360 Papirløse Møter - for ipad og Tablet PC

Transkript

1 360 Papirløse Møter - for ipad og Tablet PC Få tilgang til dagsorden og møtepapirer på en effektiv og engasjerende måte! 360_Papirløse Møder_paa_ipad_ver2.indd :04:40

2 360 Papirløse Møter - for ipad og Tablet PC To unike løsninger for papirløs møteadministrasjon 360 Papirløse Møter for ipad og Tablet PC er to unike, digitale løsninger for møteadministrasjon som hjelper deg og din virksomhet med å redusere papirkaoset, få en enklere møteadministrasjon og lavere kostnader. Samtidig får brukerne en mer fleksibel og mobil arbeidsdag. 360 Papirløse Møter for ipad og Tablet PC er rask å implementere og kan integreres med ulike systemer for dokumenthåndtering og saksbehandling. Medlemmer av styrer, råd og utvalg mottar store mengder sakspapirer som skal leses, diskuteres og vurderes. Distribusjon av papirdokumenter koster tid og penger, samtidig som at stablene med papirdokumenter har en negativ belastning miljøet. Bunker med papirer er i mange tilfeller uhåndterlig for mottakerne og de naturlig nok heller ikke søkbare. Dette er viktige grunner til at Software Innovations løsninger for Papirløse Møter de siste årene har hatt stor suksess både i offentlige og private virksomheter. Hvordan fungerer det? Gjennom egne applikasjoner for ipad-lesebrett og Tablet-PC kan brukerne hente opp møter, navigere mellom saker på dagsorden og lese saksdokumenter. Møter, dagsorden og dokumenter eksporteres fra virksomhetens sak-/arkivsystem og struktureres slik at de blir enkle å navigere i. Deretter gjøres de tilgjengelig for nedlasting av den enkelte møtedeltager. Det eneste du som bruker trenger er en ipad eller en Tablet PC med tilgang til internett og en konto på virksomhetens SharePoint-baserte distribusjonsserver. Grunnleggende funksjonalitet er den samme i begge løsninger: Hente opp møter Få oversikt over dagsorden og saker Hente frem og lese møte-/saksdokumenter i leservennlig format Navigere mellom saker Registrere og dele merknader på saker Søke opp saker og dokumenter Saksdokumentene er organisert som bøker med en struktur og en innholdsfortegnelse basert på dagsorden, de enkelte sakene og saksdokumentenes plass i disse. En slik struktur er enkel og intuitiv å navigere i, og er derfor et godt alternativ til papirer. Løsningene er raske å implementere, og kan integreres med ulike systemer for dokumenthåndtering og saksbehandling. Løsninger for ipad og Tablet-PC Software Innovation har laget to varianter av Papirløse Møter en Tablet-PC versjon for de som foretrekker PC og full Microsoft OneNote funksjonalitet, og en app for ipad, 360 emeetings, for dem som foretrekker å bruke lesebrett og de multi-touch-baserte mulighetene som denne typen enhet gir. 360_Papirløse Møder_paa_ipad_ver2.indd :04:40

3 360 Papirløse Møter for ipad (360 emeetings) - en online løsning med multi touch og et levende brukergrensesnitt ipad har satt en ny standard for brukeropplevelse og lesing av dokumenter på skjerm. Med sine unike muligheter for touch-basert navigasjon og skarpe skjerm, blir det enkelt og naturlig å lese digitale dokumenter. 360 Papirløse Møter for ipad, 360 emeetings, er en genuin ipad app, som tillater deg å peke, klikke og navigere i saker. Dokumenter kan overføres til lokal lagring i applikasjoner som GoodReader, ibooks og lignende. Åpningsbildet i 360 emeetings er designet som en bokhylle der brukernes møtebøker ligger lagret. Hver enkelt møtebok inneholder et møte. Med 360 emeetings kan dessuten brukeren søke i møter og dokumenter, registrere egne merknader på saker og dele disse med andre møtedeltakere eller medlemmer i utvalget. Det går også an å fritekstsøke i både saker og dokumenter. For at brukeren skal kunne navigere i møter og saker, kreves det at løsningen for ipad har tilgang til distribusjonsserveren der møter, saker og dokumenter publiseres. Dokumentene kan lastes ned for offline tilgang i det format de er publisert i. For å lese, lage merknader eller understrykninger i dokumentteksten, kan brukeren benytte seg av andre integrerte ipad-apper, slik som GoodReader, EverNote, ibooks og lignende. At løsningen er basert på oppkobling til distribusjonsserveren betyr også at agenda, saker og dokumenter automatisk oppdateres. Innholdsfortegnelsen vises når møteboken åpnes dvs agenda med saker blir synlig. Under hver enkelt sak ligger dokumenter og bilag som med et touch kan åpnes for lesing og nedlastning. 360_Papirløse Møder_paa_ipad_ver2.indd :04:41

4 360 Papirløse Møter - for ipad og Tablet PC Rik funksjonalitet og brukervennlighet I motsetning til f.eks løsninger der store filer med møtedokumenter i PDF distribueres til møtedeltakere, er 360 emeetings en ipad app med rik funksjonalitet og stor brukervennlighet. 360 emeetings har mange fordeler: Brukeropplevelse: 360 emeetings følger de brukerprinsipper som apper i AppStore må følge, med utgangspunkt i at brukerne skal kjenne seg igjen i måten de jobber med møter, dagsorden, saker og dokumenter. Struktur og navigasjon: Brukeren kan enkelt navigere og bla seg frem i møter, saker og dokumenter, på en strukturert og organisert måte, og får dermed en rask oversikt over all informasjon. Alltid oppdatert informasjon: Endringer i filer innebærer ikke at de må distribueres på nytt. Brukerne har alltid tilgang til sist oppdaterte versjon av saker og dokumenter, gjennom at de publiseres i en SharePoint database på serveren. Dette innebærer også at brukerne alltid har en backup på informasjonen. Søk og historikk: Brukeren kan enkelt søke i fritekst i møter, saker, dokumenter og kommentarer, og har dermed rask tilgang til ønsket informasjon. Ettersom informasjonen lagres på en server, er informasjonen tilgjengelig over tid, og det er mulig å søke og bla tilbake til gamle møter og saker. Deling av kommentarer: Brukerne kan registrere kommentarer på saker og dokumenter, og dele disse med andre. Filhåndtering: 360 emeetings kan håndtere mange ulike typer filer (ikke kun PDF), f.eks bilder og filmer. Gjennom at de enkelte dokumentene kan publiseres, blir nedlastningen av filer rask og tilgangen til oppdatert informasjon enkel. Adgangskontroll: Tilgangen for de enkelte brukere kan begrenses slik at de kun får tilgang til deler av instanser (f.eks ulike nemder og utvalg) med tilhørende informasjon. Det går også an å kombinere med Mobile Device Management-løsninger for ytterligere å sikre at informasjon ikke kommer på avveie. Sikkerhet: Ved at informasjon og dokumenter er lagret på en SharePoint-server i skyen er det mulig å styre tilgangen til all informasjon som publiseres. Med bruk av https-protokollen sørger vi dessuten for at kommunikasjonen mellom server og ipad er kryptert. I 360 emeetings kan bruker tvinges gjennom tre autentiseringer for å få tilgang til møtebok og dokumenter, ved å legge løsningen i det interne nettverket, bruke VPN-tilkobling for å aksessere den, og etablere passord på ipad en. Det er også mulig å hindre at brukerne kan laste ned dokumenter lokalt på sin ipad. Skulle brukeren være så uheldig å bli frastjålet sin ipad, vil dermed ingen 360 data ligge igjen på enheten. Muligheter med SharePoint: Ettersom informasjonen publiseres via en SharePoint-site, åpnes det opp for fremtidig funksjonalitet, koblet til denne plattformen. Herunder muligheter for samhandling i grupper, distribusjon, varsling, drifting via nettskyen etc. 360_Papirløse Møder_paa_ipad_ver2.indd :04:44

5 Løsningene er raske å implementere, og kan integreres med ulike systemer for dokumenthåndtering og saksbehandling. 360_Papirløse Møder_paa_ipad_ver2.indd :05:05

6 360 Papirløse Møter - for ipad og Tablet PC 360 Papirløse Møter for Tablet PC - en offline løsning med komplett OneNote funksjonalitet Med en Tablet-PC kan brukeren lese dokumenter i A4 format og bruke PCen som en notatblokk ved å skrive rett på skjermen med en elektronisk penn. Tablet PC er en mobil enhet, akkurat som ipad, som kan medbringes og anvendes hvor som helst. Ved at dokumentene struktureres i møtebøker blir visningen intuitiv og gjenkjennelig og det er enkelt for brukeren å bevege seg mellom de forskjellige saker og tilhørende saksdokumenter. Ettersendte saker og dokumenter vises i egne seksjoner, slik at det er lett å se hva som har kommet i ettertid. Microsoft OneNote har en rekke funksjoner for å ta notater og skrive merknader, etablere linker til andre dokumenter eller eksterne websider, legge inn skjermdumper og bilder, eller henvise til nyhetsartikler og lignende. Det er også støtte for lydopptak, video og lignende. Brukerne får dermed et effektivt verktøy for møteforberedelse. En annen viktig funksjon er at møtebøker i OneNote kan deles med andre. Dette betyr at du kan dele notater med andre i din gruppe og til og med skrive på samme dokument samtidig. I 360 er det lagt inn funksjonalitet for at det automatisk tas backup av brukernes egne notater. At løsning for Tablet PC bygger på bruk av Microsoft OneNote, innebærer at hele møtet er en samlet OneNote notebook som blir lastet ned fra distribusjonsserver. Både struktur og dokumenter er derfor også tilgjengelig offline til enhver tid. Oppdateringer håndteres ved hjelp av ettersendelser av enkeltsaker. Hvordan distribuere møte-dokumenter? I prinsippet kan ethvert sak-/arkiv system som har møtefunksjonalitet generere input til 360 Papirløse Møter. Dette fordi opprettelsen av dagsorden og møtedokumenter skjer på grunnlag av en XML-fil. Ethvert system som kan eksportere informasjon om dagsorden, saker og tilhørende saksdokumenter til et filområde, kan derfor være forsystem for 360 Papirløse Møter. I praksis vil møtesekretæren eller en annen autorisert person produsere en eksport. Deretter benyttes et serverprogram som følger med 360 Papirløse Møter for å generere en OneNote bok for Tablet PC eller en SharePoint-site struktur for ipad-versjonen. 360_Papirløse Møder_paa_ipad_ver2.indd :05:05

7 Brukereksempel: Den mobile politikeren Heidi er politiker og sitter i kommunestyret i sin kommune. Hun har hektiske dager og deltar i mange møter i ulike komitéer og utvalg hvor hun er medlem. Som politiker, leser Heidi et lass med saksdokumenter hver eneste uke som forberedelse til møtene. Tidligere hadde hun alltid en bunke sakspapirer i veska som ble dratt frem i møter, på toget på vei til jobb, og på hjemmekontoret, men for en stund siden fikk alle politikerne hver sin ipad, med tilgang til løsningen 360 emeetings. Etter det har Heidi kun jobbet digitalt med sakspapirer og møteforberedelser, noe som har gjort arbeidet mye mer oversiktlig og produktivt. Når Heidi sitter på toget på vei til kommunestyremøtet vil hun ta en siste gjennomlesing av saksdokumentasjon før dagens møte starter. Hun skrur på ipad en sin og går inn på appen 360 emeetings. Der går hun inn på ønsket agendapunkt på dagsordenen og henter frem de tilhørende saksdokumentene. Heidi registrerer noen merknader på noen av sakene, som hun skal huske på til debatten. Hun legger også inn et forslag til nytt vedtak på en sak som hun allerede nå vil dele med de andre deltagerne. I selve møtet bruker hun 360 emeetings på sin ipad for å følge med på dagsorden og lese de saksdokumenter hun måtte trenge underveis. Hun kan også se merknader og kommentarer fra de andre deltagerne direkte på sakene og ikke minst kan hun søke fram informasjon fra tidligere møter og relevante dokumenter fordi 360 emeetings gjør alle de publiserte sakene og alle vedleggene søkbare. Papirbunkene som tidligere lå spredt rundt omkring, er nå historie. Heidi har blitt mer effektiv, hun har fått et bedre grunnlag for å ta beslutninger og bidrar til å ta vare på miljøet på en bedre måte. Hva sier våre kunder? Et årlig forbruk på A4-ark og en miljøforurensning på 113 tonn CO ² årlig er historie nå som bystyret og byrådet i Bergen har gått over til papirløs behandling av politiske saker i 360 via tablet PC. Vidar Aspunvik, systemkoordinator i Bergen kommune. Overgangen til elektronisk saksbehandling har gått over all forventning, og de fleste brukerne er svært fornøyde med å jobbe rett på tablet PC i stedet for å måtte forholde seg til stabler med papirer. Løsningen er intuitiv og enkel i bruk, uavhengig av alder og IT-kompetanse og vi har fra dag én vært i stand til å gjennomføre papirløse møter. Vidar Aspunvik, systemkoordinator i Bergen kommune. Kredittkomiteen i Sparebanken Vest behandler nå alle saker elektronisk ved hjelp av Tablet PC, 360 og OneNote. VI har oppnådd gode effekter relatert til mer effektiv distribusjon, forberedelse og gjennomføring av møtene. Pål Nielsen, Sparebanken Vest Tilgjengelighet, søkbarhet og effektivitet for politikere og administrasjon vil være den største gevinsten for bruk av Tablet PC i Sarpsborg kommune. Pål Nielsen, Sparebanken Vest Tilgjengelighet, søkbarhet og effektivitet for politikere og administrasjon vil være den største gevinsten for bruk av Tablet PC i Sarpsborg kommune. Paal Nilsen, Sarpsborg Kommune Vi har lansert 360 Papirløse Møter i formannskapet. Nå skal også bystyret og andre styrer, råd og utvalg ta det i bruk. De folkevalgte mottar hver sin tablet PC der de laster ned oppdaterte saksdokumenter og kan notere på skjermen. Løsningen er blitt svært populær. For hvert papirløse møte i bystyret vil kommunen spare kr i trykkekostnader. Paal Nilsen, Sarpsborg Kommune 360_Papirløse Møder_paa_ipad_ver2.indd :05:05

8 Software Innovation er et skandinavisk selskap og blant de internasjonalt ledende leverandørene av programvare for informasjonshåndtering, dokumentkontroll og saksbehandling. Med 25 års erfaring og kompetanse arbeider vi målrettet med å levere fremtidsrettede, fleksible og brukervennlige løsninger. Vi skaper god kunnskapsdeling, effektiv samhandling, virksomhetskontroll og bedre service i private og offentlige virksomheter. Våre standard bransjeløsninger er bygget på Microsoft SharePoint og Office - markedets ledende plattform for samhandling. Software Innovation AS Rolfsbuktveien 4C N-1364 Fornebu info@software-innovation.no 360_Papirløse Møder_paa_ipad_ver2.indd :05:06