DIFI VEILEDNING I BRUK AV AVANT WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR

Transkript

1 DIFI VEILEDNING I BRUK AV AVANT WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR

2 Innhold 1. Innlogging i systemet Forsiden av portalen Redigere spørreskjema Spørsmål skal ha positiv retning Korrigere spørreskjema Import av respondenter og organisasjon Oppbygging av organisasjons/rapportstruktur Ledergrupper Import av ledere (kontaktpersoner) Endre i respondenter og kontaktpersoner Flytte respondenter Slette respondenter Opprette respondenter manuelt Redigere kontaktpersoner Endre i organisasjonen Tekstredigering Tekster til distribusjon og påminnelse Forsidetekster for ledere Distribusjon av undersøkelsen Distribusjon av tilganger til ledere (kontaktpersoner) Stenge undersøkelsen og hente ut rapporter Side 2

3 1. INNLOGGING I SYSTEMET Første gang du logger deg inn i systemet, får du mulighet til å opprette ditt eget passord ved å følge lenken (results.dk) som ligger i e-posten du har fått tilsendt fra Rambøll. Passordet du oppretter må oppfylle alle kriteriene. Brukernavnet står i e-posten. Neste gang du skal inn i portalen, går du til Internettsiden og skriv inn brukernavnet og passordet ditt. Klikk OK. Dersom du ikke vil logge inn i portalen hver gang du skal inn, kan du huke av for Husk meg. Du vil da automatisk komme inn i portalen neste gang du besøker siden. Har du glemt ditt brukernavn eller passord kan du trykke på lenken Har du glemt ditt brukernavn eller passord?. Da er du nødt til å oppgi den e-postadressen som ligger registrert på deg i systemet. Du vil da få tilsendt en e-post med instruksjoner for å restille passordet ditt. Når du har fått logget inn kommer du til portalens forside der du finner en kort oversikt over hvordan du kommer i gang med undersøkelsen. I tillegg finner du brukerveiledning til portalen, spørreskjema til AVANT og en leserveiledning til rapportene. 2. FORSIDEN AV PORTALEN På forsiden av portalen finner du en rask oversikt over hvordan du kommer i gang med undersøkelsen. Du finner også brukerveiledning, spørreskjema i PDF-format og en leserveiledning til rapportene. Side 3

4 3. REDIGERE SPØRRESKJEMA Gjennomgående i hele undersøkelsen er det grad av enighet/uenighet i påstander som skal besvares. Begrepene spørsmål og påstander brukes om hverandre i denne veilederen. I AVANT er det fem grupper av spørsmål: - Valgfrie bakgrunnsspørsmål, som kjønn og alder etc. - Obligatoriske spørsmål er spørsmål som må være med i undersøkelsen (kan ikke velges bort). - Valgfrie spørsmål er spørsmål som er formulert på forhånd og inkludert i spørreskjemaets temaer, men som man selv velger om man vil ha med i undersøkelsen eller ikke. - Spørsmål fra egen organisasjon er spørsmål man fritt formulerer selv. Det er mulig å inkludere inntil 10 lokale spørsmål. De lokale spørsmålene kan enten plasseres inn under de øvrige temaområdene i undersøkelsen eller legges under «Spørsmål fra egen organisasjon». - Åpent kommentarfelt valgfritt. På slutten av undersøkelsen er det mulig å legge til et åpent kommentarfelt, der respondenten selv kan skrive inn sine kommentarer. Dere kan selv formulere spørsmålet til kommentarfeltet. For å redigere i spørreskjema, går du under faneblandet «Administrasjon». Her trykker du på «Velg lokale spørsmål». Du får da opp et vindu som viser de ulike temaområdene i undersøkelsen til venstre i bildet, og enkeltspørsmålene under det valgte temaområdet til høyre i bildet. Det er kun de valgfrie spørsmålene som blir vist i dette bildet. For å velge et temaområde du vil redigere i, klikker du på temaområdet. De tilhørende spørsmålene vil da komme opp på høyre side av vinduet. For å velge et spørsmål til eller fra klikker du på spørsmålet. Spørsmål som er valgt vil bli markert med blått til venstre for spørsmålsformuleringen. For å fjerne spørsmålet, trykker du på spørsmålsformuleringen én gang til. Du kan se hvor mange spørsmål du har valgt fra hvert temaområde til høyre for temaområdet. For å legge til lokale spørsmål, trykker du på «Legg til skalaspørsmål» under det relevante temaområdet, Du får da mulighet til å legge til et lokalt spørsmål. Dette kan du enten skrive rett inn eller kopiere fra et annet dokument. Side 4

5 Det er mulig for respondenter å besvare AVANT spørreskjemaet på bokmål, nynorsk, sami eller engelsk. For å bytte språk trykker du på Skift språk, og velger det språket du nå vil redigere i. Når du har gjennomført redigering av skjema for ett språk vil de andre språkversjonene av skjemaet automatisk være identiske for alle spørsmål UNNTATT de egendefinerte spørsmålene. Dersom du kun skal benytte deg av ett språk, behøver du kun å legge inn de egendefinerte spørsmålene på det gjeldene språket. Skal du imidlertid benytte deg av flere språk, er du nødt til å legge inn de egendefinerte spørsmålene for hvert av språkene. Når du er ferdig med redigeringen, klikker du på OK. Spørreskjemaet vil nå være klart til bruk. 3.1 SPØRSMÅL SKAL HA POSITIV RETNING Spørsmålene fra egen organisasjon må formuleres som påstander, som passer til en 5-punktsskala (Helt uenig Helt enig). På samme måte som resten av spørsmålene / påstandene i undersøkelsen skal påstandene ha en positiv retning, dvs. at svarene Enig eller Helt enig er uttrykk for noe positivt (eksempel: I min avdeling er det et godt samhold). Spørsmål med en negativ retning (eksempel: I min avdeling er det dårlig samhold) vil ødelegge beregningen av gjennomsnittene, og må derfor ikke inngå i undersøkelsen. 3.2 KORRIGERE SPØRRESKJEMA Dersom du på et senere tidspunkt, innen datainnsamlingen er startet, ønsker å endre valgte spørsmål, klikker du igjen på fanen «Administrasjon» og «Velg lokale spørsmål». Rediger spørreskjema og foreta ønskede endringer. Husk også å oppdatere endringer på alle språk dersom dette er aktuelt. Bemerk at det kan skape metodiske problemer hvis du endrer på spørreskjemaet etter at datainnsamlingen er startet. Derfor anbefaler Rambøll å unngå dette. 4. IMPORT AV RESPONDENTER OG ORGANISASJON I Avant importeres respondenter og organisasjon i samme operasjon. For å importere organisasjonene og enhetene inn i systemet, går du under faneblandet «Administrasjon». Klikk på «Importer» under «Importer/eksporter». Du vil da få opp en dialogboks med valget om å importere respondenter eller brukere. Som standard vil det være «respondenter» som er valgt. For å importere respondenter og organisasjon, velger du «respondenter». Side 5

6 Import av brukere dekkes under kapittel 5. Når du har valgt «respondenter», klikker du på «Neste». For å laste ned en importmal, klikker du på «Last ned». I importmalen ligger det to ark. Arket «Data» inneholder kolonneoverskrifter for den informasjon du skal laste inn i portalen. Det er i dette arket du skal fylle inn informasjonen. Nedenfor ser du eksempel på en tom mal og på en ferdig utfylt mal. Hvis du er usikker på hva slags informasjon som skal inn i de ulike kolonnene, går du til arket «Spec». Dette er en spesifikasjon over variablene som skal lastes inn, og forteller deg hvilken informasjon du skal legge inn i de ulike kolonnene. Alle medarbeidere SKAL ligge i en enhet. Kolonnen for nivå kan imidlertid stå tom dersom enheten medarbeideren ligger i, er direkte under virksomheten. Når du er ferdig med oppsettet av medarbeidere og enheter i filen, lagrer du den et sted du finner den igjen. Fra diaolgboksen i portalen, trykker du på Neste. Side 6

7 Klikk på Velg fil og finn frem til filen din. Klikk på Neste. Det neste vinduet viser eventuelle feil eller advarsler i filen du prøver å laste opp. Vanlige feilmeldinger inkluderer: - Feil i oppsett av e-postadresse - Duplikater på medarbeidere (portalen tillater ikke at to medarbeidere heter det samme) 4.1 OPPBYGGING AV ORGANISASJONS/RAPPORTSTRUKTUR Totalnivået for organisasjonen behøver du ikke å legge inn. Du kan legge inn opptil to nivåer: «Nivå» og «Enhet». Enhet på øverste nivå (toppledergruppen) består av ledere for Administrasjon, Avdeling for kommunikasjon og Forskning og utvikling Nivå (eksempelvis avdeling) Enhet under nivå - består av medarbeidere i Ekstern Kommunikasjon Ledergruppe under nivå (seksjonsledere) består av ledere for «Ekstern Kommunikasjon» og «Intern Kommunikasjon» Side 7

8 «Enhet» er den organisatoriske enheten som medarbeiderne er plassert i. Enheten kan ligge både direkte under totalnivå (organisasjonen) og under «Nivå». Alle medarbeidere SKAL være plassert i en enhet. «Nivå» er det organisatoriske nivået som ligger mellom enhet og totalnivå (organisasjonen). Eksempel: I en typisk offentlig virksomhet med tre nivåer (totalt, avdeling og seksjon), vil medarbeiderne stort sett ligge i seksjoner. I en slik situasjon vil seksjoner være «Enheter» i Avant, mens «Nivå» vil være avdelinger. Medarbeiderne må således plasseres under både avdelingen («Nivå») og seksjonen («Enhet»). Dersom virksomheten har behov for flere enn tre nivåer, kan dette bestilles av Rambøll i forkant av undersøkelsen. 4.2 LEDERGRUPPER Det er viktig å huske på å opprette ledergrupper som egne enheter. Hvis dette ikke blir gjort, og lederen blir liggende i den enheten han/hun er leder for, vil lederen evaluere seg selv på spørsmålene om nærmeste leder. Det er ikke ønskelig. I Avant må du opprette «fiktive» enheter der du plasserer lederne. Toppledergruppen/avdelingsdirektører vil typisk ligge direkte under totalnivå, mens seksjonsledere vil ligge under «Nivå». I ledergruppene vil lederne legges inn som respondenter og du vil således få ledernes evaluering av sin nærmeste leder. Hvor mange ledergrupper du har behov for å opprette varierer avhengig av virksomhetens størrelse og struktur. Se under: Virksomheten totalt Toppledergruppe (består av ledere for avdeling 1 og 2) Avdeling 1 Avdeling 2 Seksjon 1 Seksjon 2 Seksjon 3 Seksjonsledere (består av lederne for seksjon 1-3) Medarbeidere som ligger direkte under virksomheten, skal ligge uten tilhørighet i «Nivå» kolonnen i importfilen. «Nivå» skal altså stå tom. I kolonnen «Enhet» skal navnet på enheten medarbeideren er plassert i stå. Denne kolonnen skal aldri være tom. 5. IMPORT AV LEDERE (KONTAKTPERSONER) I Avant skal ledere ligge inne i systemet to ganger: én gang som medarbeidere i den enheten deres leder er leder for, og én gang som kontaktperson for enheten de selv er leder for. Ved å laste inn ledere som kontaktpersoner for den enheten de leder, kan du gi dem tilgang til å følge med på svarprosenten i deres enhet, samt å hente ned rapporter direkte fra portalen. Tilgangen til ledere (kontaktpersoner) er hierarkisk styrt det vil si at ledere har tilgang på alle underliggende nivåer. Toppleder har eksempelvis tilgang til hele organisasjonen med alle underliggende enheter, mens en leder for en enhet kun vil ha tilgang til sin egen enhet. En leder med tilgang til nivået, vil ha tilgang til alle underliggende enheter under det nivået. For å importere ledere som kontaktpersoner går du under fanen Administrasjon. Der holder du musen over Importer/eksporter, og klikker på Importer. Da får du opp en dialogboks der du må velge type data du vil importere. Velg Brukere og klikk på Neste. Side 8

9 Trykk på Last ned for å laste ned en importmal. Importmalen har samme struktur som importmalen for respondenter. I malen skal du knytte lederes navn og e-postadresse til enheten og eventuelt nivået han/hun er leder for. Ledere for enheter direkte under virksomheten (typisk toppledergruppe) skal stå oppført med enhetsnavn i kolonne Enhet, og ingen tilhørighet i kolonne Nivå. Toppleder for hele virksomheten kan ikke importeres han/hun må opprettes manuelt. OBS! Ledere for nivåer skal legges inn uten tilhørighet i kolonnen Enhet. Dersom en leder er leder både for nivået og for en underliggende enhet, skal e-postadressen hans/hennes kun ligge inne på det øverste nivået han/hun er leder for. Da får lederen tilgang til overordnede nivået, og gjennom denne tilgangen automatisk tilgang til underliggende enheten. Lederen trenger derfor ikke også en tilgang til enheten han/hun er leder for. Er en leder imidlertid leder for flere enheter på samme nivå, må ledere ligge inne flere ganger én gang for hver enhet. Nedenfor finner du et eksempel på importfil for ledere (kontaktpersoner). Når du er ferdig med filen, lagrer du den et sted du finner den igjen. Fra diaolgboksen i portalen, trykker du på Neste. Klikk på Velg fil og finn frem til filen din. Klikk på Neste. Det neste vinduet viser eventuelle feil eller advarsler i filen du prøver å laste opp. Vanlige feilmeldinger inkluderer: - Feil i oppsett av e-postadresse - Systemet finner ikke stien for enheten du har satt opp Side 9

10 o Skyldes enten forskjell i skrivemåten eller at du har lagt til en enhet som ikke ligger inne i portalen 6. ENDRE I RESPONDENTER OG KONTAKTPERSONER Du kan også legge til eller endre i respondenter og kontaktpersoner manuelt. For å redigere en respondent, tar du musen over pilen direkte til høyre for respondentens navn. Du vil da få opp en meny, som tillater deg å endre respondentens egenskaper, sende invitasjon til respondenter, flytte respondeten og slette respondenten. For å endre respondentens navn og e-postadresse, klikker du på Egenskaper. Du får da muligheten til å redigere navnet, e-postadressen og hvilket språk respondenten skal få undersøkelsen på. For å sende en invitasjon manuelt til respondenten, klikker du på e-postadressen. Du får da opp en dialogboks som spør om du vil sende 1 mail. Klikk OK. 6.1 FLYTTE RESPONDENTER For å flytte respondenten til en annen enhet, velger du Flytt. Respondenten du valgte ble markert med en gul strek og av avhuking til venstre for navnet. Skal du flytte flere respondenter til samme enhet, har du mulighet til å huke av for flere respondenter ved å klikke på navnet. Klikk på Velg destinasjon for å finne frem til enheten respondenten(e) skal flyttes til. Når du har funnet frem til respondenten(e)s destinasjon, klikker du på det grønne valgt-merket til høyre for enhetens navn. Side 10

11 Du kommer da tilbake til det første bildet, med oppdatert tekst om at du holder på å flytte medarbeiderne til valgt enhet. For å flytte de, klikker du på Flytt. For å angre, klikker du på Angre. 6.2 SLETTE RESPONDENTER For å slette respondenter benytter du samme fremgangsmåten som for å flytte respondenter. Du klikker først på Slett for den respondenten du vil slette, markere eventuelle andre respondenter du vil slette samtidig, og klikker på Slett. 6.3 OPPRETTE RESPONDENTER MANUELT For å opprette respondenter manuelt, går du først til det organisatoriske nivået og enheten der respondenten skal opprettes. Under listen over medarbeidere i enheten, klikker du på Opprett respondent. Side 11

12 Da får du opp en dialogboks der du skal legge inn navn, e-postadressen og språkvalg for medarbeideren. Klikk på OK når du er ferdig. Medarbeideren vil da legge seg inn i enheten. 6.4 REDIGERE KONTAKTPERSONER For å se hvem som ligger som leder (kontaktperson) for de ulike enhetene/nivåene, klikker du deg inn på den enheten/nivået du vil sjekke. Hold musen over Kontaktpersoner på menylinjen. For å endre navn og e-postadresse på kontaktpersonen, holder du musen over navnet på kontaktpersonen, og klikker på Rediger i menyen som dukker opp. Når du har gjort endringene, klikk på OK. For å slette kontaktpersonen, klikker du på Slett i den samme menyen. Side 12

13 For å opprette en ny kontaktperson, klikker du på Opprett kontaktperson. Du må da legge inn navn og e- postadresse på kontaktpersonen. En enhet eller et nivå kan ha flere kontaktpersoner. Under menyen for hver kontaktperson har du også et valg som heter Logg inn som. Ved å klikke på denne, logger du inn som vedkommende, og ser det i portalen som kontaktpersonen vil se når han/hun logger inn i portalen. Du har også mulighet til å se hvilke e-post som er blitt sendt til kontaktpersonen ved å holde musen over historikk. 7. ENDRE I ORGANISASJONEN På samme måte som med medarbeidere, har du mulighet til å endre organisasjonsstrukturen ved å endre navn, kontaktperson og flytte eller slette enheter. Tar du musen over pilen direkte til høyre for enhetsnavnet får du opp mulighetene dine. Ved å velge Gå til enheten, går du inn i enheten. Ved å velge Egenskaper får du mulighet til å endre navnet på enheten. Side 13

14 Ved å velge Kontaktpersoner ser du hvem som er leder/kontaktperson for enheten. Ved å velge Flytt kan du flytte enheter på samme måte som for medarbeidere. Ved å velge Slett kan du slette hele enheter (og alle medarbeidere i enheten) på samme måte som for medarbeidere. Du har også mulighet til å endre dette ved å klikke deg inn på enheten og benytte deg av mulighetene i menyen over listen over medarbeiderne. Dersom du skal endre i nivå i stedet for enhet, benytter du samme fremgangsmåte som beskrevet over. 8. TEKSTREDIGERING Under fanebladet Tekstredigering har du mulighet til å skrive inn tekster til distribusjons- og påminnelsesmeldinger, forside til ledere og avsender på e-postene som går ut fra systemet. For å sette avsender på e-postene som går ut fra systemet, fyller du inn feltet Virksomhetens navn. 8.1 TEKSTER TIL DISTRIBUSJON OG PÅMINNELSE Under Invitasjon tekster har du mulighet til å legge inn tekst som inngår i distribusjonse-posten til respondenter. Teksten er delt inn i to felter før og etter lenken som respondenten må klikke på for å komme til undersøkelsen. Side 14

15 Dersom du har flere språk i undersøkelsen, må du fylle inn distribusjons- og påminnelsestekster på alle de aktuelle språkene. Hvis du kun sender ut på ett språk, behøver du kun å fylle inn teksten på det gjeldende språket. Sender du for eksempel undersøkelsen ut på bokmål og ikke på noen andre språk, behøver du kun å legge inn distribusjons- og påminnelsestekster på bokmål. For å komme til påminnelsestekstene, scroller du nedover på siden. Viktige opplysninger å ha med i e-postene er: - Svarfrist - Kontaktperson - At lenken er personlig og ikke må videresendes til andre 8.2 FORSIDETEKSTER FOR LEDERE Forsideteksten som ligger på portalen når ledere logger seg inn, er en stadardtekst som vises til alle ledere. Denne teksten er annerledes fra den teksten du som administrator ser når du logger deg inn i portalen. I tillegg til standardteksten har du mulighet til å legge til tekst og eksempelvis kontaktperson, svarfrister o.l. under standardteksten i portalen. Det gjør du ved å gå under fanebladet Tekstredigering. For å legge til teksten, fyller du ut feltet Forsidetekst til ledere. Denne teksten vil da vises nedenfor standardteksten for ledere når de logger seg inn i portalen. 9. DISTRIBUSJON AV UNDERSØKELSEN Når alt er klart til distribusjon av undersøkelsen, går du tilbake under fanebladet Administrasjon. For å distribuere undersøkelsen til alle respondenter, går du under E-post, Respondent og Send invitasjonse-post. For å sende ut påminnelse, går du samme sted, men klikker på Send påminnelsese-post. Du sender da ut en påminnelse til alle som ikke har fullført undersøkelsen. Side 15

16 Vær oppmerksom på hvilket nivå du står! Står du på øverste nivå, sender du ut til alle respondenter. Gar du på nivået under, for eksempel under Avdeligen for kommunikasjon, sender du kun ut til respondenter i denne avdelingen. Og går du under en enhet sender du kun ut til medarbeidere i denne enheten. Benytter du deg av distribusjon lenger ned i hierarkiet, er det ALLTID distribusjonsmeldingen som sendes, ikke påminnelsesmeldingen. Du kan også sende ut til én og én respondent. Det gjør du ved å trykke på e-postadressen som dukker opp i menyen til høyre for respondentens navn når du holder musen over pilen. E-posten som går ut, vil ALLTID være distribusjonsmeldinger når du sender ut på denne måten. 10. DISTRIBUSJON AV TILGANGER TIL LEDERE (KONTAKTPERSONER) Under E-post distribuerer du også innloggingsdetaljer til kontaktpersoner. Her kan du velge å dele opp utsendelsen av tilganger etter hvilket nivå kontaktpersonene er ledere for. Går du under Virksomhet sender du kun til leder på toppnivå, mens under Nivå sender til ledere for nivåene. Under Enheter sender du ut til lederne for enhetene. Side 16

17 Teksten som går ut til ledere er en standardtekst som inneholder innlogging til portalen. I Avant er det lagt opp til at du skal sende ut e-post til ledere to ganger i løpet av undersøkelsesperioden: 1. Første e-post sendes et par dager etter at undersøkelsen har åpnet og gir dem tilgang til svarbarometeret der de kan følge med på antall og andel svar i sin del av organisasjonen. Toppleder har tilgang til svarbarometer for hele virksomheten, mens en leder for en enhet kun har tilgang til å se svarprosenten for sin enhet. 2. Andre e-post sendes etter at datainnsamlingen er stengt, og gir dem tilgang til sine rapporter. Det er den samme e-posten som sendes begge gangene. 11. STENGE UNDERSØKELSEN OG HENTE UT RAPPORTER Når du skal stenge undersøkelsen, går du under fanebladet Administrasjon. Hold musen over Undersøkelse og klikk på Steng undersøkelse. Dersom det viser seg at ikke alle som ville rakk å delta på undersøkelsen, kan du åpne den igjen ved å klikke på Åpne undersøkelse. Husk å lukke undersøkelsen igjen etter at de aktuelle har svart! Etter at du har stengt undersøkelsen, vil du få mulighet til å åpne opp for rapporter. Klikker du på Åpne rapporter kommer det opp et nytt faneblad som heter Rapporter. Det er ikke mulig å hente ut rapporter før du har stengt undersøkelsen. For å hente ut rapporter, går du under fanebladet Rapporter. Side 17

18 For å laste ned rapporten, klikker du rapportnavnet. Side 18