SuperOffice Sales & Marketing

Transkript

1 E-POST SuperOffice Sales & Marketing

2 Innhold Innboksen... 1 Innboks-bildet... 1 Sende e-post... 2 Lagre inngående e-post fra Outlook... 3 Lagre vedlegg i SuperOffice Sales & Marketing... 3

3 Innboksen Innboks-bildet er ingen fullstendig e-postklient, men en hjelp til å holde orden på kommunikasjonen mellom deg, dine medarbeidere og dine eksterne kontakter. Du kan for eksempel lagre både e-postadresser og innkomne meldinger på kontakter. SuperOffice Sales & Marketing kan integreres med følgende e-postklienter: Outlook Notes Mail De fleste andre MAPI-klienter, for eksempel Outlook Express og Eudora. Hvis du bruker Outlook eller Notes Mail, kan du velge om du vil gå direkte til e- postklienten når du klikker på Innboks-knappen, eller om du vil at innboksen skal vises i Innboks-bildet i SuperOffice Sales & Marketing. Dette kan du velge under E- post i dialogboksen Preferanser. Hvilke alternativer som er tilgjengelige her, avhenger av hvilke innstillinger systemadministratoren har gjort. For de øvrige MAPI-klientene vil Innboks-bildet i SuperOffice Sales & Marketing vise innboksen din. Det er dette som beskrives her. Innboks-bildet Du kommer til Innboks-bildet ved å klikke på Innboks-knappen ( navigatoren. ) i Innboks-bildet består av to hoveddeler: Til venstre vises innboksen, som er en oversikt over mottatte e- postmeldinger. 1

4 Til høyre vises forhåndsvisningsfeltet, der du kan se innholdet i e- postmeldingen som er merket i innboksen. I tillegg finner du følgende knapper og ikoner i bildet: Knapp/ikon Funksjon Arkiver: Denne funksjonen bruker du til å lagre e-postmeldinger som dokumenter i SuperOffice Sales & Marketing. Oppgave: Med denne funksjonen kan du kopiere teksten i en melding inn i en oppgave i dagboken. Slett: Med denne funksjonen sletter du meldinger fra innboksen. Kontakter Medarbeidere Andre Status: Hvis det vises et lukket konvolutt-ikon, betyr det at meldingen er ulest. Uleste meldinger vises dessuten med halvfet skrift. Leste meldinger vises med vanlig skrift. Med denne funksjonen kan du registrere e-postadresser som ikke allerede er registrert i SuperOffice Sales & Marketing. Binders: Viser at meldingen inneholder et vedlegg. Oppdater: Denne funksjonen bruker du til å oppdatere innboksen med nye meldinger. Når du velger dette alternativet, vises e-postmeldinger fra avsendere som er registrert som eksterne kontakter eller kontaktpersoner i SuperOffice Sales & Marketing. Når du velger dette alternativet, vises e-postmeldinger fra registrerte medarbeidere i SuperOffice Sales & Marketing. Når du velger dette alternativet, vises e-postmeldinger fra personer som ikke er registrert i SuperOffice Sales & Marketing. Sende e-post 1. Merk kontaktpersonen du vil sende en e-post til. 2. Klikk på E-post-knappen på knapperaden, eller klikk på e-postadressen på personraden. E-postvinduet åpnes. 3. Skriv inn emne og meldingstekst. 4. Legg eventuelt til vedlegg du ønsker å ha med. 5. Klikk på Send-knappen for å sende meldingen. I dialogboksen Dokument som åpnes, vises E-post som type, mottakerens navn vises i feltene Kontakt og Person, og overskriften viser emnet for e- posten. 6. Klikk på Opprett for å lagre e-posten på detaljkortet Aktiviteter for den aktuelle kontakten. 2

5 Lagre inngående e-post fra Outlook 1. Klikk på Innboks-knappen i navigatoren i SuperOffice Sales & Marketing. Outlook åpnes, og du har tilgang til din egen e-post. 2. Merk e-postmeldingen du vil lagre. 3. Klikk på knappen Lagre på menylinjen. 4. Du får nå opp dialogboksen Dokument, hvor Innk. E-post er angitt som type. 5. I overskriftsfeltet ser du teksten fra emnefeltet, som vil vises på detaljkortet Aktiviteter. 6. Klikk på Opprett for å lagre e-postmeldingen på detaljkortet Aktiviteter for aktuell kontakt. Lagre vedlegg i SuperOffice Sales & Marketing Hvis du vil lagre vedlegg som dokumenter i SuperOffice Sales & Marketing, slik at de vises på detaljkortet Aktiviteter for en bestemt kontakt, gjør du slik: 1. Gå til Innboks-bildet. 2. Merk ønsket melding i innboksen. 3. Klikk på binderssymbolet i forhåndsvisningsfeltet. 4. På menyen som vises, velger du Lagre i SuperOffice Sales & Marketing. 5. Hvis det er ett vedlegg i meldingen, kommer du direkte til dialogboksen Dokument. Eller: Hvis det er flere vedlegg i meldingen, åpnes dialogboksen Lagre vedlegg i SuperOffice Sales & Marketing. Her finner du en oversikt over alle vedleggene i meldingen. Merk ett eller flere vedlegg. (Du kan merke alle vedleggene ved å klikke på Merk alle-knappen.) Klikk på Lagre. Dialogboksen Dokument vises. 3

6 6. I dialogboksen Dokument settes filnavnet som standard inn i feltet for overskrift, og hvis avsenderen er registrert i SuperOffice Sales & Marketing, vises vedkommendes navn i feltet for kontakt og/eller kontaktperson. 7. Angi ønsket informasjon i dialogboksen Dokument. 8. Klikk på Opprett. Dokumentet lagres på angitt kontakt. Merk: Hvis du merket flere vedlegg i dialogboksen Lagre vedlegg i SuperOffice Sales & Marketing, vises dialogboksen Dokument for hvert av vedleggene. 4