KursAdmin. Gjennomgang av tilleggsfunksjoner

Transkript

1 KursAdmin Gjennomgang av tilleggsfunksjoner

2 September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

3 Innhold Innledning. side 4 1 Kopiere kurs.. side 5 2 «Kopiere deltakere... side 7 3 Knytte navn/kursdeltaker til organisasjon. side 9 4 Kursplan. Side12 5 Kursbevis - innhold... side 15 6 Læremidler til kurs... side 15 7 Innhold i kurset side 16 8 Andre opplysninger til kurset side 16 9 Kurssteder.. side Kursserier og maler... side Ressurser til kurset. side Kommunikasjon med deltakere. side Logg/aktivitet i kurset.. side Kursbevis utdeling side Rapporter for kurset. side Lagets bankkonto. side Tilretteleggingstilskudd side Symboler du ofte møter i KursAdmin. side 31 September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

4 Innledning KursAdmin er et program utviklet av Senitel i samarbeid med Voksenopplæringsforbundet, VOFO. Programmet er nettbasert og alltid tilgjengelig på din pc når du har tilgang til internett. Heftet «Gjennomgang av basisfunksjoner» tar for seg grunnleggende funksjonene som må til for å komme i gang og gjennomføre de enkleste rutinene for å avslutte kurs og få tilskudd. Dette heftet; «Gjennomgang av tilleggsfunksjoner» gir en innføring i funksjoner som kan gjøre arbeidet mer effektivt. Det kan også gi deg mulighet til å utføre handlinger og samle opplysninger som kan være meget nyttig for en kursarrangør. Det er viktig å være klar over at KursAdmin ennå ikke har alle funksjoner vi ønsker på plass i denne versjonen. Derfor vil det være funksjoner som ikke er valgbare, eller de fungere mangelfullt. Utvikling av funksjoner i KursAdmin vil fortsette i Vi vil omtale nye funksjoner etter hvert som de fungerer tilfredsstillende. Du bør alltid sjekke på vår hjemmeside, om du har siste utgave av dette heftet. Hvilken utgave du har ser du i bunnteksten. Dette heftet har teksten «September 2012». September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

5 1 Kopiere kurs Mange kursarrangører gjentar samme kurs fra vår til høst og fra år til år. Da kan du spare mye arbeid i KursAdmin ved å kopiere forrige kurs. Du slipper å velge mange detaljer til det nye kurset. Klikk på fanen «Kopiere kurs» i kurssenteret. Deretter velger du hvilket kurs du skal kopiere. Etter valgt kurs klikker du på knappen «Kopiere og endre». Nå kan du redigere kursdetaljene; kurstittel, dato, klokkeslett, timetall og lignende slik at disse stemmer for det nye kurset. September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

6 Den nye kurstittelen har alltid med «Kopi av» foran original tittel. Dette sletter du. Det er også lurt å legge til litt kursopplysning i tittelen slik at du lett skiller dette kurset fra det forrige. Her har vi valgt å ta med måned og årstall for kursets gjennomføring. Du lagrer de nye opplysningene med klikk på knappen «Lagre og tilpass». Nå kan du velge å kopiere ulike detaljer knyttet til forrige kurs. (Noen valg her har ikke betydning i Funkis sin versjon av KursAdmin) Her velger vi å kopiere alt og klikker på «Kopiere kurs». basisfunksjoner). Nå kommer vi tilbake til bildet hvor vi har opprettet kurs. Du kan endre flere detaljer her om noe er glemt. Klikk på «Lagre»-knappen og kurset kan sendes til godkjenning (se side 17 i «Gjennomgang av September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

7 2 Kopiere deltakere Du kan kopiere deltakere fra et kurs til et nytt kurs. Når dette passer sparer det deg for masse tid og mange tastetrykk. Klikk på knappen «Kopier deltakere fra annet kurs». Velg kurset du ønsker å kopiere deltakere fra, og du kan velge bort deltakere som ikke skal kopieres. Klikk på «Legg til deltakere»-knappen fører til at valgte deltakere kommer på ditt nye kurs (se neste side). September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

8 Deltakerne har status «Påmeldt». Merk deg at dersom du har merket av et tall for «max deltakere» på kurset, vil noen kursdeltakere kunne få status «Venteliste». September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

9 3 Knytte navn/kursdeltaker til medlemsorganisasjon Du kan knytte en person til en medlemsorganisasjon i KursAdmin. Da vil dette automatisk komme med som informasjon ved påmelding til kurs. Du klikker på fanen «Navn og adresser», søker fram aktuell person ved å skrive i feltet for «Søketekst». Klikk på symbolet for redigering når personen kommer fram. Du velger fanen «Fagorganisering» (Denne fanen skal selvsagt endre navn i neste versjon av KursAdmin og vil ha følgende tekst «Organisasjon»). Klikk på «Ny registrering». September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

10 I dette skjermbildet åpner du dialogboks organisasjonsledd ved å klikke på symbolet til høyre for «medlemsorganisasjon» I dialogboksen klikker du på riktig organisasjons-ledd eller skriver inn organisasjonsleddet i søkefeltet og klikker på «Search»-knappen Personen er nå knyttet til medlemsorganisasjon og du klikker på «Lagre»-knappen. September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

11 Når du legger deltaker til et kurs (se hefte for basisfunksjoner, side 19) vil du nå se at valgt medlemsorganisasjon automatisk følger med som deltakerinformasjon. På kurset er deltakeren knyttet til medlemsorganisasjonen sin. Tips! 1 Du kan velge å knytte en kursdeltaker til medlemsorganisasjon når du legger deltakeren til kurset. Da vil denne informasjonen gjelde for kun dette kurset ikke ved senere kurs. 2 Medlemmer i frivillige organisasjoner har alltid tilhørighet i et lokallag. Det er tilhørigheten i lokallaget som bør legges inn på personen i KursAdmin. Dersom en deltaker på et kurs skal representere ett annet ledd enn sitt lokallag, kan organisasjonstilhørighet endres ved påmelding til dette kurset. September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

12 4 Kursplan Når du oppretter et nytt kurs eller redigerer kursdetaljene får du muligheten til å arbeide mer flere detaljer for kurset. Dette kan være effektivt og du lagrer mange detaljer på kurset som du senere kan ha nytte av. I heftet «Gjennomgang av basisfunksjoner» viste vi hvordan du legger inn frammøtedager, en og en av gangen (side 22 i heftet om «Basisfunksjoner»). Nå ser vi på hvordan du raskt kan lage en kursplan med alle kursdagene. Du klikker på «Kursplan» i Veiviser for kurset. Dette kurset har samlinger på mandager med varighet 3 timer. Du skriver inn antall timer pr dag for riktig ukedag. Deretter klikker du på «Lag Kursplan». Du får skjermbilde med kursplan se neste side. Frammøtedagene er beregnet ut fra startdato og sluttdato for kurset. Du kan få noen tilleggsopplysninger: Timer med mulig konflikter oppstår fordi noen har lagt et annet kurs til det samme rommet og tidspunkt hvor du har dette kurset. Det kan være en nyttig opplysning. Om du vet at dette er tilfeldig fordi andre har brukt samme beskrivelse på rommet sitt, kan du selvsagt overse denne opplysningen. September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

13 Du kan redigere kursdagene om du avviker fra den automatiske beregningen, og du kan legge inn beskrivelse av innholdet for samlingen. Du kan slette dager som er feil lagt inn og du kan legge til «Ny dag» slik det passer for kurset ditt. Du kan også laste ned kursplanen (pdf-fil) med innholdsbeskrivelse ved å klikke på «Last Ned»-knappen, se eksempel neste side. September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

14 Kursplanen du har laget medfører at frammøtedagene automatisk er tilgjengelig når du skal registrere frammøte (se side 22 i heftet om «Basisfunksjoner»). Kursplan for kurs i helger og kurs på ulike ukedager lager du ved legge inn timer for noen passende ukedager, klikke på «Lag kursplan»-knappen. Du redigerer dager og legger til dager slik at dette passer til ditt kurs. Om du endrer antall timer for kurset underveis må du. redigere/endre timetallet for kurset redigere kursplanen September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

15 5 Kursbevis - innhold Du kan legge arbeid i flere funksjoner til kurset du arbeider med. Her klikker du videre på «kursbevis» når vi er inne og redigerer detaljer for kurset. Kursdeltaker har, etter lovverket, en rett til å få utdelt kursbevis etter gjennomført kurs. Funksjonen med å lage og sende ut kursbevis gjennom KursAdmin er foreløpig mangelfull. Derfor beskriver vi ikke detaljer nå. Kursbeviset skal inneholde mål og innhold fra studieplanen. Innholdet kan redigeres her slik at kursbeviset passer til dette kurset. Kursbevis deles foreløpig ut som tidligere. 6 Læremidler til kurset Når du klikker på «Læremidler» kan du redigere og legge inn utfyllende opplysninger om læremidler du bruker til dette kurset. Dersom det er knyttet læremidler til den studieplanen du har valgt, vil feltet her være utfylt med dette. Du kan redigere slik at dette passer til dette kurset. Funksjonen med å redigere læremidler i KursAdmin er foreløpig mangelfull. Derfor beskriver vi ikke detaljer nå. September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

16 7 Innhold i kurset Når du klikker videre på «Innhold» får du fram skjermbildet under. Innholdet fra studieplanen er i utgangspunktet fylt inn. Du kan redigere slik at innholdsbeskrivelsen passer til ditt kurs. Dette kan være nyttige opplysninger når du senere kanskje skal gjenta suksessen og arrangere kurset på nytt. Husk å lagre opplysningene når du er ferdig. 8 Andre opplysninger til kurset Klikk på «Annet» Her har du mulighet til å legge inn dine nyttige opplysninger om kurset. Dette kan du senere «slå opp» og ta hensyn til ved ny.gjennomføring av dette kurset. September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

17 9 Kurssteder Du kan legge inn nye og redigere gamle kurssteder under denne fanen. Disse vil være tilgjengelige når du oppretter nye kurs. (Se heftet «Basisfunksjoner» side 14.)Klikk på fanen «Kurssteder. Du ser dine egne kurssteder og kan redigere opplysningene og legge til nye steder. Et kurssted kan ha flere rom. Her er det opprettet 4 rom som brukes til kursaktivitet. KursAdmin gir deg mulighet til å notere mange nyttige detaljer om stedet du arrangerer kurs på. Det er opp til deg hvor detaljert du vil beskrive dette. «Rom» for kurset kan fylles ut etter ditt behov. Merk: Rom krever minimum et tegn, for eksempel «1» Arrangere kurs utenfor Norge. September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

18 Mange organisasjoner arrangerer kurs utenfor Norge. Årsaken kan være at klima påvirker symptomer og plager som en funksjonshemming medfører. De samme regler for kurs og tilskudd gjelder utenfor Norge. KursAdmin kan foreløpig ikke registrere utenlandske postnummer og det anbefales derfor at arrangørens postnummer føres opp. Du velger landet hvor kurset arrangeres og legger eventuelt inn opplysninger om adresse og annet under «Notater». «Postnummerkoden» må fylles ut med gyldig norsk postnummer. 10 Kursserier og maler Disse fanene er foreløpig ikke aktive. September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

19 11 Ressurser til kurset (lærer, veiledere ) I «Kurssenteret» ser du faner for ulike funksjoner knyttet til kurset du har valgt. Nå du skal knytte en person til kurset som en ressurs, klikker du på «Legg til ressurs»-knappen. Fjern «haken» i ruten etter «Bare innen fagområdet». Nå kan du søke fram navnet på den personen du skal knytte til kurset. September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

20 Velg personen ved å klikke på «Legg til»-symbolet, den gule pilen. Du kan nå merke av om rollen er en fagrolle eller ikke. Deretter velger du rolle for personen. Klikk på knappen «Legg til på kurset». Foredragsholder er knyttet til kurset. Personen blir lagret som fagperson på dette kursområdet og kan velges direkte til senere kurs i samme kursområde (se «kursområde» på fig, side 19). September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

21 12 Kommunikasjon med deltakere Du kan kommunisere med deltakerne på kurs via e-post og brev (sms er foreløpig ikke lagt inn). Når du velger denne fanen kan du krysse av for de rollene du vil kommunisere med. Om kurset har deltakere med ulike status, kan du velge hvilke type status som skal ha melding. Klikk på knappen «Send meldinger». Nå kommer du til skjermbildet hvor du kan lage meldingen du skal sende, se neste side. Du kan sende ulike meldinger (SMS er ikke aktiv) og se historikk over hvilke meldinger som er sendt. Du kan velge type hendelse og velge faste maler når disse er lagt inn. Du får også opplysninger om deltakere som ikke har e-post. September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

22 I emnefeltet kan du flette inn felt fra listen under emnefeltet. Det samme kan du gjøre i meldingsfeltet fra listen under meldingsfeltet. Når meldingen er ferdig, klikker du på «send»-knappen. Du får en melding om personer som mangler e-post og du kommer direkte til fanen for «Brev». Her kan du lage samme melding, skrive ut og sende papir med posten. Meldinger som er sendt lagres under fanen «Historikk». September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

23 Du kan også kommunisere med enkeltdeltakere på kurset. Du klikker på symbolet for kommunikasjon/handling på linjen for valgt person. Du får mulighet til å sende e-post og se historikk for meldinger til denne personen fra «Meldingssenter» (se fig. side 22). September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

24 13 Logg/aktivitet Under fanen «Logg/aktivitet» finner du igjen historikk for meldinger du har sendt knyttet til dette kurset. Under rapport «Kurslogg» er det lagret hvem som har utført ulike hendelser for kurset. September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

25 14 Kursbevis utdeling Du skal kunne skrive ut kursbevis til deltakerne når kurset hat status «Åpnet» eller Avsluttet. Du skal selv kunne tilpasse en mal for kursbeviset ditt lag deler ut. I denne malen vil følgende felt automatisk fylles ut: Navn på deltaker Navn på kurs Navn på arrangør Fra dato til dato Antall timer Tekst med info fra studieplanen/kursets mål og innhold (se side 15) NB denne funksjonen er ikke ferdig utviklet. Kursbevis lages foreløpig etter vanlig rutine utenfor kursadmin September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

26 15 Rapporter for kurset Du kan skrive ut ulike rapporter for kurset ditt under fanen «Rapporter». Her kommer du egentlig til det vi kaller en rapportgenerator. Det betyr at du selv kan velge hva du vil ha med i rapporten og rekkefølge på opplysningene du vil ha med. Disse valgene får du fram når du klikker «Select columns» (se figur nederst på denne siden). Du kan lagre rapporter du skal bruke på andre kurs. Utskriftene er tilgjengelig når du laster dem ned til et word-dokument, excel-dokument eller annet format. September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

27 16 Lagets bankkonto FUNKIS utbetaler tilskudd til kursarrangørens bankkonto. Denne kontoen må legges inn i KursAdmin. Under fanene «Administrasjon og «Organisasjon» kan du høyre-klikke på ditt organisasjonsledd. Du velger «Administer». I dette skjermbilder klikker du på fanen «Økonomi», legger inn lagets kontonummer og trykker på Lagre»-knappen. Nå går du tilbake til «Kurssenter» og kan avslutte kurset. September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

28 17 Tilretteleggingstilskudd Tilretteleggingstilskudd tildeles kurs som kursarrangører i Funkis gjennomfører. Dette gjøres gjennom 2 ulike ordninger: 1 Kurssats TRT. Dette er en sats på kr 500 pr kurs. Den tildeles automatisk og utbetales dersom kurset har deltakere med behov for tilrettelegging. Det skal ikke søkes spesielt om denne kurssatsen. 2 Skjønnsmessig (manuell) tildeling av TRT til enkelte kurs. Hver medlemsorganisasjon disponerer en viss sum av TRT hvert år. Medlemsorganisasjonene får melding om disponibelt beløp TRT i starten på året. Dette beløpet kommer i tillegg til kurssats TRT på kr 500. Medlemsorganisasjonene tildeler selv skjønnsmessig beløp TRT til kursarrangører i egen organisasjon. Dette begrunnes med organisasjonens dokumentasjon for bruk av tilretteleggingstilskudd for sine målgrupper. Denne dokumentasjonen får du fra din organisasjon sentralt eller på hjemmesiden til Studieforbundet Funkis. Kursarrangør legger inn tildelt beløp fra sin egen medlemsorganisasjon. (Ta kontakt med din egen organisasjon sentralt for orientering om rutiner for tildeling av TRT i organisasjonen.) Når du starter rutinen med å legge inn tildelt TRT i KursAdmin har du allerede avklart beløp med sentralleddet i din organisasjon. Utbetaling av beløpet blir sjekket med bakgrunn i kursets totale kostnader og deltakelse av personer med behov for tilrettelegging I KursAdmin legger du inn tildelt beløp TRT ved å klikke på forstørrelsesglasset/lupen under fanen «Økonomi» September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

29 Du får fram dette bildet og klikker på den gule pilen under «Leggtil». Du får nå fram skjermbildet hvor du skal legge inn tildelt beløp. TRT krever dokumentasjon. Denne dokumentasjonen har din organisasjon utarbeidet for sine målgrupper knyttet til diagnoser og pårørendeproblematikk. Du skal vise til denne dokumentasjonen og skriver dette i kommentarfeltet. NB! Organisasjonenes dokumentasjon for bruk av TRT vil, i senere versjoner av KursAdmin, ligge automatisk tilgjengelig i kommentarfeltet slik at dette er forhåndsutfylt. Da skal du ikke skrive i dette feltet. Du klikker på «Lagre»-knappen og kommer tilbake til kurssenteret, se skjermbilde neste side. September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

30 Beløpet for Tilretteleggingstilskudd, TRT er lagt inn for kurset. Beløpet må godkjennes og du klikker på «Send til godkjenning»-knappen Når beløpet blir godkjent vil dette synes i skjermbildet ved at beløpet har blitt merket med symbolet for godkjent: September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

31 18 Symboler du ofte møter i KursAdmin: mer informasjon-dette vil gi deg ekstra informasjon om emnet det er knyttet til. Søk/finn du klikker f.eks på denne for å velge studieplan til kurset ditt. Kalender velg dato for start på kurset ditt. Legg til (ny). Slett/velg bort f.eks. ta bort en deltaker på kurset ditt. Velg f.eks velg studieplan til kurset ditt.. Rediger f.eks. gjøre endringer på timetallet på kurset ditt. Velg kommunikasjon/handling f.eks velg å sende en e-post til en deltaker. Favoritt f.eks. merk en studieplan du bruker ofte som din favoritt Primærvalg f.eks. vises den ved den e-posten som er din primær epost. Den velges automatisk når det skal sendes e-post til deg. Søknad er sendt f.eks, du har sendt kurset til godkjenning Godkjent/gjennomført f.eks vises dette når tilskudd er godkjent. Må utføres valg må gjøres eller felt må fylles ut for å bli godtatt KursØve er et fiktivt navn på et lokalt organisasjonsledd. September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon

32 KursAdmin er «ferskvare». Som i alle start-versjoner, oppdager vi overraskende detaljer og mangler. Vi er takknemlig for mange gode tilbakemeldinger som har bidratt til utvikling av KursAdmin. KursAdmin vil bli utviklet videre i Vi er meget takknemlig for den tålmodighet dere har vist så langt gjennom dette første året med bruk KursAdmin. Mange har tatt i bruk programmet. Flere medlemsorganisasjoner har KursAdmin med som tema på samlinger for sine studieansvarlige. Takk for at også dere satser tid og ressurser for innføring av programmet. LYKKE TIL! Vennlig hilsen September 2012 Tilleggsfunksjoner versjon