360 emeetings. -Papirløse møter på ipad eller iphone

Transkript

1 360 emeetings -Papirløse møter på ipad eller iphone

2 360 emeetings for Apple ios 360 emeetings - en løsning med multitouch og et levende brukergrensesnitt. 360 emeetings hjelper deg og din virksomhet med å redusere papirkaoset, få en enklere møteadministrasjon og lavere kostnader. Samtidig får brukerne en mer fleksibel og mobil arbeidsdag. ipad har satt en ny standard for brukeropplevelse og lesing av dokumenter på skjerm. Med sine unike muligheter for touch-basert navigasjon og skarpe skjerm, blir det enkelt og naturlig å lese digitale dokumenter. Løsningen er rask å implementere og kan integreres med ulike systemer for dokumenthåndtering og saksbehandling. 360 emeetings, er en genuin ios applikasjon som kan brukes på både ipad og iphone. Applikasjonen tillater deg å peke, klikke og navigere i møtesaker. Hele møter eller dokumenter kan enkeltvis lastes ned for å sikre at du beholder tilgang til informasjonen der nett ikke finnes. Åpningsbildet i 360 emeetings gir brukeren full oversikt og valgfrihet i metode for gjenfinning av utvalgssaker. Brukeren kan skille mellom kommende eller avholdte møter, se alle utvalg og finne alle tilknyttede møter derfra, samt søke på tvers av alle utvalg. I tillegg har man via åpningsbildet rask tilgang på alle nedlastede filer. Med 360 emeetings kan dessuten brukeren søke i møter, møtesaker og dokumenter, registrere egne merknader på sakene og dele disse med andre møtedeltakere eller medlemmer i utvalget. Den integrerte PDF-lesereren og noterigsverktøyet i appen gjør det i tillegg mulig for deg å markere tekst, kommentere og skrive fritt i PDF-filer. Løsningen er designet slik at møtene presenteres som møtebøker i en bokhylle. Hver enkelt møtebok inneholder et møte. Innholdsfortegnelsen vises når møteboken åpnes dvs. agenda med saker blir synlig. Under hver enkelt sak ligger dokumenter og bilag som med et klikk på skjermen kan åpnes for lesing og kommentering.

3 Løsningene er raske å implementere, og kan integreres med ulike systemer for dokumenthåndtering og saksbehandling.

4 360 emeetings for Apple ios Rik funksjonalitet og brukervennlighet I motsetning til f.eks løsninger der store filer med møtedokumenter i PDF distribueres til møtedeltakere, er 360 emeetings en applikasjon med rik funksjonalitet og stor brukervennlighet. 360 emeetings har mange fordeler: Brukeropplevelse: 360 emeetings følger de brukerprinsipper som apper i AppStore må følge, med utgangspunkt i at brukerne skal kjenne seg igjen i måten de jobber med møter, dagsorden, saker og dokumenter. Enkel struktur og rask navigasjon: Brukeren kan enkelt navigere og bla seg frem i møter, saker og dokumenter, på en strukturert og organisert måte, og får dermed en rask oversikt over all informasjon. Siden møter og tilhørende filer leses direkte fra serveren når brukeren velger å åpne dem, vil visning og nedlastningen av filer skje raskt og tilgangen til oppdatert informasjon svært enkel. Alltid oppdatert informasjon: Endringer i filer innebærer ikke at de må distribueres på nytt. Brukerne har alltid tilgang til sist publiserte versjon av saker og dokumenter. Dette innebærer også at brukerne alltid har en backup på informasjonen. Søk og historikk: Brukeren kan enkelt søke i fritekst i møter, saker, dokumenter og kommentarer, og har dermed rask tilgang til ønsket informasjon. Ettersom informasjonen lagres på en server, er informasjonen tilgjengelig over tid, og det er mulig å søke og bla tilbake til gamle møter og saker. Deling av kommentarer: Brukerne kan registrere kommentarer på saker og dokumenter, og dele disse med andre. Filhåndtering: 360 emeetings kan håndtere mange ulike typer filer (ikke kun PDF). Alle filformater som er støttet av Apples File Viewer kan også leses på 360 emeetings. Adgangskontroll: Tilgangen for de enkelte brukere kan begrenses slik at de kun får tilgang til deler av instanser (f.eks ulike styrer, råd, nemder og utvalg) med tilhørende informasjon. Det går også an å kombinere med Mobile Device Management-løsninger for ytterligere å sikre at informasjon ikke kommer på avveie. Sikkerhet: Ved at informasjon og dokumenter er lagret på en SharePoint-server er det mulig å styre tilgangen til all informasjon som publiseres. Arkitekturen øker sikkerheten for dine data ved at det ikke er en direkte kobling mellom ditt møteadministrasjonssystem og appen. Løsningen tar i bruk https-protokollen som sørger for at kommunikasjonen mellom server og ipad er kryptert. Løsningen kan også kombineres med VPN eller liknende funksjonalitet, samt legger også til rette for å bruk av tofaktor- autentisering som gir ytterligere mulighet til å øke sikkerheten på løsningen hvis ønskelig. I 360 emeetings kan bruker tvinges gjennom tre autentiseringer for å få tilgang til møtene; Ved å legge løsningen i det interne nettverket, eksempelvis bruke VPN-tilkobling for å aksessere den, og etablere passord på ipad en. Hvordan distribuere møtedokumenter? I prinsippet kan ethvert sak-/arkiv system som har møtefunksjonalitet generere input til 360 emeetings. Dette fordi opprettelsen av dagsorden og møtedokumenter skjer på grunnlag av en XML-fil. Ethvert system som kan eksportere informasjon om dagsorden, saker og tilhørende saksdokumenter til et filområde, kan derfor være forsystem for 360 emeetings. I praksis vil møtesekretæren eller en annen autorisert person produsere en eksport av møtet. Deretter benyttes et serverprogram som følger med 360 emeetings for å generere møtes struktur i Microsoft SharePoint. Denne strukturen gjøres umiddelbart tilgjengelig for møtedeltakerne

5 Brukereksempel: Den mobile politikeren Heidi er politiker og sitter i kommunestyret i sin kommune. Hun har hektiske dager og deltar i mange møter i ulike komitéer og utvalg hvor hun er medlem. Som politiker, leser Heidi et lass med saksdokumenter hver eneste uke som forberedelse til møtene. Tidligere hadde hun alltid en bunke sakspapirer i veska som ble dratt frem i møter, på toget på vei til jobb, og på hjemmekontoret, men for en stund siden fikk alle politikerne hver sin ipad, med tilgang til løsningen 360 emeetings. Etter det har Heidi kun jobbet digitalt med sakspapirer og møteforberedelser, noe som har gjort arbeidet mye mer oversiktlig og produktivt. I selve møtet bruker hun 360 emeetings på sin ipad for å følge med på dagsorden og lese de saksdokumenter hun måtte trenge underveis. Hun kan også se merknader og kommentarer fra de andre deltagerne direkte på sakene og ikke minst kan hun søke fram informasjon fra tidligere møter og relevante dokumenter fordi 360 emeetings gjør alle de publiserte sakene og alle vedleggene søkbare. Papirbunkene som tidligere lå spredt rundt omkring, er nå historie. Heidi har blitt mer effektiv, hun har fått et bedre grunnlag for å ta beslutninger og bidrar til å ta vare på miljøet på en bedre måte. Når Heidi sitter på toget på vei til kommunestyremøtet vil hun ta en siste gjennomlesing av saksdokumentasjon før dagens møte starter. Hun skrur på ipad en sin og går inn på appen 360 emeetings. Der går hun inn på ønsket agendapunkt på dagsordenen og henter frem de tilhørende saksdokumentene. Heidi registrerer noen merknader på noen av sakene, som hun skal huske på til debatten. Hun legger også inn et forslag til nytt vedtak på en sak som hun allerede nå vil dele med de andre deltagerne.

6 Software Innovation er et skandinavisk programvareselskap med en voksende internasjonal tilstedeværelse. Vi utvikler og selger programvare for Enterprise Content Management og informasjonshåndtering bygget på Microsoft-teknologi og har nærmere 30 års kompetanse og erfaring med å levere standardløsninger for dokumenthåndtering, saksbehandling og teknisk dokumentkontroll. Vår misjon er å hjelpe virksomheter med å gjøre informasjon til sin mest verdifulle ressurs. Software Innovation har rundt 300 ansatte i Oslo, Stockholm og København og et utviklingssenter i Bangalore. Løsningene selges og leveres også gjennom et internasjonalt partnernettverk. Vi tilbyr produktene ProArc, Business 360, Public 360 og DocuLive, som i dag brukes av mer enn 600 virksomheter og brukere i privat og offentlig sektor. Software Innovation AS Rolfsbuktveien 4C N-1364 Fornebu info@software-innovation.no