FÅ TING GJORT MED OUTLOOK

Transkript

1 FÅ TING GJORT SAMMENDRAG Hvor mye ville din bedrift tjent hvis alle de ansatte fikk 2-10 timer ekstra hver uke? Basert på David Allen sine GTDprinsipper vil Outlook og hverdagen oppleves helt annerledes etter vårt kurs. Kursdeltager: «Deltakerne snakker varmt om erfaringene og nye læringer så langt det sier sitt!» Frode Nygaard, Sjef Sales Operations B2B and cards sales Statoil Fuel and Retail Norge AS MED OUTLOOK Jobb mer effektivt

2 Få ting gjort med Outlook Innhold Hvorfor bør man ha en metode for å jobbe smartere?... 1 Får du mye epost der du er kopiert (Cc)?... 2 Venter du ofte på svar fra andre?... 4 Bruk Kalender og Oppgaver effektivt med dra og slipp Slå av varslingen når du får ny epost Hvem er ProCloud As... 9 Kontaktinformasjon... 9 Mer informasjon om kurset Få Ting Gjort med Outlook... 9 Hvorfor bør man ha en metode for å jobbe smartere? Ulike undersøkelser viser at mye av tiden vi er på jobb ikke er så produktiv som vi ønsker den skal være. Vi trives bedre når vi har oversikt og kontroll, en kaos. I følge Atos går 40% av tiden med til å lese intern epost som ikke er produktiv. Microsoft sin produktivitetsundersøkelse viser at 29% av oss føler oss uproduktive fordi vi venter på svar fra andre. Den samme undersøkelsen fra Microsoft viser at kun 34% bruker et verktøy for å bli mer effektive. Det verktøyet mange savner har de fleste allerede. Det gjelder bare å bruke det riktig. Verktøyet er Outlook, metoden for å bli effektiv er GTD basert på metodene til David Allen. Hovedprinsippene når du mottar epost er: 1. Er dette noe som krever umiddelbar handling? 2. Er dette noe som skal slettes 3. Er dette noe jeg må jobbe med, men ikke før senere? 4. Er dette noe som jeg kan delegere til noen? Kurset «Få Ting Gjort Med Outlook» scorer usedvanlig bra blant deltagerne og gir deg motiverte og effektive kolleger.

3 Får du mye epost der du er kopiert (Cc)? Få det bort fra fokus og Innboksen, Legg det i en egen mappe. Det første steget mot en mindre og mer oversiktlig innboks. Lag en ny mappe i Outlook, kall den CC Post Lag en regel, som legge allt epost der du er på Cc til mappen «CC Post» Velg Regler, Lag en Ny Regel, huk av for «Der navnet mitt er i Kopi-boksen», Trykk neste:

4 Huk av for «Flytt den til mappen angitt», Trykk på Angitt og velg mappen «CC Post» Trykk Neste 2 ganger, gi regelen et navn. Avslutt med Fullfør Du kan nå velge om du vil kjøre den på innboksen din. Det er valgfritt. Velger du å kjøre regelen, så vil all espot der du er Cc bli flyttet.

5 Venter du ofte på svar fra andre? Veldig mange venter på svar fra andre. Internt og eksternt, i en hektisk hverdag er det fort gjort å glemme disse oppgavene. Her berører vi to ting som er viktige elementer i «Få Ting Gjort med Outlook». Oppgaver og kategorier. Det først tipset for Kategorier i Outlook er å fjerne de som ligger der og lage deg dine egne. Lage kategorier bør du gjøre, det gjør blant annet søk etter epost mye raskere og mer effektivt. Lag en kategori som heter «@Venter på andre». Det er best praksis å starte kategorier der noe skal gjøres Trykk på Kategoriser i Outlook, velg Alle Kategorier. Så velger du om du vil endre en av dem som er der, eller om du vil lage en ny. Noen vil stusse over dag(?) Det er de oppgavene som egentlig er lystbetonte for meg, men som ikke er kritiske.

6 Tilbake til «Venter på andre» Lag en ny mappe i Outlook som heter «Mitt Arkiv». Det er den mappen der all ekspedert epost skal ligge, Innboksen bør være nærmest tom. Men det må vi ta på kurset. Lag et Hurtigtrinn i Outlook, Velg Nytt, Velg Kategoriser og Flytt.

7 Gi Hurtigtrinnet navnet «Venter på svar» Velg flytt til mappe Mitt Arkiv, Kategoriser meldingen med på andre», legg til ny handling som er «Opprett en oppgave med teksten i meldingen» Nå vil magiske ting skje. Midt på Outlook-bildet ditt har du nå fått et Hurtig-trinn som heter «Venter på andre». Gå inn i sendt-boksen hver gang du sender en epost der du venter på svar. Merk meldingen og trykk på knappen for Hurtig-trinnet.

8 Bruk Kalender og Oppgaver effektivt med dra og slipp. Dra og slipp i Outlook er fortsatt en god bevart hemmelighet for mange, enda muligheten har vært der siden Outlook Når du mottar noe du skal gjøre, en oppgave eller en invitasjon til et arrangement eventuelt forslag tilet møte. Så markerer du meldingen i innboksen og drar den til Oppgaver, alternativt Kalender. Hvis du Høyre-klikker med musen når du markerer og drar, så får du noen flere valg. Nå ligger eposten du fikk der den egentlig hører hjemme. I Oppgaver eller i Kalenderen. Så nå kan den fjernes fra Innboksen. Dra meldingen inn i Mitt Arkiv om du vil spare på den eller slett den. Ved å ha mindre i innboksen, og fokus på det vi skal gjøre, Oppgaver. Så er det lettere å senke skuldrene og bli fokusert. Det vi har er jo oppgaver, ikke meldinger i innboksen. Har du for mange oppgaver og for liten tid? Det er lettere å leve med og prioritere når vi vet hvilke oppgaver det er. Når de er synlige. Da kan vi få satt av tid.

9 Slå av varslingen når du får ny epost. Kjenner du følelsen, du sitter og jobber med noe, så dukker det opp ned i høyre hjørnet på PC-en. Det kommer ny epost. Nesten på instinkt klikker vi for å se hva det er. Hvor ofte blir du avbrutt på denne måten? Kanskje du starter på noe nytt, før det du holdt på med er ferdig. Så kommer det en ny epost, og vi er i gang igjen. Trikset er å slå av den varlingen, bli ferdig med det vi skulle gjøre og deretter sjekke epost, hvis det ikke ligger mer i Oppgave-listen i Outlook. Vil du slå av varslingen, så du får fred? Velg Fil oppe til høyre i Outlook, velg Alternativer: Velg Epost, og ta bort kryssene du ikke ønsker ha der ved meldingsvarsel:

10 Hvem er ProCloud As ProCloud As er selskap med base i Sandefjord som har en visjon om å hjelpe bedrifter til å jobbe smartere og bli mer effektive. Det skal vi klare med å tilby opplæring, kunnskap og løsninger som jobber med deg. Vårt samfunnsoppdrag er: - ProCloud As skal gjøre det lettere for deg å balansere jobb og fritid - ProCloud As skal bidra til at du får løsninger og kunnskap som gir deg mer entusiasme på jobb Kontaktinformasjon Rådhusgaten Sandefjord Blogg: Hjemmeside: Mer informasjon om kurset Få Ting Gjort med Outlook