BRUKE ONEDRIVE OG SHAREPOINT

Transkript

1 Viste du dette om OneDrive og SharePoint: OneDrive er ditt private hjørnet av SharePoint. Hver bruker får 10TB med egen lagringsplass. Bruk den når dokumentene er mest for deg. Bruker du OneDrive for Business eller SharePoint Online, kan flere skrive i samme dokument, samtidig. SharePoint er et sentralt sted for å lagre dokumenter og annen informasjon du ønsker å dele med andre. BRUKE ONEDRIVE OG SHAREPOINT Du kan dele med andre fra OneDrive og SharePoint. Også dele med eksterne brukere. Begge gir deg mulighet til å synkronisere på flere enheter. PC, Web, mobil og nettbrett. Office 365 for bedrifter gir deg 2 muligheter for å lagre og dele dokumenter, OneDrive for Business og SharePoint Nettsteder. Her er noen tips om hva du bør velge.

2 Lagre dokumenter til OneDrive for Business når... 3 Lagre dokumenter til et SharePoint team område når... 4 Flytte dokument fra OneDrive for Business til SharePoint områder... 4 Hva betyr de 3 prikkene Bytte navn på Online dokumenter Synkroniser filer med PC og andre enheter Unngå konflikt med andre Jobbe sammen med andre på dokumentet, i sann tid Hvem er ProCloud As:... 7

3 Bør du lagre på OneDrive eller SharePoint? Det er fristende å lagre alle dine dokumenter på OneDrive for Business. Linken til ditt eget OneDrive for Business bibliotek er alltid lett å se på toppen av siden, klar for deg til å laste opp eller opprette nye dokumenter. Men du må også tenke på hvem som kan og ikke kan få tilgang til dokumentene du lagrer til OneDrive for Business. Hvis et dokument er et samarbeidsdokument kan det være et bedre valg å lagre det på et SharePoint område. Denne artikkelen gir noen retningslinjer for å hjelpe deg å avgjøre hva du bør velge PS. Du finner ikke noe «Lagre Som» når du bruker Office Online. Alt lagres automatisk fortløpende. Lagre dokumenter til OneDrive for Business når Du i utgangspunktet ikke har tenkt å dele dokumentet. Dokumenter du plasserer i OneDrive for Business er private som standard, med mindre du plasserer dem i deles med alle mappen. Dette gjør OneDrive for Business din til det beste alternativet for kladder eller personlige dokumenter som ingen andre skal se. Din skybaserte «Mine dokumenter» eller minnepinne Du har tenkt å dele dem, men de har et begrenset omfang eller livssyklus. Vurder Grupper om det er et lite kortvarig prosjekt. Noen ganger kan man arbeide på dokumenter som ikke er knyttet til et pågående prosjekt, som er mest viktige for deg, men at du fortsatt ønsker å dele. For eksempel om du ønsker å spørre utvalgte kolleger om å se gjennom og redigere dokumenter får du sender det. I dette tilfellet, er planen at andre bruker dokumentet en gang og deretter blir ferdig med det. Andre trenger ikke å vite noe om tilleggsinformasjon eller i hvilken sammenheng du planlegger å bruke dokumentet. Alt de trenger er en link til tillatelse dokument og redigering. Du ikke kan identifisere et eksisterende SharePoint team nettsted hvor dokumentet hører hjemme, og du tror ikke hensikten med dokument vil skape et nytt team område. Velger du Word Online, Excel Online, PowerPoint Online eller OneNote Online skapes det et nytt dokument på din OneDrive for business side.

4 Lagre dokumenter til et SharePoint team område når Du vil at teammedlemmene skal få tilgang til dokumentet fordi det er relevant i forbindelse med pågående prosjekt. Du ønsker å spre eierskap og rettigheter til en bredere samling av mennesker. Hvis et dokument er viktig for å lykkes med et prosjekt, er det en god idé at andre enn deg selv kan kontrollere hva som skjer på området. Du ønsker tillatelser skal gis på grunnlag av området, i stedet for på enkeltdokumenter. Hvis folk har tilgang til gruppeområdet, da de har tilgang til dokumenter som er lagret i området. Andre prosjektrelaterte dokumenter som allerede er lagret i biblioteket på gruppeområdet, og andre forventer å finne det der. Du ønsker å opprette innsjekkings arbeidsflyt som tildeler dokumentet til noen andre. Flytte dokument fra OneDrive for Business til SharePoint områder Noen ganger utvikler betydningen av enkeltdokumenter seg og blir relevant for et prosjekt. Når det skjer, kan det være fornuftig å flytte dem fra OneDrive for Business til et team område. Flytte et dokument fra OneDrive for Business til et bibliotek på et team område er en manuell operasjon. Du kan enten kopiere eller klippe og lime dokumentet. Den enkleste måten å flytte filer mellom bibliotekene er å bruke Explorer. I biblioteket klikker du på fanen Bibliotek, og velger Åpne med Explorer. Nå kan du flytte dokumentet til det området hvor det hører hjemme. Huk av dokumentet, velg Bibliotek fra menyen på båndet og åpne det med Explorer.

5 Hva betyr de 3 prikkene. I SharePoint Online og på OneDrive for business er det alltid 3 prikker til høyre for dokumentet. Trykker på dem får du flere valg. Det er nyttig for eksempel om du vil endre navn på et dokument, eller dele det med andre. Spesielt om du åpner et nytt dokument ved hjelp av nettleseren i Office Online vil du ønske å bytte navn. Siden det får noen standardnavn som ikke forteller særlig mye. Bytte navn på Online dokumenter. Som standard får dokumenter du lager online navn som BokN, DokumentN der N er stigende nummer. Marker navnet og gi dokumentet det navn du ønsker det skal ha.

6 Synkroniser filer med PC og andre enheter. En av styrkene til OneDrive og SharePoint er at du får et sted å lagre dokumentene dine. Du slipper å forholde deg til flere versjoner, og den aktuelle versjonen er alltid tilgjengelig for deg. I menyen over dokumentene finner du valget som gir deg mulighet til å synkronisere biblioteket med PC-en din. Unngå konflikt med andre. Vær likevel litt forsiktig om du synkroniserer filer som også er delt med andre. Sjekk dokumentet ut så er du sikker på at det ikke blir konflikt med det andre redigerer. Husk å sjekke det inn igjen når andre skal få tilgang. Jobbe sammen med andre på dokumentet, i sann tid. SharePoint er et bra sted for å jobbe sammen med flere på samme dokumentet. Spesielt bra er Office Online. Åpner flere samme dokument, så kan du se hvem som jobber på det samtidig som deg.

7 Hvem er ProCloud As: ProCloud As er en sertifisert Office 365 partner. Vårt mål er å bidra til at du og din bedrift: Blir mer lønnsom Får bedre balanse mellom jobb og fritid. Vi gjør om dine ideer til lønnsomme løsninger. Basert på hva de fleste velger har vi laget 4 standard pakker. ProCloud As Rådhusgaten Sandefjord Epost: kontakt@procloud365.no Telefon: Flere tips og veiledninger: Legg oss gjerne til som din Office 365 partner. Vår partner ID er: Du legger den til der du administrerer lisensene dine. På forhånd takk.