VERSJON 5.1/5.2 HURTIGREFERANSE FOR WINDOWS 32-BITS

Transkript

1 VERSJON 5.1/5.2 HURTIGREFERANSE FOR WINDOWS 32-BITS TM

2 GROUPWISE 5.2 HURTIGREFERANSE GroupWise er programvaren som dekker alle dine behov når det gjelder meldinger, planlegging, kalenderfunksjoner og dokumentbehandling. Nedenfor finner du en kort oversikt over hvordan du kan bruke GroupWise. Send meldinger og planlegg avtaler Med GroupWise trenger du ikke å skrive et memo, kopiere og distribuere det for deretter å lure på om mottakeren noensinne mottar det. Med GroupWise kan du raskt sende en melding til flere personer samtidig og holde oversikt over hvem som har åpnet den, slettet den, og så videre. Med planleggingsfunksjonen kan du enkelt finne ut når personer, konferanserom og andre ressurser er tilgjengelige. Finne og sortere adresser Når du sender en melding til flere personer, ønsker du vanligvis ikke å måtte skrive alle navnene i Til-boksen. Du kan bruke adresseboken til å raskt velge flere mottakere for en melding.. Du kan sortere informasjonen i adresseboken på mange forskjellige måter. Du kan unngå å måtte søke i hele adresseboken ved å lage personlige adressebøker. Dokumentbehandling Hvis du har problemer med å finne dokumenter og holde oversikt over dokumentversjoner, lar du GroupWise håndtere dokumentene for deg. GroupWise Bibliotek gir fleksibilitet og sikkerhet ved bruk og deling av dokumenter. Du kan lagre forskjellige versjoner av dokumenter, angi hvem som kan lese og redigere dokumenter, og sjekke dokumenter inn og ut. Integrer telefonsamtaler GroupWise Samtaleforum håndterer telefonen fra skrivebordet slik at du ikke engang trenger å løfte av telefonrøret. Du kan svare på samtaler, sette innringere på venting, konferere med andre innringere, vedlikeholde en samtalelogg og finne og slå telefonnumre. Hva mer? Du kan utvide GroupWise-pakken med disse tilleggskomponentene: GroupWise Arbeidsflyt automatiserer distribusjon av arbeidsprosesser som krever avgjørelser og tilbakemeldinger. Du kan rute skjemaer og dokumenter automatisk til alle mottakere samtidig eller sekvensielt, og på den måten forbedre samarbeidet og informasjonsdelingen. Du kan til og med overvåke fremgangen og kommentarer fra mottakerne uten å måtte forlate skrivebordet. Bildebehandling lar deg forbedre skannede bilder og dokumenter ved å rotere, endre oppløsning, endre skala, kommentere, og mye mer. Du kan sende dokumentene til andre brukere via GroupWise 5 for mer redigering og eventuelle kommentarer.

3 Forstå hovedvinduet Hovedvinduet er som hjemmebasen for GroupWise. Fra hovedvinduet kan du lese meldinger, planlegge avtaler, vise kalenderen, åpne dokumenter, og mye mer. På tittellinjen vises ledetekster som beskriver hvert menyelement Verktøylinje Mappeliste Postkasse Høyreklikk for å legge til en kolonneoverskrift. Dra for å fjerne en overskrift. Med Hurtigvisning kan du lese meldinger i postkassen uten å åpne dem i et eget vindu. Stedfortrederknapp Statuslinje Mappetyper Brukermappen (angitt ved brukernavnet ditt) representerer din GroupWise-database. Brukermappen inneholder andre mapper i tillegg til elementer. Postkassen inneholder alle elementer du har sendt og mottatt. Bruk knappene i verktøyfeltet til å vise bare sendte eller bare mottatte elementer. Kalenderen viser alle avtaler, notater og oppgaver i en liste. Arkivskapet er en beholder for alle personlige og felles mapper. Under arbeid inneholder uferdige meldinger. Du kan arbeide med en melding og sende den senere. Denne mappen inneholder også referanser til dokumenter som har vært åpnet eller sjekket ut. Papirkurven inneholder alle elementer og dokumenter som du har slettet. Du bør tømme papirkurven med jevne mellomrom for å frigi plass i nettverket. Høyreklikk på filterikonet for å bruke eller tømme et filter. Mer informasjon om hovedvinduet En veiledning kan lede deg gjennom deler av hovedvinduet. Klikk på Hjelp>Veiledning>Lære det grunnleggende>hva er nytt i GroupWise 5? Hurtigtips beskriver hver knapp på verktøylinjen. Plasser innsettingspunktet på en knapp i verktøyfeltet for å vise hurtigtipset. Et Hjelp-emne kan forklare hva alle ikonene ved siden av elementene representerer. Klikk på Hjelp>Hjelp-emner>Stikkord>skriv elementer>dobbeltklikk på ikoner ved siden av. En veiledning kan lære deg å lage en regel som automatisk plasserer innkommende meldinger i bestemte mapper. Klikk på Hjelp>Veiledning>Automatisere oppgaver>lage en selvoppdaterende mappe. Et Hjelp-emne forklarer hvordan du kan vise eller skjule elementer i postkassen uten å flytte eller slette dem. Klikk på Hjelp>Hjelpemner>Innhold>dobbeltklikk på Hvordan>Styre postkassen>filtre>om filtre.

4 Getting Bli kjent Acquainted med adresseboken with the Address Du kan se på adresseboken som telefonboken i GroupWise. Adresseboken lagrer navn, e- postadresser, telefonnumre og mer. Hver fane i adresseboken tilsvarer en annen adressebok. Novell GroupWise Adressebok-fanen inneholder en post for hver bruker i GroupWise-systemet. Mye brukte adresser-fanen inneholder adressene du bruker mest. Hver gang du sender eller mottar et element, legger GroupWise adressen til under Mye brukte adresser-fanen. I tillegg viser GroupWise en fane for hver personlige adressebok du lager. Mer informasjon om adresseboken En veiledning kan lede deg gjennom deler av adresseboken. Klikk på Hjelp>Veiledning>Bruke adresseboken>gjennomgang av adresseboken. En veiledning vil lede deg trinn for trinn gjennom prosessen med å lage en adressegruppe. Klikk på Hjelp>Veiledning>Bruke adresseboken>lage en adressegruppe. Komme i gang Sende en melding 1. Klikk på på verktøylinjen. 2.. Skriv ett eller flere navn i Til-boksen. 3. Skriv et emne. 4. Skriv en melding. 5. Klikk på Send. Lese en melding du har mottatt 1. Dobbeltklikk på meldingen i postkassen. Eller Klikk på en melding i Hurtigvisning. Vise kalenderen 1. Klikk på Vindu>Kalenderoversikt. Hvis du vil vise kalenderen i postkassen i stedet for i et separat Kalender-vindu, klikker du på Kalender-mappen. Klikk på Vis>Som kalender for å vise dagens tidsplan i kalenderformat. Legge til kalenderoversikten på verktøylinjen 1. Høyreklikk på verktøylinjen. 2. Klikk på Egenskaper>Tilpass. 3. Klikk på Vindu i Kategorier-listen. 4. Klikk på Kalenderoversikt-knappen i Kontroller-gruppeboksen. 5. Klikk på Legg til knapp>ok. Finne ledig tid for et møte 1. Klikk på på verktøylinjen. 2. Skriv brukernavn og ressursnavn i Til-boksen. Hvis du ikke kjenner de riktige navnene, klikker du på Adresser>dobbeltklikker på hver bruker og ressurs>og klikker på OK. 3. Angi første mulige dag for møtet i Startdatoboksen. 4. Angi møtetes varighet. 5. Klikk på Opptatt. 6. Klikk på Autovalg for å velge første tilgjengelige møtetidspunkt>klikk på OK. 7. Fullfør avtalen>klikk på Send.

5 Bruke skjermbasert Hjelp All dokumentasjon til GroupWise-klienten er tilgjengelig som skjermbasert dokumentasjon. Du kan bruke skjermbasert Hjelp på en rekke måter. Velg metoden som best passer for deg. Her er to måter: Stikkord viser oppslagsord for å hjelpe deg med å finne emner - som et stikkordregister i en bok. 1. Klikk på Hjelp>Hjelp-emner>Stikkord. Veiledninger leder deg gjennom en oppgave eller en serie med oppgaver slik at du lettere lærer å bruke funksjoner i GroupWise. Du kan ganske enkelt lese instruksjonene i veiledningene hvis du ikke vil utføre oppgavene. 1. Klikk på Hjelp>Veiledning. Cool Solutions-magasinet er tilgjengelig på web, og inneholder tips og artikler som omhandler GroupWise. I tillegg kan du sende spørsmål til GroupWise-ekspertene. Prøv det på Funksjoner du bør forsøke Funksjon Dele mapper Lagre uferdige meldinger Flytte elementer til mapper Være stedfortreder for en annen bruker Håndtere telefonsamtaler med Samtaleforum Endre et element til en annen type (for eksempel endre en postmelding til en oppgave) Hvor kan du lære mer? Klikk på Hjelp>Veiledning>Dele arbeidet>dele en mappe. Klikk på Hjelp>Hjelp-emner>Stikkord>skriv uferdige>dobbeltklikk på Lagre>Lagre et uferdig element. Klikk på Hjelp>Hjelpemner>Innhold>dobbeltklikk på Hvordan>Styre postkassen>mapper>flytte elementer til mapper. Klikk på Hjelp>Veiledning>Dele arbeidet>styre postkassen til en annen person. Klikk på Hjelp>Hjelpemner>Innhold>dobbeltklikk på Hvordan>Bruke telefonen>bruke Samtaleforum. Klikk på Hjelp>Hjelp-emner>skriv endre>dobbeltklikk på Elementtyper>Endre et kalenderelement til en annen type element.

6 Tilpasse GroupWise-arbeidsområdet Du kan legge til og fjerne knapper fra verktæyfeltet, endre standardinnstillinger i Alternativer, og mer. Nedenfor finner du oppgaver som kan hjelpe deg med å komme i gang med å tilpasse alternativene. Slå integrering av dokumentstyring på eller av 1. Klikk på Verktøy>Alternativer>dobbeltklikk på Dokumenter>klikk på Aktiver integrering med andre applikasjoner. Angi hvordan du vil lese en melding eller vise meldingsegenskaper når du dobbeltklikker på den 1. Klikk på Verktøy>Alternativer>dobbeltklikk på Miljø>klikk på åpne element eller Vis egenskaper. Angi om du vil vise vedlegg i visningsverktøyet eller åpne dem i en applikasjon 1. Klikk på Verktøy>Alternativer>dobbeltklikk på Miljø>klikk på Vis vedlegg eller Åpne vedlegg. Du kan finne dette Hurtigreferanse-kortet og annen informasjon om GroupWise på GroupWise Cool Solutions-hjemmesiden på Patentanmeldt Laget i USA A PDF