360 Mine OneNote bøker. Brukerhåndbok

Transkript

1 360 Mine OneNote bøker Brukerhåndbok

2 Denne håndboken er produsert med ComponentOne Doc-To-Help Software Innovation ASA. Med enerett. Firmaer, navn og data som er brukt i eksempler er oppdiktede. Software Innovation ASA påtar seg intet ansvar for feil i denne boken. Innholdet i denne boken kan endres uten varsel, og er ikke bindende for Software Innovation ASA. Programversjon: 4.0 SP5 Utskriftsdato: Postboks Lysaker Tlf: Faks: Brukerstøtte Tlf: E-post: [email protected]

3 Innhold Mine OneNote bøker 1 Dokument og informasjonsflytsprosessen... 1 Arbeide i Mine OneNote bøker 3 Laste ned sakspapirer inklusiv ettersendelser... 3 Ta back-up av egne notater... 5 Kopiere egne notater mellom utvalgsmøter... 7 Nyttige OneNote funksjoner 9 Navigere i OneNote... 9 Ta notater...11 Kopiere inn tekst fra andre kilder...13 Søke i OneNote...15 Lukke OneNote bøker...17 Stikkord Mine OneNote bøker Brukerhåndbok Innhold iii

4

5 Mine OneNote bøker Mine OneNote bøker er et tilleggsprogram i Microsoft OneNote som gjør det mulig for utvalgsmedlemmer å laste ned utvalgsmøter med agenda og dokumenter. Med Microsoft OneNote, en Tablet PC og 360 Mine OneNote bøker, tilbyr Software Innovation en løsning som kan realisere en effektiv papirløs behandling av for eksempel saker i styrer, råd og utvalg. Denne dokumentasjonen beskriver hvordan du som utvalgsmedlem kan laste ned utvalgsmøter med agenda og dokumenter, identifisere og hente ettersendelser, ta back-up kopier samt kopiere dine egne notater mellom samme utvalgssak behandlet i flere utvalg. Dokument og informasjonsflytsprosessen Tabellen nedenfor vises prinsippene i informasjons- og dokumentflyten mellom Sak- og dokumentsystemet (møteog utvalgsmodul), OneNote og deg som sluttbruker (utvalgsmedlem). Merk I denne dokumentasjonen beskriver vi kun funksjonaliteten i tilleggsprogrammet 360 Mine OneNote bøker. Tilleggsprogrammet OneNote Creator samt Sak- og dokumentsystem har egen brukerdokumentasjon. I program Kommentarer Mer informasjon I Sak- og dokumentsystemet (F. eks: 360 eller DocuLive) I OneNote Creator I Mine OneNote bøker Saksbehandler utarbeider saksdokumenter som godskjennes og settes opp til behandling. Møtesekretær oppretter møtet og forbereder dagsorden. Møtesekretær produserer møtet som en OneNote bok og sørger for at det distribueres til deg som sluttbruker. Hvis det skulle komme til nye punkter på agendaen, vil disse kunne ettersendes. Som bruker av tilleggsprogrammet Mine OneNote bøker, vil du kunne få de produserte OneNote-bøkene automatisk lastet ned til sine maskiner. Hvis du i tillegg har en "Tablet PC", vil det være (enda) enklere å lese, kommentere og påføre merknader direkte i OneNote boken (i stedet for å bruke papir). Se egen brukerdokumentasjon for Sakog dokumentsystemet. Se 360 OneNote Creator brukerhåndbok. Laste ned sakspapirer inklusiv ettersendelser (side 3) Ta back-up av egne notater (side 5) Kopiere egne notater mellom utvalgsmøter (side 7) 360 Mine OneNote bøker Brukerhåndbok Mine OneNote bøker 1

6

7 Arbeide i Mine OneNote bøker Laste ned sakspapirer inklusiv ettersendelser Fase Kommentarer Tast/felt Ved nedlasting av nye sakspapirer inklusiv ettersendelser gjør du følgende. Åpne Mine OneNote bøker Kontroller status Manuelt sjekke oppdatering av valgt bok Manuelt sjekke oppdateringer av alle bøker Åpne en OneNote bok Åpne Microsoft OneNote og klikk på knappen Mine OneNote bøker som du finner på verktøylinja. Hvis du er tilkoblet nettverk vil teksten Tilkoblet vises øverst til høyre i vinduet. Når du er tilkoblet vil programmet Mine OneNote bøker automatisk starte nedlasting av nye OneNote bøker som ikke allerede finnes lokalt på din maskin. Synkroniseringsfunksjonen sjekker jevnlig etter nye oppdateringer. Vanligvis er det de seks siste OneNote bøkene som sjekkes. Bøker som er synkronisert vises med grønn farge. Under oppdatering vises de med blå farge. Hvis du skulle miste koblingen til servicen, vil teksten Frakoblet vises øverst til høyre i vinduet. Hvis dette er et midlertidig brudd, kan du forsøke å gjenopprette forbindelsen ved å klikke på knappen Oppdater. Merk ønsket bok i trestrukturen og klikk på knappen Sjekk etter oppdateringer til boken. Eventuelle oppdateringer av den valgte møteboken sjekkes. Klikk på knappen Sjekk etter oppdateringer til alle bøker hvis du umiddelbart vil sjekke om det finnes oppdateringer av den valgte eller andre OneNote bøker. Dobbeltklikk på ønsket møte for å åpne OneNote boken med sakspapirene i OneNote. 360 Mine OneNote bøker Brukerhåndbok Arbeide i Mine OneNote bøker 3

8

9 Ta back-up av egne notater Fase Kommentarer Tast/felt OneNote tillater deg å ta egne notater i OneNote bøkene. For å sikre at disse ikke går tapt ved eksempelvis maskinhavari og lignende, er det viktig å ta back-up med jevne mellomrom slik at dine personlige notater ikke går tapt. Merk Back-up av notater kan bare gjøres når status er "Online". Åpne Mine OneNote bøker Ta back-up Åpne Microsoft OneNote og klikk på knappen Mine OneNote bøker som du finner på verktøylinja. Klikk på knappen Backup mine notater. Løsningen vil nå ta en back-up av den valgte OneNote boken. Merk Det tas ikke back-up av sider som du selv har lagt til OneNote boken. Hente back-up Klikk på knappen Hent backup når du vil hente tilbake den sist lagrede back-upen. Merk Eventuelle notater lagt på sakspapirene etter siste Back-up vil gå tapt. 360 Mine OneNote bøker Brukerhåndbok Arbeide i Mine OneNote bøker 5

10

11 Kopiere egne notater mellom utvalgsmøter Fase Kommentarer Tast/felt Hvis du som utvalgsmedlem eller politiker behandler en sak i flere instanser (eksempelvis både i hovedutvalg og fylkesutvalg), kan du hvis ønskelig - kopiere dine egne notater fra førstegangsbehandling til påfølgende behandlinger. Merk For å kunne kopiere notater mellom OneNote bøker (møter), må du først ha tatt backup av dine notater. Se Ta back-up av egne notater (side 5) for mer informasjon. Åpne Mine OneNote bøker Velg møtet hvor notatene skal kopieres fra Åpne Microsoft OneNote og klikk på knappen Mine OneNote bøker som du finner på verktøylinja. Høyreklikk på OneNote boken som du vil kopiere dine notater fra og velg Avansert. Høyreklikk på boken igjen og velg Kopier notater (fra siste backup). Velg møtet hvor notatene skal kopieres til Høyreklikk på OneNote boken som du vil kopiere notatene til og velg Avansert. Høyreklikk på boken igjen og velg Lim inn notater. Klikk Ja for å bekrefte at du vil kopiere over notatene. Dine notater er nå kopiert og kan gjenfinnes på de respektive utvalgssakene. Merk Notater legges på per side i OneNote. Dvs. på vedlegg ikke på saksnivå. Når du kopierer, vil du bare få med notater som er koblet til vedlegg som er i samme sak og som er felles for begge møtene. 360 Mine OneNote bøker Brukerhåndbok Arbeide i Mine OneNote bøker 7

12

13 Nyttige OneNote funksjoner I dette kapitlet oppsummeres noen OneNote funksjoner som er spesielt nyttige ved papirløs forberedelse av politiske saker. Her omtales primært funksjoner knyttet til innlegging av egne notater i sakspapirene. Navigere i OneNote Fase Kommentarer Tast/felt Navigere mellom saker Du kan navigere mellom saker både i venstremenyen og ved å klikke på arkfanene øverst i OneNote boken. Navigere mellom hoveddokument og vedlegg Du kan navigering mellom hoveddokument og vedlegg internt i en utvalgssak ved å klikke på fanene i høyre del av vinduet. 360 Mine OneNote bøker Brukerhåndbok Nyttige OneNote funksjoner 9

14

15 Ta notater Fase Kommentarer Tast/felt Du kan skrive egne notater ved hjelp av tastaturet. Ta notater Teksten du skriver inn, legges automatisk inn i en ramme som vist i eksemplet til høyre. Rammen kan flyttes. Bruke fargepalett Med fargepaletten kan du utheve tekst. Du kan velge egen fargepalett inkl. tykkelse ved bruk av elektronisk penn/skrift 360 Mine OneNote bøker Brukerhåndbok Nyttige OneNote funksjoner 11

16

17 Kopiere inn tekst fra andre kilder Fase Kommentarer Tast/felt Åpne nettleser I OneNote kan du enkelt kopiere inn tekst og bilder fra andre kilder inn i din OneNote bok. Hvis du for eksempel kopierer inn tekst fra en Webside, kan du i tillegg få med hyperkobling til originale websiden. Her beskriver vi hvordan du kan kopiere tekst fra en webside. På tilsvarende måte kan du kopiere inn tekst fra andre programmer. Åpne din nettleser og bla deg fram til siden eller teksten som du vil kopiere inn i OneNote boken. Bytt tilbake til OneNote og klikk på Clip ikonet som du finner på OneNote verktøylinja. OneNote minimerer seg automatisk og du kan markere teksten som du vil kopiere. Teksten kopieres automatisk inn i OneNote med dato og evt. hyperkobling til aktuell nettside. 360 Mine OneNote bøker Brukerhåndbok Nyttige OneNote funksjoner 13

18

19 Søke i OneNote Fase Kommentarer Tast/felt Du kan søke etter notater og annen tekst lagret i OneNote. Du kan velge om du vil søke i valgt bok eller i alle dine OneNote notatbøker. Skriv inn et søkekriterium Skriv inn et søkekriterium i OneNote søkefeltet. Klikk deretter på søkeikonet. Søkeresultatet vises i vinduets høyre faner og søkeordet vises med uthevet bakgrunn. 360 Mine OneNote bøker Brukerhåndbok Nyttige OneNote funksjoner 15

20

21 Lukke OneNote bøker Fase Kommentarer Tast/felt Lukke er OneNote bok Vi anbefaler deg å ikke ha alle møtebøker åpne i OneNote til enhver tid. Dette skaper bare masse unødvendig ressursbruk på maskinen. Lukk derfor eldre bøker når de ikke brukes. Merk boken du vil lukke i Notatblokklisten og velg Lukk notatblokk / Close this NoteBook. Du kan ved behov åpne boken igjen senere. 360 Mine OneNote bøker Brukerhåndbok Nyttige OneNote funksjoner 17

22

23 Stikkord D Dokument og informasjonsflytsprosessen 1 K Kopiere egne notater mellom utvalgsmøter 7 Kopiere inn tekst fra andre kilder 13 L Laste ned sakspapirer inklusiv ettersendelser 3 Lukke OneNote bøker 17 N Navigere i OneNote 9 S Søke i OneNote 15 T Ta back-up av egne notater 5 Ta notater Mine OneNote bøker Brukerhåndbok Stikkord 19