Samarbeid i office 365.

Transkript

1 Samarbeid i office 365. Hvordan bruke office 365 som et samarbeidsverktøy. Office 365 stimulerer til samarbeid gjennom grupper, distribusjonslister (også kalt distribusjonsgrupper), nettstedspostbokser, delte postbokser og fellesmapper. Alle disse alternativene har ulike formål, brukeropplevelser og funksjonssett. Det fokuseres på grupper i denne dokumentasjonen. Grupper: En gruppe er et delt arbeidsområde som fungerer i alle programmene i Office 365. Består blant annet av e-post, samtaler, filer (OneDrive) og kalenderhendelser, der gruppemedlemmer enkelt kan samarbeide og raskt få ting gjort. Brukere kan opprette, finne og bli med i grupper direkte fra e-posten eller kalenderen. Se emnene nedenfor hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker og behandler grupper for å bli enda mer produktiv. Offentlige og private grupper En gruppe kan være offentlig eller privat. En offentlig gruppe er åpen for alle. Hvis du bare vil se hva gruppen holder på med, er det enkelt å vise innholdet og samtalene. Men hvis gruppen interesserer deg, kan du bli med som medlem. I de fleste tilfeller er en offentlig gruppe det beste alternativet. Private grupper er derimot eksklusive og bare medlemmer har tilgang. Innholdet og samtalene er beskyttet, og ikke tilgjengelige for alle. Velg en privat gruppe når sikkerhet og personvern er viktig, for eksempel ved

2 forretningshemmeligheter og konfidensiell informasjon. Selv om alle kan se navnet på den private gruppen, er informasjonen sikkerhetstrimmet og utilgjengelig fra søk, koblinger eller på andre måter. Hvis du skal bli med i en privat gruppe, må det godkjennes av en gruppeadministrator. Merknad Selv om du ikke kan delta i en privat gruppe du er ikke medlem av, kan alle sende e-post til og motta svar fra den private gruppen.

3 Samtaler og e-post Kommunikasjon er viktig for at en gruppe skal komme i gang og holde ting gående. En gruppe har sin egen postboks slik at det er enkelt å finne og behandle e-posten i gruppen. I Outlook Web App kan du også ha en samtale med medlemmene i gruppen ved å legge inn og svare på korte meldinger. Hele samtalehistorikken bevares, slik at nye medlemmer kan oppdatere seg raskt. Samtaler er sortert etter dato, fra den eldste til den nyeste. Du kan raskt oppdatere deg på nye samtalemeldinger som er merket med en blå flik, og til og med legge til vedlegg. Noen ganger ønsker du kanskje å sende en e-postmelding til gruppen, for å sikre at alle får meldingen umiddelbart. Når du oppretter meldingen, skriver du bare inn gruppenavnet på Til-linjen.

4 Gruppekalender En dedikert gruppekalender gjør at alle medlemmene kan koordinere planene sine. Alle i gruppen ser automatisk møteinvitasjoner og andre hendelser. Hvis du tilhører mer enn én gruppe, er det enkelt å vise de ulike gruppekalenderne side ved side. Når du oppretter hendelser i gruppekalenderen, legges de automatisk til og synkroniseres med din personlige kalender. Du kan legge til hendelser som andre medlemmer oppretter, fra gruppekalenderen i din personlige kalender, og hendelsene synkroniseres automatisk med din private kalender. Du kan også legge din personlige kalender over en gruppekalender for å se om planene passer med hverandre.

5 Abonnere på en gruppe Når du abonnerer på en gruppe, ber du om at samtaler eller hendelser fra gruppen sendes til innboksen din. Hvis du foretrekker å bruke Outlook i stedet for Outlook Web App, er det en god idé å aktivere denne funksjonen fordi da vil alle medlemmene motta e-postmeldinger og kalenderhendelser for gruppen i Outlook, og de kan holde seg oppdatert på gruppeaktiviteten. Du kan også svare på samtaler fra Outlook, og svarene blir umiddelbart lagt til i gruppesamtalen. Det er også nyttig å abonnere på en gruppe når du arbeider aktivt i forskjellige grupper og relaterte prosjekter, og vil holde deg oppdatert på samtaler og kalenderhendelser fra innboksen. Abonnement er ikke aktivert som standard. Du kan aktivere et abonnement for gruppen først når du oppretter gruppen. Når du har opprettet en gruppe, kan du også aktivere abonnement når du legger til et nytt medlem. I tillegg kan den enkelte aktivere eller deaktivere et abonnement basert på egne preferanser. Hvis du synes du får for mye informasjon fra gruppen i innboksen, kan du alltid stoppe abonnementet på gruppen og redusere informasjonsstrømmen. Samtalene er fremdeles tilgjengelige i gruppen, slik at du kan gå tilbake dem fra tid til annen og få med deg siste nytt. Det finnes en praktisk stopp abonnement-kobling nederst i alle e-postmeldinger fra gruppen. Viktig Hvis du mottar en IRM-beskyttet (Information Rights Management) e-postmelding fra en gruppe, kan du ikke åpne og lese meldingen i innboksen. I slike tilfeller kan du åpne gruppesamtalesiden i Outlook Web Access.

6 Filer, deling og OneDrive for Business Deling av innhold, for eksempel filer og mapper, er et viktig kjennetegn på gruppesamarbeid. Du finner delt innhold også andre steder i Office 365, men OneDrive for Business gjør det enkelt å vise og redigere filer uavhengig av den aktuelle plasseringen. Deling av innhold bidrar også til at nyttig informasjon kommer frem i dagen, informasjon som ellers ville vært godt gjemt i postbokser og personlige mapper. OneDrive for Business-siden til gruppen er hovedstedet for gruppefilene, men du kan få tilgang til andre delte og fulgte dokumenter som du kanskje trenger i løpet av dagen for å samarbeide med gruppen. Du kan også trygt dele en fil eller en mappe med personer utenfor gruppen og utenfor organisasjonen, for eksempel kunder, partnere og klienter. En gruppe ivaretar behovet for å samarbeide og behovet for å sikre at filene ikke havner i feile hender. Administratorer kan kreve tilgangsforespørsler før de gir tillatelse, kontrollere synlighetsomfanget av deling i en organisasjon, og aktivere eller deaktivere ekstern deling.

7 Bruke en gruppe på en mobil enhet For å få den beste gruppefunksjonaliteten på en mobil enhet må du bruke Outlook Web App. Outlook Web App er heldigvis tilgjengelig på mange mobile enheter. Appene OWA for iphone og OWA for ipad gir deg tilgang til grupper. Dette er integrerte apper, og derfor finnes det andre funksjoner som bare er tilgjengelige ved å integrere appen med disse mobile enhetene. Du kan også bruke Outlook Web App i en nettleser på mange enheter. Gruppefunksjonaliteten varierer avhengig av enheten og nettleseren. Detaljert informasjon om hvordan man gjør de ulike operasjonene er linket til under. Opprette og navigere i en gruppe: 1de9-40d4-b096-e8add19209e9 Søke etter, bli med i eller forlate en gruppe Ha en gruppesamtale a5ba-a7c56e828b22 Dele gruppefiler 9aa1cf01b403