan sjekke og redigere eller legge til nye kommunikasjonskanaler når du klikker på Kommunikasjonskanaler. Dersom mobiltlf eller e-post mangler, klikker du på Ny kanal og legger inn opplysningen. 20.februar 2012 Brukeradministrator til versjon

9 Når du velger Koblinger kan du velge riktig rolle for deg; ansatt eller medlem. Medlem brukes for tillitsvalgt. NB! Nå klikker du på Lagre som du finner til høyre i skjermbildet (se nederste figur side 7). Du er ferdig og kommer tilbake til startskjermbilde for «Navn og adresser». Sjekke og supplere organisasjonens data Klikk på senteret for Administrasjon. Du får fram skjermbildet under. Her ser du hvem som er tildelt roller på ditt organisasjonsledd. Sannsynligvis er det kun ditt navn som står nevnt under Brukernavn. Vi skal ikke se på mulighetene og opplysningene til høyre i skjermbildet nå. Du skal bevege musepekeren over navnet på organisasjonsleddet ditt til venstre. 20.februar 2012 Brukeradministrator til versjon

10 Du holder musepekeren over organisasjonsnavnet og høyreklikker. Deretter klikker du på Administer Du får fram dette skjermbildet. Her kan du sjekke og endre info om ditt organisasjonsledd. Nå kan du sjekke og eventuelt fylle inn manglende opplysninger om ditt organisasjonsledd i de røde feltene. Organisasjonsnummer kan være blankt eller det kan fylles ut med sentralleddets organisasjonsnummer. Kommunenummer er organisasjonsleddets hjemkommune/hjemadresse, et 4-sifret kommunenummer. Kjenner du ikke dette kan FS sentralt skrive inn dette nummeret når vi kjenner organisasjonsleddets postnummer. Adresser fylles ut med postadresse. Du kan også legge inn besøksadresse. Økonomi. Her skriver du inn organisasjonsleddets kontonummer. FS utbetaler tilskudd til dette kontonummeret.. 20.februar 2012 Brukeradministrator til versjon

11 Om veiledning for Kursarrangør Denne veiledningen dekker foreløpig bare deler av de rettigheter og funksjoner som rollen kursarrangør har. Den er tilpasset nåværende versjon av KursAdmin; Dette nummeret finner du når du scroller ned i høyre hjørne av skjermbildet når du er inne i programmet og ser slik ut: release Denne veiledningen har versjonsnummer og dato i bunnteksten. Der vil dere kunne sjekke om dere har riktig versjon av veiledning. KursAdmin er «ferskvare». Som i alle startversjoner, vil vi sikkert oppdage noen overraskende detaljer og mangler. Dette må vi bare tilpasse oss inntil utbedringer kommer på plass. Arbeidet med dette blir utført fortløpende gjennom året. Våre viktigste mål nå er å komme i gang, og vi legger derfor vekt på at følgende fungerer: Riktige opplysninger om kursarrangør Legge inn kurs og få kursgodkjenning LYKKE TIL! Vennlig hilsen Funksjonshemmedes Studieforbund 20.februar 2012 Brukeradministrator til versjon