6 ting du bør vite om Office 365

Transkript

1 Skjuler deg seg noen hemmeligheter I Office 365 som du bør vite om. Office 365 er en verktøykasse i seg selv, og det er mer verktøy i Office 365 enn det de fleste kjenner til. Grupper? Delve? Ikke det, da er dette et dokument for deg. 6 ting du bør vite om Office 365 En ProCloud veiledning Geir Hogstad

2 INNHOLD 6 ting å prøve i Office Bruk Office 365 på tvers av ulike enheter Prøv samarbeidsfunksjonene med kolleger Prøv Office Online Prøv mindre kjente programmer Prøv OneDrive og Sharepoint Bruk Skype for Business for meldinger Hvem Er procloud AS... 5 ProCloud As... 5 Utvid Office 365 med andre skytjenester... 5 SharePoint Intranett og løsninger... 5 Skype for business med telefoni g sentralbordsløsning... 5 Backup av dine data i skyen... 5 Microsoft Opplæring... 5 Kontakt:... 5

3 6 TING Å PRØVE I OFFICE 365. Office 365 er en samling av de beste produktene fra Microsoft. De fleste bruker Office, veldig mange bruker Exchange som epostserver. Begge disse er med i Office 365. Men det er mer, og her er noe av det vil finne, og bør kjenne til. 1. BRUK OFFICE 365 PÅ TVERS AV ULIKE ENHETER. Helt klart en av de beste funksjonene i Office 365 er muligheten til å få tilgang til din informasjon hvor som helst og fra hvilken som helst enhet. Vi anbefaler deg å prøve de programmene du bruker mest (eller programmene du er mest interessert i) på enhetene du bruker mest. Du kan installere Office-programmer (som Word, PowerPoint, OneNote) på opptil 5 enheter. Installere programmene på din jobb-pc og andre enheter du jobber regelmessig, som din telefon og/eller tabletter. 2. PRØV SAMARBEIDSFUNKSJONENE MED KOLLEGER. En annen viktig fordel med Office 365 er samarbeidsverktøyene som fildeling samskriving. Prøv å dele og redigere et Word-dokument eller et Excel-regneark med en kollega for å det i aksjon. Opprett et dokument på det delte nettområdet, eller OneDrive for business. Legg merke til tillatelser, du kan gi personer tilgang til å redigere, eller bare se på. Prøv samtidig-redigering i både desktop og web-apps for den fulle opplevelsen. Hvis du har et team du arbeider med regelmessig, kan du opprette en Office 365 Gruppe for å gjøre samarbeid enklere for deg som et team. 3. PRØV OFFICE ONLINE. Hvis du er vant til å bruke Office-programmer som Word og Excel på skrivebordet, kan web apps være en annen opplevelse. Den største endringen er hvordan du få tilgang til dem. Du får disse gjennom nettleseren i stedet for en desktop applikasjon. En stor fordel med dette? Autolagring. Du trenger aldri å bekymre deg om å huske lagringsknappen, fordi den lagrer mens du skriver. Den andre merkbare forskjellen mellom web apps og desktop apps er funksjonene. Office Online er forenklede versjoner av desktop apps, slik at de ikke har noen av de mer avanserte funksjonene.

4 4. PRØV MINDRE KJENTE PROGRAMMER. Vi ser dette mye: Bedrifter betaler for Office 365, og fortsetter å jobbe nesten som før. Mye av suksessen ligger i å bruke de minst kjente produktene. Å lære å beherske dem, for få bedre samarbeid, og mer tid til overs. For dette er tidstyv-jegere. ONENOTE OneNote er en notatskriving app som kan synkroniseres på tvers av enheter - men den inneholder mer enn bare notater. Du kan legge til møteinformasjon fra Outlook, bilder til notater og klippe fra nettsider for å se senere. Du kan også sende e-post til OneNote notatbok. Hvis du er på en enhet med berøringsskjerm, kan du bruke tegnemodus for å bruke fingeren eller en pekepenn for å ta eller kommentere notater. PS. Sjekk ut mobil appen Office Lens. SWAY Sway er en presentasjonsapp. En mellomting mellom PowerPoint og en hjemmeside. Har du en god historie du vil dele, eller et arrangement di vil spre budskapet om, er Sway et godt alternativ. YAMMER Yammer er et internt sosialt nettverk for din bedrift (men du har også muligheten til å delta i eksterne nettverk). Det kan virke som en unødvendig funksjon hvis du ikke er vant det til, men stoler på oss - det kan alvorlig redusere epost rot fra hele selskapet kunngjøringer. Litt som å ha sin egen Facebook, bare på jobb. DELVE Når du ikke husker hvor du lagret dokumentene dine, gjør Delve det. Lagres dokumentet på en av skytjenestene i pakken, vil du få oversikt på Delve. Du kan se egne dokumenter, og dokumenter andre har delt med deg. Er det dokumenter som er viktige, kan du merke dem som favoritter. Vil du organisere dem, kan du tagge dokumenter med tavler. 5. PRØV ONEDRIVE OG SHAREPOINT. OneDrive og SharePoint er de to alternativene du har for skylagring i Office 365. Kortversjon. OneDrive for business er primært til egne dokumenter. SharePoint er for delte dokumenter. Men SharePoint kan være mye mer enn et sted å lagre dokumenter. Det er det vi ofte kaller et intranett. En portal der du samler det som skal deles. Kalender, oppgaver, dokumenter, prosjektinformasjon. Snakk med oss om mulighetene. En av de fine funksjonene i OneDrive er muligheten til å synkronisere mapper på skrivebordet. Gå videre og sette opp en mappe for å synkronisere og prøve den ut. Det bør være mulig for deg å erstatte lagre filer på skrivebordet uten å endre måten du arbeider på.

5 6. BRUK SKYPE FOR BUSINESS FOR MELDINGER. Som navnet antyder, Skype for Business er business-versjonen av chat og ringer app Skype. Det inkluderer chat, tale- og videosamtaler, elektroniske møter og skjermdeling. Hvis du ønsker kan du utvide den med en telefonløsning, og få alt samlet et sted. Skype for Business kan kjøpes og brukes på egen hånd - men det er noen virkelig fine funksjoner verdt å teste når det brukes inne i Office 365. Her er noen til å ta til etterretning og test: Automatiske statusendringer: Skype for Business vil integreres med kalenderen din og automatisk endre statusen din når du er i et møte. Svar med IM: Du kan svare på e-post med en IM. Dette er nyttig når du bare har et raskt spørsmål eller svar på en e-post fra en kollega. Opprette et Skype møte: Du kan opprette en Skype for Business møtet direkte i kalenderen din, og når du lager møteforespørsler.

6 HVEM ER PROCLOUD AS ProCloud AS er Microsoft sertifisert Office 365 partner. Vårt fokus er leveranse av skytjenester til små og mellomstore bedrifter i Norge. Det var i min forrige jobb ideen om ProCloud ble født. Der det kom forespørsler fra store kunder om Office 365 og skytjenester hele tiden. Fra de bedriftene som trengte pris og lisenser, men som hadde egne ressurser, og kunnskap for å komme i gang. Det må være mulig å gi små og mellomstore bedrifter de samme gode mulighetene? Vi jaktet på, og fant, de riktige systemene. De som gjør at du kan komme i gang med Office 365. Uten å kunne teknologi. Nå har vi kunder i hele Norge. Fra Egersund til Finnmark, dalstrøkene innenfor og i de største byene. Skytjenester er sånn, fleksible. Som vi ønsker du skal bli. ProCloud skal tilby deg og dine kolleger gode arbeidsverktøy. Verktøy som gjør deg og kollegene dine mer effektive, og kunnskap som øker arbeidsgleden. PROCLOUD AS ProCloud as Rådhusgata Sandefjord Org. Nummer: UTVID OFFICE 365 MED ANDRE SKYTJENESTER SHAREPOINT INTRANETT OG LØSNINGER SKYPE FOR BUSINESS MED TELEFONI G SENTRALBORDSLØSNING BACKUP AV DINE DATA I SKYEN MICROSOFT OPPLÆRING KONTAKT: Telefon: Epost: kontakt@procloud365.no