Smart bruk av Outlook for å nå dine personlige mål

Transkript

1 Smart bruk av Outlook for å nå dine personlige mål For ledere, team og kunnskapsarbeidere Gjør en smart endring på jobben. La teknologi og struktur arbeide for deg, frigjør plass i hodet til innovasjon og til å skape resultater. Bjørn O. Hopland bjorn.hopland@smartendring.no Er hjernen din full av rot? Bruker du Outlook til hjelp for å holde rede på detaljene, og dine gjøremål? Forsøker du å huske alt i hodet, eller beholder du alt i innboksen? 1

2 Tilpass Outlook til din PC din og arbeidsstil Utnytt skjermplassen bedre! Tar opp plass Flere mapper synlige gir bedre oversikt 2

3 Arbeid raskere og få bedre oversikt! 1. Høyreklikk på mappen 2. Velg Åpne i nytt vindu 3. Bytt til kalender 2 vinduer gjør det raskere å veksle, og gir bedre oversikt om du bruker to skjermer Behold konsentrasjonen når du arbeider

4 Vis epost som samtaler - «tråder» Ta kontroll over innkurven 4

5 Ville det ikke være fint å ha en assistent som kunne sortere og prioritere e-posten din? Fra dette. til dette Er du på mange distribusjonslister, eller får du mange e-poster fra samme person? 1 2 Regler kan sortere posten din automatisk i mapper Fra en avsender Sendt til en gruppe E-post der du er på cc-linjen 3 5

6 Den enkle måten å behandle gjøremål du får på E-post - og ja, det er oppgaver! Når du flagger e-post, gjør du dem samtidig til gjøremål Bestem med en gang hva du vil gjøre med e-posten Bruk 4 D er som guide: Do now Delegate Delete Do later Se å få den e-posten ut av innkurven! Pre-arkiver e-post med en gang Når du har flagget en e-post for oppfølging arkiver den i den mappen der du vil ha den etter at oppgaven er utført Hvis du vet at du ikke kommer til å ville arkivere e-posten, kan du legge den i en kladdefolder. 6

7 Ingen tid til oppgaver Ingen tid til oppgaver Lag en ukeplan Møter + Oppgaver = Total daglig arbeids-belastning Sett av tid til de viktigste oppgavene 7

8 Lag et prioriteringssystem for å nå dine mål Arkivstruktur tilpasset dine arbeidsområder og mål Unngå for mange mapper. De bør få plass på én skjerm. Lag mapper i maks to nivåer Bruk nummer foran mappenavn for å få logisk rekkefølge Tips: Bruke samme struktur alle steder du lagrer informasjon 8

9 Bruk innspart tid til på aktiviteter som øker måloppnåelsen 1. Gjennomgå målområdene ukentlig 4. Lag gjøremål i Outlook for å støtte aktivitetene 2. Definer neste strategiske aktiviteter for hvert målområde 1. Opprett oppgaven 2. Prioriter i forhold til innkommende e-post/oppgaver 3. Lag ukeplan med aktiviteter for neste uke Utnytt Outlook beste praksis for å oppnå dine personlige mål Tilpass Outlook til din PC, og arbeidsstil Ta kontroll over innkurven Arkivstruktur tilpasset dine arbeidsområder 1. Utnytt skjermplassen bedre. 2. Arbeid raskere og få bedre oversikt med flere Outlook-vinduer. 3. Vis epost i «tråder». 4. Behold konsentrasjonen når du arbeider. Slå av flagg og varsler. 1. La en epost-assistenten sortere posten din i mapper. 2. Behandle oppgaver du får på e-post. 3. De fire 4 D er. Prearkivering. 4. Lage ukeplan. Prioritere gjøremål i sammenheng med avtaler 1. Opprett mappestruktur i henhold til arbeids-/målområder. 2. Bruk innspart tid til på aktiviteter som øker måloppnåelsen. 3. Overfør aktiviteter til oppgaver i Outlook. Optimer oppsett for kunnskapsarbeidere Effektiv behandling og prioritering av epost Bruk tid på aktiviteter som øker måloppnåelsen 9