HR analysen. Ny versjon Brukermal. Administratorer

Transkript

1 HR analysen Ny versjon 2009 Brukermal Administratorer

2 1) Som administrator Det første bildet en kommer inn på når en har logget seg inn er: A) Legg merke til den hvite boksen på høyre side der det står Ansatt. Ved å klikke på denne boksen kommer alle valgene opp, enten du er ansatt, administrator eller leder. Nå kan du være alt i et og samme brukernavn, du velger bare rolle her. NB! Du vil alltid møte skjermbildet som ansatt, så må du velge rolle hvis du har flere. Når du har valgt vil du se at menyen tilpasser seg rollen. La oss ta menyen fra venstre til høyre punkt for punkt. Oversikt Legg merke til at når jeg legger musepeker på valget Oversikt får jeg opp tekst på høyre side som sier Hjelp og Verktøy Ved å klikek på Verktøy får du opp undermenyen Last opp egen logo Kategorier Under Kategorier legger du inn faste Titler. Der legger du også inn faste, standard valg for CV og fag/karriereplan.

3 Struktur Under valget Struktur har du flere funksjoner. 1) Her lager/redigerer/sletter du avdelinger, underavdelinger, grupper, etc. Ved å legge musepeker på valgt avdeling, det vil si der du skal lage en ny avdeling eller gruppe, og høyreklikk, så får du opp en undermeny som ber deg velge hva du skal lage, avdeling, gruppe eller slette. 2) administrere ansatte. Her kan du redigere informasjonen om den ansatte ved å klikek på Rediger, tildele rettigheter ved å klikke på Rediger rolle tildele nytt passord eller slette. 3) Importere flere ansatte fra excel-ark (CSV (semikolondelt) ved å klikke i den blå boksen som sier Importer avdelinger/ansatte) 4) Legge inn en ny ansatt manuelt ved å klikke på den blå boksen som sier Legg til en ny ansatt. A) For å lage en ny avdeling, velger du først hvor den skal ligge. Enten som en avdeling rett under firmanavnet, eller som en underavdeling under en annen avdeling. Du må først markere hvor avdelingen skal ligge. Du kan lage så mange nivåer som du ønsker. Skal du redigere en avdeling (skifte navn) dobbeltklikker du på det aktuelle navnet akkurat som hvis du skal skifte navn på en mappe i Microsoft. Når du har valgt for eksempel Opprett ny avdeling får du opp dette bildet: Da skriver du bare navnet på avdelingen (eventuelt gruppe, hvis det er en gruppe)

4 B) Der det står Administrator, får du opp oversikt over alle som har administratorrettigheter. Du kan legge til flere ved å bruke Rediger Roller eller ta bort. C) Her får du en oversikt over alle som har lederrettigheter. (NB! Både B og C er Read only du kan ikke gjøre noe redigering i disse to bildene. Det skjer i den avdelingen de ligger) D) Valget Alle, skal jeg kommentere i eget bilde. Se under. Alle. Her får du opp en oversikt over alle ansatte og du kan søke på en spesiell person ved å skrive etternavnet, eller første bokstav i den hvite boksen oppe til høyre, så klikker du Søk etternavn. For å få tilbake oversikten over alle hvis du har søkt på en person og ønsker å få hele oversikten, tar du bort navnet igjen i boksen og klikker på Søk etternavn Da kommer hele oversikten tilbake.

5 Flytte en ansatt fra en avdeling til en annen, eller legge en ansatt inn i en gruppe. Regelen er at en ansatt kan bare være i en avdeling, men kan være i flere grupper. For å flytte på en ansatt eller legge han/henne inn i en grupper er regelen enkel. Du finner først den avdelingen der den ansatte ligger, legger musepeker på navnet, holder venstre museknapp nede og Drar personen bort til den aktuelle avdeling eller gruppe. Når den nye avdelingen eller gruppenavnet blir oransje, slipper du. Da har du flyttet person til ny avdeling eller har lagt han/henne inn i en gruppe. Når en ligger i en gruppe, vil personen fremdeles bli liggende i sin aktuelle avdeling.

6 Undersøkelser Neste valg i Menyen er Undersøkelser. Her kan du lese gjennom undersøkelser, skrive ut undersøkelser, redigere, justere, kopiere eller lage helt nye undersøkelser. Her er noen regler som må følges: 1) Alt som er med rødt, er våre maler som ikke kan endres. Du kan da enten bruke dem slik de er, eller, hvis du ønsker å endre på dem, kan du høyreklikke og velg Kopier 2) Hvert tema har sitt eget område. Dette er fordi programmet må vite hvordan det skal behandle undersøkelsen. Derfor vil du ikke kunne lage nye medarbeidersamtaler i området Medarbeidersamtale (hvis du skal lage en helt ny som ikke følger vår struktur) men må lage den under Interne Undersøkelser og undermeny Egne undersøkelser Dette fordi vår medarbeidersamtalestruktur er helt spesiell. Men du kan kopiere og endre på en av våre maler hvis du ønsker det, hvis du bruker vår struktur. 3) Alle andre områder kan du ved å klikke på områdenavnet, få opp undermenyen Lag ny undersøkelse 4) Ved å klikke på en konkret undersøkelse får du opp en undermeny som gir deg flere valg. 5) Du kan ikke endre en undersøkelse som er brukt. Da må du først kopiere den, så kan du endre den. 6) Du kan ikke slette en undersøkelse som er brukt til utsendelser før du har slette utsendelsen.

7 Eksempel på å redigere/lage nye undersøkelser/lese eller skrive ut, forhåndsvisning Når dere klikker på en konkret undersøkelse med venstre museknapp, får dere opp dette bildet, enten det er våre standarder, eller egne undersøkelser. Som dere ser er denne delt opp i tre deler: 1) viser alle skjema, 2) spørsmålene, 3) svaralternativene. I denne undersøkelsen er det kun svaralternativ på 1 og 10, derfor står det blank på de andre i mellom 1 og 10. Dere ser også at første skjema er markert blått. Da er det spørsmål som tilhører dette skjemaet som vises. Dere ser også at første spørsmål er markert blått og da er det svaralternativ som tilhører det spørsmålet som vises. Under ser dere to ikon som går igjen i alle tre delene; en blyant og et kryss. Når dere klikker på blyanten betyr det at dere skal lage et nytt skjema, spørsmål eller svaralternativ. Når dere klikker på krysset, betyr dere at dere vil slette det skjema, spørsmål eller svaralternativ som er markert med blått. Ønsker dere bare å endre på en av disse tre valgene, dobbeltklikker dere på det aktuelle valget, så kan dere endre.

8 Kopiere, lese, skrive ut eller se forhåndsvisning gjør dere ved å høyreklikke på selve navnet på undersøkelsen. Da får dere opp disse valgene: Dere kan også få forhåndsvisning på et konkret spørsmål ved å klikke her. Lage helt ny undersøkelse. Det første jeg må gjøre er å velge hvilket område jeg ønsker å legge den nye undersøkelsen. I dette tilfellet har jeg valgt området Egne undersøkelser. Da høyreklikker jeg på området Egne undersøkelser og får opp dette valget Lage ny undersøkelser. så klikker jeg på det og får en boks der jeg skriver navnet på den nye undersøkelsen, akkurat som når en lager nye avdelinger. Når navnet på undersøkelsen er på plass, klikker jeg på denne med venstre museknapp, då får du opp dette bildet: (PS. Det kan hende at du først må klikke på en annen undersøkelse, for så gå tilbake og klikke på navnet på den nye etter at du har laget selve navnet)

9 Som du ser nå, har du fått opp et tomt skjema der du bare ser blyanten og krysset. Det første du må gjøre er å lage skjema. Da klikker du på blyanten og har tre skritt; 1) du gir navn på skjema. 2) du velger hvilke type svaralternativer det skal være på dette skjema (likt for alle spørsmål som gjelder dette skjema) 3) Hvis du har valgt skala som jeg har gjort i dette tilfellet, velger du størrelsen på skalaen i boksen under ordet Skala. Til slutt kan du velge om det skal være med eller uten kommentarfelt. Hvis du haker av for kommentarfelt her, vil det gjelde alle spørsmål i dette skjemaet. Hvis du ikke haker av her, kan du velge om du vil ha med kommentarfelt på et og et spørsmål når du kommer så langt. Da vil neste skjermbilde se slik ut: Nå ser vi at navnet på første skjema er kommet på plass. Jeg kan nå velge om jeg skal lage alle skjema med en gang, eller gjøre ferdig det første med spørsmål og svaralternativer. Jeg velger i denne demoen å lage første skjema ferdig. (hvis du skal ha flere skjema)

10 Nå velger jeg å lage et spørsmål til dette skjema. Jeg klikker på blyanten under spørsmålet og får opp denne ruten: Som du ser er valget Skala fra 1 til 10 allerede låst for dette skjema, men jeg haket ikke av for at jeg ville ha kommentarfelt for alle spørsmål, men jeg vil ha kommentarfelt for dette konkrete spørsmålet, derfor haket jeg av det. Nå ser neste skjermbilde slik ut: Nå har vi fått skjema og spørsmål, nå er det bare svaralternativene som står igjen.

11 Jeg klikker på blyanten under Alternativer og får opp boksen som er vist under i fire varianter. Jeg skal forklare prosessen. 1) Det første bildet gir deg svaralternativ 1 (som bør være det dårligste, mest negative valget) 2) Bilde 2 viser da at jeg skriver inn dette svaralternativet (Svært dårlig) (PS. Ikke bry dere om valgene Type og Ikon ) 3) Bilde 3 viser at jeg klikker meg nedover til jeg kommer til valget 9 hvor jeg heller ikke skriver noe. Jeg klikker meg nedover i listen ved å klikke på, Lagre og ny som betyr nytt svaralternativ. Hvis jeg skal legge inn flere svaralternativer enn 1 og 10, stopper jeg selvfølgelig og skriver det jeg ønsker. Poenget er at en klikker Lagre og ny helt til en er ferdig med alle svaralternativer, enten det er skala eller Ja, Nei, Vet ikke, eller noe annet. Bilde 4 viser at når jeg så har klikket meg ned til alternativ 10, skriver jeg inn: Svært godt og så klikker jeg på Lagre og lukk

12 Da får jeg opp dette skjermbildet: Hvis jeg nå ønsker å se hvordan dette spørsmålet vil se ut for den som skal svare, kan jeg klikke på; Forhåndsvis, da får jeg opp dette bildet som du ser under.

13 Hvis jeg så skal ha flere skjema etter at jeg er ferdig med å legge inn spørsmålene i det første skjema, går jeg tilbake og klikker på blyanten under skjema og skriver inn navnet og velger type svaralternativ. Da ser skjermbildet slik ut: Her har jeg enda ikke laget noen spørsmål eller svaralternativ. Derfor er det tomt. Slik fortsetter du til du er ferdig.

14 Lage undersøkelser mede forskjellig svaralternativer på samme skjema. Utgangspunktet er det samme som når du lager en ny undersøkelse, bortsett fra en forskjell. Når du lager skjema, skal du ikke velge svaralternativer. Det gjøres da for hvert spørsmål. Det vil se slik ut: Som du ser har jeg kun skrevet navnet på skjema (For eksempel Arbeidsmiljø ) og så hopper jeg over skjematype, skala eller andre valg og kommentarer også hvis du ikke vil at det skal være kommentarer på alle spørsmål. Det kan du nemlig velge i neste skritt når du lager spørsmål. Når du har laget skjema eller overskrift er mer riktig, så går du over i seksjonen får spørsmål og klikker på Blyanten Da får du opp en boks som ser slik ut: Da først velger du svaralternativer og om det skal være kommentarer eller ikke. Når det er gjort, hopper du over til seksjonen for svaralternativer og lager dem. NB! Det første svaralternativet du lager vil gjenta seg på alle neste spørsmål, så husk og rediger disse.

15 NB! Husk at du som administrator må aktivere undersøkelsene som skal brukes, før lederne i bedriften får tilgang til dem. Det gjør du på følgende måte: Først klikker du på Rediger Så haker du av de undersøkelser som skal være tilgjengelig for lederne, så klikker du Lagre. Da først kan lederne sende ut undersøkelser. NB! En administrator kan verken sende ut undersøkelser eller lese besvarelser. Da må du være leder.