Online booking i Extensor

Transkript

1 Online booking i Extensor Når det kommer til online booking har vårt fokus vært på å lage ett system som skal være så enkelt som mulig. Både for de behandlerne som skal forholde seg til det, og kanskje aller mest for pasientene. Online booking i Extensor er delt i 2 faser. Fase 1 er en engangsjobb man gjør før man starter opp for å klargjøre systemet. Etter dette er utført, er alt klart til at pasientene kan booke timer direkte til sin behandler via internett Klargjøring av systemet. Før pasientene kan begynne å booke avtaler på nett, må man gjøre klar noen innstillinger i Extensor. Dette skal KUN gjøres på en maskin, siden synkroniseringen med Makeplans lagres i Extensor databasen som er felles for klinikken. Er det en klinikk med flere brukere kan det være praktisk at det er resepsjon/sekretær pc-en som setter opp innstillingene, alternativt en server som alltid er tilgjengelig. Har man installert Extensor kun på en lokal pc, setter man naturligvis opp innstillingene på denne pc-en. For å finne programmet der man gjør innstillingene, må man åpne Extensor mappen på datamaskinen (eks: c:\promgramfiler\extensor ). Her velger man Extensor.OnlineBooking : Extensor.OnlineBooking Vi skal nå se på hvordan man skal klargjøre oppsettet, før man kan begynne å booke online. Husk at dette kun skal gjøres på en maskin. Åpningsvinduet ser ut som dette:

2 Her må du først velge tilbyder. Dette er alltid MakePlans, som er leverandør av internett tjenesten vi benytter for Extensor.OnlineBooking. Når dette er valgt fyller du inn ditt Windows brukernavn, passord og domene. Det er viktig at brukeren som er logget inn har tilgang til domenet (domenebruker). Til slutt starter du NT-tjenesten ved å klikke på installer og start tjeneste knappen Innstillinger Når du har valg MakePlans som tilbyder, får du opp en del ny faner i Extensor Online Booking programmet. Vi begynner med å se på innstillinger. Kontonavn og API-Nøkkel får du fra Extensor. Testmodus skal ikke være haket av når løsningen tas i bruk i produksjonsmiljø Tjenester I Tjeneste feltet legger man til de tjenestene man ønsker å tilby booking til på nett. Dette kan for eksempel være: Fysioterapi, kiropraktikk eller ergoterapi. For å legge til nye tjenester klikker man på ny.

3 Vi kan her se at det er blitt opprettet en ny fane som heter Opprett ny tjeneste. Her fyller du inn påkrevd informasjon: Tittel: Navnet på Tjenesten. For eksempel Manuellterapi Intervall: Antall minutter per time i Online bookingen. Det beste er her å velge 15 minutter. På den måten kan pasientene velge hvor lang time de selv skal booke. Om det er en 15 min time velger de 1 blokk av 15 min, skal de booke en 30 minutters behandling velger de 2 blokker osv. Dette blir visualisert når vi kommer til Web delen av programmet (punkt 11.2). Max Slots: Antall intervaller man kan plassere i en booking. Er max slots for eksempel satt til 4 og intervall til 15, kan man maksimalt book 4 slots eller blokker av 15 min, på til sammen 1 time. Samme dag: Er denne krysset av kan ikke en booking starte på en dag og fortsette på neste Booking kapasitet: Brukes lite i pasient øyemed, og kan rett og slett settes til Ressurser I Extensor Online Booking er en ressurs, det samme som en bruker. På samme måte som med Tjenester kan man i ressurs fanen velge Ny, for å legge til en ny ressurs. Da får man opp ett nytt vindu:

4 Her velger du først den ansatte du ønsker at skal være tilgjengelig for online booking. Ønsker du har vedkommende skal ha et annet navn ute på nett en det som er skrevet i Ansattes personalia i Extensor, kan du endre det i tittel feltet. Kapasitet er ikke relevant for helseyrker så vi kan sette 1 som verdi her. Du fyller inn start og slutt klokkeslett. Merk at dette er tidene som blir tilgjengelig for booking på internett. Til sist må du knytte den ansatte til en eller flere tjenester. Dette er de samme tjenestene som du akkurat har lagt til (Punkt 11.4). Dette gjøres ved å klikke legg til. Man får da opp ett nytt vindu der man velger en tjeneste og klikker ok. Skal en behandler utføre flere tjenester, gjentar man den samme prosedyren.

5 11.2 MakePlans Vi er nå over på selve online delen av Extensor online booking, den delen som pasientene selv tar seg av via Internett. Når man inngår en avtale med MakePlans, og får kontonavn og API-nøkkel, får man også en link til nettstedet der online bookingen finner sted. Extensor sin test internett side har for eksempel denne adressen: Denne linken kan man legg ut på virksomhetens hjemme side, slik at pasientene får tilgang til den. Følger du lenken du har mottatt kommer du til en side tilnærmet lik denne: Extensorapitest vil naturligvis være byttet ut med navnet på virksomheten. Fysioterapi og kiropraktikk som er valgene her, er de samme som vi definerte tidligere som Tjenester Her velger pasienten hva slags time han eller hun skal bestille. Klikker man for eksempel fysioterapi blir man flyttet videre til neste vindu, hvor man foretar selve bookingen. I dette vinduet velger pasienten hvilken tid man vil booke. Det første man gjør er å velge hvilken behandler man skal til. Dette gjøres naturlig nok ved å krysse av i boksen foran navnet til behandleren. For å booke en time klikker pasienten på den aktuelle boksen som representerer behandlingstimen. De ledige timene vises med en gråblå farge. Her er timeintervallet satt til 15 min. For å booke inn en tre kvarters time, må man da klikke på den første og den siste boksen. ( I mitt eksempel boksen: og boksen Dette virker kanskje som en halv time, men husk at boksen strekker seg til 09.15). I den merkede røde sirkelen kan man se dag, dato og klokkeslett for valgte time.

6 Når valget av time er gjort, klikker man på Gå videre for å fullføre bestillingen. Da kommer man videre til dette vinduet: Her skriver pasienten inn navn, e-post adresse og eventuelle merknader. Når dette er klart klikker han/hun på Send bekreftelse. Merk: Informasjonen man skriver i merknader feltet vil være synlig i planleggeren. Dette kan være greit å ha i bakhodet i forhold til om pasienten skriver sensitiv informasjon her E-post Når du har sendt bekreftelse på timebestilling vil du i løpet av kort tid motta en e-post som vil se ut omtrent som denne: Følg instruksjonene og klikk på linken. Du blir da flyttet til en Internettside som forteller deg at timebookingen er bekreftet. Merk: Om du ikke bekrefter timebookingen innen 15 min blir bookingen din kansellert, og timen du forsøkte å booke blir igjen markert som ledig på nettsiden.