Mamut Enterprise Telefonkatalogen Online

Transkript

1 Mamut Enterprise Telefonkatalogen Online Med Mamut Enterprise Telefonkatalogen Online kan du hente inn og oppdatere kontaktinformasjon fra Telefonkatalogen 1880 online. Ved å oppdatere blant annet navn, adresse, telefon og organisasjonsnummer sikrer du effektiv bruk av ressurser og sparer penger på at utsendelser alltid går til riktige mottakere. Ved få tastetrykk registrerer eller oppdaterer du informasjonen. I tillegg til oppdatering av kontaktinformasjon, kan du også få vist på et kart hvor en kontakt eller kontaktperson holder til. Kartet vil åpnes opp i et eget vindu. Åpne kontakten eller kontaktpersonen, og velg Vis kart fra nedtrekkslisten ved ikonet Oppdatere kontaktinformasjon. Du kan også vise reiserute til kontakten. Reiseruten tar utgangspunkt i din adresse. Innhold Hente og vedlikeholde kontaktinformasjon fra Telefonkatalogen Online 2 Felter som omfattes av søket...3 Vis på kartet hvor kontakten holder til...4 Vis reiserute fra din adresse og til kontakten...4 Om organisering og vedlikehold av kontakter 5 1

2 MAMUT ENTERPRISE TELEFONKATALOGEN ONLINE HENTE OG VEDLIKEHOLDE KONTAKT- INFORMASJON FRA TELEFONKATALOGEN ONLINE Med Mamut Enterprise Telefonkatalogen Online er det i kontakt- og kontaktpersonkortet mulig å gjøre oppslag på navn, adresse eller telefonnummer i en integrert online kontaktdatabase. Det betyr at du kan søke og hente inn oppdatert kontaktinformasjon på dine kontakter. Ved å klikke på knappen Oppdatere kontaktinformasjon vil det gjøres søk på allerede registrert informasjon, og du vil få listet opp potensielle kontakter med match på ett eller flere punkter. Du kan deretter velge å oppdatere alle eller utvalgte felter på kontaktkortet. Du kan også gjøre søk på nye kontakter. Får du en ny kunde på telefonen kan du raskt opprette vedkommende som en kontakt, hente inn kontaktinformasjonen, og fylle inn detaljene mens du fremdeles har vedkommende på tråden. Dermed kan du konsentrere deg om samtalen i stedet for å spørre ut kunden om adressedetaljer, telefon og faksnumre, men likevel ha et korrekt og oppdatert kontaktkort på vedkommende. Du kan åpne et kart som viser deg hvor kontakten holder til, og du kan se reiseruten fra din egen adresse og til kontakten. Slik henter du inn kontaktinformasjon fra Telefonkatalogen Online 1. Velg Vis - Kontakt - Kontaktoppfølging eller Kontaktperson. 2. Slå opp på kontakten du ønsker å oppdatere eller Opprett en ny kontakt og skriv inn én eller flere opplysninger du kjenner om kontakten, for eksempel navn. 3. Klikk på Oppdatere kontaktinformasjon. Søket foretas. 2

3 HENTE OG VEDLIKEHOLDE KONTAKT- INFORMASJON FRA TELEFONKATALOGEN ONLINE 4. Marker riktig kontakt i listen. 5. Velg hvilke felter du ønsker skal oppdatere kontaktkortet. 6. Klikk Oppdater. Feltene du har valgt oppdaterer kontaktkortet med opplysninger fra databasen. Eventuelle opplysninger som fantes fra før blir overskrevet. Du kan angre før du lagrer. Klikk på Angre-knappen i verktøyraden, eller på Ctrl+Z. Tips! Du kan bytte Søkekriterie i feltet for dette i vinduet som kommer opp. Dette kan være til god hjelp når du har flere opplysninger på kontakten, men søkeresultatet gir mange treff. Bytt søkekriterie i nedtrekkslisten og klikk på Søk. Felter som omfattes av søket Navn, Adresse, Telefon, Telefaks, Mobiltelefon (kun for kontaktperson). Organisasjonsnummer (kun for kontakt). E-post, WWW (kun for kontakt), Bransje (kun for kontakt), Tittel (kun for kontaktperson) Enkelte av feltene er ikke relevante for søk fra Kontaktperson. Søket foregår i rekkefølge i henhold til listen over. Dersom du ikke bruker leveringsadresse vil funksjonen Vis reiserute ikke fungere. Dog vil den også søke på ditt organisasjonsnummer og koble dette mot din adresse, dersom disse opplysningene er tilgjengelige i databasen det søkes i. 3

4 MAMUT ENTERPRISE TELEFONKATALOGEN ONLINE Vis på kartet hvor kontakten holder til Du kan vise på et kart hvor en kontakt eller kontaktperson holder til. Kartet vil åpnes opp i et eget vindu. Åpne kontakten eller kontaktpersonen, og velg Vis kart fra nedtrekkslisten ved knappen Oppdatere kontaktinformasjon. Legg merke til at funksjonen viser til adressen som er synlig. Vis reiserute fra din adresse og til kontakten Du kan vise reiserute til kontakten. Reiseruten tar utgangspunkt i din adresse. Reiseruten vises i nettleseren, og kan for eksempel skrives ut slik at du kan ta den med deg i bilen. Du må registrere leveringsadresse i Vis - Innstillinger - Firma. Det er denne adressen det vil bli beregnet avreise fra. Leveringsadressen benyttes da det er mange som bruker postboks som postadresse. Det automatiske oppslaget kan kun vise reiseruten fra din adresse. Reiserute kan åpnes via piltasten til høyre for knappen Oppdatere kontaktinformasjon. 4

5 OM ORGANISERING OG VEDLIKEHOLD AV KONTAKTER OM ORGANISERING OG VEDLIKEHOLD AV KONTAKTER Den mest sentrale inndelingen av kontaktene er forhåndsdefinert i programmet og gjøres på kontaktkortet i avmerkingsboksene for kunde, leverandør, partner og privat. Dersom en kontakt opptrer for eksempel som både kunde og leverandør merker du av for begge. Dermed kan du redigere kontaktinformasjonen som gjelder for kontakten både når kontakten er din leverandør og når den er din kunde. Ved hjelp av Grupper kan du foreta en klassifisering som gjør det enklere å filtrere kontaktene senere. Her kan du bruke hvilke grupper du vil for å kategorisere kontaktene enda bedre, slik at du senere kan filtrere ut kontaktene du ønsker å sende skreddersydd materiale. Du kan velge ut kontakter plassert i enkeltgrupper ved hjelp av funksjonen Utvalg som du finner i verktøylinjen øverst i kontaktkortet og i Rapportmodulen. Status, Bransje og Kategori deler inn kontaktene for rapport, søk og utvalgsformål. Felles for disse er at de er standardregistre. Du kan selv opprette nye ved å høyreklikke i nedtrekkslisten og velge Endre i standardregister. I kontaktkortet kan du knytte kontakter til et hovedkontor ved å klikke på søkeknappen ut for hovedkontor. For å kunne knytte en kontakt til et hovedkontor må kontakten som er hovedkontor være merket av som dette. Det kan være hensiktsmessig å benytte funksjonaliteten for hovedkontor dersom du ønsker at varelevering og fakturering skal skje til forskjellige kunder. Gjennom Egendefinerte felt kan du klassifisere kontaktene dine etter eget ønske. Du kan dele kontaktene dine inn i grupper som du selv har definert. For å opprette nye grupper i nedtrekkslisten, går du til Innstillinger Firmadatabase Standardregister hvor du velger Egendefinerte felt. Vedlikehold av registeret Mange finner nye måter å dele inn kontaktene på etterhvert som de har arbeidet en stund med sitt kontaktregister, eller fått nye behov. Veiviseren for å endre verdier på et utvalg kontakter er ideell for å oppdatere og vedlikeholde kontaktregistere. Du kan endre verdiene for et utvalg kontakter samtidig. Eksempelvis kan du ta bort eller legge til gruppefelt og egendefinerte felt, endre felles verdier (som Vår referanse eller Bransje), eller endre innstillinger for kunder og leverandører, som betalingsvilkår, leveringsvilkår, valuta og språk. Med Mamut Enterprise Telefonkatalogen Online er det i kontakt- og kontaktpersonkortet mulig å gjøre oppslag på navn, adresse eller telefonnummer i en integrert online kontaktdatabase. Det betyr at du kan søke og hente inn oppdatert kontaktinformasjon på dine kontakter. Ved å klikke på knappen Oppdatere kontaktinformasjon vil det gjøres søk på allerede registrert informasjon, og du vil få listet opp potensielle kontakter med match på ett eller flere punkter. Du kan deretter velge å oppdatere alle eller utvalgte felter på kontaktkortet. Ved hjelp av Integrasjon med Ouotlook kan du holde kontaktregisteret ditt oppdatert i både Outlook og programmet. Du kan knytte kontaktes e-postadresser i Outlook til kontakter og kontaktpersoner i programmet, og du kan sørge for at kontakter du oppretter blir synkronisert begge "veier". 5

6 MAMUT ENTERPRISE TELEFONKATALOGEN ONLINE Inaktiv Du kan ikke slette en kontakt som er aktiv andre steder i programmet. Ønsker du at kontakten ikke skal være tilgjengelig lenger kan du markere kontakten som inaktiv. Velg i så fall Ja i nedtrekkslisten Inaktiv i fanekortet Annen info. Ingen utsendelser Enkelte kontakter ønsker ikke å motta masseutsendelser som for eksempel tilbudsinformasjon på e-post. I fanekortet Annen info kan du merke av for Ingen utsendelser. Dette sørger for at kontakten blir utelatt fra denne type henvendelser. Grupper Ved hjelp av Grupper kan du foreta en klassifisering som gjør det enklere å filtrere kontaktene senere Her kan du bruke hvilke grupper du vil for å kategorisere kontaktene enda bedre, slik at du senere kan filtrere ut kontaktene du ønsker å sende skreddersydd materiale. Du kan velge ut kontakter plassert i enkeltgrupper ved hjelp av funksjonen Utvalg som du finner i verktøylinjen øverst i kontaktkortet og i Rapportmodulen. 1. Klikk på ikonet til venstre for ordet Gruppe for å legge til kontakten i en gruppe. -eller- Klikk på de tre prikkene nederst til høyre under feltet. 2. Du finner en oversikt over alle Disponible grupper til venstre i vinduet Gruppe. Klikk på ønsket gruppe og overfør den til feltet Valgte ved hjelp av den enkle pil-knappen mellom de to feltene. Tips! Nye grupper opprettes i Standardregisteret som du finner ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. 6

7 OM ORGANISERING OG VEDLIKEHOLD AV KONTAKTER Egendefinerte felt Gjennom Egendefinerte felt kan du klassifisere kontaktene dine etter eget ønske 3. Klikk på knappen til venstre for Egendefinerte felt -eller- Klikk på knappen med tre prikker nederst til høyre under feltet. 4. Velg hvilken Felttype du ønsker fra nedtrekkslisten og skriv inn denne typens Verdi i feltet under. Felttype kan f.eks. være 'Distrikt' med verdien 'Nord', eller 'Ant. ansatte' med verdien '15'. 5. Klikk OK. Tips! Nye Egendefinerte felt opprettes i Standardregisteret som du finner ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Her kan du også tilpasse alternativene i nedtrekkslisten Type verdi. 7

8 TILGANG TIL TILLEGGSPRODUKTER For at du skal kunne bruke tilleggsprodukter, må du registrere lisensnummeret du har mottatt etter å ha bestilt produktet, i tillegg til å definere hvilken bruker eller hvilken firmadatabase som skal ha tilgang. Deretter er tilleggsproduktet klart til bruk. Når du har kjøpt tilleggsprodukter vil du få tilsendt et lisensnummer for hvert tilleggsprodukt du har kjøpt. Dersom du har mottatt flere lisensnumre må du først registrere lisensnummeret som gjelder for selve programmet. Deretter kan du registrere lisensnummeret som gjelder for serviceavtalen, eller andre tilleggsprodukter. Merk! Når du registrerer lisensnummeret er det viktig å skrive inn lisensnummeret nøyaktig slik det fremkommer i brev/e-post du har mottatt. Merk forskjellen på bokstaven O og tallet 0. Lisensnummeret inneholder ikke bokstaven O, kun tallet 0. Slik registrerer du tilleggslisens 1. Velg Hjelp - Om og klikk Registrer lisensnummer. 2. Skriv inn lisensnummeret og klikk OK. Tilleggslisensen er nå registrert. Etter at du har registrert lisens på ditt tilleggsprodukt og restartet ditt Mamut Enterprise-system får du tilgang til å administrere lisensen. Dette gjøres under menyen Hjelp Om Administrer lisensinformasjon. Noen av Mamut Enterprise tilleggsprodukter må registreres på din firmadatabase eller på brukere for å få tilgang til ny funksjonalitet. Undersøk om tilleggsproduktet gjelder for antall Brukere, antall Firmadatabaser eller Alle brukere og firmadatabaser. 6

9 TILGANG TIL TILLEGGSPRODUKTER Slik administrerer du tilganger til tilleggsproduktet 1. Klikk på Hjelp Om. 2. Velg Administrere lisensinformasjon. 3. Du får nå en liste over de tilleggsproduktene du har tilgang til. Marker tilleggsproduktet og klikk på Legg til. 4. Velg firmadatabase eller bruker og klikk OK. 5. Avslutt programmet og start på nytt. Nå er all funksjonalitet tilgjengelig. Merk! Nederst på siden står det hvor mange lisenser du har av tilleggsproduktet. Du kan legge til like mange brukere/firmadatabaser som du har lisens for. 7

10 Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: Mamut Supportsenter: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Tlf. Mamut Lønn: Internett: E-post: Salg: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: 2007 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer.