Brukerveiledning i Outlook 2010

Transkript

1 Brukerveiledning i Outlook 2010

2 Innholdsfortegnelse Åpne Outlook Lese E-post... 3 Sende E-post Sende et vedlegg Svare på E-post Videresende E-post Sende E-post til mottakere utenfor Nordre Land kommune Kontakter Legg til ny avtale Åpne andres kalender Flytte og slette avtaler, regelmessige avtaler Fraværsassistent Hvordan lage en signatur Hvordan finne E-post adressen? Få melding om når E-posten er lest/levert

3 Åpne Outlook. På skrivebordet så har du et ikon som ser ut som dette: Dobbeltklikk på denne. Du vil få opp et vindu som ser slik ut: Lese E-post. For å lese din e-post, så er det bare å starte Outlook, hvis det ikke dukker opp ved oppstart så er det ikke verre enn å klikke på «Innboks» (Se bilde over)

4 Sende E-post. For å sende en E-post så begynner du med å klikke på «Ny e-post» Du vil få opp vinduet for ny e-post. Herfra så må du legge til mottaker(e) Kan legge til «Emne» og eventuelt sende kopi til en annen person.

5 For å legge til mottakere som jobber i Nordre Land Kommune kan du klikke på «Til» og da kan du søke opp de ansatte i kommunen. (Se bilde under) Dobbeltklikk på kontakten du vil sende e-post til, dette vil legge til kontakten. (Navnet på kontakten kommer opp på Til ->-linja) Klikk på «OK» så er det bare å skrive e-posten din, så trykk på «Send»

6 Sende et vedlegg. Hvis vi ser i e-post vinduet så ser vi et ikon som ser ut som en binders, med teksten «Legg ved fil» Nå er det bare å finne den filen du vil ha med i e-posten din. Svare på E-post. Først må du åpne den e-posten du vil svare på. Så må du trykke på knappen som heter «Svar» Du vil nå få opp et vindu med e-posten du skal svare på, og du kan nå skrive et svar. Og så trykke på «Send» akkurat som en vanlig e-post. Du trenger ikke å velge mottakere siden du skal svare til en/alle mailen kom fra. Videresende E-post. Vi begynner akkurat som i forrige steg, finn e-posten du vil sende. Klikk så på knappen «Videresend» Du vil få opp et ganske likt vindu som i forrige steg. Men her må du legge til mottakere selv. Sende E-post til mottakere utenfor Nordre Land kommune. Da gjør du akkurat som om du skulle ha sendt til en i kommunen, men istedenfor å klikke på «Til» så må du skrive inn mottakers e-post adresse manuelt. F.eks. mikke.mus@yahoo.com

7 Kontakter. Kontakter er personsoner du har lagt i kontaktlisten din. Her skriver du opp tlf, adresse, navn o.l Når du da skal sende e-post slipper du og skrive hele adressen, men kan finne igjen personen i kontaktlista di. Har du kontakter utenfor NLK som du ofte sender e-post til er det å anbefale å ta i bruk «Kontakter» i Outlook Legg til ny avtale. For å legge til en ny avtale så må man først gå inn i «Kalender» Finn så dato og klokkeslett hvor denne avtalen skal settes inn. Høyreklikk i kalenderen på tidspunktet du skal opprette avtale. Velg så «Ny avtale»

8 Du får nå opp et vindu hvor du kan spesifisere hva du skal. Hvor du skal og når du skal. Det som blir skrevet i «Emne» er det som kommer fram på kalenderen. Så husk å være litt spesifikk med hva du skriver. Etter at du har satt dine innstillinger/skrevet riktig, så trykker du på «Lagre og lukk»

9 Åpne andres kalender. Gå inn i kalender som vist i forrige punkt hvor vi lager en avtale. Hvis du ser ovenfor, så ser du at det står «Delte kalendere» Du vil høyreklikke på denne og velge «Legg til kalender» og så «Åpne delt kalender» Du vil nå få opp denne:

10 For å få opp en liste så trykker du på «Navn» Da får du opp denne lista: Finn den personen/personene du vil ha kalenderen til, så trykk «OK» Flytte og slette avtaler, regelmessige avtaler. For å flytte avtaler kan du simpelt hen dra avtalen(ved å klikke å holde venstre museknapp) dit du vil flytte den. Dette gjelder da for alt du oppretter i kalender.

11 Fraværsassistent. Klikk på «Fil» Gå inn på «Automatiske svar»

12 Velg «Send automatiske svar» Hvis du vil at det skal sendes et automatisk svar for hver e-post du mottar, så trenger du IKKE å huke av «Bare send i dette tidsintervallet» Skal du være borte i en liten periode, huk av, definer i hvilket tidsrom du vil at det skal sendes automatisk svarmail.

13 Hvordan lage en signatur. Gå inn på «Fil» så «Alternativer» Under fanen «E-post» finner du kategorien «Skriv melding» og under der er knappen «Signatur..»

14 Du får nå opp ett nytt vindu hvor du først klikker på «Ny». Du vil nå bli promotert for et navn på den nye signaturen. F.eks. «Mikke Mus»

15 Du kan nå skrive inn din signatur. Husk å bytte til riktig signatur under «Velg standardsignatur» Hvordan finne E-post adressen? Gå inn på «Fil» også står det til høyre.

16 Få melding om når E-posten er lest/levert. Skriv din e-post som normalt. Klikk på fanen «alternativer» Huk av på «Be om leveringsbekreftelse» for å få varsel når mailen er mottatt av mottaker. Huk av på «Be om lesebekreftelse» for å få varsel når mailen er åpna.