Hvordan legge til kommentarer i PDF dokumenter

Transkript

1 Hvordan legge til kommentarer i PDF dokumenter Ønsker du å legge til en personlig kommentar i ett PDF dokument? Her har du en beskrivelse på hvordan dette gjøres. Denne veiledningen, samt videobeskrivelser finner du også ved: Innhold Hvordan legge til kommentarer i PDF dokumenter... 1 Hvor starter jeg?... 2 Hva skjer når jeg åpner ett PDF dokument?... 3 Hvordan legger jeg til kommentarer?... 4 Vanlig notat... 4 Skrive kommentarer rett i dokumentet... 5 Merke tekst... 7 Legge til kommentarer til merket tekst... 8 Andre muligheter for kommentering... 9 Hvordan lagrer jeg dokumentene slik at jeg finner dem igjen senere? Hvordan fjerner jeg kommentarer? Tips og triks Hvorfor bruker vi PDF dokumenter?... 12

2 Hvor starter jeg? Ved finner du alle utvalgsmøtene i Frogn. Til hvert møte er det gjerne knyttet til dokumenter, og disse dokumentene kan være i PDF format.

3 Hva skjer når jeg åpner ett PDF dokument? Når du klikker på ett PDF dokument åpnes ett program som heter PDF Xchange Viewer. Dette programmet gjør det mulig for deg å kommentere i dokumentet. Ta kontakt med IKT hvis dokumentet åpnes i ett annet program. Klikk på dokumentet og velg Åpne. Dokumentet åpner seg nå i PDF Xchange. Noen PDF dokumenter er scannet som ett bilde hvor tekst ikke kan merkes, mens andre dokumenter har mulighet for merking av tekst. Forskjellen mellom bilde og tekst dokumenter påvirker hvordan du kan legge til kommentarer i dokumentet. I bildet over ser du ett dokument som er ett bilde. Det er saksbehandlerne som avgjør om dokumentet er scannet eller er tekst.

4 Hvordan legger jeg til kommentarer? Å legge til kommentarer i ett PDF dokument er enkelt. Vi ser på verktøylinjen vi har tilgjengelig. Vanlig notat Den første knappen er den som kanskje blir mest benyttet, og passer til mindre kommentarer. 1. Klikk knappen 2. Klikk i dokumentet hvor du har en kommentar 3. Skriv kommentaren i boksen som dukker opp til høyre

5 Skrive kommentarer rett i dokumentet Den andre knappen benyttes til å skrive kommentarer rett inn i dokumentet. 1. Klikk knappen 2. Klikk i dokumentet hvor du ønsker å legge til tekst 3. Skriv teksten

6 Andre tekstknapper du kan bruke er tekst med rød boks tekst med rød boks med pil

7 Merke tekst De neste tre knappene benyttes for dokumenter som har tekst, altså ikke dokumenter som er scannet. Disse tre knappene gir deg mulighet til å merke tekst. Den første merker teksten med gul. Den andre gjennomstreker teksten med rødt strek. Den tredje understreker teksten med grønn strek.

8 Legge til kommentarer til merket tekst Du kan også legge til en kommentar på hvorfor du for eksempel har markert tekst med rød gjennomstreking. Dobbeltklikk på teksten du har markert Skriv inn kommentar i tekstboksen som dukker opp til høyre

9 Andre muligheter for kommentering Resten av knappene benyttes til forskjellige ting, slik som å lage piler, streker og bokser. Den siste knappen kan benyttes til å stemple dokumentet som for eksempel godkjent.

10 Hvordan lagrer jeg dokumentene slik at jeg finner dem igjen senere? Det er greit å lagre dokumentene hvor du kan finne dem igjen senere. Hvordan man gjør dette er forskjellig fra bruker til bruker, og mens noen lagrer på Pcen ønsker andre å lagre på en minnepenn. En anbefaling er å lagre dokumentene under Mine Dokumenter på PC. Her er ett forslag til hvordan du kan organisere dine dokumenter du har kommentert: 1. Klikk Fil -> Lagre som 2. Finn frem til mappen Mine Dokumenter 3. Opprett en ny mappe med ett navn som beskriver dokumentene du lagrer der, feks Formannskapet 4. Gå inn i den nye mappen 5. Gi filen ett navn som er relevant og klikk Lagre Du kan nå finne igjen dokumentene ved å bruke Windows Utforsker.

11 Hvordan fjerner jeg kommentarer? Å fjerne kommentarer er enkelt. Høyreklikk på den kommentaren du vil ha fjernet, og velg Slett. Tips og triks Det er enklere å lese og kommentere PDF dokumenter hvis du maksimerer programmet. Det er også mulig å sende dokumentet du har kommentert til andre som benytter samme programmet, f.eks. andre politikere. De har da mulighet til å kommentere dine kommentarer. Fremgangsmåten er: o Høyreklikk kommentaren o Velg Legg til Svar

12 Hvorfor bruker vi PDF dokumenter? Vi ønsker at alle skal ha lik tilgang til offentlig informasjon, og ett PDF dokument kan leses av alle brukere uansett maskin- eller programvare. Det er også ett krav fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet at man benytter slike åpne dokumentstandarer. Mer informasjon om dette kan du finne her: