Smart ledelse i en digital tid

Transkript

1 Smart ledelse i en digital tid Ledelse av geografisk spredte team, virtuelle team, og prosjektteam Gjør en smart endring på jobben. La teknologi og struktur arbeide for deg, frigjør plass i hodet til innovasjon og til å skape resultater.

2 Noen hovedutfordringer ved å lede på avstand Sjelden knyttet til fjernledelse isolert sett, men til generelle lederutfordringer og struktur Mer reisevirksomhet som ofte ansees som en belastning Vanskeligere å ha jevnlig kontakt med medarbeidere

3 Teamscenarier Like jobbroller, men arbeider på ulike steder Den nye arbeidshverdagen er mer kompleks, og stiller nye krav til både ledere og teammedlemmer innen rbeidsform, struktur og mål Kommunikasjon Oppfølging og kontroll Kultur og miljø M vdelingskontor, eller hjemmekontor M M Forskjellige jobbroller. Skaper felles resultat M Prosjekt, eller virituelt team

4 Opplevd avstand Opplevd avstand er den psykologiske avstanden vi føler, og som kan stå i veien for god kommunikasjon og godt samarbeid. Personlig avstand Fysisk avstand Operasjonell avstand

5 Gevinst ved å redusere den opplevde avstanden 100% 80% 60% 40% 20% 0%

6 Kartlegg opplevd avstand i teamet Nåsituasjon Fremtidig situasjon Vurder opplevd avstand mellom team-medlemmer, og mellom teammedlemmer og leder Velg 1-2 områder du vil jobbe med på kort sikt for å forbedre 3-Teammedlemmer er på samme lokasjon 2- er i samme region / kort reise 1- er i annen region / lang reise Fysisk avstand 3-Teammedlemmer bruker all tid i dette teamet 2-Teammedlemmer har også 1-2 andre prosjekter/ grupper de bruker tiden på 1-Teammedlemmer bruker bare en liten del av sin tid på oppgaver i dette teamet Teamfokus Personlige relasjoner De fleste kjenner hverandre 2-Noen kjenner hverandre 1-Få i teamet kjenner hverandre Felles mål 3-lle jobber mot felles måler avhengig av hverandre 2-Noen jobber mot felles måldelvis avhengig av hverandre 1-Jobber ikke mot felles mål. Er ikke avhengig av hverandre nsikt til ansikt kommunikasjon 3-Ukentlig 2-Månedlig 1-Sjeldnere enn månedlig 3-Fungerer godt-høy kvalitet på nettmøter 2-Fungerer stort sett-nettmøter fungerer ikke alltid for alle 1-Fungerer sjelden for alle på en gang. Dårlige nettmøter. Teknologi og nettmøtekvalitet

7 Kartlegg opplevd avstand i teamet Nåsituasjon Fremtidig situasjon Vurder opplevd avstand mellom team-medlemmer, og mellom teammedlemmer og leder Velg 1-2 områder du vil jobbe med på kort sikt for å forbedre 3-Teammedlemmer er på samme lokasjon 2- er i samme region / kort reise 1- er i annen region / lang reise Fysisk avstand 3-Teammedlemmer bruker all tid i dette teamet 2-Teammedlemmer har også 1-2 andre prosjekter/ grupper de bruker tiden på 1-Teammedlemmer bruker bare en liten del av sin tid på oppgaver i dette teamet Teamfokus Personlige relasjoner De fleste kjenner hverandre 2-Noen kjenner hverandre 1-Få i teamet kjenner hverandre Felles mål 3-lle jobber mot felles måler avhengig av hverandre 2-Noen jobber mot felles måldelvis avhengig av hverandre 1-Jobber ikke mot felles mål. Er ikke avhengig av hverandre nsikt til ansikt kommunikasjon 3-Ukentlig 2-Månedlig 1-Sjeldnere enn månedlig 3-Fungerer godt-høy kvalitet på nettmøter 2-Fungerer stort sett-nettmøter fungerer ikke alltid for alle 1-Fungerer sjelden for alle på en gang. Dårlige nettmøter. Teknologi og nettmøtekvalitet

8 Presentasjon av team til gruppen 1. Fortell i korte trekk om ditt team. 2. Hvilke 1-2 områder for opplevd avstand vil du gjerne arbeide for å forbedre? Like jobbroller, men arbeider på ulike steder M M Forskjellige jobbroller. Skaper felles resultat Maks 2 minutter hver vdelingskontor, eller hjemmekontor M M Prosjekt, eller virituelt team

9 Utfordringer ved å lede på avstand Tilstedeværelse og tilgjengelighet Møteformer fysisk og på nett d-hoc kommunikasjon «har du 5 minutter? Sosial kontakt Samarbeid mellom teammedlemmer på ulike steder Kunnskapsdeling Tekniske utfordringer Opplæring

10 Å lede på avstand et spørsmål om tillit Medarbeidere er ikke avhengige av å være nær lederen for å være fornøyde Individuals working from afar were more satisfied with their jobs than those working proximate to their managers. ccessibility was a significant predictor of satisfaction with manager in the distanced group; actual physical distance was not a significant predictor. Distanced versus Proximate Teams: The relationships among perceived communicative behaviors of leaders and employee satisfaction S. L. Connaughton & J.. Daly

11 Forventningsavklaring Hva forventer du av dine teammedlemmer? Hva tror du dine teammedlemmer forventer av deg???

12 Hva forventer du av dine team-medlemmer? Hva forventer de av deg? «Medarbeiderne er mer motiverte i jobben sin når deres forventninger er i overensstemmelse med sjefens forventninger» Førsteamanuensis Sut I. Wong Humborstad BI Medarbeidere forventer å ha klare mål, få tillit fra leder til at de gjør jobben, og at leder er tilgjengelig når det er nødvendig Lederen forventer at medarbeidere overholder frister, leverer på avtalte mål og at de søker støtte hos leder når det er nødvendig

13 Hvor mye tid har du til å være teamleder? 1. Funksjonsleder % Planlegging, budsjett, rapportering 2. ndre oppgaver % ndre roller, bidra i ledergruppe, prosjekter 3. Bidragsyter % Gjøre arbeid som team-medlem 4. Teamleder % Lede teamet mot felles mål, oppfølging av teammedlemmer, fordele ansvar og oppgaver 1. Jobb et par minutter individuelt. Bruk magefølelsen til å sette en prosent på hvert arbeidsområde. 2. Del resultatene i gruppen.

14 6 av 10 tror på økt digitalt stress «Digitalt stress er en trussel mot engasjement og effektivitet. Det kommer til å øke i utbredelse, og lite blir gjort for å demme opp for det på arbeidsplassene» arbetarskydd.se. Ti-på-topp i digitalt stress 1. En stadig overfylt e-postkasse: 49 prosent. 2. Lydsignaler fra telefoner, pc-er og annen elektronikk: 40 prosent. 3. Å rekke å reagere på all informasjonen jeg utsettes for: 37 prosent. 4. Påminnelser og varsler som visuelt gjør oppmerksom på informasjon: 34 prosent.

15

16 Lyspæren kom ikke som en evolusjon fra stearinlyset NLOG DIGITL 10X mer effektiv Varer 50X lenger

17 Økte krav til å prestere Kilde: YS arbeidslivsbarometer 2014

18 Planlegging og prioritering som lederutfordring Industriarbeidere og saksbehandlere arbeider etter forutsigbare mønster guidet av prosesser og saksbehandlersystemer. De kan gå hjem når arbeidsdagen er over og fortsette dagen etter. Hvor ofte opplever du at kravene på jobben går utover familielivet? 1 % rbeidsdag bestemt av klokken 28 % 39 % 24 % 6 % 2 % rbeidsdag styrt av mål og ansvar 6 % 14 % 44 % 28 % 4 % 4 % ldri Sjelden Noen ganger Ofte lltid Vet ikke/ikke aktuelt Ledere må balansere planlagte aktiviteter og hendelsesdrevne aktiviteter for å nå fastsatte mål. rbeidsdagen er ikke over før jobben er gjort YS arbeidslivsbarometer 2014

19 Kan du gjøre noe for meg neste uke? Hvis den kollega spør deg: Kan du gjøre noe for meg neste uke? Det er noe jeg trenger hjelp til. Hva svarer du da? Jaaa, det kan jeg sikkert. Så kommer neste uke, og oi, der var det mye arbeid du ikke hadde tenkt på. Så må du jobbe mer enn du hadde planlagt, eller du får rett og slett ikke tid til alt og må gå tilbake og si» Jeg fikk dessverre ikke tid til å gjøre det du ba meg om». Ingen av delene

20 Balanser forespørsler fra andre og egne oppgaver! rbeid med forespørsler fra andre rbeid med mine viktige oppgaver

21 Bestem med en gang hva du vil gjøre med e-posten Prioriter i forhold til viktighet og tidsfrister Bruk 4 D er som guide: Do now Delegate Delete Do later Gjør nå Deleger Slett Flagg for oppfølging Når du flagger e-post, gjør du dem samtidig til oppgaver

22 Flytt flagget e-post ut av innboksen! Da vet du at den er behandlet og den er ferdig arkivert Når du har flagget en e-post for oppfølging arkiver den i den mappen der du vil ha den etter at oppgaven er utført Hvis du vet at du ikke kommer til å ville arkivere e-posten, kan du legge den i en Behandlet mappe.

23 Planlegg med egne aktiviteter for å nå dine mål! Overfør egne aktiviteter og løse oppgaver til Outlook Husk å Klikk og skriv inn oppgaven Eks. Følge opp fremdrift i prosjektet

24 Lag en balansert ukeplan Fordel oppgavene på ukedager du har lite møter Ingen tid til oppgaver Møter + Oppgaver = Total daglig arbeidsbelastning

25 Sett av tid til de viktigste oppgavene Møter + Oppgaver = Total daglig arbeidsbelastning

26 Ta kontroll over egen hverdag prioriter realistisk! 1. Prioriter etter viktighet og tidsfrister 3. Legg inn egne oppgaver Bruk 4 D er som guide: Do now Delegate Delete Do later Gjør nå Deleger Slett Flagg for oppfølging lager oppgaver av epost 2. Flytt flagget epost ut av Innboksen 4. Lag en realistisk ukeplan

27 Velkommen tilbake fra Lunch

28 Øvelse : Kommunikasjon 1. Sett dere i par med ryggen mot hverandre. En vender mot bordet, den andre motsatt vei 2. De som sitter ved bordet trenger en penn 3. Vi trenger noen observatører. 4. Ytterligere beskrivelse kommer 5. Refleksjoner etter øvelsen i plenum Bord

29 Hvordan arbeide og kommunisere når man ikke ser hverandre hver dag TRDISJONELL KONTORRBEIDSPLSS FLEKSIBELT RBEIDSMØNSTER Planlagt kommunikasjon Planlagt kommunikasjon d-hoc kommunikasjon d-hoc kommunikasjon rbeide på egen hånd rbeide på egen hånd

30 Hvor og hvordan vi kommuniserer 1:1 1 : Mange Mange : Mange PLNLGT KOMMUNIKSJON E-post Planlagte Nettmøter 1:1 Grupper llmøte Publisering Sosiale media D-HOC KOMMUNIKSJON E-post d-hoc nettmøter Meldinger Sosiale media

31 Tips for teamkommunikasjon på e-post Vær tydelig på hva temaet, og hensikten med E-posten er i overskriften Ett emne pr. E-post Sett tidsfrister dersom du vil ha et svar Kom fort til poenget, og gi tilstrekkelig informasjon Gode overskrifter på e-post Trenger dine innspill til forretningsplan i dag Kontroller kostnadsrapporten før 12 fredag. Frist 1. okt. for sammenstilling av workshopresultat. Nå har du mulighet til å påvirke budsjettet ditt Gjør det enkelt å svare. Ja/nei, eller bruk tabell Før du sender, les igjennom og still deg selv følgende kontrollspørsmål: 1. Er det enkelt for mottakeren å forstå tema og hva som forventes av handlinger for E-posten fra Emnelinjen (på mobilen)? 2. Har jeg inkludert nok informasjon til at mottakeren ikke kommer tilbake med oppfølgingsspørsmål? 3. Sender jeg E-posten bare til de de dette virkelig angår? 4. Har jeg sjekket at den ikke inneholder stave-, eller grammatikalske feil (spesielt om du skriver på fremmedspråk)?

32 Etabler kommunikasjonsplan med møteplasser Fordi alle må planlegge for å få hverdagen til å gå opp Periode Tema/fokus Sted Årlig Målsettingsmøte Kick-off Kontor Offsite Kvartal llmøte Hovedkontor Månedlig Månedsmøte med faggruppeoppdatering 1:1 med leder Online Ukentlig Teammøte Online Ved behov Prosjektstatusmøte Kontor/online

33 Lag din kommunikasjonsplan Målgruppe Type kommunikasjon Team Møte Status, oppdatering, informasjonsutveksling Tema/fokus Frekvens Sted/teknologi Ukentlig Nettmøte, Lync Team Møte Planer og mål for nytt år Årlig Off-site samling Ledergruppe Møte Informasjonsutveksling og beslutninger Månedlig Nettmøte, Lync Team E-post Resultatstatus Ukentlig E-post, Outlook Teammedlemmer 1:1 Oppfølging teammedlem Ukentlig nsikt til ansikt eller Lync

34 Overfør kommunikasjonsplanen til kalenderen Send ut møteinnkallinger med lenke til nettmøter for så langt du kan i fremtiden Bruk regelmessige avtaler

35 Ledertips: Innkall til 25 eller 50 minutters møter Ser din kalender slik ut?

36 Balanser tillit og kontroll

37 Mål Sjekkpunkt/delmål Sjekkpunkt/milepæl Sjekkpunkt/delmål

38 Følg opp med 1:1 møter ofte og dokumenter underveis

39 Beste praksis for å lykkes med distribuerte team *) Veloverveid bruk av fysiske møter for å etablere sosiale relasjoner og felles målforståelse Regelmessig, planlagt kommunikasjon Etablere mindre arbeidsgrupper for faglig utvikling og prosjekter Åpen kommunikasjon og kunnskapsdeling Felles måltall/scorecard Standardiserte og dokumenterte prosesser og arbeidsformer Hensiktsmessig Teknologi/Infrastruktur *) i henhold til Best Practices LLC og Sobel Lojeski/Reilly: Uniting the Virtual workforce

40 Spørsmål? Gjør en smart endring på jobben La teknologi og struktur arbeide for deg Frigjør plass i hodet til innovasjon og til å skape resultater. Følg gjerne for tips om å lykkes i den nye arbeidshverdagen