Brukerveiledning for Web-ADI

Transkript

1 1 Brukerveiledning for Web-ADI Innhold: 1) Innledning side 2 2) Trinn 1 - Excel oppsett side 4 3) Trinn 2 - Internett oppsett side 8 4) Trinn 3 - Validering av bilag i ADI side 11 5) Kontoarter enhetene ikke kan validere i ADI side 21 6) Rapporter man kan skrive ut side 22

2 2 1) Innledning Ved UiO finnes det Brukere med to forskjellige maskin typer som brukes til å validere bilag i ADI. De fleste brukere har en 32 bits maskin, mens noen andre har en 64 bits maskin med noe større kapasitet. Enkelte brukere har imidlertid en 64 bits maskin med en 32 bits Excel versjon, mens andre igjen har en 64 bits maskin og en 64 bits Excel versjonen. Dere kan finne ut hvilken versjon man har i Excel ved å hente opp Excel 2010 versjonen å klikke på fil knappen å trykke på hjelp funksjonen da ser man hvilken maskin type man har, og versjon man har i Excel. Dette betyr at de brukerne som har 32 bits maskin, og en 64 bits maskin med Excel 32 versjon kan gå rett til trinn 1. Mens de brukerne som har en 64 bits maskin med 64 bits Excel versjon må logge seg på via terminalserver kontor.uio.no. Hvis man vil bytte språket til norsk når man validerer bilag i ADI er dette oppskriften

3 3 Pass på at «Norsk» er valgt (er blå) før du trykker på pålogging «Norsk» velges ved å klikke på ordet For å endre permanent følg følgende instruksjoner i nettleser innstillingene: 1. Firefox: Tools/Options/Content/Language/Choose; velg "Norwegian [no]", ikke "Norwegian Bokmål [nb]". Flytt "Norwegian [no]" til toppen. 2. Internet Explorer: Tools/Internet Options/General/Appearance/Languages; Velg "Norwegian (Bokmål) [no]", ikke "Norwegian (Bokmål) [nb-no]". Flytt "Norwegian (Bokmål) [no]" til toppen.

4 4 2) Trinn 1 - Excel oppsett Åpne Excel 2010 Velg Fil knappen

5 5 Velg Alternativer Velg Klareringssenter

6 6 Velg innstillinger for klareringssenter Velg Makroinnstillinger

7 7 Sjekk at det er haket av for «Klarer tilgang til VBA-prosjektobjekt modellen», deretter velg OK velg OK Velg OK

8 8 3) Trinn 2 - Internet oppsett Åpne Internett Explorer Velg Tools Menyen, og deretter velg Internett Options

9 9 Velg Security Velg Custom Level

10 10 Dialogboksen Secuity Settings kommer opp, deretter bla ned til Allow status bar updates via script Velg Enable, deretter velg OK. Hvis du får en advarsel velg Yes, velg OK. Avslutt internet og gå videre til trinn 3.

11 11 4) Trinn 3 - Validering av bilag i ADI Start med å logge deg på Oracle Velg ansvarsområde KONTROLLER ADI BILAG UIO UIO, deretter velg Validerer regnskapsbilag. Velg Open

12 12 Velg Alternativer Velg Aktiver dette innholdet, deretter velg OK

13 13 Velg Lukk Dobbelklikk i Celle 8, det vil komme opp en plukkliste. Velg den aktuelle bilagskategorien som du skal validere her enten Bankbilag, Bevilgning, Frikjøp, Intern handel, Omposteringer eller Periodiseringer, deretter velg Start, aktiver bilagskategorien og trykk på Velg knappen.

14 14 Dobbelklikk i celle I 11, det vil komme opp en ny plukkliste, velg regnskapsdato, videre trykk på velg knappen. Velg Se gjennom, deretter velg Opphev ARK beskyttelsen. Beskytt ark vil komme opp, slik at man kan bla. justere kolonnen for linjebeskrivelsen, eller legge til antall aktuelle linjer i bilaget, se neste bilde. Dette må gjøres hver gang man har trykket på Last knappen..

15 15 Fra linje 18 setter man inn de linjene det er behov i det regnearket som skal valideres.. Velg videre Tillegg, Oracle og Last

16 16 Velg Last Når bilaget er OK vil Gruppe Id nummeret komme opp. Noter dette på et eget ark. Marker og kopier inn nummeret manuelt ved å taste (Ctrl+C), velg Lukk.

17 17 Klikk i Gruppe ID feltet, og lim Gruppe IDen inn i formel feltet feltet. Da blir gruppe Id nummeret lagt inn i Gruppe ID feltet

18 18 Får man en feilmelding vil det ikke komme opp noen Gruppe ID. Det blir røde ansikter i de linjene som det er feil i og grønne ansikter i de gyldige linjene. Slik kan dere gjøre en rettelse direkte i den cellen feilen ligger i. En ny plukkliste vil komme frem når man dobbeltklikker på Verdilisten. Når dere har rettet feilen, valider bilaget på nytt

19 19 Når alle linjer er godkjent kan man skrive navnet sitt inn i bilagsbeskrivelse feltet, dette gjør man med å markere både dette feltet og skrive navnet i formel feltet. Tilsvarende som ved Gruppe ID nummeret. Attestering og Signatur (godkjennelse) av bilaget kan nå legges nå inn ved at man legger til 6 nye linjer mellom siste linjen og totalsummen, disse feltene kan man for eks. legge inn på linje to og fire etter siste linjen.

20 20 Skriv ut bilaget i liggende format og send papirversjon til Seksjon for regnskap p.b Husk å vedlegge dokumentasjon som gir sporing og dokumentasjon til hvorfor bilaget er produsert. ADI regnearket kan lagres i egen mappe på den enkeltes hjemmeområde, for egen kontroll og oversikt over innsendte regneark. Når man skal validere flere bilag i Web-ADI så kan man enkelt gjøre dette ved å slette alle linjene man har i det forrige regnearket og enten starte med å skrive inn nye kontostrenger manuelt fra linje 15, eller ved å kopiere inn nye regneark som man lagret i Excel format fra samme linje. Seksjon for regnskap vil postere de bilag som er mottatt med gruppe ID nr. Mottatte bilag uten gruppe-id nr. blir returnert.

21 21 5) Kontorarter som enhetene ikke kan validere bilag i ADI Det er noen artskonti som ikke kan valideres av enhetene på UiO i Web ADI. Seksjon for regnskap skal validere disse bilagene. Det gjelder følgende konti: Fra Konto til Konto Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket Utelukket

22 22 Ved validering av disse artskontiene i Web ADI skal man både sende papirversjon til Seksjon for regnskap og elektronisk til e-post adresse hovedboksbilag@admin.uio.no. 6) Rapporter som kan skrives ut i OA Til slutt vil vi ta med at det er to rapporter i OA som kan bestilles via forespørselsmenyen og skrives ut i forbindelse med validering av bilag i Web ADI. Den ene inneholder alle validerte bilag som ikke er importert til OA av RS. Den andre er en detaljrapport som viser alle transaksjoner i regnearket. 1. Hovedboksbilag klare for import (summert pr. gruppe-id). Rapporten inneholder navn på den som har validert bilaget, HB-dato, produksjons dato, gruppe-id og bunkesum. Rapporten bestilles på følgende sti i OA: Rapporter kontorapporter en enkel prosessforespørsel navn (fra verdliste) velg rapport UiO Hovedboksbilag klare for import (Summert pr gruppe ID) 2. Hovedboksbilag klare for import (Detaljert). Rapporten kan brukes til å se alle transaksjoner som er i regnearket. Rapporten kan skrives ut og brukes som papirversjon hvis behov. Rapporten bestilles på følgende sti i OA: Rapporter kontorapporter en enkel prosessforespørsel navn (fra verdiliste) velg rapport UiO Hovedboksbilag klare for import (detaljert). Her må dere oppgi riktig gruppe ID nummer. Når det gjelder spørsmål, som dere ellers måtte ha vedrørende denne Brukerveiledningen kan dere sende en e-post til hovedboksbilag@admin.uio.no. Lykke til! Vennlig hilsen Seksjon for regnskap