FREMGANGSMÅTER FOR 9 ULIKE BRUKSOMRÅDER. Microsoft Outlook

Transkript

1 FREMGANGSMÅTER FOR 9 ULIKE BRUKSOMRÅDER Microsoft Outlook

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: Oppgaver: Legge inn oppgaver man må huske på. Oppgaveforespørsler: Gi oppgaver til kollegaer / elever. Oppgaver: Omgjøre e-poster til oppgaver. Notater: Legge inn brukernavn, passord, lisenser +++ E-post/oppgaveforespørsler og møteinnkallinger: Sende til riktig målgruppe * Bruke ferdigdefinerte distribusjonslister. * Opprette distribusjonslister. E-post: Sortere i kategorimapper. E-post: Slette og søke i slettede elementer. Kalender: Innlegging av avtaler. Kalender: Møteinnkalling. 2

3 3

4 4 1 a b LEGGE INN OPPGAVER MAN MÅ HUSKE PÅ Klikk på «Oppgave»-verktøyet nede i venstre hjørne. Klikk på «Ny oppgave» øverst i høyre hjørne. c Fyll inn følgende: Emne: Hva går oppgaven ut på? Forfallsdato: Siste frist Påminnelse: Når skal du få en påminnelse om at du må starte på oppgaven (dato og klokkeslett). Tekstfelt: Utfyllende informasjon d Klikk på «Lagre»-knappen Oppgavene legger seg nå i oppgavelisten. Røde oppgaver er oppgaver der forfallsdatoen har passert. Du vil få varsler på påminnelsestidspunktet og på forfallsdatoen. e Når oppgaven er fullført, markerer man den og trykker på Delete.

5 5

6 2 a b GI OPPGAVER TIL KOLLEGAER/ELEVER Klikk på «Oppgave»-verktøyet nede i venstre hjørne. Klikk på «Ny oppgave» øverst i høyre hjørne. c Fyll inn følgende: Emne: Hva går oppgaven ut på? Forfallsdato: Siste frist Påminnelse: Når skal du få en påminnelse om at du må starte på oppgaven (dato og klokkeslett). Tekstfelt: Utfyllende informasjon d Klikk på knappen «Tilordne oppgave» e e f Du får opp et «Til»-felt for å angi hvem som skal ha oppgaven. Klikk på «Til-knappen». Søk opp én og én mottaker eller mottakergruppe som du ønsker å tildele oppgaven til fra enten (ref. oversikten nederst på neste side) og klikk på «Til-feltet» Global adresseliste Kontakter Klassegrupper FRED Avslutt med å klikke på «OK» Forts. neste side 6

7 7 FORTS. 2 g h GI OPPGAVER TIL KOLLEGAER/ELEVER Huk av for følgende: Behold oppdatert kopi av denne oppgaven i oppgavelisten: Hvis denne er huket av, kommer oppgaven også inn i din oppgaveliste. Dersom det er helt avgjørende at oppgaven blir gjort ( og du ikke stoler helt på mottakeren) bør du beholde den. Ellers; huk bort. Send meg en statusrapport når denne oppgaven er fullført: Du vil da få en e-post når oppgaven er gjort. Klikk på «Send»-knappen for å sende oppgaven inn i mottakernes oppgaveliste.

8 8

9 9 3 a OMGJØRE E-POSTER TIL OPPGAVER DRAG AND DROP: Dra e-posten som du må følge opp ned i «Oppgave»-verktøyet nederst i venstre hjørne. b Minimer Outlook-vinduet for å legge på oppfølgingsinformasjon på oppgaven. c Fyll inn nødvendig oppfølgingsinformasjon: Forfallsdato: Siste frist Påminnelse: Når skal du få en påminnelse om at du må starte på oppgaven (dato og klokkeslett). Tekstfelt: Utfyllende informasjon d Klikk på «Lagre»-knappen PS! Det er her også mulig å videre til andre kollegaer / elever

10 10

11 11 4 a Legge inn brukernavn, passord, lisenser +++ Klikk på knappen «Notater» (lite ikon) nederst i venstre hjørne. b Klikk på «Nytt notat» øverst i venstre hjørne. c Skriv inn den informasjonen som du må huske på. d Avslutt med å klikke på det grå krysset øverst i høyre hjørne. Søkefeltet for å finne notater er veldig godt!!!

12 12

13 13 5 Sende til riktig målgruppe TRE MOTTAKERREGISTERE (ADRESSEBØKER) I «Kontakter» kan man opprette egne kontakter eller distribusjonslister. Ref. fremgangsmåte på neste side Global adresseliste og Klassegrupper er ferdig definert og kan ikke endres.

14 14 5A Legge til mottaker utenfor Østfold fylkeskommune som skal gjenbrukes a b Klikk på «Kontakter»-verktøyet nede i venstre hjørne. Klikk på «Ny kontakt» øverst i venstre hjørne. c Fyll inn minimum: Fullt navn Firma E-post d Klikk på «Lagre og lukk»-knappen Søkefeltet for å finne kontakter er veldig godt!!!

15 Kontaktgruppen er nå klar for bruk i oppgaveforespørsler, møteinnkallinger og e-poster. 15 5B a b Legge til distribusjonslister (kontaktgrupper) Klikk på «Kontakter»-verktøyet nede i venstre hjørne. Klikk på «Ny kontaktgruppe» øverst i venstre hjørne. c d e f g Skriv inn navnet på kontaktgruppen (viktig med et logisk navn som du husker til senere) Klikk på «Legg til medlemmer» og angi om du skal legge til følgende: Fra Outlook kontakter: Kontakter som du selv har lagt inn tidligere (ref. forrige side) Fra adressebok: Elever og ansatte i Østfold fylkeskommune (global adresseliste) Ny e-postkontakt: Benyttes bare dersom alle kontaktene ikke tilhører ØFK. Søk opp én og én person fra hhv. Kontakter eller adressebok og klikk på knappen «Medlemmer» mellom hver person. Klikk på «OK» når alle medlemmene av kontaktgruppen er lagt til. Avslutt med å klikke på «Lagre og lukk».

16 16

17 17 6 a Sortere i kategorimapper Høyreklikk på «Innboks» i menyen til venstre og velg «Ny mappe» for å opprette en ny kategorimappe. b Skriv inn navnet på kategorimappen og klikk på OK-knappen. c DRAG AND DROP: Dra e-posten som du ønsker å ta vare på over i ønsket kategorimappe.

18 18

19 7 a Slette og søke i «Slettede elementer» Jeg sletter alle e-poster som jeg ikke har lagt i kategorimapper eller flyttet til oppgavelisten min. Marker e-posten -> Klikk på Delete b Å slette er ikke så farlig som det høres ut!!! For å søke etter «slettede» e-poster, velg «Slettede elementer» i menyen til venstre. c Det vanligste er å sortere etter hhv «dato» eller «Fra». Du gjør dette ved å klikke på det grå feltet. Kombinert med dette kan du skrive inn søkeord i søkefeltet øverst. men «Slettede elementer» må tømmes av og til (ca. hvert halvår for min del): Gå til «Slettede elementer» Marker alle ved å klikke på: + Klikk på (delete) 19

20 20

21 8 a Legge inn avtaler Klikk på «Kalender» nederst i venstre hjørne. b Jeg står alltid i visningen «Arbeidsuke». c Velg riktig uke for avtalen enten gjennom den lille kalenderen oppe til venstre eller ved hjelp av de små piltastene til venstre for ukedatoene d Marker omtrent riktig tidsrom Høyreklikk på det markerte feltet e Velg «Ny avtale» Skriv inn følgende: Emne: Hva avtalen går ut på Sted: Rommet Starttidspunkt Slutt-tidspunkt Utfyllende info i det hvite beskrivelsesfeltet. f g Klikk eventuelt på «Privat»-låsen dersom du ikke ønsker at noen andre skal se hva det står i avtalen din. (ved åpen kalender) Avslutt med å klikke på «Lagre og lukk» 21

22 22

23 23 9 a b d e f g h 8 A -> E Kalle inn til møter Følg samme oppskrift som for innlegging av egne avtaler (forrige side), men inviter deltakere i tillegg. Klikk på «Inviter deltakere». Du får da opp de ulike adressepunktene (som vist i punkt 5) Klikk på «Til»-feltet for å legge til én eller flere deltakere til møtet. Legg inn én og én mottaker eller mottakkergruppe fra henholdsvis; Global adresseliste Kontakter Klassegrupper (undervisningsgrupper) Klikk på henholdsvis eller på hver av deltakerne. Klikk på «OK»-knappen når du har lagt inn alle deltakerne. Klikk på «Planleggingsassistent» for å se om de inviterte er opptatt på det aktuelle tidspunktet. Du kan her også endre til et tidspunkt som passer bedre for flere av de inviterte deltakerne ved å dra i hhv den grønne og den røde linjen. Gå ut av planleggingsassistenten ved å klikke på «Avtale»-knappen.

24 24 FORTS. 9 i j Kalle inn til møter Klikk på knappen «Svaralternativer» Huk bort «be om svar» dersom du ikke ønsker å motta e-post fra alle som godtar avtalen. Klikk på knappen «Regelmessighet» dersom du ønsker at avtalen skal gjenta seg f.eks. hver uke, hver måned, annenhver uke etc. Angi om regelmessigheten skal være daglig, ukentlig, månedlig eller årlig. Angi om det skjer hver / annethvert / tredjehvert etc år/måned/uke/dag. Angi sluttdato Klikk på j Avslutt med å klikke på «Send» Du skal nå kunne følge opp hvem som godtar, hvem som avslår og hvem som ikke gidder å svare...

25 Egne notater: 25

26 Egne notater: 26

27 Egne notater: 27

28 Lykke til med Outlook!