Introduksjon til Vega SMB 2012

Transkript

1 Introduksjon til Vega SMB 2012 Side 1 av 15

2 Introduksjon til Vega SMB Velkommen som bruker av Vega SMB. Klikk på Vega ikonet for å starte Vega SMB første gang. Velg ditt brukernavn og skriv inn passord Tips: Installasjon og oppsett av Vega som flerbruker på server eller enbruker på egen maskin se installasjonsveiledning. Side 2 av 15

3 Vega Cockpit ditt personlige oppstartsbilde i Vega Gir deg oversikten Vega Cockpit vises når du starter Vega. Cockpit gir deg nyttige lister som Mine kunder, Mine aktiviteter, Mine dokumenter, Nyheter fra Vega SMB osv. Listene bygger på søk og utvalg og du kan tilpasse dem etter egne ønsker og behov. Vega SMB Cockpit gir deg oversikt på den informasjonen du trenger for ditt ansvarsområde. Felles for alle som bruker Vega er listen tilbud og aktivitetsoversikt, saker du jobber med i prosjektoversikt, Innboksen din i Outlook samt alltid oppdaterte nyheter fra Vega SMB. Vega Cockpit 1. Klikk på knappen 2. Oversikten viser hvilke aktiviteter, oppgaver og prosjekter som man arbeider med. Disse er fordelt på ulike faner. Velg fanene du vil se på. 3. For detaljer om en bestemt aktivitet, klikk på linken, og ønsket aktivitet åpnes. Side 3 av 15

4 Opprett ny Kunde Finner du ikke kunden du søker etter i Vega SMB gir systemet automatisk oppslag i Proff Forvalt og lagrer kunden inn med alle grunndata. Integrasjon til Eniro-Proff Forvalt gir deg også automatisk vedlikehold av kundedata. Grunndataene kvalitetssikres med logg på hvem som sist har gjort endringer. Vega henter også automatisk oppdaterte regnskapstall med statuser bransjefelt osv. for senere bruk i kampanjer, flettebrev, ringelister, o.l. Register ny kunde 1. Klikk F3 eller velg søk knappen 2. Skriv inn kundenavn og velg vis Dersom kunden ikke finnes i din Vega får du spørsmål om du vil søke i Proff Forvalt TIPS oppsett: Første gang du bruker tjenesten fra Proff må du legge inn nødvendig informasjon og velge Generer passord automatisk. Før du går videre sett tilgang til Proff Forvalt tjenesten, sparer deg for tid og automatiserer vedlikeholdet av dine kundedata. Side 4 av 15

5 Oppsett Proff Forvalt Du har muligheten til å tilpasse med dine egne innstillinger på hva Proff Forvalt skal oppdatere og informere om knyttet til dine kunder. Velg knappen Innstillinger og velg oppsett. Automatisk vedlikehold av kundedata Vega gir deg alltid oppdatert kundeinformasjon med stamdata fra med Proff Forvalt. Vega avstemmer hvilke data som er registrert på kunden opp mot siste tilgjengelige stamdata fra Proff Forvalt. Forskjell i data vises med kryss i boksen utenfor feltbeskrivelsen. Som vist under med oppdaterte hovednummer og manglende e-post i Vega kundekort. Side 5 av 15

6 Slik gjør du oppdateringen Klikk på oppdater knappen og Vega databasen din oppdateres i samsvar med Proff Forvalt. Ønsker du ikke å oppdatere alle avvikene, fjern krysset på de valgene du ikke ønsker å oppdatere og trykk deretter på oppdater knappen. Opprett ny Kunde fortsetter Ditt søk etter ny kunde, i dette eksempelet Hydro gir deg denne dialogen. 5. Klikk Ja for å søke i Proff Forvalt sin database Tips: finner du ikke kundenavnet hos Proff, prøv å søke på telefonnummer 6. Søk Hydro - følgende vindu vises Side 6 av 15

7 Vises flere firma i listen, merk firma du søker med ett museklikk, og velg OK. Vega SMB blir automatisk oppdatert med kundeinformasjon, daglig leder, org nummer og økonomisk informasjon om bedriften. Tips: Velger du å klikke på kundenavnet, vil denne linken ta deg til Proff Forvalt sine nettsider for mer firmainformasjon. Du kan sjekke denne siden før du velger å lagre kunden i Vega. Nyttig Info: Vega SMB returnerer maks 100 treff fra Proff Forvalt av gangen. Du kan redusere antallet virksomheter ved å skrive hele firmanavnet eller velge å søke på flere kriterier som f. eks. navn og sted samtidig. Husk at det ofte er forskjell på bedriftens markedsnavn og det navnet de er registrert med i Brønnøysund. Vega SMB gir deg juridisk navn fra Proff Forvalt. Side 7 av 15

8 Søk: Søk på Kunde og annen informasjon Enkelt søk 1. Tast F3 tasten eller klikk på søk ikon eller knappen 2. Skal du søke etter en kunde velger du kunde i rullegardinen Skriv inn kundenavn 5. Klikk på knappen vis eller trykk Enter 6. Kundekortet åpnes opp, er det flere kunder med samme navn velger du fra listen ved å dobbeltklikke. Tips: Hvis du er usikker på skrivemåten benytt % tegn i starten av firmanavnet. Side 8 av 15

9 Vega SMB gir oversikt med felles lagring av e-post Send og autoarkiver e-post fra Vega 1. Klikk på kontaktpersonen i kundekortet, Klikk på e-post hyperlink. 2. MS Outlook åpnes med mottakers e-postadresse 3. Skriv e-post som vanlig trykk send, sendt e-post vil automatisk lagres i Vega databasen Slik sender du e-post til flere kontaktpersoner 1. Merk flere kontaktpersoner 2. Høyreklikk og velg Send e-post 3. Søk evt. fram flere kontaktpersoner og/eller vedlegg som skal legges ved 4. Skriv e-post som vanlig og den er lagret i Vega databasen på samtlige mottakere av e- posten Tips Du kan i ettertid søke frem og knytte flere Kunder, Leverandører, Medarbeider, tilbud, Kontaktpersoner og Prosjekter til samme e-post. Vega SMB e-post speiler din mappestruktur i MS Outlook. Kjent avsender Vega SMB gir deg i tillegg den oversikten du trenger før du lager. E-post fra kontaktpersoner som allerede er registrert i Vega merkes med grønn farge. De e-postene som du allerede har lest og valgt å arkivere i Vega, er merket blå. Blå e-poster kan gjerne slettes for å holde innboksen din ryddig. Ukjent avsender Mottar du e-post fra ukjent avsender, markerer Vega SMB dette med sort font. All e-post som du velger å lagre i Vega SMB kan senere åpnes og videresendes i MS Outlook. Slik arkiverer du virksomhetens e-post fra kjent kontaktperson (grønn e-post) 1. Klikk på knappen på venstre side i Vega SMB 2. Velg grønn e-post 3. Høyreklikk på e-post raden og velg Lagre i Vega Side 9 av 15

10 Tips: Ved å markere flere grønne e-poster og velge Lagre i Vega vil Vega SMB lagre e-posten der det er match mot avsender. Ønsker du å lagre en e-post til et prosjekt eller til et tilbud, velger du Lagre i Vega og søk frem ønsket prosjek/tilbud, e-posten vil automatisk bli lagret til avsenderen av e-posten. E-post fra ukjent avsender - Ny kontaktperson (sort e-post) Vega kan automatisk registrere kontaktperson basert på data fra tilsendt e-post. 1. Klikk på knappen venstre side i Vega SMB 2. Høyreklikk på ønsket e-post og velg Knytt til Ny 3. Fyll inn tileggsdata til navn og etternavn på kontaktpersonen og klikk OK Tips Når du har mottatt en e-post kan du hoppe direkte til kundebildet fra e-posten ved å benytte knappen Gå til. Vega sikrer deg mot å opprette samme kontaktperson flere ganger ved å gi en tilbakemelding om at denne kontakten allerede er lagre i Vega. Vega oppdaterer samtidig e-post adressen på kontakten. Sender personen fra en ny e-post adresse, vil Vega gi melding om dette og spørre om du ønsker å legge til en ny e-postadresse eller oppdatere eksisterende adresse. Side 10 av 15

11 Slik kan du arkivere e-post direkte fra MS Outlook til Vega SMB Jobber du i Vega vil e-posten lagres automatisk, bruker du Vega knapperad i MS Outlook kan du gjøre det samme fra Outlook. Slik gjør du det: 1. Merk ønsket e-post 2. Velg knappen og e-posten er arkivert i Vega databasen Tips Hvis du ønsker å lagre en e-post til f.eks. et Prosjekt eller et Tilbud etter at du har lagret e- posten, trykker på knappen knytninger. og du kan velge å lagre den flere steder. Vega vil da vise hvor e-posten er lagret i Vega Side 11 av 15

12 Send e-post fra MS Outlook og lagre automatisk i Vega SMB 1. Benytt Vega verktøylinje i MS Outlook, Velg knappen Ny til, en ny e-post åpnes. Når du har trykket send, arkiveres e-posten automatisk i Vega databasen Tips For å få tilgang til knapperaden i MS Outlook må man ha MS Outlook 2003 eller nyere versjon. Hvis knapperaden er inaktiv aktiveres den ved å trykke på Innstillinger. Bruk samme brukernavn og passord som når du logger på Vega SMB og du er i gang. Side 12 av 15

13 Dokumenter og lagring i Vega Vega inneholder standardmaler for brev, e-post, osv. Malene inneholder Vega flettekoder som laster kundens navn, adresse, osv inn i dokumentet ved oppstart. Mal arkivet tilpasses dine og bedriftens behov for standardmalene. Legg inn og tilpass dokumenter dere bruker daglig som mal i Vega. Dette sparer deg for tid og sikrer at all korrespondanse fra dere har et ensartet uttrykk. Alle dokumenter skapt i Vega lagres automatisk i Vega når dokumentet avsluttes. Slik skaper du et nytt Dokument Nytt dokument til en Kunde/kontaktperson eller i et prosjekt 1. Søk frem kunden/prosjektet 2. Velg fanen kontaktperson på kundekortet evt. deltakerfanen under prosjekt 3. Høyreklikk på ønsket kontaktperson, velg Ny og valget Nytt dokument i menyen 4. Skriv inn beskrivelse på dokumentet 5. Velg ønsket dokumentmal og klikk OK 6. Dokumentet åpnes Endre og korrigere et eksisterende dokument 1. Søk frem ønsket kunde/kontaktperson/tilbud/ordre/prosjekt 2. Velg mappen dokument 3. Dobbeltklikk på ønsket dokument Sende dokument på e-post 1. Velg mappen Dokument/e-post 2. Merk ett eller flere dokument 3. Høyreklikk og velg send som e-post 4. Velg personer og klikk OK 5. Dokumentet(ene) sendes som vedlegg til epost, til valgt person. Tips: Fra dokumenter kan du søke opp et dokument og sende det direkte på e-post, ved å høyreklikke på dokumentlinjen. Når du sender dokumentet som vedlegg i e-post fra Vega, lagres også e-posten i Vega. Dette gir deg oversikt på når og om du har sendt dokumentet til mottaker. Fra Dokumentlisten under Kunde eller Prosjekt i Vega kan du Dra & Slippe et dokumenter til en e-post. Side 13 av 15

14 Lagre MS Office dokumenter direkte til Vega SMB Henter du et MS Office dokument fra en mappe på egen disk eller server kan du lagre dette fra direkte fra Office til Vega SMB. Oppsett: For å kunne lagre fra MSOffice til Vega SMB må du legge inn Vega brukernavn og passord i Knapperaden Vega SmartConnect velg innstillinger i knapperaden Vega SMB. 1. Åpne MS Word 2. Velg Vega SMB SmartConnect fra hovedmeny 3. Velg innstillinger 4. Skriv inn brukernavn og passord Tips: Dra og slipp Har du pdf-dokumenter eller andre dokumenter du ønsker raskt å lagre i Vega, dra og slipp fra mappen din til dokumentlisten på kunde, person eller prosjekt. Side 14 av 15

15 Aktiviteter: Avtaler og oppgaver Krypekalenderen under hovedmenyen vil alltid holde deg oppdatert uansett hvilke skjermbilde du står i. Denne gir deg oversikt over hvilke aktiviteter som skal utføres i løpet av dagen. Symboler: Det rød firkantete symbolet viser at det er en oppgave som skal utføres. Peker du med musen får du mer informasjon om hva oppgaven gjelder. Den blå linjen viser tidsrommet avtalen gjelder for. Peker du med musen får du mer informasjon om hva avtalen gjelder. Tips Blå linje markerer at det er en avtale, rød prikk at det er en oppgave. Pek på ønsket aktivitet for mer informasjon om aktiviteten. Gå til aktivitetene ved å høyreklikke på aktiviteten. Avtaler og oppgaver lagt inn i Vega SMB blir automatisk synkronisert til din Outlook kalender. Ønsker du mere informasjon om mulighetene i Vega SMB, anbefaler vi å gå til. Herfra kan du søke i vår FAQ, kontakte oss på Chat sende spørsmål på e- post til support@vegasmb.no, eller ringe oss på Lykke til med oppstarten i Vega. Side 15 av 15