datax Kjørebok Admin Innhold

Transkript

1 datax Kjørebok Admin Innhold datax Kjørebok Admin er en modul for deg som har administrasjonsrettigheter i datax Kjørebok Bedrift. Her redigeres alt som har med brukernavn og passord å gjøre, slik at du for eksempel kan gå inn og gi brukere nytt passord hvis de glemmer det. I denne modulen kan du også kontrollere og godkjenne bilag som har blitt ført, både når det gjelder kjørebok, reiseregning, refusjon og representasjon. Om Admin... 2 Hva inngår i datax Kjørebok Admin?...2 Brukere... 3 Brukerinnstillinger...4 Godkjenn... 7 Overfør til lønn... 9 Synkronisering av lønnsdata Import Eksport Rapporter Innstillinger En annen nyttig funksjon i Adminmodulen er at du kan bruke den til å importere og eksportere data fra/til andre datamaskiner, også via e-post. Og ikke minst: opplysningene fra reiseregningene kan overføres til lønnskjøringsprogrammet virksomheten din bruker. Forutsetningen for dette er at du bruker enten Hogia Lønn, Huldt & Lillevik eller Mamut Business Software. 1

2 Admin OM ADMIN Hva inngår i datax Kjørebok Admin? Brukere: Under Brukere holder du oversikt over de registrerte brukerne av programmet og deres brukernavn, passord og rettigheter. Godkjenn: I denne delen av modulen kan du kontrollere og godkjenne bilag som er ført i Reiseregning, Kjørebok, Refusjon og Representasjon. Overfør til lønn: Herfra fastsetter du innstillingene for lønnsoverføringene, og du foretar selve overføringen til lønnsprogrammet. Dette skjer ved en synkronisering mellom reiseregningsmodulen og lønnssystemet. Import: I Import behandles data som er eksportert fra andre brukere. Eksport: Gjennom Eksport kan det eksporteres data fra programmet til brukere som ikke er koblet opp mot databasen, for eksempel selgere som bruker bærbar PC og dermed ikke kan være online. Dataene kan enkelt sendes per e-post og lastes inn. Eksisterende data vil da overskrives. Rapporter: Fra Rapporter kan du skrive ut oppsummeringsrapporter basert på tidsperiode, prosjekt, avdeling eller person. Innstillinger: Her kan du gjøre innstillinger som påvirker både modulene Admin og Reiseregning. Hvordan kommer jeg dit? Velg Admin i Hovedmenyen til venstre. Du vil da finne snarveiene til innholdet i modulen under hverandre i venstre kant. Disse er også tilgjengelig via Gå til-menyen, under valget Admin. 2

3 Brukere BRUKERE Oversikten over brukere er det første som åpnes når du starter Admin. Innloggingsnavn er det du fyller ut i feltet Navn når du logger deg på, i tillegg til Passord. Velg Gå til - Admin - Brukere fra øvre menylinje, eller klikk på Brukere i Hovedmenyen til venstre. Klikk på Ny for registrere en ny bruker i reiseregningssystemet. Da åpnes vinduet Brukerinnstillinger. Marker brukeren du vil gjøre endringer på. og klikk på Endre for å forandre opplysninger du tidligere har registrert. Da åpnes vinduet Brukerinnstillinger klart for redigering. Ønsker du å slette en bruker, kan du gjøre det ved å klikke på Slett. Dette vil fjerne personen og alle tilhørende opplysninger fra listen. 3

4 Admin Brukerinnstillinger Når du velger Ny eller Endre i vinduet Brukere, vil vinduet Brukerinnstillinger åpnes. Her registreres/redigeres brukernavn og passord for pålogging, brukertype med mer. Slik registrerer du en ny bruker 1. Registrer ønsket Brukernavn og Passord for brukeren. 2. Marker hvilken Brukertype personen er: Legge inn data, vanlig bruker: Brukeren vil kunne opprette reiseregninger og andre bilag på seg selv fra reiseregningsmodulen. Brukeren får ikke tilgang til modulen Admin. Godkjenne og legge inn data. Adminbruker: Brukeren vil kunne godkjenne bilag i tillegg til å opprette dem. Brukeren får tilgang til modulen Admin. Overføre data til lønn/regnskap, godkjenne og legge inn data. Adminbruker: Brukeren vil kunne opprette og godkjenne bilag, samt overføre data videre til lønnsystemet. Brukeren får tilgang til modulen Admin. 3. Klikk på knappen Koble brukere hvis brukeren som du oppretter, skal ha mulighet til å føre bilag for andre brukere enn seg selv. Her angir du hvilke brukere den aktuelle brukeren skal ha tilgang til å føre bilag for (se nedenfor). 4. Klikk eventuelt på Godkjenne andres data hvis brukeren skal kunne godkjenne data andre brukere har lagt inn. Da åpnes tilsvarende vindu som ved kobling av brukere. 5. Klikk OK. Du har nå opprettet en ny bruker. 4

5 Brukere Koble brukere Den venstre listen i koblingsvinduet viser alle brukere som er registrert i Reiseregning. Den høyre listen viser de brukerne den markerte personen i listen til venstre kan føre bilag for. I dette vinduet kan du markere hvilke brukere du skal kunne velge når du åpner Reiseregning. Navnene som vises i vinduet er de samme som er registrert i reiseregningsmodulen. (For å legge til flere personer, velg Fil - Ny/endre bruker i Reiseregning). For å opprette en kobling: Klikk på et navn i listen til venstre. Dra det over til den høyre listen med musen, eller klikk på pilen i midten. For å slette en kobling: Klikk på et navn i listen til venstre og dra det over i papirkurven i midten. Du kan også klikke på Slett etter du har markert navnet, eller du kan trykke på Delete-tasten. Slå sammen brukere Marker den brukeren du vil beholde, og klikk på Slå sammen brukere hvis du vil slå sammen informasjon fra to brukernavn og slette det ene. Da åpnes et vindu hvor du velger hvilken bruker du vil overføre informasjon fra og deretter slette. Tips! Funksjonen Slå sammen brukere er særlig aktuell hvis enkelte brukere er registrert to ganger. Da kan du overføre alle registrerte data til én bruker og slette den andre brukeren fra oversikten. 5

6 Admin Godkjenne andres data I dette vinduet kan du markere hvilke brukere du skal kunne godkjenne data for. Navnene som vises i vinduet er de samme som er registrert i Reiseregning. For å opprette en kobling: Klikk på et navn i listen til venstre. Dra det over til den høyre listen med musen, eller klikk på pilen i midten. For å slette en kobling: Klikk på et navn i listen til venstre og dra det over i søppelkassen i midten. Du kan også klikke på Slett etter du har markert navnet, eller du kan trykke på Delete-tasten. Klikk på knappen Ny for å legge til en ny bruker i Reiseregning. 6

7 Godkjenn GODKJENN Under Godkjenn velger du hvilken type bilag du skal godkjenne. I det du godkjenner kan du sjekke dataene for hvert enkelt bilag, du kan godkjenne bilag, og det er mulig å foreta overføringer til lønnssystemet. Klikk på den bilagstypen du vil godkjenne, og et eget godkjenningsvindu vil åpnes. Vinduet er det samme for alle de fire alternativene. I dette eksempelet er Reiseregning valgt. 7

8 Admin Godkjenning Godkjenningsvinduet består av tre ulike fanekort. Disse fungerer som filter for hva som vises. I dette vinduet kan du sjekke dataene for hvert enkelt bilag, du kan godkjenne bilag, og det er mulig å foreta overføringer til lønnssystemet. Velg Gå til - Admin - Godkjenn fra øvre menylinje, eller klikk på Godkjenn i Hovedmenyen til venstre. Velg ett av fanekortene Alle, Prosjekt eller Avdelinger. Alle viser alle registrerte data, Prosjekt viser alle data på det valgte prosjektet og Avdelinger viser alle data for valgt avdeling. Prosjekt og avdeling velges på de respektive fanekortene. Marker et bilag i listen, og klikk på Sjekk for å se dataene brukeren har lagt inn på dette bilaget. Da åpnes selve bilaget. Ønsker du å slette et bilag, markerer du aktuelt bilag og klikker på Slett. Marker bilaget og klikk på Godkjenn for å godkjenne det. Dagens dato vil da legges inn i kolonnen Godkjent. Marker bilaget og klikk på Godkjenn en gang til for å fjerne godkjenningen. Marker bilaget og klikk Overfør for å overføre til lønnssystemet. Dagens dato vil legges inn i kolonnen Overført. Knappen er bare synlig når du har lagt inn informasjon om lønnssystemet ditt i Overføring til lønn. Du kan velge hvilket år du ønsker data fra i boksen Vis data for år. Marker hvilke kriterier du vil ha listen sortert etter i de to nedtrekkslistene. Velg mellom Navn/Dato og Ingen/Godkjent/Overfør. 8

9 Overfør til lønn OVERFØR TIL LØNN For å kunne overføre til lønn i forbindelse med godkjenning av bilag, må du eksportere brukere, lønnsarter, avdelinger og prosjekter fra lønnssystemet til en spesifikk katalog lokalt på maskinen din. Denne katalogen angir du i dette vinduet som Katalogen fra lønnsystemet. Merk! Ved bruk av Huldt og Lillevik må du vite hvilken bruker som skal importere dataene. Årsaken til dette er at klientnummeret er med i filnavnet i dette systemet. Slik overfører du til lønn 1. Velg Gå til - Admin - Overfør til lønn fra øvre menylinje, eller klikk på Overfør til lønn i Hovedmenyen til venstre. 2. Velg lønnssystemet du bruker. 3. I feltet Katalog til eksporterte filer velger du katalogen som datax-programmet skal eksportere dataene til. Klikk på søkeknappen for å bla deg fram til riktig katalog, eller skriv direkte inn i feltet. 4. I feltet Katalogen fra lønnssystemet velger du katalogen lønnssystemet legger data i. Klikk på søkeknappen for å bla deg fram til riktig katalog, eller skriv direkte inn i feltet. 5. Klikk på knappen Synkroniser data med lønnssystemet for å synkronisere data mellom datax-programmet og lønnsprogrammet. Da åpnes vinduet for Synkronisering av lønnsdata. Du kan nå koble brukere, avdelinger, prosjekter og lønnsarter i vinduet Synkronisering av lønnsdata. Merk! Dersom det ikke finnes data fra lønnssystemet i katalogen du velger, kommer det opp en tekst som gir beskjed om dette. Knappen Synkroniser data med lønnsystemet vil da være grå. Knappen vil være aktiv dersom alle filene som trengs, finnes. 9

10 Admin Synkronisering av lønnsdata Dette vinduet åpnes når du har klikket på knappen Synkroniser data med lønnssystemet i vinduet for overføring til lønn. Vinduet består av fire fanekort: Brukere, Avdeling, Prosjekt og LART (Lønnsarter). Slik synkroniserer du lønnsdata 1. Marker personen du vil synkronisere dataene for i listen til venstre. Denne listen viser brukere registrert i reiseregningsmodulen. 2. Velg så samme person i listen til høyre. Denne listen viser brukere registrert i lønnssystemet. 3. Klikk på knappen Sett kobling. Da vil personens navn legges inn i kolonnen Navn i lønnssystem i den venstre listen. Du kan også dra navnene over ved hjelp av musen. 4. Gjenta rutinen for samtlige brukere du vil synkronisere data for. 5. Klikk på knappen Bryt kobling hvis du har gjort en feil eller angrer en kobling. 6. Foreta samme prosedyre for henholdsvis Avdeling, Prosjekt og LART (Lønnsarter) i de andre fanekortene. Når du har koblet brukere, avdelinger, prosjekt og lønnsarter, kan du overføre til lønn i forbindelse med godkjenning av bilag. Tips! Dersom du ikke finner de ansatte i listen til venstre, kan du markere dem i listen til høyre og klikke på Import. Bruk knappene Marker alle og Fjern markering for å velge brukere raskere. Da vil du kunne importere brukere fra lønnsystemet til reiseregningsprogrammet. Det er kun brukeren med administrasjonsrettigheter som kan se de importerte brukerne. For at brukere skal kunne se sin egen bruker, må de først kobles sammen. Klikk på snarveien Brukere, velg aktuelt innloggingsnavn og klikk på Koble brukere. (For mer informasjon se kapittelet Brukere.) 10

11 Import IMPORT I Import velger du hvilke brukere som skal ha de dataene du importerer. I dette eksempelet velges import av reiseregninger. Slik importerer du reiseregninger 1. Velg Gå til - Admin - Import fra øvre menylinje, eller klikk på Import i menyen til venstre. 2. Klikk på bilagstypen du vil importere. 3. Marker hvilken bruker dataene du importerer skal registreres på og klikk på Importer. Da får du opp et vindu hvor du blar deg frem til katalogen der filen er lagret. 4. Dersom du ikke finner brukeren i listen, merker du av i avmerkingsboksen og klikker på Importer. Da kan du importere brukerinformasjonen til de som eksporterte dataene. 5. Klikk Åpne. Filen importeres. Tips! Ved import av produkter kan du merke av for å Sette nye importerte varer som inaktive. 11

12 Admin EKSPORT Fra Eksport kan du eksportere data fra programmet. Dataene som eksporteres kan også sendes som e-post til registrerte brukere av programmet. Slik eksporterer du data fra programmet 1. Velg Gå til - Admin - Eksport fra øvre menylinje, eller klikk på Eksport i hovedmenyen til venstre. 2. Marker hvilken type data du vil eksportere ved å klikke på Avdeling, Prosjekt, Hotell, Fly, Lønnskoder eller Kontoplan. Da åpnes et vindu hvor du velger hvilken katalog du vil eksportere til. 3. Klikk OK. 4. Velg om det skal sendes e-post til brukerne med tilsvarende informasjon. Dette forutsetter at du har registrert e-postadresse under brukerinformasjonen i Reiseregning. Filen lagres på området du spesifiserte. 12

13 Rapporter RAPPORTER Fra Rapporter kan du skrive ut oppsummeringer av kjørebok, reiseregninger, kostnadsrefusjon og representasjon, samt oppsummering av diett og km-godtgjørelse. Du kan selv velge om du vil skrive ut for et tidsintervall, en avdeling, et prosjekt, eller for en person. Velg Gå til - Admin - Rapporter fra øvre menylinje, eller klikk på Rapporter i hovedmenyen til venstre. Ønsker du å justere eller kontrollere utskriftsinnstillingene, klikker du på knappen Oppsett. Les mer om Innstillinger for utskrift nedenfor. For å skrive ut en rapport markerer du hvilken rapport ønsker å utskrift av, og klikker på Skriv ut. Du kan deretter angi et utvalg i vinduet som åpnes, Selektering på rapport. Les mer om dette nedenfor. Innstillinger for utskrift Når du klikker knappen Oppsett, kommer du til vinduet Innstillinger for utskrift der du kan angi standardinnstillinger for utskrift av rapporter. Her kan du blant annet sette opp ulike skrivere som standardskrivere for ulike operasjoner i hverdagen. Dersom ikke annet er valgt, vil systemet benytter skriveren du har definert som standardskriver i operativsystemet. Merk! Innstillinger du gjør her, vil gjelde for utskrifter fra hele programmet, ikke bare fra denne modulen. 13

14 Admin Skriver I fanekortet Skriver kan du definere Standard utskriftsmedie, som da vil gjelde for alle utskrifter dersom ikke annet er angitt i feltene nedenfor. For enkelte typer dokumenter kan du dessuten spesifisere egen skriver, som vil overstyre skriveren som er valgt som standard i operativsystemet. Dette kan for eksempel være praktisk dersom du skriver ut etiketter og har etikettskriveren satt opp som standard for denne type utskrifter. Det vil også være mulig å skrive ut en faktura med giro til en skriver, og kopien, uten giro, til en annen, eller eventuelt til en annen skuff på samme skriver. Skrifttype på faktura I dette fanekortet kan du angi hvilken skrifttype du ønsker å bruke på beløp/kid-felt på girodelen ved utskrift av faktura med giro. Dersom du bruker KID, må du huske å få godkjent utskriftene i banken din før du sender ut fakturaer til kunder. Merk! Dette fanekortet er kun tilgjengelig dersom du har modulen Faktura. Kataloger I fanekortet Kataloger kan du angi en standardkatalog som skal foreslås for lagring av dokumenter ved utskrift av PDF, HTML o.l. Programmet vil foreslå en katalog, men du kan endre denne ved å skrive filbanen direkte inn i feltet, eller ved å klikke på søkeknappen til høyre for feltet og bla deg frem til ønsket katalog. Selektering på rapport Når du klikker Skriv ut, åpnes vinduet Selektering på rapport. Her kan du angi hvilket utvalg du vil skrive ut rapporten for. Fyll ut de aktuelle datoene i rulleboksene Fra dato og Til dato hvis du ønsker å skrive ut rapport for en spesifikk tidsperiode. Marker avmerkingsboksen Utskrift for prosjekt, og velg ønsket alternativ i nedtrekkslisten hvis du vil skrive ut rapport for et enkelt prosjekt. Marker avmerkingsboksen Utskrift for avdeling, og velg ønsket alternativ i nedtrekkslisten hvis du vil skrive ut rapport for en enkelt avdeling. Klikk på søkeknappen for å velge utskrift av alle data for en bestemt person/bruker. Marker avmerkingsboksen Vis data som er godtgjort innenfor datointervallet hvis du ønsker at kun bilag som er godtgjort, skal vises på rapporten. 14

15 Innstillinger INNSTILLINGER Innstillingene i Admin er de samme som du finner i Reiseregning med unntak av Faste innstillinger som er litt annerledes i Admin-modulen. Velg Gå til - Admin - Innstillinger fra øvre menylinje, eller klikk på Innstillinger blant snarveiene til venstre. Faste innstillinger Faste innstillinger består av to ulike fanekort som gjør det enkelt å tilpasse modulen til ditt bruk. Generelt Her kan du sette valg som overstyrer brukernes egne valg i Reiseregning. Marker avmerkingsboksene for de funksjonene du vil aktivere. 15

16 Admin Brukerstyring Merk av for de restriksjonene du vil gi brukerne av systemet Angi hvor programmet skal lete etter importfiler ved oppstart. Hvis du vil at systemet automatisk skal importere filer som er oversendt fra andre brukere, kan du angi mappen der du lagrer disse importfilene. Hvis brukerne dine eksporterer sine filer for oversending til systemet, kan du angi en e- postadresse som filene skal sendes til (f.eks. din e-postadresse hvis du er ansvarlig for reiseregninger). Valuta Merk! Når du mottar importfiler per e-post, kan du lagre disse i mappen du har angitt, og starte datax på nytt. Programmet vil da automatisk importere informasjonen fra disse filene. Dette er nytig hvis dine medarbeidere arbeider på steder de ikke kan jobbe online med datax. Installasjon I fanekortet Installasjon angir du et Passord som du må du gi til brukere som skal ha tilgang til å installere Admin-versjonen. Du vil ha bruk for oppdaterte valutakurser flere steder i modulen dersom du registrerer utenlandsreiser. Via disse innstillingene kan du sørge for å ha oppdaterte kurser tilgjengelig der det er relevant. 16

17 Innstillinger Klikk på Ny for å registrere en ny valuta. Da åpnes et vindu hvor du selv velger kode for valutaen, du registrerer navn, kurs, enhet og dato. Marker en valuta og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en valuta som allerede finnes i oversikten. Da åpnes samme vindu som når du klikker på Ny, men med utfylte opplysninger som kan endres. Marker en valuta og klikk på Slett for å fjerne den fra listen. Marker en valuta og klikk på Skjul/Vis for å skjule eller vise valutaen andre steder i programmet. Kolonnen Vis indikerer om valutaen skal vises eller skjules. For å oppdatere kursene klikker du på knappen Hent kurser via Internett. De nye kursene legges inn i feltet Standardkurs. Ingen av kursene du tidligere har lagt inn vil bli overskrevet, kun standardkursene. Du må være koblet opp til Internett for å kunne hente ned oppdaterte kurser. Tips! Bruk feltet Søk for å finne raskere fram til valutaer du vil redigere. Klikk først på kolonneoverskriften du vil søke etter, deretter skriver du søkebegrepet inn i feltet. Reiseregningsmal Reiseregningsmaler er ganske enkelt reiseregninger du velger å bruke som mal for andre reiseregninger. Disse malene vil bli tilgjengelige via nedtrekkslister når du fører reiseregninger senere. 17

18 Admin Klikk på Ny for å registrere en ny reiseregningsmal. Da åpnes vinduet for registrering av reiseregning. Merk! Når du oppretter en reiseregningsmal, vil denne bli ført som en reiseregning og komme med i oversikten over førte reiseregninger. Marker reisen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en mal som allerede finnes i oversikten. Da åpnes vinduet for registrering av reiseregning. Marker reisen og klikk på Slett for å slette reiseregningsmalen. Utenlandssatser Her ligger statens utlandssatser for alle land som har egne satser. Du kan både legge inn nye og oppdatere eksisterende satser herfra. Under hvert land finner du tidligere satser som har vært gjeldende for landet. Marker landet og klikk på Ny for å legge inn nye, oppdaterte satser for et land. Da åpnes et vindu hvor du legger inn Nattillegg og Diett i norske kroner. Klikk OK, og den nye satsen legges inn under landet i oversikten. Klikk på plussknappen foran landet for å se hvilke satser som ligger registrert under dette. Du vil da se både landskode, dato, nattillegg og diett for hver enkelt. Marker hvilken sats du vil redigere og klikk Endre. Marker hvilken sats du vil fjerne permanent og klikk Slett. Statusvindu Under Innstillinger for statusvinduet kan du tilpasse statusvinduet og velge hvilke informasjonsbokser som skal vises og hvordan de skal plasseres. Innstillingene kan settes for hvert enkelt statusvindu enten via en egen knapp på skrivebordet eller under innstillinger for de moduler som har statusvindu. 18

19 Innstillinger Faste data Under knappen Faste data finner du innstillinger for opprettelse av flyselskaper, avdeling, lønnskoder, hotellavtaler, prosjekt og kontoplan. Opprettelse av flyselskaper Her oppretter/redigerer du opplysninger om ulike flyselskaper. Flyselskapene blir tilgjengelige i egen nedtrekksliste ved registrering av reiseregninger som inkluderer flybilletter. Klikk på Ny for å registrere et nytt flyselskap i oversikten. Da åpnes et vindu hvor du skriver inn navnet på flyselskapet. Klikk OK, og det nye selskapet vil være registrert i oversikten og bli tilgjengelig modulen ellers. Marker navnet og klikk på Endre for å redigere opplysninger om et tidligere registrert flyselskap. Marker navnet og klikk på Slett for å fjerne et flyselskap fra listen. Avdeling Du kan i enkelte tilfeller ha nytte av å knytte reiser, utlegg og kjøringer til en spesifikk Avdeling i firmaet. Klikk på Ny for å registrere en ny avdeling. Da åpnes et lite vindu hvor du legger inn et nummer og navn på avdelingen. Når du klikker OK, vil avdelingen vises i oversikten. 19

20 Admin Marker avdelingen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en avdeling som allerede finnes i oversikten. Da åpnes vinduet hvor nummer og navn kan endres. Marker avdelingen og klikk på Slett for å fjerne den for godt. Klikk på Importer for å hente inn informasjon om avdelinger fra et eksisterende regnskap. Merk regnskapet i listen, og klikk Velg. Lønnskoder Her kan du foreta diverse endringer i listen over lønnskoder. Du kan blant annet endre beskrivelse, koble kodene mot konti i regnskapet og administrere TT-koder. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere en kode. Da blir linjen aktiv. Gjør endringer i den kolonnen du ønsker. Du forflytter deg mellom kolonnene ved hjelp av [TAB]-tasten. Sett markøren i Kontonr.-kolonnen og trykk på [TAB]-tasten igjen for å hente opp kontoplanen. Marker kontoen du vil koble koden mot, og klikk på Velg. Tips! Du kan klikke på overskriftene for å sortere listen alfabetisk, etter kode eller konto. Hotellavtaler Her registrerer/redigerer du opplysninger om ulike hoteller firmaet bruker. Disse kommer opp som alternativer i egen nedtrekksliste når du registrerer reiseregninger som omfatter hotellovernattinger. 20

21 Innstillinger Klikk på Ny for å registrere et nytt hotell i listen. Da åpnes et vindu hvor du skriver inn navn, adresse, pris pr. natt etc. Klikk OK, og det nye hotellet vil være registrert i oversikten og bli tilgjengelig i modulen ellers. Marker et navn og klikk på Endre for å redigere opplysninger om et hotell som allerede finnes i listen. Marker et navn og klikk på Slett for å fjerne et hotell fra listen. Prosjekt Du kan i enkelte tilfeller ha nytte av å knytte reiser, utlegg og kjøringer til et særskilt Prosjekt firmaet holder på med. I disse tilfellene vil det være en egen nedtrekksliste med alternativer tilgjengelig, men denne vil være tom inntil du registrerer prosjekter. Klikk på Ny for å registrere et nytt prosjekt. Da åpnes et vindu hvor du skriver inn navn på prosjektet, prosjektnummer og eventuelt et aktivitetsnummer hvis du ønsker det. Klikk OK, og prosjektet vil komme med i listen. Marker en linje og klikk på Endre for å redigere opplysninger om et prosjekt som allerede finnes i listen. Marker en linje og klikk på Slett for å fjerne et prosjekt fra listen. 21

22 Admin Klikk på Skjul/Vis for å skjule eller vise gamle prosjekter andre steder i programmet. Kolonnen Vis indikerer om prosjektet skal vises eller skjules. Klikk på Importer for å hente inn informasjon om prosjekter fra et eksisterende regnskap. Merk regnskapet i listen, og klikk Velg. Kontoplanen Alle data du registrerer i forbindelse med regnskap, skal knyttes til en konto i kontoplanen. Ved hjelp av innstillingene for kontoplan kan du oppdatere egenskaper for de ulike kontoene. Klikk på Ny for å opprette en helt ny konto. Da åpnes vinduet Opprett ny konto hvor du legger inn kontonummer og kontonavn. Marker hvilken konto du vil redigere, og klikk på Endre. Du kan endre både nummer og navn, men du bør være svært forsiktig med dette. Marker hvilken konto du vil fjerne permanent, og klikk på Slett. Knappen Importer kan du bruke for å innhente en kontoplan fra et av dine eksisterende regnskap. Merk regnskapet i listen, og klikk Velg. Kjørebokmal I Kjørebokmal registrerer du data om strekninger du kjører regelmessig. Du vil kunne bruke disse når du fører kjøringer ved senere anledninger, og dermed slipper du å fylle ut all informasjon manuelt. 22

23 Innstillinger Klikk på Ny for å registrere en ny mal. Da åpnes et vindu hvor du blant annet skriver inn tider, avstander og reiserute. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en mal som allerede finnes i listen. Marker linjen og klikk på Slett for å fjerne en mal fra listen. Innlandssatser Under Innlandssatser vedlikeholdes statens satser for innlandsreiser. Satsene endres jevnlig og blir oppdatert automatisk i forbindelse med programoppdatering, men kan også oppdateres manuelt ved behov. Ved redigering vil dagens dato legges inn i listen. Klikk på Ny for å registrere nye satser. Da åpnes et vindu hvor du legger inn detaljene for de ulike satsene på fire forskjellige fanekort. Når du klikker OK, vil de nye satsene være registrert i oversikten og ta effekt i modulen ellers. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en eksisterende sats. Marker linjen og klikk på Slett for å fjerne en oppdatering fra listen. 23