Komme i gang med. Outlook Web Access

Transkript

1 Komme i gang med Outlook Web Access Innhold: Sende e-post... 2 Sette inn et vedlegg i e-postmeldingen... 5 Sette inn en avtale i kalender... 8 Sende en møteinnkalling...10 Kontakter...12 Lage en ny kontakt...13 Lage en ny distribusjonsliste...14 Sette inn signatur i e-post...16 Fraværsassistent...18

2 Sende e-post Stå i Innboks klikk på Ny Ny melding åpner seg: Du kan legge inn mottakere på to måter: 1. Skriv inn e-postadressen(e) Skriv inn e-postadressen til den du skal sende til direkte i Til-feltet, evt. Kopi-feltet. Hvis du skal sende til flere, må du skille e-postadressene med semikolon se eksempelet: 2. Hente e-postadresse ved å klikke på Til, evt. Kopi Klikk på knappen Til, evt. Kopi inne i meldingen: Side 2 av 18

3 Du kommer da inn i boksen Søk etter navn. Velg først hvor du vil hente adresse fra i feltet Søk etter navn i: Global adresseliste (kommunens adressebok) eller Kontakter (dine egne kontakter) For å hente en e-postadresse må du legge inn et søk følg punktene under: 1. Velg hvor du skal hente e-postadressen fra Global adresseliste eller Kontakter 2. Legg inn søk i en eller flere felter, f.eks. i feltene etternavn og fornavn 3. Klikk på Søk 4. Du får opp et søkeresultat merk den adressaten du vil hente med deg inn i e-posten ved å klikke på den den blir merket blå 5. Klikk på knappene Til eller Kopi 6. Klikk på Lukk Hvis du ønsker å hente flere e-postadresser gjenta punktene 1 5 Side 3 av 18

4 Etter at du har klikket Lukk legger mottakeren seg inn i Til-feltet, evt. Kopi-feltet Etter at du har hentet e-postadresser fra Global adresseliste eller kontaktene dine, kan du fortsatt skrive flere e-postadresser rett inn du må da skive inn disse i linje 2 i Tilfeltet. Hvis du skriver inn flere e-postadresser, husk å skille disse med semikolon. Hvis du er usikker på om e-postadressen(e) er lagt inn riktig, kan du klikke på knappen Kontroller navn. Når du har lagt inn mottakere, lagt inn informasjon i feltet Emne og skrevet meldingen ferdig sender du meldingen ved å klikke på Send. Side 4 av 18

5 Sette inn et vedlegg i e-postmeldingen 1. Klikk på knappen Vedlegg i e-postmeldingen 2. Du kommer inn i boksen Vedlegg klikk på Bla gjennom for å finne filen du skal legge ved 3. Du kommer inn i boksen Velg fil finn fra til filen du skal legge ved. Dobbeltklikk på filen eller merk den ved å klikke på den og klikk på Åpne. Side 5 av 18

6 4. Du kommer tilbake til boksen Vedlegg filen har lagt seg inn i feltet Gjeldende filvedlegg. 5. Klikk på knappen Legg ved for å få det med deg inn i e-postmeldingen 6. Skal du legge ved flere vedlegg gjenta punktene Når du er ferdig klikk på Lukk 8. Du kommer tilbake til e-postmeldingen filen har lagt seg inn i feltet Vedlegg Side 6 av 18

7 Side 7 av 18

8 Sette inn en avtale i kalender Velg Kalender fra venstremenyen i Outlook Web Access Klikk på Ny-knappen i Kalender Fyll inn opplysninger om avtalen i boksen som kommer opp i feltene Emne, Plassering, Starttidspunkt, Sluttidspunkt mm. Du kan også velge å ta bort haken ved Påminnelse hvis du ikke ønsker at det skal poppe opp en påminnelse når avtalen nærmer seg. Når du er ferdig med å legge inn opplysninger klikk på Lagre og lukk. Side 8 av 18

9 Avtalen legger seg nå inn i kalenderen: Under Kalender finner du en verktøylinje her kan du bl.a. bestemme om du vil at kalenderen skal vises med daglig visning, ukentlig visning eller månedlig visning. Side 9 av 18

10 Sende en møteinnkalling Stå i Kalender klikk på Ny Legg inn opplysninger om emne, plassering og tidspunkt. For å legge inn møtedeltakere du skal sende innkallingen til klikk på Inviter deltakere Sett inn møtedeltakere ved å legge i e-postadressene til de du skal innkalle i feltet Obligatorisk, evt. Valgfritt. Hvis du skriver e-postadressene direkte inn må du skille de med semikolon. Du kan også hente møtedeltakere fra adresselista enten Global adresseliste eller dine egne Kontakter. Klikk da på knappen Obligatorisk du kommer inn i Søk etter navn Side 10 av 18

11 For å hente en e-postadresse må du legge inn et søk følg punktene under: 1. Velg hvor du skal hente e-postadressen fra Global adresseliste eller Kontakter 2. Legg inn søk i en eller flere felter, f.eks. i feltene etternavn og fornavn 3. Klikk på Søk 4. Du får opp et søkeresultat merk den adressaten du vil hente med deg inn i e-posten ved å klikke på den den blir merket blå 5. Klikk på knappene Obligatorisk eller Valgfritt 6. Klikk på Lukk Hvis du ønsker å hente flere e-postadresser gjenta punktene 1 5 Du kommer tilbake til møteinnkallingen klikk på Send for å sende den til de inviterte. Side 11 av 18

12 Kontakter Du kan lagre dine egne kontakter i Outlook Web Access. Du kan også lage distribusjonslister som du kan bruke dersom du ofte sender e-post til de samme grupper mennesker. Klikk på Kontakter nede i venstre del av Outlook-bildet. Kontakter-bildet kommer opp i høyre del av bildet. I venstre side har du fortsatt mappe-lista og kan når som helst gå tilbake til Innboksen. Under ser du de funksjonene du har mest bruk for i Kontakter: Side 12 av 18

13 Lage en ny kontakt 1. Klikk på Ny Kontakt 2. Fyll inn de opplysningene du vil om kontakten din. Sjekk alltid at e-postadressen er riktig skrevet. 3. Velg Lagre og lukk (oppe i venstre hjørne) når du er ferdig. Side 13 av 18

14 Lage en ny distribusjonsliste Hvis du ofte sender e-post til den samme gruppen kontakter, er det lurt å samle dem i en distribusjonsliste. Da slipper du å velge fra adresselista hver gang du skal sende. Lister det er lurt å lage er for eksempel Gruppemøte eller Prosjektgruppen, avhengig av hvor mange faste medlemmer disse gruppene har. For eksempel har Heidi, Heidi, Torfinn og Walter ofte møter sammen i et prosjekt. Det er mye epost som sendes fram og tilbake mellom gruppemedlemmene, så det er greit å lage en distribusjonsliste Klikk først på Ny Distribusjonsliste. Se på figuren under, og følg den punktvise framgangsmåten. Begynn å fylle ut feltene med navn og e-postadresser. Du kan hente kontakter fra global adresseliste eller fra kontaktlista di. Du kan bare legge inn en e-postadresse av gangen hvis du skriver rett inn. 1. Skriv inn det navnet du vil ha på distribusjonslista 2. Skriv inn e-postadresser. Du må skrive inn hele adressen. 3. Klikk på Legg til. Gjør punkt 2 og 3 for alle navn du vil ha med, eller klikk på Søk etter navn for å finne adresser i adresselistene (se egen framgangsmåte). 4. Klikk på Lagre og lukk For å hente adresser må du klikke på Søk etter navn. Følg framgangsmåten på neste side. Side 14 av 18

15 1. Klikk på Søk etter navn 2. Velg om du skal hente fra Global adresseliste eller Kontakter 3. Skriv inn etternavn og/eller fornavn på den du søker etter 4. Klikk Søk 5. Hvis du får opp en liste med flere navn, klikker du det navnet du vil ha 6. Klikk Distribusjonsliste for å legge til mottageren der. Gjør punkt 3 5 for alle navnene du vil ha med i lista. 7. Klikk Lukk når du er ferdig. Nå kan du sende e-post til Prosjektgruppa på samme måte som når du sender til en person. Alle i gruppa får meldingen. Du kan fjerne og legge til medlemmer i en distribusjonsliste etter som det passer. Side 15 av 18

16 Sette inn signatur i e-post Du kan legge inn en fast signatur i e-posten din. 1. Velg Alternativer fra venstremenyen i Outlook Web Access 2. Du får opp et nytt bilde bla deg nedover til du kommer til Meldingsalternativer 3. Klikk på knappen Rediger signatur 4. Du får opp en ny boks hvor du kan legge inn og redigere signaturen din: 5. Når du er ferdig med å lage signaturen klikk på Lagre og lukk 6. Når du kommer tilbake til Meldingsalternativer er valget Inkluder signatur automatisk i utgående meldinger huket av: Side 16 av 18

17 7. Når du er ferdig må du klikke på Lagre og lukk øverst på siden rett under overskriften Alternativer: Side 17 av 18

18 Fraværsassistent Du kan bruke fraværsassistenten hvis du vil varsle de som sender e-post til deg om at du ikke er tilgjengelig, og at du derfor ikke får lest e-posten de sender deg før du er tilbake. 1. Velg Alternativer fra venstremenyen i Outlook Web Access 2. Du får opp et nytt bilde helt øverst her finner du Fraværsassistent 3. For å aktivere fraværsassistenten må du huke av for valget Jeg er ikke på kontoret 4. Legg evt. inn en melding i feltet Send automatisk bare ett svar til hver avsender med følgende tekst: 5. Når du er ferdig må du klikke på Lagre og lukk øverst på siden rett under overskriften Alternativer: Side 18 av 18