VISMA OPPVEKST SKOLE KOBLING MED VISMA ENTERPRISE HRM (UNIQUE ANSATT)

Transkript

1 VISMA OPPVEKST SKOLE KOBLING MED VISMA ENTERPRISE HRM (UNIQUE ANSATT)

2 INNHOLD FORUTSETNINGER Klargjøre Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt)) Parametre i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) Sjekke tilgang til modulen i Visma Oppvekst Skole HVA IMPORTERES FRA HRM (UNIQUE ANSATT)? INNSTILLINGER I VISMA OPPVEKST SKOLE Fana Personalsystem Knytte til personalsystem Konteringsbegrep Fana Ansatte Stilling Lønnsopplysninger Skolekortene Legge inn ansvarsnummer Grunnregisteret Lønnsarter Lønnsperioder Fraværstyper Visma Oppvekst Skole Kobling Visma Enterprise CRM (Uniqie Ansatt)

3 FORUTSETNINGER For at modulen kobling mot Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) skal kunne tas i bruk, må kommunens lisenskode i Visma Oppvekst Skole gi tilgang til denne modulen. I tillegg må Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) være satt opp med parametre som gir mulighet for eksport og import av data mellom Visma Oppvekst Skole og Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt). Klargjøre Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt)) For at Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) skal kunne kobles mot Visma Oppvekst Skole, må modulen Unique Integrasjon være innstallert. Ta kontakt med Visma for hjelp av fagkonsulent til å sette opp parametrene i Unique Integrasjon. Dette må gjøres klart før kodeverket settes i Visma Oppvekst Skole, siden disse parametrene er bestemmende for kodeverket i skoleprogrammet. Parametre i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) Parametre for eksport av ansatt data finner du her: Visma Oppvekst Skole Kobling Visma Enterprise CRM (Unique Ansatt) v Side 3 av 19

4 Sjekke tilgang til modulen i Visma Oppvekst Skole For å sjekke om kommunen har tilgang til modulen kobling mot Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt), gjør du følgende: 1. Logg på med Sysadm Kommune 2. Velg Alle skoler 3. Velg i Menylinja: Skole kommune/ Kommune 4. Dobbelklikk kommunekortet 5. Velg fana Lisenskode 6. Se etter at Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) står under Hovedmoduler HVA IMPORTERES FRA HRM (UNIQUE ANSATT)? Ansattnummer og selskap på personalet Adresse. Dette er valgfritt. (Overføring er forhåndsvalgt) E-postadresse Telefonnummer. Dette er valgfritt Når en ansatt blir knyttet til skole i Visma Oppvekst Skole, vil lønn, stillingsprosent og tjenestested være ferdig definert fra Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) INNSTILLINGER I VISMA OPPVEKST SKOLE Kodeverket for kobling mot Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) settes opp på kommunekortet. Du må være pålogget Alle skoler som Sysadm Kommune for å sette opp disse parametrene. Oppsettet må gjøres i samarbeid med lønn/ personal i kommunen, og forutsetter at disse på forhånd er ferdig med å sette opp parametre for eksport/ import i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt). 4 Visma Oppvekst Skole Kobling Visma Enterprise CRM (Uniqie Ansatt)

5 Fana Personalsystem Knytte til personalsystem 1. Logg på Alle skoler 2. Velg fra Menylinja: Skole kommune/ Kommune 3. Dobbeltklikk kommunen 4. Velg fana Personalsystem 5. Merk av for ( radioknappen ) for Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt), og du får opp denne påminnelsen: 6. Svar OK 7. Skriv inn i feltet Sti import : Den samme adressen som i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) er registrert i feltet Reell eksportsti (se bilde s. 3) pluss det navnet som i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) er registrert i feltet Legg inn navn på eksportfil. (Se bilde under) Visma Oppvekst Skole Kobling Visma Enterprise CRM (Unique Ansatt) v Side 5 av 19

6 8. Sett inn selskapsnummeret,- det som er satt opp som selskapsnummer for lønnskjøring skole/ SFO i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt). (Se bilde under) 9. Hak eventuelt av for om du ikke vil at adresse eller telefonnummer på personalet i Visma Oppvekst Skole skal overstyres av disse opplysningene i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt). NB! Vær oppmerksom på at dersom du velger å overføre telefonnumre fra Visma Enterprise HRM (Unique ansatt), og feltet i ansattprogrammet står tomt, vil det tomme feltet overskrive det som er registrert på telefonnummer i Visma Oppvekst Skole. 6 Visma Oppvekst Skole Kobling Visma Enterprise CRM (Uniqie Ansatt)

7 10. Skriv inn stien til Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) i feltet URL Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) dersom du har tilgang til webløsningen for personalsystemet. 11. LAGRE Konteringsbegrep Se bilde over fra Visma enterprise HRM (Unique Ansatt) 1. Benytt nederste del av fana Personalsystem 2. Under kolonnen Ansvar merker du først av hvilken dimensjon (rekkefølge) Ansvar har i kontostrengen (oppsettet) i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt). Når du har klikket på radioknappen på valgt rekkefølge, vil du se at begrepet Ansvar fylles inn i feltet du valgte. (På bildet over er dette felt nr 2) Ettersom hvor mange dimensjoner som benyttes i kontostrengen i din kommune, kan du benytte så mange av feltene du vil for å angi disse konteringsbegrepene i Visma Oppvekst Skole: 3. Hak av aktuell linje du vil benytte. ( Pass på at du setter konteringsbegrepet i samme rekkefølge som i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt)) 4. Skriv inn i første feltet på linja hva dimensjonen skal hete ( Ansvar har du fra før, men for eksempel funksjon/tjeneste, art, prosjekt). Du kan benytte så mange av linjene du vil, men som regel er det 3 eller 4 dimensjoner i kontostrengen som benyttes i kommunen. 5. Feltet helt til høyre, har med hva du ønsker skal være forhåndsvalgt verdi i Visma Oppvekst Skole når en vikartime skal legges inn. La denne stå som den står så lenge, - på Velg verdi. Visma Oppvekst Skole Kobling Visma Enterprise CRM (Unique Ansatt) v Side 7 av 19

8 (Etter at disse verdiene er registrert, kan feltet endres dersom skolene ønsker en spesiell verdi som de benytter mest) 6. Velg knappen ENDRE på linja du har registrert for å legge inn verdiene: 7. Velg NY knappen for å legge inn en ny verdi: 8. LAGRE når du er ferdig å fylle ut Tips: Det kan være lurt å legge inn koden for arten i begynnelsen av navnet, siden det kun er navnet som vises i nedtrekkslistene ved senere registreringer av variabel lønn 8 Visma Oppvekst Skole Kobling Visma Enterprise CRM (Uniqie Ansatt)

9 Fana Ansatte Stilling Lønnsopplysninger 1. Vær pålogget Alle skoler 2. Velg fra Menylinja: Skole kommune/ Kommune 3. Dobbeltklikk kommunen for å få opp kommunekortet 4. Velg fana Ansatte Stilling 5. Det øverste feltet Tittelliste kan stå tomt. Det vil uansett være Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) som styrer dette. 6. Skriv inn det du skal ha ifølge Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) i feltene overtidstillegg, feriepenger, Korreksjon og Årstimetall. (Skal være som vist på bildet over. Dette får ikke følger for lønn, - det er uansett Ansatt som overstyrer lønnsberegning) 7. LAGRE Visma Oppvekst Skole Kobling Visma Enterprise CRM (Unique Ansatt) v Side 9 av 19

10 Skolekortene Legge inn ansvarsnummer 1. Vær pålogget Alle skoler 2. Velg fra Hovedmenyen: SKOLE 3. Dobbeltklikk øverste skolen i lista, og du får opp skolens kort: 4. Velg fana Personale i høyre del av kortet 5. Skriv inn i feltet Ansvar skolens ansvarsnummer. Dersom skolen har mer enn ett, skriver du dem inn med komma mellom. (Barneskoler har ofte ett for SFO og ett for skolen) 6. LAGRE og fortsett med neste skole i lista Grunnregisteret Det er viktig at registreringene her gjøres i rekkefølgen som er beskrevet under: Lesepliktgrupper Dersom skolene benytter timeplanmodulen i Visma Oppvekst Skole, er disse lesepliktgruppene lagt inn fra før. Det må likevel legges inn en lesepliktgruppe for SFO / assistenter dersom man ønsker å føre vikartimer på SFO 1. Vær pålogget Alle skoler 2. Velg fra Menylinja: Grunnregister/ Lespliktgrupper 10 Visma Oppvekst Skole Kobling Visma Enterprise CRM (Uniqie Ansatt)

11 3. Velg knappen NY for å registrere ei ny lesepliktgruppe: 4. Skriv inn i feltet Gruppetittel navnet på lespliktgruppa (Må være lik den i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt)) 5. Fyll ut feltet Leseplikt med antall lesplikttimer som gjelder for denne gruppa. Visma Oppvekst Skole Kobling Visma Enterprise CRM (Unique Ansatt) v Side 11 av 19

12 6. Bruk tabulatortasten for å gå ut av feltet. Du vil se at antall timer pr uke regnes ut automatisk 7. Sett inn laveste og høyeste klassetrinn for lesepliktgruppa i feltene Fra trinn og Til trinn : 8. (Velg til slutt knappen REDIGER for å velge de fagene lesepliktgruppa skal gjelde for) 9. LAGRE, og du får opp dette spørsmålet om å overføre endringene: 10. Svar Nei til dette 11. Fortsett med å registrere resten av lesepliktgruppene Tips: For å få registrert vikartimer osv på personale uten leseplikt (assistenter f.eks), må du lage ei lesepliktgruppe for de med vanlig timelønn. Denne kan hete Timelønn 37,5, og gjelde for trinn I feltet Leseplikt legger du inn Du ser da på den røde teksten at dette tilsvarer 51,3 timer (er i dette tilfelle 45 min timer) pr uke. 12 Visma Oppvekst Skole Kobling Visma Enterprise CRM (Uniqie Ansatt)

13 Lønnsarter Kodene for lønnsartene må være de samme som i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt). I tillegg er det viktig at du kobler lønnsarten til rett lesepliktgruppe. Både lønnsartkoden og lesepliktgruppa overføres til Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) når du registrerer en vikartime i Visma Oppvekst Skole. Dersom en lønnsart er utenfor påvirkning av lesepliktgruppe, for eksempel lønn for leirskoletimer, skal denne ikke kobles mot lesepliktgruppe, men mot Beløp ved registreringen her. Da vil den som registrerer en vikartime av denne kategorien selv få anledning til å legge inn beløpet. NB! Dersom kommunen har en unik kode for hver enkelt lønnsart, skal ikke lesepliktgruppe overføres. Se punkt 8 under. Dersom kommunen har kun en felles lønnsart for all variabel lønn, skal lesepliktgruppe overføres på de lønnsartene som har med undervisning å gjøre. Det må da registreres samme lønnsarten/ koden flere ganger, en for hver lesepliktgruppe. 1. Vær pålogget Alle skoler 2. Velg i Menylinja: Grunnregister/ Lønnsarter: 3. Velg NY knappen for å registrere en ny lønnsart Visma Oppvekst Skole Kobling Visma Enterprise CRM (Unique Ansatt) v Side 13 av 19

14 4. Skriv inn navnet på lønnsarten 5. Skriv inn samme lønnskode som i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) 6. Skriv inn kode for evt overtid 50% og 100% 7. Koble lønnsarten til rett lesepliktgruppe ved hjelp av nedtrekkslista. Må være den samme koblingen som i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) 8. Dersom kommunen kun har en felles lønnsart for all vikarlønn for undervisning, skal du hake av for Overfør leseplikt. Har kommunen derimot en egen lønnsart for hver lesepliktgruppe, skal haka i feltet overfør leseplikt tas bort. (Dersom lønnsarten ikke er knyttet til en lesepliktgruppe, men til beløp i feltet over, vil du ikke ha tilgang til dette hakefeltet) 9. LAGRE 10. Fortsett å registrere alle lønnsarter som er aktuelle Tips: Dersom kommunen har en felles kode for lønnsart undervisning, må du passe på å lage fem varianter av denne lønnsarten. De skal ha samme kode, men knyttes til hver sin lesepliktgruppe. Husk da på å hake av for overføring av leseplikt på disse lønnsartene slik at de skilles fra hverandre: Eks: 220 Vikartime barnetrinn Vikartime Ungd trinn Norsk Vikartime Ungd trinn Engelsk mat og helse 847 osv 14 Visma Oppvekst Skole Kobling Visma Enterprise CRM (Uniqie Ansatt)

15 I tillegg må du registrere en lønnsart som knyttes mot beløp i stedet for lesepliktgruppe. Denne brukes til for eksempel godtgjørelse for leirskole. Da er det den som registrerer timene som legger inn det eksakte beløpet vedkommende skal ha. Du trenger også en lønnsart for timelønn 37, 5 som kobles mot lespliktgruppa Dersom kommunen i Visma enterprise HRM (Unique Ansatt) har en egen lønnsart for trekk assistentlønn, kan denne registreres i Visma Oppvekst Skole. Dette er en lønnsart som brukes dersom en assistent tar en vikartime for en lærer og skal få utbetalt mellomlegget. Lønnsperioder Det må alltid finnes registrerte lønnsperioder i både Visma Oppvekst Skole og i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) for de datoene variabel lønn er registrert i Visma Oppvekst Skole. Har en ansatt hatt vikariat 3. Mai og det ikke finnes lønnsperiode for dette tidsrommet, vil det ikke være mulig å eksportere dette vikariatet. 1. Vær pålogget Alle skoler 2. Velg fra Menylinja: Grunnregister/ Lønnsperioder: 3. For å registrere inn en ny lønnsperiode, velg NY - knappen : Visma Oppvekst Skole Kobling Visma Enterprise CRM (Unique Ansatt) v Side 15 av 19

16 4. Skriv inn navnet på perioden 5. Skriv inn ID, samme som i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) 6. Skriv inn første og siste dato i året i feltene Gyldig fra og Gyldig til (er forhåndsutfylt) 7. Skriv inn årstallet i feltet Lønnsår (er forhåndsutfylt) 8. LAGRE 9. Registrer alle lønnsperioder for inneværende år. NB! Vær obs på at du må registrere lønnsperioder for hvert nytt kalenderår. 16 Visma Oppvekst Skole Kobling Visma Enterprise CRM (Uniqie Ansatt)

17 Fraværstyper For å kunne eksportere fravær fra Visma Oppvekst Skole, må fraværstypene være lagt inn med de samme kodene som i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) 1. Vær pålogget Alle skoler 2. Velg fra Menylinja: Grunnregister/Fraværstyper 3. Velg NY - knappen for å registrere ny fraværstype: 4. Fyll inn navnet på fraværstypen og koden. Koden må være den samme som i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) (Teksten blir ikke overført) 5. LAGRE og fortsett med neste fraværstype Visma Oppvekst Skole Kobling Visma Enterprise CRM (Unique Ansatt) v Side 17 av 19

18 Tips begreper Art i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) betyr kontoart Artnummer i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) er det samme som Lønnsart i Visma Oppvekst Skole Ansattnummer = Ressursnummer Kontostrengen: Tjeneste og Funksjon er samme begrep i kontostrengen. Et vanlig oppsett er: Art Ansvar Funksjon/Tjeneste. Dersom kommunen benytter Prosjekt i tillegg, er dette som oftest den 4. dimensjonen i kontostrengen. Test av importfil fra Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt) For å importere fila fra Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt), må du ha fylt ut opplysningene på kommunekortet: Satt radioknappen til Unique Ansatt og fylt ut rett Sti import. (Se s. 4 i dette heftet) Du må også ha satt inn rett selskapsnummer Deretter kan du importere fila: 1. Logg på med Sysadm Kommune 2. Velg Alle skoler 3. Velg i Menylinja: Annet/ Import fil personal 4. Velg knappen IMPORTER 5. Dobbeltklikk en av personale for å sjekke opplysningene, for eksempel at både ansavrsnummer og navnet på skolen er kommet med i kolonnen Ansvar Test av import variabel lønn Gjøres etter at kursheftet Variabel Lønn er gjennomgått 1. Logg på en skole 2. Hent opp en av personale på skolen 3. Registrer en vikartime på vedkommende 4. Velg VIKARTIMER fra Hovedmenyen 5. Velg knappen ANVIS OG EKSPORTER 6. Lagre fila på stedet som er oppgitt som importsti i Visma Enterprise HRM (Unique Ansatt): 18 Visma Oppvekst Skole Kobling Visma Enterprise CRM (Uniqie Ansatt)

19 Visma Oppvekst Skole Kobling Visma Enterprise CRM (Unique Ansatt) v Side 19 av 19