Vareimport fra Excel (OF51XLS)

Transkript

1 Vareimport fra Excel (OF51XLS) Varefiler fra Excel til import i format Komplett.

2 Page 2 of 12 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Import av varer fra Excel AaGH AaGH BDR 3 Revidert og strukturert 19/02/2015 BDR

3 Page 3 of 12 INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 3 Forord:... 4 Feltdefinisjon varefiler fra leverandører Excel fra din leverandør... 5 Definer parameter format KOMPLETT før importen (OF51)... 7 Import av.csv filen (OF51XLS)... 8 Ledende nuller i EAN/GTIN

4 Page 4 of 12 Forord: De fleste butikker som bruker CS-Web får sine vareregistre ajourført gjennom kjedens avtaler med leverandørene. Filer hentes og bearbeides i importmodulen i CS-Web. Butikkee i en kjede er ofte forskjellige, med sortiment som avviker fra kjedens sortiment, derfor er det også et alternativ å importere varer fra Excel. Det er denne importen som beskrives under. Feltdefinisjon varefiler fra leverandører. De fleste leverandører kan levere sitt vareregister i en excelfil, det er imidlertid viktig å få med tilstrekkelig informasjon. Det er utviklet en mal, denne kan selvsagt bli sendt til leverandøren slik at han fyller den ut, eller du kan bruke denne å legge inn varelinjer selv, for innlesning til eget vareregister i CS- Web Det er et rikt valg av muligheter for felter til import, se beskrivelse i egen dokumentasjon: «CS-Web_Vareimport _appendiks». Malen tar blant annet høyde for varer som har flere EAN nummere på samme vare. Mal ark. (se egen fil) (Arket er her visuelt delt) Metodikken er at du bruker de aktuelle koder fra «CS-Web_Vareimport_appendiks» og setter dette inn i det arket du får fra din leverandør. Se også CS-Web_Vareimport_mal_KOMPLETT.xlsx som for en mal som kan brukes til egen bearbeiding.

5 Page 5 of 12 Excel fra din leverandør Dette arket brukes videre i behandlingen. Du kopierer inn og legger inn aktuell informasjon. Første viktige endring ligger i at du alltid må ha en spesiell «A-Kolonne» Du legger inn en ny kolonne. Det neste du må gjøre er å klargjøre linjer for den nødvendige «topp informasjon» (Du må legge inn 9 linjer) Du kopierer nå «topp informasjonen» fra mal arket. Her registrerer du inn den betegnelse du vil at filen skal ha videre i systemet. Du skal nå legge inn korrekt formatbeskrivelse i henhold til «CS-Web_vareimport _appendiks» på hver kolonne. NB! Denne informasjon må ligge i linje 9.

6 Page 6 of 12 Visma Retail kan selvfølgelig bistå med oppsett på mal for din leverandør. Bemerk: o Du må aldri ha samme kode på flere kolonner, unntak her er «ekstra EAN nummer» o Dersom en varelinje har flere EAN koder, kan dette legges inn som ekstra kolonner i arket, med kode , osv. o Kolonner du ikke legger noen koder på blir ikke med i importen. Når du har registrert inn nødvendig informasjon i Excelfilen, skal du lagre denne filen som en.csv fil. Når du lagrer filen som.csv så gi den et kort navn, uten mellomrom eller æøå. F.eks. FH.csv - Import fil for Fredrik Hansen

7 Page 7 of 12 Definer parameter format KOMPLETT før importen (OF51) Før du starter selve importen må du ha et forhold til oppsett i parameter KOMPLETT, som du finner under: I OF51, velger du knappen og velger leverandør/type KOMPLETT hvis det er forskjellige listet. Dobbeltklikk på KOMPLETT for å komme til parameteroppsettet. Her må du svare i henhold til de feltene som er nevnt, og hva du ønsker skal skje ved import av varer fra.csv filen.

8 Page 8 of 12 Ta kontakte med Visma Retail for støtte til korrekt oppsett av parameter. Import av.csv filen (OF51XLS) Sørg for at parameter for format KOMPLETT er satt i henhold til ønskede hendelser før du leser inn filen. Under vareimport har du et eget program for innlesning av filen. Her laster du opp den lagrende.csv filen ved knappen «hent fil»

9 Page 9 of 12 Og blar igjennom til rett filplassering på neste bildet ved bruk av knappen Når du har funnet rett.csv fil, markere du den og velger «Upload» og kommer tilbake til dette bildet: Her skal du bekrefte med en «hake» i «Til OF50» og systemet danner et filnavn på feltet «til fil» når du bekrefter med «enter» Velg OK, og filen leses inn til OF50 for videre bearbeiding.

10 Page 10 of 12 Se egen beskrivelse for bruk av OF50 Ledende nuller i EAN/GTIN. Enkelte bransjer har EAN/GTIN fra produsentland som begynner sine nummer med nuller, eller ikke har 13 siffer. Det må en egen excel-rutine til for å at nummer som begynner med 00 skal beholde sine nuller. Se eksemplet nedenfor som viser et slikt nummer. Her må du bearbeide ditt Excel ark før du lagrer det som en.csv fil. Et eksempel kan være:

11 Page 11 of 12 Her har man blanding av EAN struktur. Du kan formatere dine tall, til en egendefinert type. Marker feltene og høyreklikk og velg egendefinert. Du velger formater feltet du har markert, deretter egendefinert, og velger typen med 0 for utfylling. Deretter legger du inn 13 stk nuller slik at du markerer at du skal ha en kode på 13 posisjoner.

12 Page 12 of 12 Din fil skal da få en struktur som vist nedenfor. De EAN nummere som ikke har 13 siffer vil nå få en eller flere 0 foran sitt nummer.