Slå BRUKERVEILEDNING AMESTO BUSINESS SEARCH DATO:

Transkript

1 Slå BRUKERVEILEDNING AMESTO BUSINESS SEARCH DATO:

2 INNHOLD GENERELT... 3 SØKE ETTER FIRMA... 4 Søkekriterier... 4 Søk... 6 SE PÅ SØKERESULTAT... 7 BEHANDLE SØKERESULTAT Oppdatere en bedrift som finnes i SuperOffice fra før IMPORTERE BEDRIFTER AVDELINGSKONTOR? OPPRETTE ET STATISK UTVALG FRA BUSINESS SEARCH Søke opp kontakter Velg kontakter SE PÅ KONTAKT I SUPEROFFICE Oppdatere kontaktinformasjon Denne brukerveiledningen tar for seg grunnleggende funksjonalitet i Amesto Business Search. I valget mellom unødige detaljer og brukervennlighet har vi valgt det siste.

3 GENERELT Amesto Business Search har grunnleggende tre hovedfunksjoner: - En egen applikasjon lar brukeren søke i bedriftsdatabaser og eksportere resultatene til SuperOffice - En modul i den samme applikasjonen lar brukeren søke i utvalgte felt i SuperOffice og opprette utvalg - Et webpanel på kontaktkortet i SuperOffice lar brukeren se på og oppdatere kontaktinfo Business Search ligger tilgjengelig som knapp i menyraden til venstre samt som arkfane på kontaktkortet i SuperOffice. Tilgang til funksjonaliteten styres i administratorklienten til SuperOffice. Bilde: Amesto Business Search i SuperOffice Business Search er en webapplikasjon. Det kan i enkelte tilfeller bety at endringer ikke umiddelbart vises på skjermen. I slike tilfeller: Velg «oppdater».

4 SØKE ETTER FIRMA Klikk på Business Search i menylinjen til venstre i SuperOffice. Du får opp dette bildet: Bilde: Amesto Business Search søkeside Velg fanen Søk i firmaregisteret for kopiering til SuperOffice. Du kan velge å fylle ut ett eller flere felt. Business Search søker etter bedrifter som samsvarer med det du legger inn av søkekriterier. Følgende tegn kan ikke brukes i søk: / [ \? \ < \ # \ $ % ^ \ * ] + / Dersom søket ditt inneholder et eller flere av disse tegnene vil du få en feilmelding og søket vil ikke bli gjennomført. SØKEKRITERIER Firmanavn Skriv inn hele eller deler av navnet på firmaet/firmaene du ønsker å søke opp. Du kan avgrense søket ved å velge «er lik» i stedet for «inneholder» i nedtrekkslista til høyre for søkefeltet. Tips: For å oppdatere firmainformasjon i SuperOffice anbefaler vi at du bruker webfanen Business Search på kontaktkortet. Org.nummer Feltet lar deg søke opp ett bestemt firma. Du må angi ni siffer. Feltet leser ikke mellomrom eller bokstaver.

5 Inkluder avdelinger Lar deg søke i underavdelinger(lokale kontorer) Land Velg mellom Norge, Sverige, Danmark og Finland. Fylke Velg ett eller flere fylker (Sverige: Len, Danmark og Finland: Region) Poststed Skriv inn hele eller deler av poststedet du ønsker å søke opp firma fra. Du kan avgrense søket ved å velge «er lik» i stedet for «inneholder» i nedtrekkslista til høyre for søkefeltet. Postnummer Skriv inn hvilket postnummer du ønsker å søke opp firma fra. Du må angi rett antall siffer (Norge og Danmark: 4 siffer; Sverige og Finland: 5 siffer) Feltet leser ikke mellomrom eller bokstaver. Tips: Du kan søke på flere postnummer samtidig. Velg en av følgende: - Bruk komma mellom hvert postnummer du vil søke på - Angi et intervall ved å legge til bindestrek (-) mellom to postnummer. - Kombiner de to ovennevnte. Eksempel: søketeksten 4620, søker etter bedrifter med postnummer 4620, 4623, 4624 og 4625 Antall ansatte Angi enten minimum antall ansatte (fra), maksimum antall ansatte (til) eller et intervall (fra til). Du kan kun bruke tall i søkefeltene. Bokstaver eller tegn gir feilmelding Omsetning (*1000) Angi enten minimum omsetning (fra), maksimum omsetning (til) eller et intervall (fra til). Du kan kun bruke tall i søkefeltene. Bokstaver eller tegn gir feilmelding Tips: Ved å angi minst ett tall i fra-feltet utelukker du mange pro forma-selskaper uten omsetning. Bransjekoder Søk i NACE-registeret. Du kan søke på to måter: - Skriv i søkefeltet. Bruk enten tallkoder eller beskrivelse (tekst). Feltet er «type-ahead» og foreslår alternativer etter hvert som du skriver. Valgte alternativer gjengis i søkefeltet som NACE-kode - Søk fra liste. Klikk på +-tegnet og velg fra lista. Underkategorier blir automatisk inkludert i søket. Tips: Du kan søke på flere bransjekoder samtidig. Bruk komma mellom hver bransjekode du vil søke på. Nullstill alle felt Denne funksjonen lar deg slette samtlige søkekriterier som er lagt inn.

6 SØK Når du har lagt inn de kriteriene du ønsker å søke på trykker du på søk -knappen. Du kan også bruke enter på tastaturet. Intet søkekriterium angitt? Dersom du trykker søk eller enter uten at det er lagt inn noen søkekriterium får du feilmeldingen Ingen søkekriteria er angitt og det blir ikke gjennomført noe søk. Antall returnerte svar Et søkeresultat med altfor mange rader kan påvirke ytelsen derfor er det lagt inn begrensninger på maksimalt antall returnerte rader. Maks antall returnerte svar i ett søk er Dersom søkekriteriene dine returnerer veldig mange resultater vil du få denne meldingen: Bilde: Mange returnerte svar Dersom resultatet er mindre enn 2000 men samtidig overstiger 500 vil man få følgende dialog der man enten kan avbryte søket og begrense søkekriteria ytterligere eller kjøre søket Tips: Dersom du får denne meldingen anbefaler vi at du velger å avbryte ( Cancel ) og heller angir flere eller mer detaljerte søkekriterier.

7 SE PÅ SØKERESULT AT Resultatet av søket ditt blir presentert i en liste. I radene vises følgende kolonner: En avkrysningsboks for valg av firma Org.nr, navn, telefon, postadresse, besøksadresse, antall ansatte, omsetning, status og kolonne for oppslag i SuperOffice Vis/skjul søkefelt Søkefeltene kan bli gjemt ved å trykke på «Skjul søkefelt». Du kan ta frem søkefeltene igjen ved å trykke Vis søkefelt.

8 Bilde: Søkeliste Status Til hvert firma i søkeresultatet angis status i SuperOffice. Ved søk i bedriftsdatabasen er standardstatus (ukjent). Man kan sjekke om firmaet finnes i SuperOffice ved å velge det (krysse av i venstre kolonne) og trykke «Sjekk status i SuperOffice». Den vil sjekke og vise status for alle valgte firmaer. Følgende status ikoner brukes: Firmaet er ikke sjekket mot SuperOffice (standard status ved søk) Firmaet finnes ikke i SuperOffice. Det sjekkes på firma ID dersom koblingen finnes, også org.nummer og navn Det finnes ett treff i SuperOffice enten på firmaets firma ID/avdeling ID eller org.nummer eller navn Firmaet har flere treff i SuperOffice enten på org.nummer eller navn. Her må det opprettes kobling manuelt ved å klikke på forstørrelsesglasset ved siden av (neste kolonne) for å kunne kopiere til Superoffice Firmaet er blitt koblet til en kontakt i SuperOffice uten kopiering av data Siste kolonnen gir brukeren mulighet til å koble et firma til en kontakt i SuperOffice. Forstørrelsesglass ikonet vises for firmaer som enten ikke finnes eller får flere treff på i SuperOffice. Det åpner en dialog der brukeren kan søke i SuperOffice på org.nummer eller navn for å finne kontakt og opprette kobling basert på unik firma/avdeling ID

9 Sortere søkeresultat Klikk i overskriftsraden for å sortere alfabetisk (stigende/synkende) Se på enkeltbedrift Dobbeltklikk på firmaet for å se mer informasjon. Du får opp følgende bilde: Bilde: Se på enkeltbedrift

10 BEHANDLE SØKERESULTAT OPPDATERE EN BEDRIFT SOM FINNES I SUPEROFFICE FRA FØR Dobbeltklikk på firmaet. Du vil få følgende bilde: Bilde: Dobbeltklikk på bedrift som fins i SuperOffice fra før Rød tekst angir at det er forskjell mellom din SuperOffice og bedriftsdatabasen, eller at SuperOfficefeltet er tomt. Disse feltene er automatisk huket av. Ta bort avhukningen for de feltene du ikke ønsker å oppdatere. Trykk Oppdater i SuperOffice og valgte felter oppdateres med informasjonen som ligger i bedriftsdatabasen. Når du har trykket Oppdater i SuperOffice kan du ikke angre. Tips: Oppdatering av enkeltfirmaer kan du gjøre på kontaktkortet i SuperOffice. Prosedyren er den samme som ovenfor. Se også kapittelet «oppdatere kontaktinformasjon»

11 IMPORT ERE BEDRIFTER Huk av i kolonnen til venstre de firmaene du vil overføre til SuperOffice. Dersom du klikker i den øverste avhukningsboksen velger du samtlige firmaer i lista. Det opprettes et kontaktkort i SuperOffice for hvert firma du velger. Klikk overfør til SuperOffice. Du får opp følgende bilde: Bilde: Overfør til SuperOffice Du har følgende valgmuligheter: Vår kontakt ved opprettelse Huk av i hukeboksen til venstre for ledeteksten. Angi hvem som skal være «vår kontakt» ved overføring. Feltet er type-ahead og foreslår navn blant brukerne av SuperOffice. (du må skrive fra begynnelsen av for- eller etternavn. Math går, men ikke athias ) Dersom du ikke huker av hukeboksen, eller dersom navnet du skriver inn ikke er et gyldig brukernavn, vil feltet «vår kontakt» i SuperOffice bli satt til gjeldende bruker. Kategori ved opprettelse Lar deg velge fra lista i SuperOffice. Bransje ved opprettelse Lar deg velge fra lista i SuperOffice. Opprett kontaktpersoner med rolle Lar deg opprette alle eller noen av de kontaktpersonene som fins i bedriftsdatabasen

12 Opprett utvalg med navn Det opprettes et statisk utvalg i SuperOffice. Du må huke av i hukeboksen for at det skal bli opprettet utvalg. Dersom du ikke angir noe navn vil du få feilmeldingen «utvalgsnavnet er tomt» og det vil ikke bli opprettet noe utvalg. Når «Opprett utvalg» hukeboksen er sjekket kommer også opp ei liste med SuperOffice roller til kontakt personer som også skal komme med i utvalget. Bilde: Opprett utvalg med navn Oppdater eksisterende kontakter i SuperOffice Ved å krysse av her, vil all informasjon som ligger i bedriftsdatabasen bli overskrevet på eksisterende kontakter. Bilde: oppdater eksisterende kontakter i SuperOffice Huk av dette feltet dersom du vil oppdatere bedrifter som allerede er lagret som kontakter i SuperOffice (de er markert med ikon i søkelista). Alle felt i SuperOffice som du ser i bildet under vil bli overskrevet med informasjon fra bedriftsdatabasen.

13 Bilde: Felt som blir oppdatert i SuperOffice Tips: Dersom mange av bedriftene fins i SuperOffice fra før anbefaler vi at du ikke huker av for «Oppdater eksisterende kontakter i SuperOffice». Gå heller gjennom bedriftene en for en på kontaktkortet i SuperOffice. Det gir deg mye større kontroll. HOVEDKONT OR VS. AVDELINGSKONTOR Alle bedrifter i bedriftsdatabasen deles i hoved- og avdelingskontorer. En bedrift har et hovedkontor og ingen eller flere avdelingskontorer. Alle disse kontorene kan ha samme org.nummer. Derfor er det innført kobling mellom bedrifter og kontakter i SuperOffice. Koblingen består av Company og Department ID (BusinessSearch relaterte ekstra felt i SuperOffice) og er unik identifikator for firma i Business Search. Det er denne koblingen som blir brukt ved søk i bedriftsdatabasen for å bestemme om firma fins i SuperOffice. Opprinnelig har ingen kontakt i SuperOffice noe kobling. Derfor ved søk i bedriftsdatabasen blir det brukt org.nummer og navn for å finne en mulig kandidat for i SuperOffice. Finner man en enkel kontakt med disse kriteriene i SuperOffice blir den foreslått for kobling. Hvis det finnes flere kontakter med samme org.nummer og navn i SuperOffice må brukeren velge hvilken av dem skal kobles.

14 OPPRETTE ET STAT ISK UTVALG FRA BUSINESS SEARCH SØKE OPP KONTAKTER Klikk på Business Search i menylinjen til venstre i SuperOffice. Velg fanen Søk i SuperOffice for å opprette utvalg. Du får opp dette bildet: Bilde: utvalgssøk Søkekriteriene er de samme som når du søker i bedriftsdatabasen, men nå søker du blant de firmaene som er registrert i SuperOffice. Se kapittelet Du kan søke med følgende kriterier for detaljer. Resultatet presenteres i ei liste. VELG KONTAKTER Velg kontakter fra lista ved å klikke i hukeboksen til høyre. Dersom du ønsker å inkludere alle returnerte svar klikker du i den øverste hukeboksen. Velg deretter opprett utvalg. Bilde: Velg kontakter

15 Gi navn til utvalget Ved opprett utvalg vil du få får opp denne dialogboksen: Bilde: Opprett utvalg Skriv inn navnet du ønsker for utvalget. Du kan bruke alle mulige tegn. Dersom du ikke angir noe navn vil du få feilmeldingen «utvalgsnavnet er tomt» og det vil ikke bli opprettet noe utvalg. Velg opprett. Dersom du ønsker kontaktpersoner i utvalget, se neste punkt før du trykker opprett. Kontaktpersoner i utvalget? Valget Legg til kontaktpersoner i posisjon lar deg velge inkludere personer i utvalget. Personer velges basert på rollen de er registrert med i SuperOffice. Valget (ingen valgt) lar deg ta med alle kontaktpersoner som ikke har angitt rolle i SuperOffice. Velg opprett. Ingen epost på kontaktpersonen? Business Search gir deg muligheten til å utelukke personer som ikke har epostadresse. Bilde: utelukke personer uten epostadresse Valget ok tar bort disse personene fra utvalget ditt. Dersom du velger cancel blir også personer uten epostadresse tatt med i utvalget. Gå til utvalget i SuperOffice Når du har gått gjennom skrittene ovenfor opprettes det et statisk utvalg i SuperOffice og du får følgende beskjed: Utvalg er blitt opprettet. Klikk her for å åpne det i SuperOffice. Det kan hende at utvalget i SuperOffice åpner seg i bakgrunnen. Da må du klikke på SuperOfficeikonet på skjermen din for å se utvalget.

16 SE PÅ KONTAKT I SUPE ROFFICE Merfelt Ved installering av Business Search blir følgende merfelt på kontaktkortet opprettet: Ansatte Bransjekode Bransjebeskrivelse Omsetning (*1000) Company ID (firma id i bedriftsdatabasen) Department ID (avdeling id i bedriftsdatabasen) Business Search skriver til disse feltene ved opprettelse eller oppdatering. Dette lar deg bruke informasjonen fra bedriftsregisteret i utvalg i SuperOffice. Webfane Ved installering av Business Search blir det opprettet en webfane på kontaktkortet som angir kontaktinfo slik den fins i bedriftsdatabasen. Kobling Business Search bruker Company ID og Department ID som identifikator. Oppslag på kontakter med mangelfull Company og/eller Department ID foregår på org.nummer og navn. Dersom det fins flere bedrifter med samme org.nummer og navn i bedriftsdatabasen vises ei liste med treff der man skal velge en for å koble nåværende kontakt til.

17 Kontakter som har kobling kan få den fjernet ved å trykke Fjern kobling. Da vil koblingen (Company ID/Department ID) bli nullstilt og org.nummer og navn blir brukt til å foreslå treff i bedriftsdatabasen. Dersom det er forskjell mellom SuperOffice og bedriftsdatabasen blir dette angitt ved et utropstegn til venstre for kontaktnavnet ( ). Informasjonen som er forskjellig angis som rød tekst Dersom kontakten ikke har Company ID/Department ID, samtidig har et org.nummer og navn det ikke er funnet noen treff i bedriftsdatabasen vil alle felter være tomme og du vil få denne meldingen: Kontakten finnes ikke i Business Search registeret.

18 OPPDATERE KONTAKTINFORMASJON Et utropstegn til venstre for kontaktnavnet i webfanen ( ) angir at det er forskjell mellom SuperOffice og bedriftsdatabasen. Rød tekst angir hvor forskjellene er. Disse feltene er huket av. Ta bort avhukningen for de feltene du ikke ønsker å oppdatere. Bilde: Forskjellig kontaktinfo Trykk Oppdater i SuperOffice og valgte felter oppdateres med informasjonen som ligger i bedriftsdatabasen. Du kan ikke angre når du har trykket Oppdater i SuperOffice. Du får beskjeden: SuperOffice database oppdatert, "Shift F5" for å oppdatere kontaktkort. Tips: Dersom du systematisk ønsker å gå gjennom én etter én kontakt fra et utvalg, gjør følgende: Klikk på webfanen Business Search Velg utvalgsmedlemmer i minikortet (øverst til høyre i SuperOffice). Finn frem til et utvalg av kontakter som du ønsker å gå gjennom. Bla deg nedover kontaktene i minikortet ved å klikke på dem én etter én. Webfanen Business Search følger valgte kontakt og du kan enkelt oppdatere den informasjonen du ønsker. Trykk «Fjern kobling» dersom du vil finne et annet firma i bedriftsdatabasen for å koble nåværende kontakt til.

19